La Banque Mondiale 1818 Street N.W (202)473-1000 Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement Washington, D.C. 20433 Adresse Cable INTBAFRDA Association Internationale pour le Développement U.S.A Adresse Cable INDEVAS Date H.E. Bedoumra Kordje Ministre du Plan de l'Économie et de la Coopération Internationale Ministère du Plan de l'Économie et de la Coopération Internationale N'Djamena République du Tchad Re: République du Tchad : Projet d'Appui à la Reforme du Secteur de l'Éducation au Tchad - Phase Il (PARSET 2) No de l'Avance de Préparation de Projet: Q848 - CD Instructions complémentaires: Décaissement Excellence, La présente a trait à l'Accord d'Avance de Préparation de Projet entre la République du Tchad (« Récipiendaire ») et l'Association Internationale pour le Développement (« Banque Mondiale ») pour la préparation du projet et à la date susmentionné. Cette lettre (« Lettre de Décaissement ») fournit des instructions complémentaires concernant le retrait de l'Avance de Préparation de Projet No Q848-CD [« PPA »]. Cette lettre (« Lettre de Décaissement »), étant révisée à l'occasion, représente ces instructions complémentaires. Les Directives pour les Décaissements applicables aux Projets de la Banque Mondiale ci-jointes, datant du 1 Mai 2006 (« Directives de Décaissements ») (Pièce-jointe 1), sont une partie intégrale de la Lettre de Décaissement. La manière dont les dispositions inclus dans les Directives de Décaissements s'appliquent au PPA est spécifiée ci-dessous. Les sections et sous- sections entre parenthèse mentionné ci-dessous font référence aux sections et sous-sections appropriées dans les Directives de Décaissement et, à moins d'être définis autrement dans cette lettre, les termes en majuscules utilisés ont le sens qui leur est donné dans les Directives de Décaissement. I. Méthode de décaissement (i) Méthodes de décaissement (section 2). Les Méthodes de Décaissement suivantes peuvent être utilisées selon le PPA : • Remboursement • Avances • Paiement direct • Engagements spéciaux (ii) Délai du décaissement (sous-section 3.7). La Date de Délai de Décaissement est la date de Refinancement spécifiée dans l'Accord. La Banque Mondiale avisera de toutes modifications de cette date. II. Retrait des Fonds du PPA (i) Signatures autorisées (sous-section 3.1). Une lettre dans le formulaire ci-joint (pièce- jointe 2) doit être envoyée à la Banque Mondiale à l'adresse indiquée ci-dessous afin de fourni le(s) nom(s) ainsi que les spécimens de(s) signature(s) des cadre(s) autorisés à signer les demandes : La Banque Mondiale Mission Résidente, Bamako, Mali A l'attention de : M Ousmane Diagana, Directeur Pays pour le Tchad. (ii) Demandes (sous-sections 3.2 - 3.3). Veuillez fournir les demandes de retrait complètes et signées (pièce-jointe 3), avec les pièces justificatives requises, à l'adresse ci-dessous: La Banque Mondiale Mission Résidente, Bamako, Mali A l'attention de : M Ousmane Diagana, Directeur Pays pour le Tchad. (iii) Transmission électronique (sous-sections 3.4). La Banque peut autoriser le Récipiendaire à recourir aux moyens électroniques, pour transmettre à la Banque Mondiale les Demandes (avec pièces justificatives) via la « Connexion Client » sur le site web de la Banque Mondiale. La possibilité de soumettre les Demandes à la Banque Mondiale par voie électronique peut être adoptée si: (a) le Récipiendaire a désigné par écrit, selon les termes du sous-paragraphe (i) de cette section, ses cadres autorisés à signer et à transmettre les Demandes ainsi qu'à recevoir un dispositif d'identification sécurisée (« Tokens ») de la Banque Mondiale afin de transmettre de telles Demandes par voie électronique ; et (b) tous les cadres désignés par le Récipiendaire sont enregistrés en tant qu'utilisateurs de la « Connexion Client ». Si la Banque Mondiale accepte, elle fournira au Récipiendaire avec des Tokens pour les cadres désignés. Par la suite, les cadres désignés seront ne mesure de soumettre des Demandes par voie électronique en remplissant le formulaire 2380, qui peut être obtenu via la « Connexion Client » (http://clientconnection.worldbank.org). Le Récipiendaire peut continuer à opter pour la préparation et la transmission des Demandes en format papier. La Banque Mondiale se réserve le droit et peut, à sa seule discrétion, d'une manière temporaire ou permanente, refuser les envois de Demandes par voie électronique par le Récipiendaire. (iv) Termes et conditions d'utilisations des Tokens pour envoyer des demandes. En désignant les Cadres qui recevront les Tokens et en optant pour l'envoie de Demandes par voie électronique, le Récipiendaire confirme par le biais de la lettre signataire autorisée son consentement à : (a) respecter les Termes et Conditions d'Utilisation de Dispositifs d'Identification Sécurisée en relation avec l'Utilisation de Voie Électronique pour la Transmission des Demandes et des Documents y Afférant (« Termes et Conditions d'Utilisation des Tokens ») fournis dans la pièce-jointe 3 ; et (b) de remettre les Termes et Conditions d'Utilisation des Tokens à chacun de ces Cadres et de s'assurer que ces Cadres respectent les termes et conditions. (v) Valeur minimum des demandes (sous-section 3.5). La Valeur Minimale des Demandes pour Paiement Direct et Engagement Spéciaux est de 100 000 USD (équivalent en FCFA). (vi) Avances (sections 5 et 6) • Type de compte désigné (sous-section 5.3) : Séparé • Monnaie du compte désigné (sous-section 5.4) : FCFA • Institution financière dans laquelle le compte désigné sera ouvert (sous-section 5.5) : Société General du Tchad (SGT) • Plafond (sous-section 6.1) : 200 000 USD (équivalent en FCFA) III. Rapport sur l'utilisation des recettes du PPA. (i) Pièces Justificatives (section 4). Les pièces justificatives doivent être fournies avec chaque demande de retrait tel que décrit ci-dessous : • Pour les demandes de Remboursement & pour rapporter les dépenses éligibles payées à partir du Compte Désigné: o Liste des paiements pour les contrats sujets à la revue préalable de la Banque Mondiale, en utilisant le formulaire ci-joint (pièce-jointe 4) o Dossiers d'archive prouvant l'éligibilité des dépenses (ex : copies des reçus, factures de fournisseurs et documents faisant foi de la livraison et l'acceptation du Récipiendaire des biens ou services contractés) pour fin de paiements pour les contrats d'une valeur de plus de 500 000 USD dans les cas d'équipements et matériels, 250 000 USD dans les cas de biens, 100 000 USD dans le cas de services de cabinets, et 50 000 USD dans les cas de consultants individuels et frais de formations et ateliers. o Relevé de dépense pour toute autre dépense (pièce-jointe 3) • Pour rapporter les dépenses éligibles payées à partir du Compte Désigné: o Liste des paiements pour les contrats sujets à la revue préalable de la Banque Mondiale, en utilisant le formulaire ci-joint (pièce-jointe 4) o Dossiers d'archive prouvant l'éligibilité des dépenses (ex : copies des reçus, factures de fournisseurs et documents faisant foi de la livraison et l'acceptation du Récipiendaire des biens ou services contractés) pour fin de paiements pour les contrats d'une valeur de plus de 500 000 USD dans les cas d'équipements et matériels, 250 000 USD dans les cas de biens, 100 000 USD dans le cas de services de cabinets, et 50 000 USD dans les cas de consultants individuels et frais de formations et ateliers. o Relevé de dépense pour toute autre dépense (pièce-jointe 3) • Pour les demandes de Paiement Direct et/ou Engagement Spécial: dossiers d'archive prouvant l'éligibilité des dépenses, ex. copies des reçus, factures de fournisseurs, et documents faisant foi de la livraison et l'acceptation du Récipiendaire des biens ou services contractés. (ii) Fréquences de rapport des Dépenses Éligibles paye sur le Compte Désigné (sous- section 6.3) : Mensuel IV. Autre information importante Pour des informations supplémentaires sur les conditions de décaissement, veuillez vous référer à la brochure sur les Décaissements disponible sur le site publique (http://www.worldbank.org) de la Banque Mondiale et sur le site sécurisé « Client Connection » (http://clientconnection.worldbank.org). Des copies imprimées sont également disponibles sur demande. À partir du site « Client Connection », vous pouvez télécharger les Demandes, suivre en temps réel le statut du PPA et récupérer toute information pertinente de nature politique, financière, ou de passation de marché. Si vous ne l'avez pas encore fait, la Banque Mondiale recommande de vous enregistrer en tant qu'utilisateur du site « Client Connection » (http://clientconnection.worldbank.org.). À partir du site « Client Connection », vous pouvez télécharger les Demandes, suivre en temps réel le statut du PPA et récupérer toute information pertinente de nature politique, financière, ou de passation de marché. Pour tout renseignement concernant les renseignements fournis précédemment, veuillez contacter l'Agent Sénior des Finances sur LOA(aworldbank.org en utilisant les references ci- dessus. Veuillez agréer l'expression de mes sentiments meilleurs Ousmane Di ana Directeur Pays pour le Tcha Région d'Afrique Pièce-jointes 7 ;. Directives de la Banque Mondiale pour les Décaissement applicables aux Projets, en date du 1 Mai 2006 2. Formulaire pour les Signatures Autorisées 43. Termes et Conditions d'Utilisation des Dispositifs d'Identification Sécurisée - Tokens 4. Formulaire de Relevé de Dépenses 5. Formulaire de Paiement pour les Contrats Sujets à une Revue Préalable de la Banque Mondiale 6. Formulaire de Réconciliation du Compte Désigné et du Compte Bancaire de Fonctionnement en monnaie locale Préparé par Luis M. Schwarz, Agent Sénior de Finances Approuvé et mis en copie: - LEGAF - TTL Pièce-jointe 2 Ministère du Plan, de l'Economie et de la Coopération International N'Djamena République du Tchad [DATE] M. Ousmane Diagana Directeur Pays pour le Tchad La Banque Mondiale Adresse Re: République du Tchad : Projet d'Appui a la Reforme du Secteur de l'Education au Tchad Phase II (PARSET 2) No de l'Avance de Préparation de Projet: Q848 - CD Instructions additionnelles: décaissement Je me réfère à l'Accord d'Avance de Préparation de Projet Projet entre la République du Tchad [récipiendaire] et l'Association Internationale pour le Développement [Banque Mondiale] pour la préparation du projet susmentionné, en date du . Dans le cadre de la section 3.03 des conditions standard pour les avances effectuées par la Banque Mondiale sous son d'Avance de Préparation de Projet, tel que défini dans l'accord, toutes' personnes dont le spécimen authentifié de la signature apparait ci-dessous est autorisé au nom du Récipiendaire à signer des demandes de retrait sous ce Projet de Préparation d'Avance: [Nom], [Poste] Spécimen de signature: [Nom], [Poste] Spécimen de signature: [Nom], [Poste] Spécimen de signature: [Nom], [Poste] Spécimen de signature: Veuillez agréer l'expression de nos sentiments les meilleurs instruction au Récipiendaire lorsqu'il envoie cette lettre a la Banque Mondiale: Préciser si plus d'une personne doit signer la demande et combine ou quels sont les postes et si un seuil s'applique. Pièce-jointe 3 Termes et conditions d'utilisation des appareils d'identifications sécurisées en relation avec l'utilisation de moyens électronique pour envoyer des demandes et les documents y afférant 20 Janvier 2010 La Banque Mondiale2 fournira des appareils d'identifications sécurisé (Tokens) pour permettre à l'Emprunteur3 d'envoyer des demandes de retraits et demandes d'engagement spéciaux selon l'(les)accord(s) et les documents y afférant (des telles demandes et documents y afférant sont appelé dans ces termes et conditions d'utilisation « demandes ») a la Banque en utilisant la voie électronique, selon les termes et conditions d'utilisations spécifié ici. A. Indentification des Utilisateurs. 1. Il sera exigé de l'emprunteur, d'identifier dans une Lettre de Signataire Autorisé dûment envoyée et reçu par la banque, chaque personne qui sera autorisé à envoyer des demandes. La Banque fournira des Tokens à chaque personne identifiée dans l'ASL, tel que prévu ci-dessous. L'emprunteur devra immédiatement informer la Banque si un signataire n'est plus autoriser par l'emprunteur à agir en tant que signataire. 2. Chaque signataire doit s'enregistrer comme utilisateur sur le site Client Connection de la Banque (http://clientconnection.worldbank.or ) avant que les Tokens ne leur soient remis. L'enregistrement sur CC exige que le signataire établisse un mot de passe CC (mot de passe CC). L'utilisateur ne révélera son mot de passe CC a personne et ne gardera et n'enregistrera pas son mot de passe CC par écrit ou toute autre forme. Lors de l'enregistrement en tant qu'utilisateur du CC, il sera attribué au signataire un nom de compte d'identification unique. B. Distribution, initialisation et remise des Tokens 1. La Banque livrera physiquement un Token à chaque signataire selon une méthode déterminée et satisfaisante pour la Banque. 2. Au moment de la remise d'un Token à un signataire, le signataire recevra une copie de ses termes et conditions d'utilisations afin d'initialiser le Token. 3. La Banque vérifiera que le Token, le mot de passe temporaire et les termes et conditions d'utilisations ont été dûment remis à l'utilisateur du CC et reçus par celui-ci. 2 « Bank » inclut IBRD et IDA. 3 « Emprunteur » inclut l'emprunteur d'un prêt IBRD, un crédit IDA, ou une Avance de Préparation de Projet et le récipiendaire d'un don. 4. Des réceptions du Token et des termes et conditions d'utilisation, le signataire accèdera au CC, utilisant son nom de compte et son mot de passe CC, enregistrera son Token et établira un numéro d'identification personnel (NIP) pour être utilisé en relation avec l'utilisation du Token, après cela le Token sera initialisé pour être utilisé exclusivement par le signataire afin d'envoyer des demandes. Dès l'initialisation du Token, le signataire sera un « Utilisateur de Token ». La Banque gardera sa base de données un compte utilisateur (compte) pour chaque utilisateur de Token afin de gérer le Token de l'utilisateur. Ni l'emprunteur, ni l'utilisateur du Token n'auront accès à ce compte. 5. Avant la première utilisation du Token par l'utilisateur pour envoyer des demandes, l'emprunteur s'assurera que l'utilisateur du Token a reçu le matériel de formation fourni par la Banque sur l'utilisation du Token. 6. Les Token seront immédiatement remis à la Banque à la demande de celle-ci. C. Gestion des Tokens 1. Les Tokens demeurent la propriété de la Banque. 2. L'utilisation du Token est strictement limitée à être utiliser pour envoyer des demandes par l'utilisateur selon la méthode prescrite par la Banque dans l'(les)accord(s) et ces termes et conditions. Toute autre utilisation du Token est prohibée. 3. La Banque n'est pas tenue responsable ou de la mauvaise utilisation du Token par l'utilisateur, d'autres représentant de l'emprunteur ou une tierce personne. 4. L'emprunteur entreprend d'assurer, représenter et garantir (une telle représentation et garantie dépend expressément de la livraison d'un Token pour chaque utilisateur par la Banque) que chaque utilisateur de Token a reçu, comprend et respectera ces termes et conditions d'utilisation, y compris mais ne se limitant pas à ce qui suit: Sécurité 4.1 L'utilisateur du Token ne révélera son NIP a personne et ne le gardera et ne l'enregistrera pas sous forme écrite ou toute autre forme. 4.2 L'utilisateur du Token n'autorisera pas une autre personne à utiliser un Token pour envoyer une demande à la Banque. 4.3 L'utilisateur du Token se déconnectera toujours du CC lorsqu'il n'utilise pas le système. Manquer de se déconnecter peut ouvrir une voie dans le système qui n'est pas protégé. 4.4 Si l'utilisateur d'un Token pense qu'une tierce personne a appris son NIP, ou perdu son Token, il/elle devra immédiatement informer clientconnectioneworldbank.org. 4.5 L'emprunteur devra immédiatement informer la Banque sur clientconnectioneworldbank.org en cas de perte, vol ou Token compromis, et prendre les mesures qui s'ensuivent pour s'assurer qu'un tel Token est immediatement désactivé. Manipulation des Tokens 4.6 Les Tokens contiennent des instruments délicat et sophistiqués et doivent dans ce cas être manipule avec grand soin et ne doivent pas être immerge dans un liquide, exposé à des températures extrêmes, écrasée ou plié. Les Tokens doivent être maintenu à plus de (cinq) 5 cm des appareils qui émettent des radiations électromagnétiques (EMR), tel que téléphonie mobile, phone-enabled PDAs, smart phones, et autres appareils similaires. Les Tokens doivent entre transportés et gardés séparément de tout appareil à radiation électromagnétique. A une distance très proche (moins de 5 cm) ces appareils peuvent produire un taux élevé de radiation électromagnétique qui peut créer une interférence dans le bon fonctionnement des équipements électroniques ainsi que du Token. 4.7 Sans s'écarter des ces termes et conditions d'utilisation, d'autres instructions techniques sur la bonne utilisation et la manipulation des Token est disponible sur http://www.rsa.com 5. Remplacement 5.1 Les Tokens perdu, endommages ou compromis (dans les termes 4.5 ci-dessus) seront remplacer a la charge de l'emprunteur. 5.2 La Banque se réserve le droit, a sa seul discrétion, de ne pas remplacer un Token dans le cas de mauvaise utilisation, ou de ne pas réactiver le Compte d'un utilisateur de Token. 6. Réserve de droit de désactiver un Token 6.1 L'emprunteur se réserve le droit de révoquer l'autorisation d'un utilisateur de Token d'utiliser un Token quel que soit la raison. 6.2 La Banque se réserve le droit, à sa seule discrétion, de désactiver un Token temporairement ou de manière permanente, de désactiver le Compte d'un Utilisateur de Token ou les deux à la fois.