PROCUREMENT CAPACITY ASSESSMENT FOR IMPLEMENTING A PPA for the COMORSOL PROJECT (P162783) 1. The PPA is 2M USD. The ABGE as implementing agency for RCIP4 project is concerned by this assessment. 2. The Assessment would assist the TTL to determine prior actions to ensure that procurement capacity is addressed adequately. 3. The Advances would be Recipient-executed through the ABGE acting as agency. 4. The Recipient is a Government’s Department with fiduciary independent function even it is a State Owned Enterprise The Checklist for Procurement Assessment THEME Item to be assed Assessment Action required by Recipient Estimated Recipient time/date for Official completion of responsible action for action (A). 1 Does the Recipient YES EXISTENCE has a person or a OF unit with persons PROCUREM qualified to process ENT procurement? PERSONNEL (B) 1 Is there a manual NO The actual Project Immediate ABGE ADEQUACY of procurement Implementing Manual OF procedures should be up-dated to reflect NATIONAL the requirement for handling PROCUREM the PPA ENT 2 Do Procedures YES for the actual PROCEDURE allow foreign PIM S OF THE bidders to RECIPIENT 1 participate in competition 3 Are there some key YES The Government gaps between the procurement law is not Bank Guidelines yet applicable and the Government legislation (C) 1 Is there a defined No To be addressed within Immediate ABGE INTERNAL procedure for the PIM CONTROLS making decisions in award of contracts, other approvals and enforcement 1Assessment of national procurement procedures is required only when NCB procurement is to be carried out under the project. THEME Item to be assed Assessment Action required by Recipient Estimated Recipient time/date for Official completion of responsible action for action 2 Timeliness of Acceptable payments to suppliers, contractors and consultants (not acceptable if more than 45 days). 3 Are procurement YES records kept in an adequate manner Overall Assessment Summary and actions required. The overall rating of the procurement risk is SUBSTANTIAL This assessment was conducted by Sylvain Rambeloson, Senior Procurement Specialist on May 9th,2018 PLAN DE PASSATION DE MARCHES A-FOURNITURES ET TRAVAUX 1. Seuil de Revue préalable : Les seuils requis pour les décisions de passation de marchés sujet aux revues préalables de la Banque comme indiqué dans l'Annexe 1 des Directives de passation de marchés : Méthode de Passation de marchés Seuil de revue à priori Commentaires Fournitures 1. AOI / AOIR >2,000,000$ M>500,000 2. AON Néant M<500,000 3. Cotation Néant M<100,000 4. UNOPS >2,000,000 Travaux 4. AOI >10,000,000 M>3,000,000 5. AON Néant M<3,000,000 6. Demande de devis Néant M<200,000 7. Entente directe Même que AOI 2. Pré-qualification Les soumissionnaires pour _____________ seront pré- qualifiés selon les dispositions des paragraphes 2.9 et 2.10 des Directives. N/A 3. Procédures proposées pour les composantes CDD (selon le paragraphe. 3.17 des Directives : N/A 4. Référence (s’il y en a) au Manuel d’exécution du projet / Manuel de Passation de marchés : Manuel ABGE à mettre à jour pour le besoin du PPA 5. Tout autre arrangement spécial en passation de marchés : Néant 6. Allotissement de fournitures avec méthodes et calendrier : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pré- Préférence Revue de la Date prévue Coût Réf. Méthode de qualification nationale Banque d’ouverture Description Contrat estimatif Commentaires No sélection (à priori / à des (en $) Oui / Non Oui / Non posteriori) soumissions A Fonctionnement 50,000 DC Non Non N/A Multiple posteriori Création entité ENR au sein de la MAMWE (aménagement A 75,000 DC Non Non N/A Multiple locaux, outils bureautiques et posteriori informatiques …) Création entité ENR au sein de A 90,000 DC Non Non N/A Multiple la MAMWE (achat véhicules) posteriori TOTAL Fournitures et Travaux 215,000 B-SELECTION DE CONSULTANTS 1. Seuil de Revue Préalable : Décisions de sélection sujet à la revue préalable de la Banque comme indiqué dans l'Annexe 1 des Directives Sélection et Emploi de consultants : Méthode de sélection Seuil de revue à priori Commentaires 1. Sélection Fondée sur la Qualité et sur le Coût >1,000,000 2. Entente directe pour une firme >1,000,000 3. Sélection au « moindre coût» (SMC) Néant M<200,000 4. Consultation individuelle >300,000 5. Entente directe pour un CI >300,000 2. Liste restreinte composée entièrement de consultants nationaux : Liste restreinte de consultants pour prestations de services, estimés à moins de $ 100 000 par contrat, peut comporter entièrement des consultants nationaux selon les dispositions du paragraphe 2.7 des directives de sélection de consultants. 3. Tout autre arrangement spécial de Sélection de consultants : [y compris passation de marchés anticipée et financement rétroactif, si applicable] : N/A 4. Tâches de consultation avec des méthodes de sélection et calendrier 1 2 3 4 5 6 7 Revue de la Date prévue de Coût estimatif Méthode de Réf. No. Description des missions Banque (à priori / soumission des Commentaires (en $) sélection à posteriori) propositions COMPOSANTE Recrutement d’une UGP temporaire (8 mois) composée de 3 personnes (1 responsable T0 1 administratif et financier, 1 34,000 SED Post 01/09/2018 Personnel spécialiste passation de ABGE/RCIP4 marches et 1 assistant comptable) Recrutement d’une firme d’ingénierie conseil 2 internationale pour assistance 646,000 SFQC Priori 01/11/2018 T0+2 mois technique pendant les 2 phases du projet. Phase 1 : finalisation des études et spécifications des exigences techniques et fonctionnelle, préparation et gestion de l’appel d’offres incluant EPC+O&M sur Grande Comore Phase 2 : supervision des travaux jusqu’à la réception définitive des ouvrages Seule la phase 1 sera financée par le PPA Recrutement d’un consultant pour l’élaboration des études 3 d’impact environnemental et 104,000 SFQC Post 01/10/2018 T0+1 mois social (EIES) et du plan de gestion environnemental Recrutement d’un consultant individuel international, comme conseiller du DG de la MAMWE et coordinateur 4 250,000 SCI Priori 01/04/2019 T0+7 mois adjoint du projet en charge de la composante 1 Seule la 1ere année du mandat sera financée par le PPA Recrutement d’une agence fiduciaire internationale qui fera partie de l’UGP du projet 5 avec pour objectifs les 500,000 SFQC Priori 01/04/2019 T0+7 mois passations de marches et la formation de l’équipe fiduciaire TOTAL CONSULTANCE 1,534,000 C- FORMATION Date Revue de la prévue de Coût Méthode Banque (à soumissio DÉSIGNATION estimati de Commentaires priori / à n des f (en $) sélection posteriori) propositio ns Formation MAMWE Gestion 95,000 SQC Post NA Système Hybride-Production Formation MAMWE : Gestion Post 79,000 SQC NA Système Hybride-Réseaux Formation MAMWE : Gestion Système Hybride-PV & Stockage 77,000 SQC Post NA TOTAL 251,000 Acronymes : AOI : Appel d’Offre International AON : Appel d’Offre National DC : Demande de Cotation SCBD : Sélection dans le cadre d’un budget déterminé SED : Sélection par entente directe SFQC : Sélection Fondée sur la Qualité et le Cout SMC : Sélection au « moindre coût» SQC : Sélection fondée sur les qualifications des consultants PROCUREMENT Comoros : Comoros Solar Energy Integration Platform PLAN General Information Country: Comoros Bank’s Approval Date of the Original Procurement Plan: 2019-03-06 2019-09-15 Revised Plan Date(s): (comma delineated, leave blank if none) Project ID: P162783 GPN Date: Project Name: Comoros Solar Energy Integration Platform Loan / Credit No: / , IDA / V2170 Executing Agency(ies): UNITE DE GESTION DU PROGRAMME DES INFRASTRUCTURE DE COMMUNICATION-APL4 WORKS Bid Evaluation Activity Reference No. / Draft Bidding Loan / Credit Market Procurement Prequalification Estimated Actual Amount Process Draft Pre-qualification Prequalification Specific Procurement Bidding Documents Proposal Submission / Report and Description Component Review Type Method Document / Signed Contract Contract Completion No. Approach Process (Y/N) Amount (US$) (US$) Status Documents Evaluation Report Notice / Invitation as Issued Opening / Minutes Recommendation for Justification Award Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual GOODS Bid Evaluation Activity Reference No. / Draft Bidding Loan / Credit Market Procurement Prequalification Estimated Actual Amount Process Draft Pre-qualification Prequalification Specific Procurement Bidding Documents Proposal Submission / Report and Description Component Review Type Method Document / Signed Contract Contract Completion No. Approach Process (Y/N) Amount (US$) (US$) Status Documents Evaluation Report Notice / Invitation as Issued Opening / Minutes Recommendation for Justification Award Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual 2019-06-VÉHIC-COMORSOL Component 1: National / Acquisition d’un véhicule Delegated Project Single Stage - One En attente double cabine destiné à IDA / V2170 A posteriori Demande de prix Limited 50,000.00 0.00 2019-09-25 2019-11-08 2020-01-27 Management and Envelope d'exécution l’Unité de Gestion du projet Contracting Unit Comorsol NON CONSULTING SERVICES Bid Evaluation Activity Reference No. / Draft Bidding Loan / Credit Market Procurement Prequalification Estimated Actual Amount Process Draft Pre-qualification Prequalification Specific Procurement Bidding Documents Proposal Submission / Report and Description Component Review Type Method Document / Signed Contract Contract Completion No. Approach Process (Y/N) Amount (US$) (US$) Status Documents Evaluation Report Notice / Invitation as Issued Opening / Minutes Recommendation for Justification Award Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual CONSULTING FIRMS Activity Reference No. / Combined Evaluation Loan / Credit Market Contract Type Estimated Actual Expression of Interest Short List and Draft Request for Proposals Opening of Technical Evaluation of Description Component Review Type Method Process Status Terms of Reference Report and Draft Signed Contract Contract Completion No. Approach Amount (US$) Amount (US$) Notice Request for Proposals as Issued Proposals / Minutes Technical Proposal Negotiated Contract Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual 2019-03-COMORESOL-MOD / Recrutement d'un Cabinet international pour une mission de Maitrise Sélection fondée Open - En cours d'Ouvrage Déléguée (MOD) IDA / V2170 A priori sur la qualité et 5,000,000.00 0.00 2019-05-27 2019-06-17 2019-07-01 2019-07-31 2019-08-07 2019-09-11 2019-09-25 2022-09-09 International d'exécution pour le Secteur Electrique le coût Comorien dans le cadre du projet COMORSOL» aux Comores INDIVIDUAL CONSULTANTS Activity Reference No. / Invitation to Loan / Credit Market Contract Type Estimated Actual Draft Negotiated Description Component Review Type Method Process Status Terms of Reference Identified/Selected Signed Contract Contract Completion No. Approach Amount (US$) Amount (US$) Contract Consultant Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Page 1 2019-01-COMORSOLE-EIES / Recrutement du Consultant chargé de la Réalisation des études d'impact Environnemental et Social Sélection de En cours (EIES) d'un Plan de Gestion / A posteriori consultants par Direct 150,000.00 0.00 2019-02-22 2019-03-04 2019-04-11 2019-07-11 d'examen Environnemental et Social entente directe (PGES) et d'un Plan d'Action de Réinstallation (PAR) pour le projet Comorsol 2019-02-BECHEYO- SONELEC / Consultant en Systèmes d'Information pour le déploiement du Système de gestion Sélection de commerciale et de gestion En cours IDA / V2170 A posteriori consultants par Direct 159,060.00 0.00 2019-05-22 2019-06-01 2019-07-01 2020-10-30 des Délestages « Becheyo » d'exécution entente directe sur l'Ile d'Anjouan, et la mise en place de toutes les solutions informatiques favorisant l'accès à l'information 2019-05-COMORSOL-EIES / Réalisation des études d’impact environnemental et social (EIES), des plans de Component 4: Technical and Sélection de En attente gestion environnementale et IDA / V2170 Institutional Capacity A posteriori consultants par Direct 80,000.00 0.00 2019-09-15 2019-09-25 2019-10-30 2020-01-30 d'exécution sociale (PGES), des plans Development entente directe d’action de réinstallation (PAR) et la supervision de la mise en œuvre du PAR Page 2