Avril 2019 Plan de mobilisation des parties prenantes du projet STATCAP 1. Introduction/description du projet Le projet STATCAP a pour objectif de renforcer la capacité de l’INSTAT pour produire des statistiques de qualité et améliorer la diffusion des données. Le résultat attendu est que les données de recensement général de la population et de l’habitat soient mises à jour et diffusées pour être disponibles au public. Actuellement, le projet est en phase de traitement des données à laquelle les résultats provisoires sont déjà prêts à diffuser au public. Pendant la phase de collecte de données, le projet intervenait dans tout Madagascar en particulier auprès des ménages. Désormais, le travail se déroule au niveau de la Cellule Centrale d’Exécution du Recensement (CCER) à Anosizato, Antananarivo. Un bâtiment utilisé comme bureau de travail et trois hangars pour entreposage de documents seront employés par la CCER. Les risques principaux dans cet endroit de travail peuvent être énumérés comme suit : (i) les comportements des travailleurs (risques de VBG ou de harcèlement), tant employés qu’employeur, (ii) l’incendie, (iii) l’inondation et (iv) l’hygiène. Ceux-ci peuvent entraver l’atteinte des objectifs du projet d’une part et apporter des effets néfastes sociaux et environnementaux. 2. Résumé des activités antérieures de mobilisation des parties prenantes Durant l’année 2018, le projet était en phase de collecte de données. La population générale qui était la principale partie prenante a été vivement sensibilisée pour répondre aux différentes questions relatives au recensement. Les autorités locales ont été aussi mobilisées pour faciliter le processus de collecte de données du recensement. Les activités de mobilisation des parties prenantes étaient effectuées à travers la médiatisation du recensement (spot radio, télévision, émission spéciale, réunion avec les autorités locales) 3. Identification et analyse des parties prenantes La matrice pouvoir/intérêt des parties prenantes actuelles du projet est présentée ci-dessous : GARDER SATISTFAIT GERER DE PRES Important Comité national du recensement Employés du projet Partenaires techniques et financiers Pouvoirs SURVEILLER TENIR INFORME Autorités locales Utilisateurs de données Faible Autorités centrales Faible Important Intérêts 3.1. Parties touchées Les principales parties prenantes qui seront informées et consultées au sujet du projet sont : 1 Avril 2019 Plan de mobilisation des parties prenantes du projet STATCAP • Les Utilisateurs de données à savoir les techniciens au sein du Ministère de l'Economie et des Finances, de la Banque centrale de Madagascar, des Organismes internationaux ; les universitaires, chercheurs, les Consultants, les opérateurs socio-économiques • Les autorités (centrales et locales) • Les employés du projet (Fonctionnaires, Consultants ou Prestataires) . 3.2. Autres parties concernées Les partenaires techniques et financiers prennent aussi un grand rôle dans la mise en œuvre du pro jet. Il s’agit de l’UNFPA, l’UNDP, l’UE et de l’USAID. 3.3. Individus ou groupes défavorisés ou vulnérables Les individus ou groupes suivants peuvent être considérés comme défavorisés ou vulnérables. Au niveau des bénéficiaires, les groupes d’individus ne pouvant pas accéder aux canaux de diffusion des données. Il s’agit des groupes de population vivant dans les endroits qui ne sont pas couverts par les médias ou ne disposent pas de moyens nécessaires (internet, radio, télévision) pour accéder à ces médias. Au niveau des travailleurs, certains peuvent être des individus défavorisés ou vulnérables : ceux qui ne pourraient pas suivre le rythme de travail exigé (femmes enceintes, handicapés…) 3.4. Synthèse des besoins des parties prenantes au projet Groupe de Principales Besoins Moyens de notification Zone parties Besoins spéciaux caractéristiques linguistiques privilégiés prenantes Utilisateurs de Groupe de population Langues : Informations transmises Support de données ayant accès aux française, par site web, écrit, à la communication des moyens de malagasy radio, à la télévision, résultats du communication réunion de diffusion recensement d’informations Comité Groupe de décideurs Langues : Réunion de diffusion Support de national de ayant une influence française, d’informations communication des recensement sur l’autorisation de malagasy résultats du diffusion des données recensement Milieu urbain du Recensement Autorités Ministère de Langues : Entrevues auprès du Support de centrales l'Economie et des française, Secrétaire Général et / communication des Finances malagasy ou du Ministre résultats du recensement Employés du Archivistes, Vérifieurs, Langues : Réunion d’Information Affichage des projet Codifieurs, Agents de française, régulière sur les instructions saisie, malagasy décisions prises Formations sur Manutentionnaire, concernant le travail, l’évacuation d’urgence, Filles de salles l’hygiène et la santé 2 Avril 2019 Plan de mobilisation des parties prenantes du projet STATCAP Groupe de Principales Besoins Moyens de notification Zone parties Besoins spéciaux caractéristiques linguistiques privilégiés prenantes Responsables au sein de la Cellule Centrale d’Exécution du Recensement (CCER) Partenaires Responsables, Langue Informations transmises Support de techniques et techniciens dans le française par site web, écrit, à la communication des financiers : domaine de radio, à la télévision, résultats du UNFPA, UNDP, recensement réunion de diffusion recensement UE, USAID d’informations Consultants et Langue prestataires française et / ou malagasy Zones Public Groupe de population Langue Réunion de diffusion Support de enclavées éloigné malagasy, ou d’informations communication Dialecte local, Collaboration avec approprié sur les si nécessaire d’autres entités proches résultats du des groupes défavorisés recensement pour la diffusion d’information (handicapés, sans abris) 4. Programme de mobilisation des parties prenantes 4.1. Objectifs et calendrier du programme de mobilisation des parties prenantes Les principaux objectifs du programme de mobilisation des parties prenantes sont : - Mettre à la disposition du public les résultats du recensement général de la population et de l’habitation ; - Informer les partenaires techniques et financiers sur l’avancement du projet ; - Créer un environnement favorable dans le milieu de travail en particulier au sein de la CCER Le calendrier envisagé pour les diverses activités découlant de ces objectifs est présenté ci-dessous : Activités Calendrier Fréquence Objectif 1 : Mettre à la disposition du public les résultats du recensement Organisation d’un atelier national pour la diffusion des Février 2019 Une fois résultats provisoires Conception, production et distribution des supports de Février 2019 Une fois communication sur les résultats provisoires du recensement Organisation d’un atelier national pour la diffusion des Février 2020 Une fois 3 Avril 2019 Plan de mobilisation des parties prenantes du projet STATCAP Activités Calendrier Fréquence résultats finaux Conception, production et distribution des supports de Février 2020 Une fois communication sur les résultats finaux du recensement Diffusion des données provisoires du recensement dans le Mars 2019 En continuité site web de l’INSTAT Diffusion des données finales du recensement dans le site Mars 2020 En continuité web de l’INSTAT Organisation de réunions régionales pour la diffusion des Mars 2020 Une fois par région résultats finaux de recensement Objectif 2 : Informer les partenaires techniques et financiers sur l’avancement du projet Organisation des réunions sur l’avancement du projet Chaque mois Mensuel Conception, production et diffusion des supports de Mars 2019, Mars 2020 Deux fois communication pour les partenaires Objectif 3 : Créer un environnement favorable dans le milieu de travail en particulier au sein de la CCER Mise à jour du mécanisme de gestion de plainte Mars 2019 Une fois Formation et sensibilisation sur le mécanisme de gestion de Avril 2019 Une fois plainte Organisation des réunions périodiques avec les travailleurs Mai 2019, Août 2019 Deux fois au sein de la CCER Formation sur le Recensement et la mobilisation des parties prenantes, Aspects particuliers de l’évaluation Mai 2019 Une fois environnementale et sociale, Santé et sécurité au travail, Préparation et réponse aux situations d’urgence Formation des travailleurs du Projet à la santé et la sécurité au travail, y compris à la prévention des situations d’urgence Mai 2019 Une fois et aux modalités de préparation et de réponse auxdites situations 4.2. Stratégie proposée pour la diffusion des informations Les informations diffusées aux parties prenantes seront communiquées par des supports écrits. Pour le public, elles seront accessibles via site web www.instat.mg ou autres supports pour que les analphabètes ou ceux qui ont un niveau éducationnelle limitée puissent comprendre ces informations. Pour les partenaires techniques, on procèdera par email. Quant aux travailleurs, elles seront diffusées par des notes de service et affichages. Concernant les résultats du recensement, des supports de communication écrits seront conçus et partagé aux parties prenantes (brochures, dépliants, affiches). Pour les parties prenantes plus éloignées, il s’avère nécessaire de collaborer avec les entités de proximité (presses locales, ONG…) en organisant des réunions y relatives. 4.3. Stratégie proposée pour les consultations 4 Avril 2019 Plan de mobilisation des parties prenantes du projet STATCAP Les méthodes qui seront utilisées pour consulter chacun des groupes de parties prenantes sont : quiz dans le site web de l’INSTAT, formulaire de sondage déposé auprès de l’INSTAT, entretiens avec les différents acteurs et organisations concernés ; ateliers ou groupes de discussion sur des sujets précis… 4.4. Stratégie proposée pour la prise en compte des points de vue des groupes vulnérables Une collaboration spécifique avec les entités (spécialement les ONG) œuvrant auprès des groupes vulnérables sera établie pour la diffusion des informations (Ex. partenariat pour la mise en place de focus group pour la diffusion d'informations spécifiques, …). Des entretiens avec les groupes vulnérables seront aussi organisés pour le cas du mécanisme de gestion de plaintes. 4.5. Calendriers La soumission de commentaires devra être faite avant 72 heures pour chaque décision prise. 4.6 Examen des commentaires Les commentaires (écrits et oraux) seront recueillis par un responsable de la mobilisation des parties prenantes. Les Responsables du projet examinent et analysent minutieusement ces commentaires. Les décisions prises y afférentes devront approuvées par le Coordonnateur du projet. Un feedback devra être aussi effectué auprès des parties prenantes concernées. 4.7 Phases ultérieures du projet Un rapport semestriel de mise en œuvre du plan de mobilisation des parties prenantes sera publié périodiquement. Ce rapport sera disponible sur site web de l’INSTAT. 5. Ressources et responsabilités pour mettre en œuvre les activités de mobilisation des parties prenantes 5.1. Ressources Les ressources consacrées à la gestion et à la mise en œuvre du Plan de mobilisation des parties prenantes, sont les suivantes : • Le Gestionnaire de Contrat de l’Unité de Gestion du Projet qui sera assigné pour effectuer le suivi et le rapport de mise en œuvre du plan de mobilisation des parties prenantes ; • Le budget pour la mobilisation des parties prenantes qui est pris en compte dans les activités du projet ; • Les personnes chargées de répondre aux commentaires ou aux questions sur le projet ou le processus de consultation sont les suivantes : NOM&PRENOM et FONCTION CONTACTS RATSIMANIRIMANANA Eddie, Gestionnaire de Tel. 0321182409, email : gc@ugpinstat.mg Contrat de l’Unité de Gestion du Projet RANDRIANTSEHENO Herisoa, Auditeur interne de Tel. 0321182402, email : ai@ugpinstat.mg l’Unité de Gestion du Projet 5 Avril 2019 Plan de mobilisation des parties prenantes du projet STATCAP NOM&PRENOM et FONCTION CONTACTS RANAIVOMANANA Rija, Responsable suivi Tel. 0321182403, email : rse@ugpinstat.mg évaluation de l’Unité de Gestion du Projet RAKOTOARISON Eugène, Responsable Administratif Tel. 0321182405, email : raf@ugpinstat.mg et Financier de l’Unité de Gestion du Projet RAZAFIMIARANTSOA Tovonirina Théodore, Tel. 0320200295, email : tovonirina@hotmail.com Directeur de la Démographie et des Statistiques Sociales, INSTAT RANDRIANANTENAINA Tovonirina H, Tel. 0321182480, email : tovonirinarh@gmail.com Coordonnateur de la CCER 5.2. Fonctions de gestion et responsabilités Les activités de mobilisation des parties prenantes seront incorporées dans le système de gestion du projet. Plus précisément, elles seront incluses dans les activités de suivi, contrôle et audit du projet ; et le personnel du projet cité ci-dessus sera affecté à la gestion et à la mise en œuvre du Plan de mobilisation des parties prenantes. Par ailleurs, • RANDRIANTSEHENO Herisoa, Auditeur interne de l’Unité de Gestion du Projet sera le responsable de la conduite de chacune des activités de mobilisation des parties prenantes. • Toutes les activités liées à la mobilisation des parties prenantes doivent être approuvées par la Direction Générale de l’INSTAT. Cette dernière oriente la stratégie de la mobilisation des parties prenantes et supervise l’exécution des activités prévues. 6. Mécanisme de gestion des plaintes Responsable L’Auditeur Interne est le premier responsable du traitement des doléances. Toutefois, selon le type de doléance reçues, d’autres membre de la CCER ou de l’UGP pourraient être appelle à les traiter. Mécanisme de dépôt Les doléances pourraient être rapportées par les moyens suivants : • Verbal par rencontre directe avec le plaignant Les plaignants peuvent rapporter directement à l’Auditeur Interne au bureau ou pendant les missions. Les plaintes verbales seront enregistrées dans un registre de doléances. • Appel téléphonique Les plaignants peuvent également téléphoner aux responsables de la CCER et de l'UGP. Les appels sont aussi répertoriés au niveau de l’Auditeur Interne de l’UGP. 6 Avril 2019 Plan de mobilisation des parties prenantes du projet STATCAP • Envoi mail : Une adresse mail, taraina_rgph3@ugpinstat.mg, a été créée pour recevoir les doléances. L’Auditeur Interne est le responsable de la gestion de cette adresse mail. L’adresse a été déjà partagée au niveau de tous les responsables et agents CCER et de l’UGP. • Lettre envoyée à l’UGP Les doléances peuvent également adressées par une lettre officielle adressée au Directeur de l’UGP. Traitement Le traitement général des doléances se fait de manière confidentielle, et comme suit : Durée de Etapes Description Intervenant traitement ▪ Réception des doléances (verbal, téléphone, mai ou ▪ Secrétaire, Auditeur lettres) Interne, 1. Réception des ▪ Enregistrement des doléances dans un répertoire ▪ Auditeur Interne et entité plaintes et de doléances reçues ▪ 01 - 02 concernée doléances des jours tiers ▪ Transmission de la doléance au Directeur, ▪ Coordonnateur, Directeur Coordonnateur pour information et une copie à et Auditeur Interne l’entité concernées le cas échéant ▪ Accusé de réception des doléances ▪ Auditeur Interne ▪ Relevé des informations objet de doléances ou de plainte ; ▪ Etudes des points de doléances ou de plainte ; ▪Si nécessaire, envoi de demande d’informations complémentaires auprès du plaignant ; 2. Traitements ▪ 03 – 10 ▪ Auditeur Interne des dossiers de ▪Vérification de l’objet de la doléance sur le terrain si jours doléances nécessaire avec collecte des preuves, le cas échéant ; ouvrables ▪ Apport de commentaires sur chaque point relevé dans la lettre de doléance en les infirmant ou confirmant ▪ Rédaction et envoi d'une lettre de réponse au ▪ Auditeur Interne plaignant ▪ Coordonnateur, Directeur, ▪ Rédaction du rapport avec proposition des Auditeur Interne et recommandations et sanctions, si nécessaire concerné 3. Rapport de ▪ Envoi du rapport au Coordonnateur, Directeur et ▪ 02 - 05 vérification des concerné ▪ Coordonnateur, Directeur, jours faits Auditeur Interne, concerné ▪ Envoi d’une copie à la Banque Mondiale, si nécessaire ▪ Suivi des recommandations et sanctions ▪ Auditeur Interne 7 Avril 2019 Plan de mobilisation des parties prenantes du projet STATCAP NB : Les lettres de doléances ou plaintes sont traitées en PRIORITE et en URGENCE. Toutefois, si une doléance concerne un harcèlement sexuel, elle sera tout de suite envoyée au Coordonnateur / Directeur pour investigation, et à l'autorité compétente, si nécessaire. Des sanctions seront prises, le cas échéant. 7. Suivi et établissement de rapports 7.1. Participation des différents acteurs concernés aux activités de suivi Le Gestionnaire de Contrat de l’Unité de Gestion du Projet sera assigné au suivi de la réalisation des activités prévues dans le cadre de la mobilisation des parties prenantes du projet. 7.2. Rapports aux groupes de parties prenantes A chaque fin du semestre, les résultats des activités de mobilisation des parties prenantes seront communiqués tant aux différents acteurs concernés qu’aux groupes élargis de parties prenantes. Ceux-ci seront diffusés dans le site web de l’INSTAT et par des supports écrits. 8