RÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE DU CONGO MINISTÈRE DE LA SANTÉ PUBLIQUE UNITÉ DE COORDINATION DU PROJET D'URGENCE RELATIF À LA VIOLENCE SEXUELLE BASÉE SUR LE GENRE (UC-PVSBG) LETTRE DE CONTRÔLE INTERNE DE L'AUDITEUR EXTERNE EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 2018 Numéro du Projet P147489-IDA Numéro du Don FAD H980-ZR GrantThornton L'instinct de la croissance GrantThornton L'instinct de la croissance LETTRE DE CONTROLE INTERNE DE L'AUDITEUR EXTERNE Grant Thornton Togo SA. Exercice clos le 31 Décembre 2018 2564 Avenue de la Chance Immeuble SAZO F 2-eétage 01 BP. : 50 Lor 01-TOG0 T +228 22 25 87 74/77 F +228 22 25 62 26  Monsieur Dominique BAABO KUBUYA Coordonnateur du Projet d'urgence relatif à la Violence Sexuelle Basée sur le Genre (PVSBG) Direction des Études et Planifications (DEP) Concession de l'INRB, croisement des Avenues des Huileries et Tombalbaye Tel +243 81 55 86 623 Kinshassa/Gombe Lomé, le 28 juin 2019 Monsieur le Coordonnateur, Nous avons audité les états financiers de l'exercice clos le 31 décembre 2018 du « Projet d'urgence relatif à la Violence Sexuelle Basée sur le Genre (PVSBG) » en accord avec les normes ISA (International Standards on Auditing) édictées par l'IFAC (International Federation of Accountants). Lors de la planification et de l'exécution de notre audit des états financiers de l'exercice clos le 31 décembre 2018, nous avons examiné le système de contrôle interne afin de nous permettre d'exprimer une opinion sur les états financiers et non de faire une revue détaillée de l'ensemble des systèmes de contrôle interne de l'unité de coordination du PVSBG. Cependant, nous avons identifié certaines faiblesses dans le système de contrôle interne comme des faits à signaler à la Coordination, conformément aux normes ISA. Notre revue du système de contrôle interne ne saurait être assimilée à une étude d'organisation approfondie et n'a donc pas mis nécessairement à jour toutes les faiblesses éventuelles du système de contrôle interne qui pourraient être considérées comme des faiblesses matérielles, au sens indiqué ci-dessus. Le présent rapport est destiné à l'information de l'unité de coordination du projet et de ses partenaires, et ne peut être utilisé à d'autres fins que celles prévues, ni communiqué à d'autres parties. Nous remercions les responsables du PVSBG pour la collaboration dont ils ont fait preuve au cours de notre mission. Experts-Comptables Commissaires aux Comptes Grant Thom1on Togo - Socelé Anonyme d'Expertlse-Comptabieet de Commssanataux Comptes au capital de Consultants FÇFA 500D000 inscrie au tableaudelOrdr NalinaldesExpedls-CompiablesetComptablesAgAesdu TOGO Membre de Grant Thomon International RCM N TG-LOM 1999 B 0558 * COE N/ 1000145233 O GrantThornton L'instinct de la croissance' Nous restons à votre disposition pour tout complément d'information que vous souhaiteriez obtenir et vous prions d'agréer, Monsieur le Coordonnateur, l'expression de notre considération distinguée, Grant Thornton Togo SA. Patrick Gnali KOUASSI Expert-Comptable Diplômé Administrateur Général PvSBG-DEP : Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 3 Q GrantThornton L,nstretde la roissance' SOMMAIRE A. NOUVELLES FAIBLESSES IDENTIFIÉES ET RECOMMANDATIONS............................5 1. NON-RESPECT DES RECOMMANDATIONS DE LA BANQUE MONDIALE RELATIVE A LA REVUE DU RAPPORT D'AUDIT COMPTABLE I L'XERCIC2017 .......... ........7 2. CONSOLIDATION MANUELLE DES DONNEES FINANCIERES Du PVSBG DE LA DEP/PDSS..............8 3. ERREURS RELEVES DANS LES PROTOCOLES D'ACCORDS SIGNES AVEC LES ETABLISSEMENTS D'UTILITE PUBLIC UEP FASS ET EUP AAP .-- ..........................-.-.......9 4. INSUFFISANCES RELEVEES AU NIVEAU DE LA DIVISION PROVINCIALE DE LA SANTE NORD KIVU .10 5. INSUFFISANCES RELEVEES LORS DE NOS TRAVAUX D'AUDIT AU NIVEAU DE L'ÉTABLISSEMENT D'UTILITE PUBLIC EASS NORD KIVU (EUP PASS NK) .............................- ...... -......... .1 6. QUELQUES FACTURES DE DEPENSES DE FONCTIONNEMENT DE L'EUP AAP SUD KiVU NON LIBELLES AU NOM DU PVSBG,- ......-- -.............................................13 7. SOUMISSION DU PROGRAMME DE TRAVAIL BUDCETISE ANNUEL DE L'EXERCICE 2018 A LA BANQUE M ONDIALE AVEC UN RETARD DE PLUS DE 3 Mois...............................................................14 8. ABSENCE DE IMENTION DES PRIX D'ACQUISITION DE CERTAINS BIENS SUR LES PROCES-VERBAUX D'INVENTAIRE DES IMMOBILISA't'IONS ACQUIS PAR LE PROJET AU PROFIT DE CERTAINES PART E N A IR E S ................................. ................................................... ............ ......... . .........1 5 9. NECESSITE D'AMELIORER L'ARCI-IlVAGE DES DOSSIERS D'APPEL D'OFFRES AU NIVEAU DE L'ANTENNE DU PVSBG GOM A .................. ................ . . .........16 B. SUIVI DES RECOMMANDATIONS ISSUES DE L'AUDIT EXTERNES DE L'EXERCICE 2017 .............................................................................................................................................17 PVSBG-DEP: Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 4 Q GrantThornton L'instntdel issance NOUVELLES FAIBLESSES IDENTIFIÉES ET RECOMMANDATIONS PVSB(-DEP : Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 5 GrantThornton L'instmc elta cr sance SYNTHÈSE DES RECOMMANDATIONS No Observation Risque Recommandation NON-RESPECT DES RECOMMANDATIONS DE LA BANQUE Préparer ce plan de mise œuvre des recommandations de l'audit 1 MONDIALE RELATIVE A LA REVUE DU Elevé externe 2017 dans les meilleurs délais et le soumettre à la Banque RAPPORT D'AUDIT COMPTABLE DE Mondiale. L'EXERCICE 2017 i. Demander au consultant ayant vendu, installé et paramétré le logiciel TOMPRO, d'apporter son assistance pour la CONSOLIDATION MANUELLE DES correction de cette insuffisance; 2 DONNEES FINANCIERES DU PVSBG Élevé ii. Envisager, au cas où le projet venait à connaitre une deuxième DE LA DEP/PDSS phase, la mise à jour du logiciel de FSRDC vers la version du DEP/PDSS qui est une dernière version du logiciel TOMPRO. ERREURS RELEVES DANS LES PROTOCOLES DACCORDS SIGNES É Établir des avenants à ces protocoles d'accords afin de corriger PRTCLS 'CODS SGE Elevé es rereeés AVEC LES ETABLISSEMENTS D'UTILITE les erreurs relevées, PUBLIC UEP EASS ET EUP AAP i. Mettre en place une caisse dédiée uniquement à recevoir les fonds du PVSBG, I. Demander au consultant ayant vendu, installé et paramétré le 4 1DiA DIVISION PROVINCIAL.E DE LA Élevé logiciel TOMPRO d'apporter son assistance pour la revue du SANTE NORD KWVU paramétrage et si possible, la mise à jour vers une version supérieure i. Veiller à distinguer dans le procès-verbal d'inventaire des immobilisations, les biens financés par le PVSBG et ceux financés à partir les ressources internes ou autres bailleurs, INSSRAVAUD'ANCES RELE U NIV DE h. Procéder dans les meilleurs délais à la codification des NOS TRAVAUX D'AUDIT AU NIVEAU DE [ÉTABLISSEMENT D'UTILITE PUBLIC Moyen équipements et mobiliers de bureau financés par le projet FASS NORD KIU (EUP FASS NK) iii. Éditer et de joindre systématiquement la fiche (ticket) d'imputation comptable générée par TOMPRO après chaque saisie comptable d'une opération à la pièce comptable y relative. QUELQUES FACTURES DE DEPENSESS DE FONCTIONNERENT DE L'EUP Sensibiliser les fournisseurs à faire une distinction entre le 6 FONCTIONN N DE 'U Moyen PVSBG et l'organisation AAP et que, les factures rattachables au Nom Du VG NPVSBG soient libellées au nom du PVSBG. SOUMISSION DU PROGRAMME I TRAVAIL BUDGETISE ANNUEL DE Soumettre le PTBA de l'année suivante à la Banque Mondiale au 7 tL'EXERCICE 2018 A LA BANQUE Moyen plus tard le 30 novembre de chaque année, conformément au MONDIALE AVEC UN RETARD DE PLUS manuel de procédures du projet. DE1;3 MOIS ABSENCE DBE MENTION DES PRIX D'ACQUISITION DE CERTAINS BIENS SUR LES PROCES-VERBAUX Moyen Veiller à améliorer la présentation des procès-verbaux D'INVENTAIRE DES IMMOBItISATIONS d'inventaire physique des immobilisations. A.1CQUIS PAR LE PROj UAU PROFIT DE CERTAINES PARTENAIRES NECESSITE D'AMEIJORER Pour l'avenir, prendre les mesures appropriées pour améliorer le L'ARCHIVAGE DES DOSSIERS D'APPEtL système de classement et d'archivage des documents relatifs aux 9 D'OFFRES AU NIVEAU DE I'ANTENNE Moyen marchés; ce qui permettra de réduire le risque de pertes de ces DU PVSBG GONA pièces d'une part et d'autre part, de garantir une conservation Du_ P\'SB(T_ appropriée de ces documents. PVSBG-DEI: Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 6 * GrantThorntan L'imbrctdelacroissu ce 1. NON-RESPECT DES RECOMMANDATIONS DE LA BANQUE MONDIALE RELATIVE A LA REVUE DU RAPPORT D'AUDIT COMPTABLE DE L'EXERCICE 2017 Observation Conformément à la lettre de revue du 27 juillet 2018 du rapport d'audit comptable et financier de l'exercice 2017 du PVSBG, la Banque Mondiale avait recommandé au projet «de bien vouloir soumettre à la Banque, au plus tard le 15 août 2018, le plan de mise en oeuvre de l'ensemble des recommandations formulées par l'auditeur externe, assorti, pour chacune d'elles, de l'indication de la ou les personnes responsables de la mise en œuvre de chaque recommandation ainsi que les délais d'implémentation retenus ». Cependant nous avons constaté lors de nos travaux que ce « plan de mise en œuvre » exigé par la Banque mondiale n'a pas été préparé et soumis à ce dernier. Risque Le non-respect des recommandations de la Banque Mondiale peut entrainer une baisse du niveau de confiance du bailleur de fonds. Recommandation Nous recommandons à l'unité de coordination du PVSBG de préparer ce plan de mise œuvre des recommandations de l'audit externe 2017 dans les meilleurs délais et de le soumettre à la Banque Mondiale. Commentaire de l'unité de coordination du PVSBG Recommandation acceptée. Un état des recommandations de L'audit externe 2017 et 2018 consoLidé FSRDC et PDSS sera préparé et envoyé à La Banque au 3è trimestre 2019. PVSBG-DEP: Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2(18 Page 7 Q GrantThornton L'instinctde lacrissance¯ 2. CONSOLIDATION MANUELLE DES DONNEES FINANCIERES DU PVSBG DE LA DEP/PDSS Observation Le PVSBG est exécuté par deux (02) unités de coordination qui tienne chacune une comptabilité. Le Ministère de la Santé Publique est responsable de l'exécution des activités des composantes lb et 2 et le Fonds Social de la RDC (FSRDC) est quant à lui, responsable de l'exécution des activités des composantes la et lc, Chacune de ces structures utilisent le logiciel TOMPRO pour la tenue de la comptabilité de ces composantes. Cependant, nous avons constaté que les deux systèmes TOMPRO ne permettent pas de faire une consolidation automatisée des données financières du projet. Cette consolidation est plutôt effectuée de façon extra comptable à partir des informations extraites du logiciel TOMPRO. Risques - Risque d'erreur dans l'établissement, à partir du tableur Excel, des états financiers du projet; - Risque d'erreur dans la prise de décision basée sur des états financiers produits en retard et susceptibles de comporter des erreurs dues à la non-automatisation de ces états. Recommandations Nous recommandons à l'unité de coordination du PVSBG dans la mesure du possible: - de demander au consultant ayant vendu, installé et paramétré le logiciel TOMPRO, d'apporter son assistance pour la correction de cette insuffisance; - d'envisager, au cas où le projet venait à connaitre une deuxième phase, la mise à jour du logiciel de FSRDC vers la version du DEP/PDSS qui est une dernière version du logiciel TOMPRO. Commentaire de l'unité de coordination du PVSBG Recommandation acceptée. (i) La préoccupation sera rapportée à Tomate propriétaire du logiciel Tompro pour une consolidation automatisée. (ii) La version utilisée par PDSS sera acquise par le FSRDC. PVSBG-DI' : Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 8 Q GrantThormon Linstinctde lacroissance 3. ERREURS RELEVES DANS LES PROTOCOLES D'ACCORDS SIGNES AVEC LES ETABLISSEMENTS D'UTILITE PUBLIC UEP FASS ET EUP AAP Observation Dans le cadre de mise en œuvre des activités du Projet d'urgence relatif à la Violence Sexuelle et Basée sur le Genre (PVSBG), des protocoles d'accords ont été signés entre les Établissements d'Utilité Publique (Fonds d'Achat des Services de Santé Nord Kivu et Agence d'Achat des Performances Sud Kivu) et le Projet de Développement du Système de Santé (PDSS). Cependant nous avons constaté que ces protocoles ont été rédigés au nom du projet PDSS en lieu et place du projet PVSBG. En effet les deux projets (PVSBG et PDSS) ont des statuts juridiques distincts mais exécutés par une même coordination. De plus les objectifs (composantes) décrites dans les termes de référence (cf. annexe A, page 25) des protocoles d'accord ne sont pas ceux du PVSBG mais plutôt ceux du PDSS. Ces objectifs auraient dû être ceux du PVSBG. Risque Faiblesses de preuves juridiques en cas de conflits entre les deux parties (PVSBG et les EUP), le contrat étant mal rédigé. Cette faiblesse pourrait jouer contre la Coordination du PVSBG en cas de non-respect des clauses contractuelles par l'une des parties. Recommandation Nous recommandons à l'unité de coordination du PVSBG d'établir des avenants à ces protocoles d'accords afin de corriger les erreurs relevées. Commentaire de la coordination du PVSBG Recommandation acceptée. PVSBG-DEP: Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 9 * GrantThornton Linstm'ct de la croissarnce 4. INSUFFISANCES RELEVEES AU NIVEAU DE LA DIVISION PROVINCIALE DE LA SANTE NORD KIVU Observation Nous avons constaté lors de nos travaux: i. Absence d'une caisse dédiée pour la gestion de l'encaisse reçue du PVSBG Nous avons constaté lors de nos travaux que la Division Provinciale du Nord Kivu ne disposait que d'une seule caisse menue dépenses qui reçoit les fonds de tous les bailleurs de fonds de la DPS NK (Banque Mondiale, UNICEF, Fonds Mondial ...). Face à cette situation, nous n'avons pas pu retracer le solde de la caisse imputable au PVSBG. ii. Insuffisances dans le paramétrage du logiciel de comptabilité TOMPRO Nous avons constaté que la version du logiciel TOMPRO (5.9.2, édition 2010) utilisée par la Division Provinciale de la Santé Nord Kivu (DPS NIK) ne permettait pas de produire de manière automatique l'état des dépenses par composante et par financement alors que plusieurs financements sont gérés par cette dernière. A la place d'un état automatisé, une situation des dépenses par composante et financement est préparée extra comptablement (dans un classeur Excel) à partir des données comptables. Risques i. Perte de fonds du PVSBG en l'absence d'une caisse dédiée, ii. Doutes sur la fiabilité des données financières des rapports par composantes et financements préparés à partir du tableur Excel. Recommandations Nous recommandons à la Division Provinciale de la Santé nord Kivu (DPS NK): i. de mettre en place une caisse dédiée uniquement à recevoir les fonds du PVSBG, ii. de demander au consultant ayant vendu, installé et paramétré le logiciel TOMPRO d'apporter son assistance pour la revue du paramétrage et si possible, la mise à jour vers une version supérieure. Commentaire de l'unité de coordination du PVSBG En ce qui concerne La tenue de La caisse dédiée au PVSBG, nous prenons acte. PVSBG-DEP: Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 10 Q Grant"Thornton L'instinctde! acissance 5. INSUFFISANCES RELEVEES LORS DE NOS TRAVAUX D'AUDIT AU NIVEAU DE L'ÉTABLISSEMENT D'UTILITE PUBLIC FASS NORD Kivu (EUP FASS NK) Observation Nous avons constaté les anomalies ci-dessous: (i) Absence de distinction entre les biens financés par le PVSBG et ceux financés par l'EUP FASS elle-même dans le Procès-verbal de Finventaire physique des immobilisations Conformément au manuel de procédures d'inventaire de l'EUP FASS, (page 8, point F) « [...] une séparation est nécessaire entre les immobilisations subventionnées et celles acquises sur ressources internes. Les états d'inventaires physiques obtenus feront l'objet de rapprochement avec le fichier informatisé des immobilisations et les états de mise aux rebuts effectués au cours de l'exercice ». Cependant nous avons constaté que le procès-verbal soumis à notre contrôle ne met pas en relief les biens acquis par les ressources internes de l'EUP et ceux financés par le PVSBG et affecté à l'EUP FASS. De plus la valeur d'acquisition de certains biens n'a pas été renseignée sur le PV d'inventaire. (ii) Absence de la codification de certains biens de l'EUP FASS Nous avons constaté lors nos tests d'existence physique des biens financés par le PVSBG et mis à la disposition de l'EUP FASS que certains biens n'ont pas encore fait l'objet de codification tel que prévu par le manuel de procédures d'inventaire de FEUP (Cf. le point B, page 8). Cette disposition, stipule que, « un code d'identification autrement appelé « numéro d'inventaire » doit être affecté à chaque immobilisation et marqué d'une manière indélébile sur le bien ». A titre d'exemple: sept (07) motos YAMAHA AG 100, financés par le PVSBG et mis à la disposition des vérificateurs de 'EUP au cours de l'exercice 2018, n'ont pas encore fait l'objet de codification. (iii) Fiche (ticket) d'imputation comptable générée par le logiciel TOMPRO non annexée aux pièces comptables Nous avons constaté que la fiche (ticket) d'imputation généré par le logiciel TOMPRO après la saisie d'une opération comptable, n'est pas imprimée pour être agrafée à la pièce comptable y relative. Cette fiche (ticket) d'imputation récapitule les numéros des comptes débité et crédité, la référence de la pièce comptable, la date de comptabilisation, le visa du comptable ayant imputé et saisie l'écriture et le visa de contrôle du Responsable Financier. Risques i. Difficultés à distinguer les biens financés par le PVSBG (Banque Mondiale) et ceux financés par les ressources internes ou autres bailleurs dans le procès-verbal d'inventaire physique des immobilisations, ii. Risque de perte ou de vols des équipements, en l'absence de codification ou d'étiquette, iii. Non identification à temps des erreurs de comptabilisation des opérations comptables en l'absence de la fiche (ticket) d'imputation permettant une recherche rapide des pièces et un contrôle rapide à postériori des écritures comptables. PvSBG-DEP: Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 11 GrantThornton Linstinctdela croissance Recommandations Nous recommandons pour l'avenir à l'EUP FASS: iv. de veiller à distinguer dans le procès-verbal d'inventaire des immobilisations, les biens financés par le PVSBG et ceux financés à partir les ressources internes ou autres bailleurs, v. de procéder dans les meilleurs délais à la codification des équipements et mobiliers de bureau financés par le projet. La codification devra mentionner le projet "PVSBG" et le bailleur de fonds « Banque Mondiale »; ceci, afin de faciliter l'identification ultérieure de ces équipements et matériels et d'offrir une visibilité au soutien de la Banque Mondiale, vi. d'éditer et de joindre systématiquement la fiche (ticket) d'imputation comptable générée par TOMPRO après chaque saisie comptable d'une opération à la pièce comptable y relative. Commentaire de Punité de coordination du PVSBG Recommandation acceptée. Nous prenons acte de ces recommandations et prendrons soins d'y veiller. PvSBG-DEP : Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 12 Î GrantThornton L'instinct de la croissance 6. QUELQUES FACTURES DE DEPENSES DE FONCTIONNEMENT DE L'EUP AAP SUD KiVU NON LIBELLES AU NOM DU PVSBG Observation Nous avons constaté lors nos travaux que certaines factures de dépenses de fonctionnement financées par le PVSBG avaient été libellées au nom de l'Agence d'Achat de Performances (EUP exécutant certaines activités du PVSBG dans la province du Sud Kivu). À titre d'exemples la pièce n° BQ11811018 relative à la facture d'achat de carburant d'octobre 2018 de USD 1 522,62 et la pièce n° BQ11801012 relative à la facture de location de motos de USD 1 500. Risque Cette situation pourrait entrainer une double comptabilisation de ces dépenses dans les comptes individuels du PVSBG et ceux de l'Agence d'Achat des Performances (AAP). Recommandation Nous recommandons pour l'avenir à l'EUP AAP, de sensibiliser les fournisseurs à faire une distinction entre le PVSBG et l'organisation AAP et que, les factures rattachables au PVSBG soient libellées au nom du PVSBG. Commentaire de l'unité de coordination du PVSBG Recommandation acceptée. Toutefois, toutes Les pièces justificatives ainsi que les autres documents y relatifs sont oblitérés au nom du projet pour éviter les risques d'un doublon comme évoqué. Nous tâcherons de sensibiliser tes fournisseurs à faire Les distinctions entre le projet et AAP. PVSBG-DEP: Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 13 Q GrantThornton L'unstinct de la croissance 7. SOUMISSION DU PROGRAMME DE TRAVAIL BUDGETISE ANNUEL DE L'EXERCICE 2018 A LA BANQUE MONDIALE AVEC UN RETARD DE PLUS DE 3 MOIS Observation Conformément au manuel de procédure de gestion fiduciaire du projet, (page 12) « [... ] le budget de l'exercice accompagné des prévisions de décaissement doit parvenir à la cellule de suivi des projets ainsi qu'à l'IDA au plus tard le 30 novembre de chaque année ». Cependant, nous avons constaté que le Programme de Travail Budgétisé Annuel (PTBA) de l'exercice 2018 a été transmis à la Banque Mondiale pour Avis de Non Objection (ANO) le 13 mars 2018. Il ressort un retard de plus de 3 mois (décembre 2017 au 13 mars 2018) dans la soumission du Programme de Travail et Budgétisé Annuel. Risque Retard dans la mise en œuvre des activités du projet et par conséquent, mauvaise performance du projet. Recommandation Nous recommandons à l'unité de coordination du PVSBG de soumettre le PTBA de l'année suivante à la Banque Mondiale au plus tard le 30 novembre de chaque année, conformément au manuel de procédures du projet; Ceci, afin de renforcer le climat de confiance avec le bailleur. Commentaire de l'unité de coordination du PVSBG Recommandation acceptée. PvsBG-DEP ; Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 P"ge 14 GrantThornton L'instlnct de la croissance 8. ABSENCE DE MENTION DES PRIX D'ACQUISITION DE CERTAINS BIENS SUR LES PROCES- VERBAUX D'INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS ACQUISES PAR LE PROJET AU PROFIT DE CERTAINES PARTENAIRES Observation Le contrôle des procès-verbaux d'inventaire des immobilisations acquises par le projet et mises à la disposition de certaines partenaires nous a permis de constater l'absence de mention des prix d'acquisition pour certaines immobilisations sur ces procès-verbaux. Il s'agit des procès-verbaux établis par les partenaires suivant: (Î) l'Agence d'Achat des Performances (AAP), (ii) le Fonds d'Achat des Services de Santé (FASS), (iii) du centre psychiatrique de TULIZO LETU, (iv) des Divisions Provinciales de la Santé Nord et Sud Kivu et (v) du bureau Kinshasa du Fond Social de la RDC (FSRDC). À titre d'exemple: - la valeur d'acquisition du véhicule LAND CRUIZER n'a pas été renseignée sur le procès-verbal d'inventaire physique du centre psychiatrique de TULIZO LETU; - la valeur d'acquisition de certaines motos YAMAI-HA AG 100 n'a pas été renseignée sur le procès-verbal d'inventaire physique de l'EUP FASS et AAP; - pour les biens acquis et mis à la disposition de l'EUP FASS, les DPS Nord et Sud Kivu et du bureau Kinshasa du FSRDC (soixante-quinze biens pour EUP FASS, quarante-deux biens pour DPS Nord Kivu, cinquante-deux biens pour DPS Sud Kivu et quatre-vingt-dix biens pour le bureau Kinshasa du FSRDC composé de : laptop, chaises, armoires, voitures etc...), aucune valeur n'a été renseignée sur le procès- verbal d'inventaire. Cette situation ne permet pas de faire un rapprochement entre le montant des immobilisations inscrites au bilan et les valeurs figurants dans les procès-verbaux d'inventaire; ceci, afin de s'assurer de la correcte évaluation des biens au 31 décembre 2018. Risque Risque d'erreurs dans la présentation des états financiers, Recommandation Nous recommandons, pour l'avenir à l'unité de coordination du PVSBG, de veiller à améliorer la présentation des procès-verbaux d'inventaire physique des immobilisations. Commentaire de l'unité de coordination du PVSBG Recommandation acceptée. La version soft de ces procès-verbaux concernés sera actualisée en insérant les valeurs. Car ces valeurs existent sur Les listes générales des immobilisations acquises sur chaque financement et pour les immobilisations déployées dans chaque site. PVSBG-DEP: Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 15 GrantThornton L'instinct de la croissance 9. NECESSITE D'AMELIORER L'ARCHIVAGE DES DOSSIERS D'APPEL D'OFFRES AU NIVEAU DE L'ANTENNE DU PVSBG GOMA Observation Nous avons constaté que les dossiers de passation de marchés n'ont pas été classés correctement dans les "classeurs" permettant ainsi un contrôle à postériori rapide des documents y afférents. L'archivage des dossiers d'appels d'offres n'a pas été fait dans un ordre chronologique permettant de suivre facilement les différentes étapes des procédures de passation des marchés. De plus nous avons constaté l'absence de certains documents dans les classeurs. A titre d'exemple, nous avons relevé l'absence dans les archives - de la demande de cotation et la lettre de notification de marchés lors de la passation du marché d'acquisition de quarante motos pour USD 174 040 ; - du procès-verbal de réception des treize ambulances médicalisées pour les HGR Nord et Sud-Kivu alors que ces biens auraient été réceptionnés et remis aux bénéficiaires au cours de l'exercice 2018. Risques Recherche documentaire difficile en cas de départ des employés ayant géré des opérations pour lesquelles le système classement des pièces était incomplète, Risque de perte des pièces justificatives de passation de marchés lorsque l'archivage n'est pas bien fait. Recommandation Pour l'avenir, nous recommandons à l'unité de coordination du PVSBG de prendre les mesures appropriées pour améliorer le système de classement et d'archivage des documents relatifs aux marchés; ce qui permettrait de réduire le risque de pertes de ces pièces d'une part et d'autre part, de garantir une conservation appropriée de ces documents. Commentaire de Punité de coordination du PVSBG Recommandation acceptée. PVSBG-DBP: Lettre de contrôle intere, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 16 Q GrantThornton .L'nsiinctdela croissance. SUIVI DES RECOMMANDATIONS ISSUES DE L'AUDIT EXTERNE DE L'EXERCICE 2017 PVSBG-DEP : Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Plage 17 O GrantThornton L',nstnct dea croissance Mise en oeuvre Commentaire de lUnité Commentaire de l'Auditeur N Observations Recommandaons Totale, d'Exécution du Projet(UEP) Grant Thornton Togo S.A. Partielle) Nous recommandons au FSRDC: - Contrats forfaitaires: pour une meilleure Non-respect des dispositions du justification, pour chaque activité, lea été résolue contrat relatif à la remontée des montant du budget prévu doit être par 'envoi des pièces relatives aux décaissé du compte désigné quel que soit pièces justificatives des dépenses le montant réel à dépenser. De ce fait le Total dépenses au FSRDC par les entités Néant d'appui aux OBC, AVEC et solde du compte désigné sera égal aux bénéficiaires. points focaux. Ces justificatifs ne activités financées et non encore réalisées. Nous annexons différentes factures à sont pas envoyés au FSRDC. La collecte des pièces justificatives des tite illustratif dépenses d'appui aux OBC, AVEC et points focaux. Nous recommandons la mise en place de la Une charte d'audit et un code L'uditpose i e care FdC e charte d'audit, du code d'éthique et de d'éthique et de déontologie particulier 2 dispose pas de charte d'audit et déontologie de l'audit interne Totale au FSRDC/VSBG ont été rédigés et Néant deotcoe. d'éthiconformément aux normes internationales sont d'application. (documents déontologie, d'audit interne. annexés au rapport). Absence d'inventaire des Les inventaires ont été effectués en 3 immobilisations du projet au Le projet doit veiller à l'inventaire au moins 2018 sur tous les sites ayant bénéficié Néant 31/12/2017. une fois par année des immobilisations. du ét financiet du PVSBG et annexés aux états financiers. Absence d'une validation des Ce point na pas connu Nous recommandons à la coordination de d'évolution au cours de travaux du comptable PDSS veiller à la validation des informations Non Néant l'exercice 2018. Nous avantes lcomptables avant la consolidation. reconduisons la comptes recommandation. Un montant de 14 950 USD est indiqué dans le bilan comme une dette de l'antenne de Goma. Or, dans les explications qui nous Ce point n'a pas connu ont été fournies par les services Le projet devait clarifier la nature et lorigine d'évolution au cours de 5 comptables, il sagirait d'avances de ce montant afin de l'enregistrer dans le Non Écriture à régulariser Pexercice. ,compte idoine du projet. Nous reconduisons notre le montant est inscrit dans les recommandation comptes dettes en lieu et place des comptes de créances au bilan. PVSBG DEP : Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Pige 18 O GrantThomton L'i 1tinctdelaemissonee Mise en oeuvre Commentaire de PUnité Commentaire de PAuditeur N° Observations Recommandations (Non, Totale, d'Exécution du Projet(UEP) Grant Thornton Togo S.A. Partielle) Le manuel des procédures financières Les antennes et p,artenaires ne et comptables réduite a été partagé par Les ntenes t prtenire nele FSRDC avec les partenaires et les disposent toujours pas de Nous recommandons à la coordination du le R a te nire tles Les antennes et partenaires ne manuel de gestion fiduciaire leur projet la mise à disposition du manuel de disposent toujours pas de permettant de prendre gestion fiduciaire simplifié au niveau des Nn ééoé à etffet enuel se manuel de gestion fiduciaire connissace es pocéures parenaies.renvoyé aux différentes entités. Le connaissance des procédures partenaires. commentaire du cabinet devrait être du projet. d'exécution des activités. revu en conséquence. (recommandation résolue) Nous avons relevé nabsence de Nous recommandons à la coordination du Accepté, le projet a déjà changé de supervision des partenaires par la projet de : système de validation de ses dépenses cellule de gestion du projet - Veiller à la régularisation des supervisions qui va améliorer du coup la 7 (exemple : les rapports du trimestrielles ; Total justification des Avances. La Néant l'objestre de evue d'o t des s s _ Veiller à la justification des avances et à la supervision et la validation des 'avancderevud'des t s a mise a jour systématique de la rapports se fait ttimestriellement selon comptabilité. le calendrier contractuel. 31/12/2017) c t é Nous n'avons pas obtenu le Nous recommandons à la coordination du Résolu en 2018. Un tableau de suivi Le tableau de suivi 8 tableau de suivi d'exécution projet la mise en place d'un suivi Total budgétaire au 31/12/2018 sera annexé d'exécution budgétaire nous a budgétaire au 31/12/2017. d'exécution budgétaire. aux états financiers. été transmis. Les rapports techniques ne sont Nous recommandons l'archivage des Les rapports sont annexés aux pièces 9 pas archivés au niveau de la rapports techniques au niveau de la Total justificatives soumises. Néant coordination du projet coordination du projet. Observations et recommandations de laudit externe pour l'antenne PDSS de Goma Nous avons relevé: - Une avance sur salaire de 1000 USD effectuée au profit de Nous recommandons aux partenaires de: Pancien chef d'antenne du - Veiller au remboursement sans délai de PDSS de Goma en Septembre l'avance faite à l'ancien chef d'antenne ; 10 2017et non encore remboursée - Libeller les chèques de payement au nom Total Accepté Néant à la date de notre intervention. des personnes morales ; - Que les chèques des dépenses - Mentionner le nom du projet sur toutes les des dépenses sont payés au factures payées sur les ressources du nom de personnes physique. projet. - Que les factures ne portent la mention « PVSBG ». PVSBG6-DP Leutre de contrôle interne, 1\ercice clos le 31 décembre 2018 Page 19 O GrantThornton L nstinct deta croissance¯ Mise en oeuvre Commentaire de l'Unité Commentaire de l'Auditeur N° Observations Recommandations (Non, Totale, d'Exécution du Projet(UEP) Grant Thornton Togo S.A. Partielle) Observations et recommandations de l'audit externe pour PEUP FASS Nous recommandons au partenaire de: Ce point n'a pas connu Nous avons relevé: , . . d'évolution au cours de - ~ ~ ~ ~ . - Veiller a la justification des mnissions au leecc 08 - Un retard dans la justification plus 72 heures après la date de retour; lecfce 2018. des avances sur mission - Mentionner le nom du projet sur toutes les foncfactures des dépenses de 11 - Que les facture ne portent pas factures payées sur les ressources du Non Accepté fonctionnement sont toujours la mention PVSBG ; projet p libellées au nom UEP FASS. - Que les factures ne portent pas Portez mention «saisie » sur les factures les frais de mission sont la mention «ssaisiea» »osuraeslfaturetoujours justifiés avec comptabilisées beaucoup de retard. Observations et recommandations de Paudit externe pour DPS Nord Kivu Nous avons relevé que - Les rapports financiers Nous recommandons au partenaire de: Ce point n'a pas connu trimestriels ne sont pas envoyés - Veiller au respect des dispositions de la d'évolution au cours de 12 au PDSS conformément aux convention ; Non Accepté l'exercice 2018. dispositions du contrat signé. - Veiller au reversement des reliquats Nous reconduisons la - Les délais de reversement des d'atelier dans les 48 heures après la fin de recommandation reliquats d'ateliers sont l'atelier. anormalement longs. Observations et recommandations de Pandit externe pour ASRAMES Nous avons constaté l'absence de rapport financier effectué trimestriellement et transmis au PDSS conformément aux Nous recommandons au partenaire de Nous n'avons pas obtenu les 13 dispositions des annexes du veiller au respect des termes de la Non Accepté rapports financiers contrat. Les rapports annuels sur convention trimestriels de l'ASRAMES les livraisons de médicaments aux zones de santé ne sont mis à la disposition du PDSS Observations et recommandations de Paudit externe pour TULIZU LETO Nous avons relevé : Nous recommandons au partenaire de: - L'absence d'un PV d'inventaire - Veiller à procéder à l'inventaire physique L'inventaire des immobilisations 14 des immobilisations au annuel des tmmobilisations; Total financées par PDSS au proft de u Néant 31/12/2017 - Veiller au rapprochement entre les factures Centre Tulizo Leto a ete effectué en - Absence de vérification individuelles et les relevées de soins des fin 2018. effectuée par les médecins maladies ; - PVSBG-DEP': Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décenbre 2018 Page 20 O GrantThornton L rtinc t o t loi onte Mise cii oeuvre Commentaire de l'Unité Commentaire de l'Auditeur N° Observations Recommandations (Non, Totale, d'Exécution du Projet(UEP) Grant Thornton Togo SA. Partielle) d'hospitalisations sur les - Veiller à matérialiser par un PV les séances factures individuelles des de travail de rapprochement entre les patients afin de les lier aux comptables et les médecins afin d'éviter les relevés des soins maladies ; erreurs de facturation; - Absence de PV matérialisant le - Veiller à ce que toutes les factures des travail de validation du dépenses portent le nom du projet. comptable avec les médecins pour l'élaboration de la facture; - Que les factures de dépenses ne - portent pas le nom du projet. Observations et recommandations de Paudit externe pour AAP Une analyse préalable est faite sur la conformité et la tendance par l'équipe . Nous recommandons à la coordination du de l'AAP pour toutes les factures puis Nous avons relevé les poits PVSBG de veiller à : transmise aux membres du groupe de suivants : - La validation exhaustive et systématique travail financement avec des - Validation non exhaustive des des factures de subsides et bonus qualité commentaires. Les membres du factures de subsides et bonus par le comité de validation avec production Total groupe de travail financement passent Néant 15 qualtpa le vérsmii e l de rapport de vérification et de validation; en revue les différentes factures et DPS et la sous-commissîon des - Un contrôle pointu des mentions reviennent avec des questions pour Factures non datées/surcharges obligatoires et de leur qualité; précisions lors de la séance de -sFaures ns deat urc e - Eviter les ratures sur les factures et validation proprement dite des sur les dates de facture. surcharges sur les factures. factures. A l'issu de cette réunion un PV de validation est produit et un _rpport de validation. Observations et recommandations de l'audit externe pour DPS SUD KIVU Nous avons relevé les anomalies Nous recommandons à la coordination du Une analyse préalable est faite sur la Nous avons constaté lors de ci-après : PVSBG de la DPS de veiller à: conformité et la tendance par l'équipe nos travaux que le logiciel - La validation non exhaustive - Validation exhaustive et systématique des de l'AAP pour toutes les factures puis TOMPRO de la DPS Sud des factures de subsides et factures subsides ; transmise aux membres du groupe de 16 bonus qualité; - Un contrôle pointu des mentions partielle travail financement avec des u est plus opérationnel - Les rapports de vérification et obligatoires des factures subsides et de leur commentaires. Les membres du depuis Octobre 201u p d'évaluation non mis à notre qualité ; groupe de travail financement passent des états comptables pour disposition; - Confection d'un cachet projet et son en revue les différentes factures et effectuer nos travaux - La validation non exhaustive estampillage sur les factures du projet. reviennent avec des questions pour PVSiBG-DHP :Lettre de contrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 21 Q GrantThornton L!in,,nrtde lar c'ttsen Mise en oeuvre Commentaire de l'Unité Commentaire de l'Auditeur N° Observations Recommandations (Non, Totale, d'Exécution du Projet(UEP) Grant Thornton Togo S.A. Partielle) des requêtes en médicaments précisions lors de la séance de des HGR, BCZS et FOSA validation proprement dite des adressées à la DCMP 8ème factures. A l'issu de cette réunion un CEPAC PV de validation est produit et un - La comptabilité n'est pas rapport de validation. L'exhaustivité exhaustive ; n'est pas facile parce que la sous- - Les factures ne portent pas la comnission financement ne dispose mention PVSBG. que d'un jour pour analyser les factures d'environ 200 structures, le cas de la DPS Sud -Kivu. Accepté pour les autres recommandations (15ii, iii). Observations et recommandations de Pandit externe pour DCMP 8è-c CEPAC Nous avons constaté - Que les requêtes en médicaments des IBCZS et centres de santés sont parfois Nous recommandons à la coordination du adressées directement au projet de: DCMP 8ème CEPAC sans - Veiller à la validation des requêtes par les validation préalable de la DPS organes compétents; 17 - L'absence de registre de suivi - Veiller à la mise en place d'un registre de Non Accepté Néant des requêtes et livraison des suivi des requêtes et des livraisons ; médicaments ; - Demander à AAP de bien prendre en - Que le recyclage des fonds ne compte dans ses évaluations en évaluations se fait pas de façon le recyclage des fonds par les CS. systématique par les centres santé. Observations et recommandations de l'audit externe pour Pantenne fonds social Bukavu Nous avons constaté que les Nous recommandons à la coordination du Recommandation résolue en 2018 A Ce point n'a pas connu 18 factures relatives au projet ne projet de veiller à porter la mention titre illostratf quelques Factures seront d'évolution au cours de portent pas la mention PVSBG « PVSBG » sur les factures des dépenses Non annexées au rapport. Le commentaire l'exercice. finnces arle roetdu cabinet devrait être revu en Nous reconduisons la financées par le projet conséquence. recommandation P'VSB3G-DEP: Letre de comrôle interne, Exercice clos le 31 décembre 2018 Page 22 Q GrantThornton Linstinctdea croissance Mise en Io oeiRuvre Commentaire de l'Unité Commentaire de lAuditeur IR(Non, Totale, d'Exécution du Projet(UEP) Grant Thornton Togo S.A. Partielle) Observations et recommandations de laudit externe pour Pantenne fonds social Goma Nous avons relevé: - Que des avances sur salaires effectuées au profit des employés du projet à hauteur de USD 4 290 ne sont pas Les avances sur salaires font toujours remboursées à temps. Par Nous recommandons au partenaire de: l'objet de retenue à la fin du mois. Et les avances sur salaires ont ailleurs ces avances n'ont pas - Veiller à ce jour que les avances faites au pour ce qui concerne les avances des été justifiées au cours de fait l'objet d'avis non objection profit des employés du projet soient trois agents du nord Kivu, elles ont été l'exercice. 19 de la banque mondiale et déduites entièrement sur le salaire du mois Partielle bel et bien retenues à la source (cfr les Les factures des dépenses de représente plus du tiers du qui suit, écritures en pièces jointes). Cette fonctionnement ne sont salaire des concernés, Veiller à ce que toutes les factures de recommandation étant résolue, le toujours pas libellées au nom Les factures de dépenses de dépenses portent le nom du projet. commentaire du Cabinet devrait être du projet PVSBG. fonctionnement ne pas Libelle revu en conséquence. au nom de PVSBG nous avons relevé que les a titre d'exemple (facture d'achat de fourniture de bureau du 23/01/2018 montant 720,6 $) Observations et recommandations de Paudit externe pour HE.AL AFRICA Nous avons relevé : . . Nous recommandons au partenaire de: ccepté. - un retard dans la soumission veiller au respect des délais de sournission Cette recommandation a été résolue en des rapports fnanciers et des rapports triestriels; 2018 avec l'annulation systématique des rasortsetrresstriet 20 technique; sn portent pas le- veiller à ce que toutes les factures de Total Depuis quun accord a été trouvé entre Néant des factures ne portentdépenses portent le nom du projet; le FSRDC et Heal Africa sur le nom du projet; veiller à mettre la menuon « saisie » sur les - absence de mention saisie sur factures comptabilisees. calendrier du rapportage, les rapports les pièces de dépenses trimestriels sont soumis dans les délais. Observations et recommandations de laudit externe pour Fondation PANZI Nous avons relevé l'absence Nous recommandons la mise en place d'une Le montage a prévu une structure de 21 d'une structure devant contrôler structure pour la validation de prestations Total contrôle au sein de l'institution et qui Néant les prestations sanitaires sanitaires rapporte au FSRIDC. PVSBG-DIP : t Lettre de conitrôle interne, ltercic clos le 31 décembre 2018 Page 23 GrantThornton i 'intîdd la croissance