REPUBLIQUE DU CONGO ---------------------- MINISTERE DE L’AMENAGEMENT, DE L’EQUIPEMENT DU TERRITOIRE, DES GRANDS TRAVAUX -------------------------------- DELEGATION GENERALE AUX GRANDS TRAVAUX -------------------------------------------- PROJET DE DEVELOPPMENT URBAIN ET DE RESTRUCTURATION DES QUARTIERS PRECAIRES (DurQUAP) ----------------------------------------------------------------------- AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER LETTRE DE CONTROLE INTERNE ----------------------------- EXERCICE ALLANT DU 01er AVRIL 2017 AU 31 DECEMBRE 2018 ---------------------------- VERSION DEFINITIVE JUIN 2019 Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) SOMMAIRE I- RAPPORT D’OPINION DE L’AUDITEUR SUR LE CONTROLE INTERNE........................... 3 II- TRAVAUX EFFECTUES ......................................................................................................... 6 III- CONSTATS ET RECOMMANDATIONS AU TITRE DE LA PERIODE AUDITEE................... 9 3.1. RETARD ACCUSE DANS LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET .......................................... 10 3.2- FAIBLES TAUX DE DECAISSEMENT............................................................................... 12 3.3- NON OBTENTION DE L’AVIS DE NON OBJECTION DE LA BANQUE SUR LE PLAN DE TRAVAIL ET BUDGET ANNUEL (PTBA) ................................................................................. 13 3.4- NON-RESPECT DE LA FREQUENCE DE TENUE DU COMITE DE PILOTAGE ............... 14 3.5- MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES COMPTABLES ET FINANCIERES NON ENCORE VALIDE PAR LE COMITE DE PILOTAGE ET LA BANQUE ............................ 14 3.6- LE PERSONNEL FIDUCIAIRE N’A PAS BENEFICIE DE FORMATION CONFORMEMENT AU PAD .................................................................................................................................... 15 3.7- ABSENCE DE DISPOSITIF INFORMATISE DE SUIVI-EVALUATION DES INDICATEURS DU PROJET (LOGICIEL DE SUIVI EVALUATION) .................................................................. 16 3.8- LENTEUR DANS LE PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES ............................ 17 3.9- INSUFFISANCE DANS LE PROCESSUS DE PASSATION DE MARCHE ....................... 19 3.10- INSUFFISANCE DANS LA PRODUCTION DES ETATS DE SYNTHESE ....................... 20 3.11- GESTION DES ENCAISSES............................................................................................ 21 3.12- ABSENCE DE CERTAINES MENTIONS OBLIGATOIRES SUR LES FACTURES PRODUITES PAR LES FOURNISSEURS ................................................................................ 23 3.13- ORDRE DE MISSION NON VISE A L’ARRIVEE ET AU RETOUR ................................... 24 3.14- INSUFFISANCE DANS LA JUSTIFICATION DES ACTIVITES ....................................... 25 2 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) I- RAPPORT D’OPINION DE L’AUDITEUR SUR LE CONTROLE INTERNE 3 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) Immeuble TAMBADOU, 5ème Etage, sise N°2 Avenue de la base au croisement avec le Boulevard Denis SASSOU N’GUESSO, Batignolles Tel : (+242) 06 956 86 64 / 05 386 35 32/06 667 22 29 E-mail :cepdurquapdggt@gmail.com / batoung123@gmail.com Brazzaville - République du Congo Date : 20 Juin 2019 Objet : Lettre sur le contrôle interne Exercice : 1er avril 2017 au 31 décembre 2018 Mesdames et Messieurs, Dans le cadre de la mission d’audit des comptes du Projet de Développement et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP)) au titre de la période allant du 1er Avril 2017 au 31 décembre 2018 qui nous a été confiée par contrat de consultant pour prestation de service, nous avons procédé à l’évaluation du système de contrôle interne en vigueur à un degré jugé nécessaire. L’objectif de cette évaluation est de déterminer la nature, le déroulement et l’étendue des procédures de révision nécessaires à l’expression d’une opinion sur le Projet de Développement et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP). Nos travaux sont par conséquent, plus limités qu’une étude qui aurait pour objectif d’exprimer une opinion sur le système de contrôle interne pris dans son ensemble. L’Unité de Coordination du Projet est responsable de l’établissement et du maintien d’un système de contrôle interne adéquat. Dans cette perspective, elle doit estimer et juger les résultats attendus de l’organisation mise en place par rapport à son coût. Les objectifs d’un système de contrôle interne sont de donner au Projet de Développement et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP), une assurance raisonnable mais non absolue que les actifs sont protégés contre toute utilisation non autorisée ou frauduleuse, et que les opérations sont exécutées conformément à ses instructions et comptabilisées correctement pour principes comptables généralement admis. Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Cependant, à cause des limites inhérentes à tout système de contrôle interne, des déviations résultantes d’une mauvaise compréhension des instructions, d’erreurs, de négligence ou d’autres facteurs humains, peuvent se produire et passer inaperçus. Nous avons procédé à l’étude et à l’évaluation du système de contrôle interne dans le seul but de déterminer la nature et l’étendue de nos procédés de révision, afin d’être en mesure d’exprimer une opinion sur la situation financière du Projet. Aussi, nos recommandations n’incluent pas toutes les améliorations possibles qu’une étude destinée uniquement au renforcement des procédures pourrait faire apparaître, mais seulement des lacunes identifiées et pour lesquelles des progrès paraissent primordiaux. Le présent rapport a été rédigé dans un esprit constructif et ne vise aucun membre de l’Unité de Coordination du Projet (UCP) auquel nous adressons nos sincères remerciements pour l’aide qui nous a été apportée au cours de la mission Nous restons à votre disposition pour toute précision que vous jugerez utile, et vous prions d’agréer, Mesdames et Messieurs, l’expression de notre considération distinguée. POUR AFRIQUE AUDIT ET CONSEIL SARL Le Gérant Associé Souleymane ALMOUNER Expert-Comptable Diplômé Commissaire aux comptes Inscrit au Tableau de l’Ordre du Mali 5 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) II- TRAVAUX EFFECTUES 6 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Lors de notre audit nous avons réalisé les travaux suivants :  Mise en place de notre dossier permanent et revue des documents en cours sur le Projet :  l’Accord de financement et ses éventuels avenants;  la lettre de décaissement ;  le document d’évaluation du Projet ;  les PTBA (2017 et 2018) approuvés par la Banque Mondiale et leur exécution aux 31 décembres 2017 et 2018 ;  l’aide-mémoire de la mission d’appui à la mise en œuvre du Projet effectué du 19 au 25 février 2018 (Brazzaville et Pointe Noire);  l’aide-mémoire de la mission d’appui à la mise en œuvre du Projet effectué du 25 septembre au 03 Octobre 2018 (Brazzaville et Pointe Noire);  les rapports de l’Auditeur interne au titre des exercices 2017 et 2018 ;  le compte rendu de la session du Comité de Pilotage tenu le 11 Avril suivant la lettre N°016-18/MPSIR-cab DU 03 Avril 2018 de Madame la Ministre du Plan, de la Statistique et de l’Intégration Régionale (MPSIR) ;  le manuel de procédures administratives, comptables et financières à jour du Projet ;  les plans de passation de marchés des exercices 2017 et 2018 approuvés par la Banque Mondiale ;  les rapports d’exécution des plans de passation de marchés aux 31 décembres 2017 et 2018 ;  les dossiers d’appels d’offres lancés au cours des exercices 2017 et 2018 et les ANO de la Banque Mondiale (depuis le lancement de la procédure jusqu’à la signature des contrats);  la liste du personnel contractuel et des consultants du Projet et leur dossier ;  les états financiers soumis à l’Audit ;  Les rapports d’activités du Projet. 7 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC)  Examiner, à travers les entretiens que nous avons eu avec l’Unité de Coordination du Projet de (DURQuaP), si les procédures ont été effectivement appliquées sur la période allant du 1er Avril 2017au 31 décembre 2018 ;  Vérifier que les ressources du Prêt ont été employées conformément aux dispositions de l’Accord de Crédit, dans un souci d’économie et d’efficiente, et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ;  S’assurer que les biens et services financés ont fait l’objet de passation de marchés conformément aux dispositions de l’Accord de Crédit ;  S’assurer que l’utilisation du Compte Désigné BIRD et celle du Compte de Contrepartie Nationale, ont été faites conformément aux dispositions de l’Accord de Crédit ;  S’assurer que les dépenses effectuées durant la période auditée sont admissibles et éligibles au regard de l’Accord de Crédit et du rapport d’évaluation du Projet ;  Vérifier que les lignes budgétaires ne sont pas dépassées. Si elles le sont, vérifier que les dépassements respectent les marges conventionnelles. Les résultats de nos travaux sont présentés dans les paragraphes suivants : 8 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) III- CONSTATS ET RECOMMANDATIONS AU TITRE DE LA PERIODE AUDITEE 9 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets possibles Recommandations Commentaires Chronogramme de relative du Projet mise en œuvre 3.1. Retard accusé dans la mise en œuvre du projet L’Accord de prêt entre la BIRD et la République Elevée Toutes les activités La mission Le projet n’a pas Immédiatement du Congo a été conclu le 07 Décembre 2016. prévues initialement recommande aux bénéficié d’un Une demande d’amendement des dispositions du ne pourront pas parties prenantes au PPF et que le financement relatif au Projet DURQuap a été Projet, notamment la personnel clé être mise en œuvre Banque, le d’exécution du adressée au Gouverneur de la Banque mondiale sur la durée du Gouvernement projet a été pour la République du Congo par le Ministre du projet. En Congolais et la recruté avec un Plan, de la Statistique et de l’Intégration conséquence, les Cellule d’Exécution certain retard. Régionale en date du 15 Septembre 2017. objectifs peuvent ne du Projet, d’accélérer Sans compter le Le 06 Novembre 2017 la Banque accepte pas être atteints au la mise en œuvre des temps pris par la l’amendement de l’Accord de Prêt suivant terme du Projet. activités du projet restructuration du DURQuaP. projet. « Amendement N°1 to the Loan Agreement ». La cérémonie officielle de lancement a eu lieu le 17 Avril 2017 soit 04 mois après la signature de l’Accord du Prêt. 10 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets possibles Recommandations Commentaires Chronogramme de relative du Projet mise en œuvre Les premiers fonds ont été reçus le 29 Janvier 2018 soit plus d’une année après la conclusion de l’accord de prêt entre les deux parties. Ce retard accusé dans le lancement du projet et la mise à disposition tardive du premier fonds ont affectés négativement la mise en œuvre des activités du Projet au cours de la période sous revue. 11 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets possibles Recommandations Commentaires du Projet Chronogramme de relative mise en œuvre 3.2- Faibles taux de décaissement Elevée Impacts négatifs Au risque de perdre les Le projet n’a pas bénéficié Immédiatement sur les ressources, il est urgent d’un PPF et que le personnel Sur une subvention d’un montant performances du d’analyser en profondeur clé d’exécution du projet a été recruté avec un certain total 80 000 000 USD soit 48 160 Projet ; les causes internes et retard. 000 000 FCFA, du projet qui externes de ces faibles Sans compter le temps pris s’étend sur Cinq (05) années (du 06 Risque de non taux de décaissement et par la restructuration du Décembre 2016 au 31 Mai 2021), atteinte des de prendre les projet. seulement un montant de 1 832 objectifs du Projet ; dispositions pour relever Dans cette perspective, le 194 341 FCFA a été décaissé au 31 lesdits Taux sur les projet DURQuaP et la décembre 2018, soit un taux de Risques de perdre années restant à venir. Banque Mondiale ont mis en décaissement global de 03,80% le crédit BIRD place un nouveau plan de après Vingt Cinq (25) mois et à décaissement basé sur un Vingt-neuf mois (29) mois de la PPSD établi en octobre 2018 clôture du projet. et ce nouveau plan de décaissement sera évalué juillet 2019. 12 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets possibles Recommandations Commentaires du Projet Chronogramme de relative mise en œuvre 3.3- Non obtention de l’avis de non Elevée Risque de non Nous recommandons Le projet DURQuaP et la Immédiatement objection de la Banque sur le Plan de atteinte des au projet et à la Banque Mondiale travail et Budget Annuel (PTBA) objectifs ; banque de prendre les travaillent sur la base d’un Conformément au manuel de dispositions plan de travail et budget procédures administratives, budgétaires, Risque nécessaires en vue du annuel dont les deux financiers et comptables à son point III- d’inéligibilité des respect des délais de parties se sont accordés 1 « Généralité sur l’élaboration du dépenses. production et d’une part et d’autre part PTBA » le PTBA doit être approuver d’approbation du chaque activité exécutée avant le 15 Novembre par le comité de PTBA. par le projet DURQuaP soit pilotage et approuver par la banque à un avis de non objection avant le 30 Novembre. de la Banque Mondiale, L’audit a relevé que le PTBA 2018 soit l’activité est inscrite produit par le projet a été approuvé par dans le plan de passation le comité de pilotage le 11 Avril 2018 des marchés approuvée soit plus de cinq (5) mois après le délai par la Banque Mondiale. requis. Toutefois, le projet Cependant, nous n’avons pas eu reconnais de ne pas avoir communication de l’avis de non un avis de non objection objection de la banque sur le PTBA. formelle du PTBA 2018. 13 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets Recommandations Commentaires du Chronogramme de relative possibles Projet mise en œuvre 3.4- Non-respect de la fréquence de tenue du comité de pilotage Conformément aux dispositions de la partie II.2.1 Non atteinte La mission recommande Nous prenons acte Immédiatement Elevée du manuel de procédures du Projet dispose que des objectifs de respecter la et prenons les « le comité de pilotage se réunit deux fois par an et fréquence de tenue du dispositions pour autant de fois que nécessaire ». comité de pilotage les années à venir. La mission a constaté que les réunions du comité conformément aux de pilotage n’ont pas été tenues conformément aux dispositions du dispositions institutionnelles et modalités document d’évaluation d’exécution du document d’évaluation du projet. du projet. 3.5- Manuel de procédures administratives comptables et financières non encore validé par le comité de pilotage et la Banque Non La mission recommande Le projet prend acte Immédiatement Très élevée application l’UCP du projet de la Le projet dispose d’un manuel de procédures des d’organiser un atelier du recommandation. administratives, comptables et financières. procédures. partage et de validation Cependant, ledit manuel n’a pas reçu la validation du Manuel de procédure du comité de pilotage du Projet et l’approbation de et de recueillir l’ANO du la Banque mondiale à la date de notre intervention. Bailleur cette validation doit être matérialisé par un acte écrit. 14 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets Recommandations Commentaires du Chronogramme de relative possibles Projet mise en œuvre 3.6- Le personnel fiduciaire n’a pas bénéficié de formation conformément au PAD Conformément au rapport d’évaluation du Projet qui stipule « au plus tard trois (3) mois après Elevée Risque de La mission recommande Le projet prend acte, Immédiatement la date d’entrée en vigueur, l’emprunteur installe, mauvaise à l’Unité de coordination cependant en 2019, au profit de l’unité de gestion du projet un logiciel performance du projet de prendre les le plan de formation comptable, d’une manière jugée satisfaisante par la du projet DURQuaP du personnel. dispositions idoines afin BIRD, et forme le Personnel fiduciaire à l’utilisation a été élaboré et que la formation du transmis à la Banque de ce logiciel. En outre l’Emprunteur dispense une personnel puisse être formation à deux agents de l’UCP en matière de Mondiale pour avis Non-respect réalisée. de non objection Procédures de passation de marchés de la Banque dans les institutions spécialisées. des avant sa mise en Lors de nos contrôles, la mission a relevé que le dispositions œuvre. personnel judiciaire n’a pas bénéficié de formation. du PAD 15 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets possibles Recommandations Commentaires Chronogramme relative du Projet de mise en œuvre 3.7- Absence de dispositif informatisé de suivi-évaluation des indicateurs du Projet (Logiciel de suivi évaluation) En l’absence d’un La mission Le projet prend Immédiatement Le Projet ne dispose pas d’un système Elevée dispositif informatisé recommande à l’Unité bonne note de la informatisé de suivi-évaluation des indicateurs de suivi-évaluation, le de coordination du recommandation du Projet. suivi des activités du projet d’acquérir un Projet ne peut être logiciel pour un assuré. meilleur suivi des activités et des indicateurs du Projet. 16 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets Recommandations Commentaires du Chronogramme de relative possibles Projet mise en œuvre 3.8- Lenteur dans le processus de passation des marchés Très élevée Non mise en Nous recommandons Le processus de Immédiatement La revue du processus d’acquisition des marchés œuvre du recrutement a été lancé au projet d’analyser conclus relève un délai de traitement et de plan annuel en 2017 et le contrat a en profondeur les conclusion des contrats relativement long. été conclu en 2018. de passation causes internes et Cela s’explique que le A titre d’illustration : des marchés ; externes et de spécialiste en passation prendre les des marchés a été  Contrat N°CG-30-SC-QC-2018 relatif à Faible dispositions pour recruté en mai 2018 l’Etude la Notice d'Impact Environnemental d’une part et d’autre part décaissement réduire la durée du et Social (NIES) pour la Construction des le contrat a été signé des traitement des Ouvrages Antiérosifs dans le cadre de la dans la période de ressources du dossiers. Restructuration des Quartiers Précaires à validité des offres car le Prêt. projet DURQuaP avait Brazzaville pour un montant de 47 761 806 FCFA/TTC : la date de publication de l’avis sollicité une prorogation de la date de validité à manifestation d’intérêt (15 Août 2017) et compte tenu du retard la date de la signature du contrat accumulé dans la (31/08/2018) soit 12 mois et 16 jours ; signature dudit contrat. Toutefois, DURQuaP prends acte de cette mauvaise pratique. 17 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets Recommandations Commentaires du Projet Chronogramme de relative possibles mise en œuvre  Contrat N°CG-23-SC-QC-2018 relatif au Le processus de recrutement d’un cabinet pour réaliser la recrutement a été lancé Notice d'Impact Environnemental et Social en 2017 et le contrat a été conclu en 2018. (NIES) de la Construction des Voiries Cela s’explique par le fait Urbaines par Pavage des villes de que le spécialiste en Brazzaville et Pointe-Noire dans le cadre de passation des marchés a la Restructuration des Quartiers Précaires été recruté en mai 2018 de Brazzaville et de Pointe-Noire en d’une part et d’autre part République Du Congo pour un montant de le contrat a été signé 89 033 000 FCFA TTC : la date de dans la période de validité des offres car le publication de l’avis à manifestation projet DURQuaP avait d’intérêt (06 Novembre 2017) et la date de sollicité une prorogation la signature du contrat (02 Août 2018) soit de la date de validité 08mois et 26 jours. compte tenu du retard accumulé dans la signature dudit contrat. Toutefois, DURQuaP prends acte de cette mauvaise pratique. 18 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets Recommandatio Commentaires du Projet Chronogramme de relative possibles ns mise en œuvre 3.9- Insuffisance dans le processus de passation de Très élevée Remise en La mission Oui, il n’existe pas une Immédiatement marché cause du recommande au charte d’éthique. Conforment au disposition du manuel d’exécution et principe de la projet de veiller au Toutefois, la Banque Mondiale en 2019 avait de procédure d’administratives, financières et transparence strict respect des formulé une comptables « partie 4 Procédure de Passation des du processus procédures de recommandation, celle Marchés » de la passations éditées d’élaborer une charte passation du dans le manuel. d’éthique du projet et La mission a relevé les insuffisances ci-après : marché ; DURQuaP s’attèle à cela.  le défaut de la preuve de signature d’une L’attribution de certains charte d’éthique par les membres de la marchés sont publiés, commission d’ouverture des plis et toutefois le DURQuaP d’évaluation des offres ; prend acte pour le faire  le défaut de publication de l’attribution du pour tous les marchés. marché. Sur l’incohérence entre  Incohérence entre le PV de réception de la les PV, le projet manifestation d’intérêt (9 plis à la date et heure DURQuaP va s’atteler de de dépôt) et autre PV (8 plis à la même date) mettre en œuvre le relatif au contrat N° CG-019-SC- contrôle qualité des CI/DURQuaP/2018/BIRD 8588. documents. 19 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets possibles Recommandations Commentaires du Chronogramme de relative Projet mise en œuvre 3.10- Insuffisance dans la Production des Etats de Synthèse Elevée Le système actuel de La mission recommande Le projet prend Immédiatement production de l’acquisition d’un bonne note de la Le Projet doit disposer d’un outil permettant recommandation. l’information nouveau logiciel de la production d’informations financières et En 2019, la nouvelle financière et gestion comptable et comptables fiables. version du logiciel comptable n’est pas financière permettant la TOM2PRO a été Le Projet utilise le logiciel TOMPRO fiable et expose, en production des états de commandée et la (ancienne version) qui ne peut pas générer conséquence, le Synthèse fiables du formation des automatiquement les Etats de synthèse en fin Projet à des risques Projet et répondant aux utilisateurs d’année. de production exigences d’information programmée. Les tableaux des ressources et des emplois d’informations financière de la Banque ont été produits sur le tableur EXCEL à partir financières et des balances générées par les logiciels Cette comptables erronées organisation comptable ne permet pas de garantir de manière exhaustive et fiable l’enregistrement des opérations ainsi que la production d’états de synthèse. 20 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets Recommandations Commentaires du Chronogramme de relative possibles Projet mise en œuvre 3.11- Gestion des encaisses Les valeurs en caisse sont très sensibles et exposent Elevée Le Projet Nous recommandons Le projet prend acte Immédiatement l’entité à des risques. La maitrise de ces risques impose s’expose à au projet de veiller au de la des règles de gestion rigoureuse. Ces règles des risques respect de disposition recommandation concernent entre autres le niveau de paiement par de perte de du manuel procédures chèque, le montant maximum de l’encaisse, et le valeurs si les comptables et contrôle période des existants en caisse. Ces règles de dispositions Financiers. gestion sont définies par le manuel de procédures ne sont pas administratives, comptables et financières du projet. prises pour sécuriser les Lors de nos travaux de validation des soldes des valeurs en comptes caisses, nous avons relevé les insuffisances ci- caisse après : A- la non réalisation du contrôle inopiné de la caisse ; B- le non-respect de l’encaisse maximum soit 500 000 FCFA ; C- le non-respect du plafond des paiements par caisse 100 000 FCFA. tels que définis dans le manuel de procédures administratives, comptables et financières. 21 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets Recommandations Commentaires du Chronogramme de relative possibles Projet mise en œuvre A titre d’illustration : A- de l’encaisse maximum  approvisionnement de la caisse pour un montant de 500 000 FCFA, CH N°0000023, le solde disponible est de 555 620 FCFA à la date du 27/07/2018 ;  approvisionnement de la caisse pour un montant de 500 000 FCFA, CH N°0000039 le solde disponible est de 552 335 FCFA à la date du 08/08/2018. B- Plafond des paiements par caisse  Achat de diverses fournitures de bureau pour un montant de 126 150 FCFA en date du 05/02/2018 ;  Achat de diverses fournitures de bureau pour un montant de 109 850 FCFA en date du 03/02/2018. 22 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets Recommandations Commentaires du Chronogramme relative possibles Projet de mise en œuvre 3.12- Absence de certaines mentions obligatoires sur les factures produites par les fournisseurs La mission a relevé l’absence de mentions obligatoires Elevé Les dépenses La mission Le projet prend acte Immédiatement suivantes au niveau de certaines factures notamment : soutenues par recommande au projet de la  Les adresses, ces factures ne d’exiger aux recommandation  Le numéro NIU portant pas de fournisseurs et  Le montant hors taxe ; mention prestataires de  Le taux et le montant de la TVA ; obligatoire présenter des factures  Le montant toutes taxes comprises peuvent être avec toutes les qualifié de mentions obligatoires. A titre d’illustration : dépenses  facture N° 25/09/2018/BAT relative au forfait inéligibles et internet modem pour UCP pour un montant de demander en 455 000 FCFA en date du 25/09/2018 ; remboursement  facture N°0055 relative paiement du frais de par le bailleur. vidange du véhicule 872 NK 4 pour un montant de 95 400 FCFA en date du 16/11/2018 ;  facture N°17/09/2018/HQ relative au paiement du frais de téléphone des consultants UCP Septembre 2018 pour un montant de 390 000 FCFA. 23 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets Recommandations Commentaires du Chronogramme de relative possibles Projet mise en œuvre 3.13- Ordre de mission non visé à l’arrivée et au retour Les ordres de mission matérialisent l’exécution effective Elevée  Aucune Nous recommandons Le projet prend acte Immédiatement d’une mission. Au cours de nos vérifications, nous assurance au projet de viser les de la recommandation avons relevé que certains ordres de missions n’ont pas quant à ordres de mission à été visés comme l’exige le manuel de procédures. l’effectivité l’arrivée et au retour. A titre d’illustration : des  Ordre de mission N°278/MAETGT/DGGT-CT- missions ; CEP-DURQuaP Brazzaville-Pointe Noire- Brazzaville relative à la validation d’APS des  Inéligibilité études techniques pour le pavage des voiries et des construction des ouvrages de drainages et dépenses connexes de Pointe Noire pour un montant de liées aux 908 000 FCFA en date du 21/07/2018 ; missions  Ordre de mission N°279/MAETGT/DGGT-CT- CEP-DURQuaP Brazzaville-Pointe Noire- Brazzaville relative à la validation d’APS des études techniques pour le pavage des voiries et construction des ouvrages de drainages et connexes de Pointe Noire pour un montant de 908 000 FCFA en date du 21/07/2018. 24 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive Société d’Audit, de Conseil et d’Expertise Comptable, Afrique Audit & Conseil (AAC) Constats et faiblesses relevés Importance Effets Recommandations Commentaires du Chronogramme de relative possibles Projet mise en œuvre 3.14- Insuffisance dans la justification des activités Lors de nos travaux la mission a relevé des Elevé Risque de La mission recommande Les équipes Immédiatement faiblesses ci-après : paiement au projet de : composant certaines fictif.  faire émarger la missions à Pointe-  Absence d’émargements des Bénéficiaires sur fiche de per diem Noire et conduisant certaine fiche de paiement de per diem ; par tous les au décaissement des  Non précision des dates de signatures sur l’état bénéficiaires ; montants élevés, ne de paiement des transports au communauté  préciser les dates de sont pas plus collation ; signature sur les accompagnées d’un  Justificatifs de certaines pièces inférieures au états de paiement ; financier. montant de la dépense.  justifier les dépenses à hauteur des paiements. 25 Projet de Développement Urbain et de Restructuration des Quartiers Précaires (DURQuaP) ---------------------------------------- Lettre sur le contrôle interne au titre de la période allant du 01er avril 2017 au 31 décembre 2018 Version Définitive