Page 1 of 25 AUTORITE DU BASSIN DE LA VOLTA (ABV) MISSION D’APPUI AU PROJET DE MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME D’ACTION STRATEGIQUE DE L’ABV (VSIP) ATELIER DE CONSULTATION SUR LE RAPPORT INTERMEDIAIRE DE L’EVALUATION INSTITUTIONNELLE INDEPENDANTE DE l’ABV Ouagadougou, Burkina Faso, 2-9 novembre 2016 AIDE-MÉMOIRE A. INTRODUCTION 1. Une mission de la Banque mondiale a séjourné à Ouagadougou, Burkina Faso, du 2 au 9 novembre 2016 pour appuyer la mise en œuvre du Projet de mise en œuvre du Plan d’Action Stratégique de l’Autorité du Bassin de la Volta (VSIP), et participer à l’atelier de consultation sur le rapport intermédiaire de l’étude d’évaluation institutionnelle indépendante de l’ABV. 2. La mission1 tient à remercier le Directeur Exécutif de l’Autorité du Bassin de la Volta, Monsieur Charles Biney, et le Coordonnateur du projet VSIP, et leurs équipes, pour leur accueil et leur disponibilité, ainsi que les représentants des six Etats membres de l’ABV, points focaux nationaux et points focaux opérationnels du Fonds Mondial pour l’Environnement (FEM), et les représentants des partenaires de l’ABV pour leur participation active aux échanges sur le rapport d’évaluation institutionnelle de l’ABV (voir participants en annexe 1). 3. Le présent aide-mémoire fait le point sur les constats et recommandations de la mission, pour les différentes composantes et l’Unité de Coordination du Projet (Section B) et la gestion fiduciaire et le respect des sauvegardes environnementales (Section C). La Section D présente l’atelier de consultation qui s’est tenu les 3 et 4 novembre 2016 pour discuter du rapport intermédiaire de l’évaluation institutionnelle de l’ABV, tandis que la Section E évoque la prochaine tenue du second Sommet des Chefs d’Etat de l’ABV, en marge du Sommet de la CEDEAO, le 16 décembre prochain. La Section F synthétise les différentes actions à mettre en œuvre dans les prochaines semaines et mois à venir. 4. Dans le cadre de la Politique de la Banque mondiale en matière d'Accès à l'Information, en vigueur depuis le 1er juillet 2010, les autorités ont confirmé que l’Aide-Mémoire de la présente mission pourra être divulgué publiquement. B. STATUT DE LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET 5. Le projet a été approuvé le 21 mai 2015 et est entré en vigueur le 17 décembre 2015. L’atelier de lancement du projet s’est tenu à Accra en février 2016. La date actuelle de clôture du projet est fixée au 31 août 2019. Pour mémoire, le projet a pour objectif d’améliorer la 1 La mission était conduite par Véronique Verdeil, Spécialiste en Eau et Assainissement, co-chargée de projet, accompagnée par Mohamed El Hafedh Hendah, Spécialiste Senior en Passation des Marchés ; Ngor Sene, Spécialiste en Gestion Financière ; Leandre Yameogo, Spécialiste Senior en Sauvegardes Environnementales ; et Bintou Sobodogo, Assistante de Programmes. Page 2 of 25 capacité de l’ABV pour la gestion des ressources en eau transfrontalières. Il s’agit du premier projet appuyé par la Banque mondiale et exécuté par l’ABV (financement CIWA (Cooperation for International Water in Africa) et FEM pour 10,7 millions de dollars). 6. Dix mois après la mise en vigueur, la mise en œuvre du projet est modérément satisfaisante. A ce stade, l’atteinte des objectifs du projet n’est pas compromise. Toutefois, l’UCP et la direction exécutive (DE) de l’ABV doivent accélérer son exécution et utiliser stratégiquement les ressources du projet pour renforcer le rythme d’exécution et la capacité à passer et gérer les marchés, avec une attention accrue sur le respect des délais et la qualité des documents soumis à la Banque. Le taux de décaissement global est de 10% des fonds. B.1. Mise en œuvre du plan de travail et budget annuel 2016 (PTBA) 7. L’UCP a soumis au démarrage de la mission un rapport d’avancement du projet pour les trois premiers trimestres de 2016. Ce rapport fait le point sur la mise en œuvre des recommandations depuis le lancement du projet en février 2016 et sur l’état d’avancement des différentes composantes par rapport aux objectifs prévus dans le PTBA 2016 – lequel n’avait été approuvé qu’en mars 2016 pour cette première année d’exécution. Les activités principales ont été engagées, mais le projet accuse un certain retard, tant du fait des passations de marchés que des disponibilités et capacités de l’UCP évoquées plus bas dans cet aide-mémoire. Composante 1. Développement de la Charte de l’eau pour le Bassin de la Volta 8. Le développement de la Charte de l’eau pour le Bassin de la Volta revêt une importance capitale pour la consolidation de l’ABV. Ce texte juridique précisera en effet l’ensemble des règles, droits et obligations régissant la gestion commune des eaux du bassin, mandat central de l’ABV dont l’absence réduit pour l’instant sa capacité d’action et sa légitimité. Les termes de référence pour le développement de la Charte de l’eau pour le bassin de la Volta puis la demande de proposition avaient reçu la non-objection de la Banque respectivement en mars puis en mai 20162. Plusieurs échanges techniques ont eu lieu entre l’UCP et la Banque sur l’évaluation des propositions techniques soumise en septembre 2016. 9. La mission a permis de clarifier certains points clés du rapport d’évaluation et des principes associés à la sélection basée sur la qualité et le coût, visant à s’assurer que les scores attribués aux propositions reflètent les points forts et les points faibles de chaque dossier au regard des TDR et de la DP tout en garantissant la meilleure qualité possible. A l’issue de la mission, la Banque a donné son avis favorable au projet de rapport, puis sa non-objection sur le dossier après sa soumission sur la plateforme Procys. 10. L’UCP procèdera à l’ouverture des plis financiers et invitera le consultant classé en premier à négocier dans les meilleurs délais, et en tout état de cause avant la date de fin de validité des offres le 29 décembre 2016. L’UCP transmettra à la Banque le rapport d’évaluation combiné, pour information, puis le PV de négociation et le projet de contrat, pour non- objection, d’ici le 23 décembre 2016. L’objectif est que le consultant retenu puisse commencer le travail au début 2017. Composante 2. Faciliter le dialogue, la communication et le suivi du projet 11. L’élaboration d’une stratégie et d’un plan de communication de l’ABV est un chantier majeur pour l’ABV et son rayonnement dans les six pays membres. Le recrutement 2 La durée prévue du contrat est de 24 mois et doit conduire à la validation de la Charte par le Conseil des Ministres. Des actions spécifiques de plaidoyer et de communication en vue de faciliter son approbation par les Chefs d’Etat et sa ratification par les parlements nationaux seront aussi entreprises dans le cadre du projet. Page 3 of 25 du consultant pour ce faire, initialement envisagé fin 2016, a été reporté courant 2017. En effet, il avait été convenu que l’étude diagnostique de la communication de l’ABV et la préparation des TDR pour l’élaboration de la stratégie et du plan de communication seraient incluses dans l’étude pour l’évaluation institutionnelle indépendante de l’ABV, financée par CIWA et contractualisée directement par la Banque mondiale. Suite à l’atelier de consultation du rapport intermédiaire de cette étude (voir section D.), le consultant BRLi va élaborer ces TDR. Un projet sera transmis pour discussion avec l’UCP d’ici fin décembre 2016, en vue de lancer au premier trimestre 2017 le recrutement du consultant pour cette mission. 12. Communication. En complément, l’UCP a appuyé la réalisation d’une campagne de sensibilisation et d’information des acteurs locaux sur l’ABV et le projet VSIP, qui inclut l’organisation d’émissions avec les radios locales dans les pays membres. L’UCP et le chargé de communication de l’ABV sont aussi en cours d’élaboration de supports de communication pour le grand public et la présentation de l’ABV et de ses activités dans la presse. Le diagnostic sur la communication interne et externe de l’ABV par BRLi permettra également d’affiner les besoins en formation en communication de l’UCP, de la DE et des points focaux/structures focales nationales et de recruter un consultant pour développer et mettre en œuvre des modules de formation sur ces volets. La Banque a proposé l’appui-conseil du spécialiste en communication basé au bureau de Ouagadougou pour guider ces activités. 13. Structures focales nationales. La gouvernance de l’ABV, institution régionale, inclut des organes décisionnaires, de tutelle et consultatifs représentant les Etats membres ainsi que des partenaires techniques et la société civile. Cependant, s’il existe des plateformes nationales dans certains pays, l’ABV manque de relais structurés actifs pour faciliter les nécessaires échanges techniques et le plaidoyer autour du mandat de l’ABV. Conformément aux besoins exprimés au lancement du projet, l’UCP a engagé le recrutement d’un consultant pour conduire une étude pour la mise en place des structures focales nationales (SFN)3 pour renforcer l’ABV dans son fonctionnement tant institutionnel que technique. Les TDR incluent à la fois les modalités de renforcement à court terme des points focaux nationaux et de leurs assistants (PF/A), y compris pour l’appui à la collecte et au paiement des contributions des Etats membres, et la structuration et l’opérationnalisation à moyen terme de structures focales impliquant les institutions et partenaires appropriés. Suite à l’avis à manifestation d’intérêt (AMI), l’UCP s’apprêtait à évaluer les offres reçues peu avant la mission. Elle transmettra pour avis technique à la Banque les résultats de l’évaluation. L’objectif est de commencer l’étude au plus tard en mars 2017. 14. Manuels du VSIP et de l’ABV. Un Manuel de mise en œuvre, incluant d’une part les modalités d’exécution du projet, d’autre part les procédures administratives, financières et comptables et de passation des marchés du projet VSIP a été élaboré et approuvé lors de la mise en œuvre du projet. Plusieurs aspects de ce Manuel doivent être révisés pour s’ajuster aux évolutions du projet (révision des seuils pour la passation des marchés, etc.) ou préciser des points, tels que les politiques et niveaux de prise en charge des participants aux formations et voyages dans le cadre du projet. Le Manuel VSIP constitue par ailleurs une base à adapter pour élaborer le Manuel des procédures de l’ABV. Ce chantier, en cours sous l’égide de la Direction Administrative et Financière (DAF), est bien avancé pour ce qui concerne la passation des marchés et les procédures financières, et la Banque pourra apporter son conseil dans la finalisation du document, qui sera soumis au Conseil des Ministres. 15. Il a par ailleurs été convenu de profiter de l’évaluation institutionnelle de l’ABV en 3 Cette étude vise à opérationnaliser de nombreuses recommandations antérieures (Evaluation du Plan Stratégique 2010-2014, Objectifs du Plan Stratégique 2015-2019, Conseil des Ministres 2014, étude sur le financement durable de l’ABV, etc) sur les enjeux stratégiques des relations dynamiques de l’ABV avec ses Etats membres, de son fonctionnement participatif et de son financement durable. Page 4 of 25 cours (voir section D.) pour appuyer l’ABV sur le volet des procédures de gestion des ressources humaines (recrutement, intégration, évaluation, formation). Un travail préliminaire a été engagé par la DAF sur les circuits de recrutement. Le consultant BRLi produira, en plus du rapport d’évaluation institutionnelle, des TDR pour consolider les procédures de ressources humaines. Un projet sera transmis pour discussion avec l’UCP d’ici fin début janvier 2017. Composante 3. Mise en œuvre des actions prioritaires du programme d’action stratégique 16. L’atelier de lancement du projet avait permis de rationaliser l’approche de la composante 3 en visant la réalisation d’un sous-projet, sur trois thématiques principales : reforestation dans le cas du Benin, Togo, Côte d’Ivoire, Ghana ; réhabilitation des berges au Burkina Faso, et appui à la petite irrigation au Mali. Chaque sous-projet vise une mise en œuvre participative d’aménagements visant à protéger ou restaurer les écosystèmes aquatiques et terrestres dégradés tout en générant des activités rémunératrices pour les populations locales et en assurant les modalités de leur gestion et de maintenance dans la durée. Ces sous-projets ont une vocation démonstratrice et pourront être par la suite développés à plus grande échelle dans le reste du bassin. Chaque sous-projet dispose d’une enveloppe de 1,1 million de dollars, y compris les études de faisabilité. 17. Etudes de faisabilité. Les termes de référence de cinq des six sous-projets (Benin, Togo, Côte d’Ivoire, Ghana, Mali) ont reçu la non-objection de la Banque entre avril et juin 2016. Le manque d’information sur les sous-projets, dont seule la localisation avait été identifiée pendant la préparation du projet, a nécessité la révision extensive de ces TDR pour préciser les contours et les objectifs des études de faisabilité. De plus, les AMI ont dû être relancés dans certains pays faute d’avoir suscité des réponses satisfaisantes, ce qui a ralenti la passation des marchés. Ces études incluent une phase de diagnostic participatif et une analyse détaillée des options de mise en œuvre et de gestion (APS et APD). Sur cette base, le consultant élaborera les documents de passation des marchés appropriés pour recruter les prestataires pour l’exécution des sous-projets et, les travaux qui leur seraient associés. 18. L’UCP en coordination avec les points focaux nationaux a réalisé en août 2016 une mission de sensibilisation des futurs bénéficiaires des sous-projets. Cette mission a permis de mieux apprécier les offres reçues suite aux AMI publiées pour les études de faisabilité. Une longue séance de travail pendant la mission de supervision a été consacrée d’une part aux aspects spécifiques de la passation des marchés pour ces études relevant de la méthode ‘qualification des consultants’, à l’évaluation des propositions techniques et financières et à la négociation, d’autre part à leur contenu technique et leur conformité aux TDR et aux objectifs de la mission. Les études étant prévues pour 4 mois, l’objectif est de lancer l’exécution des premiers sous-projets à partir de juin 2017. Le calendrier prévisionnel a été établi comme suit :  Bénin et Togo : renégociation avec le consultant et soumission d’un projet de contrat négocié d’ici début décembre 2016 ;  Mali : transmission du rapport d’évaluation pour avis technique de la Banque en vue de la négociation prévue le 8 décembre 2016 ;  Ghana et Côte d’Ivoire : évaluation des offres en décembre et négociations à fixer début janvier ;  Burkina Faso : les suggestions de la Banque pour l’amélioration des TDR seront transmises à l’issue de la mission. L’AMI sera prêt à être publié dès réception de ces suggestions. 19. Screening et suivi environnemental et social. Conformément aux Accords de financement, la mise en œuvre du projet et plus particulièrement des sous-projets doit se faire Page 5 of 25 en conformité avec les politiques de sauvegardes environnementales et sociales de la Banque mondiale. Les implications en termes de processus et de renforcement des capacités de l’UCP et des PF/A sont développées dans la section C.3. ci-dessous. 20. Suivi des études et de la mise en œuvre. Par ailleurs, afin de faciliter la mise en place des sous-projets, et en complément des véhicules financés par le projet et dont la livraison pour chaque pays/PF était attendue pendant la mission, le projet va acquérir des mobylettes pour les agents de suivi des sous-projets. Pour chaque sous-projet, l’UCP s’appuiera sur les points focaux nationaux et les points focaux du FEM dans les régions concernées, ainsi que sur les protocoles d’accord avec les autorités nationales et régionales et les parties prenantes locales définissant les modalités de leur implication pour le suivi des sous-projets et leur durabilité Les projets de protocole d’accord élaborés seront discutés localement et signés au lancement des études de faisabilité. 21. Un voyage d’étude au Bénin va être organisé courant décembre 2016 entre les représentants des sous-projets VSIP sur la reforestation et des projets de même nature mis en place dans d’autres projets hors ABV. L’objectif est d’échanger avec les bénéficiaires et comités de ces sous-projets sur les choix des aménagements, leurs modalités d’exécution et les modes de gestion et de participation existants. Cette visite sur site est capitale pour forger l’appropriation des sous-projets VSIP. Composante 4. Gestion du projet 22. La composante 4 finance certains coûts de fonctionnement du projet, ses audits financiers, la prise en charge de la responsable de la passation des marchés du projet et diverses acquisitions. La livraison des véhicules du projet ainsi que d’une partie du matériel informatique courant novembre 2016 va faciliter l’exécution et permettre d’atteindre le seuil de dépenses permettant de soumettre une demande de fonds. 23. Manuels. Bien que les manuels VSIP soient par nature liés à la gestion du projet, les dépenses qu’ils pourraient générer sont imputées sur la composante 2. Ce point a été traité ci- dessus. La mission rappelle toutefois la nécessité que l’UCP transmette à la Banque des propositions concrètes de révision, en complément de celles suggérées par la Banque. Un calendrier spécifique pourra être établi sur ce point. 24. Suivi-évaluation et reporting. Le système de suivi-évaluation de l’ABV dans son ensemble est toujours en cours de développement. L’UCP a élaboré, à travers le rapport trimestriel d’activités ou les tableaux de suivi mensuel des passations de marchés, des outils pour suivre toutes les activités du projet et sa performance. Ces éléments restent à consolider pour servir en premier lieu à l’UCP et renforcer son approche de la gestion de projet, tout en répondant aux exigences de la Banque. Ainsi, il avait été convenu au lancement du projet de réviser le cadre de résultats du projet établi dans le PAD pour qu’il reflète mieux les activités et résultats attendus. Un projet de cadre logique a été préparé et discuté pendant la mission. La Banque transmettra quelques commentaires, mais plusieurs indicateurs au niveau des sous- projets (ainsi que leur valeur à l’état de référence) ne pourront être finalisés qu’avec les études de faisabilité. Il est proposé de viser un projet de révision des indicateurs d’ici mai 2017. 25. Plan de formation. La mission a permis de discuter du plan de formation du projet, transmis en amont de la mission. Ce projet intègre quelques formations ayant déjà eu lieu dans les mois précédents, par exemple sur le droit international ou la gestion financière, qui a bénéficié au responsable de gestion financière et au comptable du projet en octobre 2016, ainsi qu’une liste de formations envisagées pour les membres de l’UCP ou de la DE. Ce plan, dans la situation actuelle du projet et de l’ABV, devra s’étaler au moins sur l’année 2017, car si le renforcement des capacités est essentiel, les activités de formation ne doivent pas entraver la bonne exécution du projet et la présence des personnels nécessaires pour faire avancer le Page 6 of 25 projet. Par souci de temps, de budget et d’équité, il est aussi recommandé d’établir des priorités sur les domaines qui contribuent le plus aux objectifs du projet et de veiller à comparer la qualité et le coût des formations listées, en particulier pour celles ayant lieu en dehors de la sous-région. Dans ce contexte, sont considérées comme prioritaires les formations pour la passation et la gestion des marchés, le suivi-évaluation, la gestion environnementale et sociale des projets, ainsi que celles se déroulant à Ouagadougou. 26. Par ailleurs, l’UCP devra veiller à inclure dans ce plan non seulement les formations individuelles, mais également les projets de formations de groupe, quand elles concernent toute la DE ou l’ensemble des PF/A. Certaines de ces formations de groupe pourraient avantageusement être organisées en faisant venir l’expertise nécessaire au plus près des bénéficiaires (plutôt que de demander aux bénéficiaires de se déplacer dans un centre de formation), ou s’inscrire dans les programmes de renforcement des capacit és qui sont organisés par le bureau de Ouagadougou ou d’autres bureaux régionaux de la Banque, soit sur demande, soit dans le cadre de cycles thématiques. Plusieurs actions sont ainsi proposées par le bureau de Ouagadougou pour le renforcement en passation des marchés et l’appui aux projets en matière de mise en œuvre des politiques de sauvegardes environnementales et sociales de la Banque. Pour certains thèmes, comme celui-là, il serait opportun de bien articuler les actions de groupe et les formations individuelles plus spécialisées. Pour rappel, l’UCP continuera de transmettre pour non-objection les TDR justifiant chacune des formations (bénéficiaires, objectifs, choix de la méthode/du lieu ou centre de formation). 27. Elaboration du PTBA 2017. L’UCP a transmis au cours de la mission un projet sommaire de Plan de travail et budget annuel pour l’année 2017. Ce projet doit être développé en s’appuyant sur les contributions des experts responsables de chaque composante du projet et des PF/A et sera soumis au Comité de Pilotage du projet pour approbation. L’expérience du PTBA 2016 a montré une planification parfois ambitieuse, mais les leçons de la première année d’exécution du projet devraient permettre un calibrage plus réaliste, tant sur les délais (sous-évalués) que sur la budgétisation des activités, plusieurs fois surévaluées. Le glissement ou le regroupement de certaines activités permettront de gagner en efficacité en 2017. La comparaison entre coûts prévus et réels pourrait, dans certains cas, permettre d’identifier des montants à attribuer pour des activités complémentaires ou pour le renforcement de la capacité d’exécution de l’UCP. Le PTBA 2017 est supposé recevoir la non-objection de la Banque avant la fin de l’année calendaire. B.2. Renforcement de l’Unité de Coordination du Projet (UCP) 28. Staffing. Conformément aux engagements pris lors de la préparation du projet, tous les membres de l’UCP à l’exception de la responsable de la passation des marchés, recrutée sur les fonds du projet, font partie du personnel permanent de l’AVB afin de mieux garantir la pérennité du renforcement des capacités apporté par le projet. Cette situation a toutefois limité la disponibilité des membres de l’UCP et contribué à une exécution plus lente que prévu dans les premiers mois du projet (voir ci-dessus). De plus, l’assistant du Directeur Exécutif de l’ABV et chargé du suivi-évaluation de l’ABV et du projet continue d’assurer la coordination de la composante 2 du projet dans l’attente du recrutement du chef de l’unité de la coordination avec les parties prenantes et les structures focales nationales qui devait remplir cette fonction. Ce recrutement a été validé par le Comité des Experts et soumis Conseil des Ministres de l’ABV de juin 2016, mais n’est pas encore finalisé faute de trésorerie suffisante4. 29. En effet, la situation financière de l’ABV est problématique et pourrait peser sur la capacité d’exécution du projet. Faute de ressources financières et humaines suffisantes, le taux 4 Quatre autres recrutements (chef de l’unité coopération internationale et communication, chef de l’unité pêches et aquaculture, économiste et contrôleur financier) sont dans la même situation. Page 7 of 25 d’exécution des activités de l’ABV est relativement faible. Le retard de paiement des cotisations dues par certains Etats, prévues pour assurer le fonctionnement de l’institution régionale, fragilisent la trésorerie et la planification budgétaire. Une étude récente de la DAF a montré que même dans l’hypothèse d’un paiement intégral des cotisations à leur niveau actuel et du règlement des arriérés, l’ABV resterait structurellement déficitaire. Pour faire face à la croissance de ses activités et la nécessaire augmentation de son personnel – et, en l’occurrence, à la bonne exécution du projet VSIP – la DE de l’ABV a soumis au Conseil des Ministres une requête pour augmenter drastiquement le niveau des cotisations. 30. Recrutement du comptable du projet. Dans ce contexte, la mission a approuvé en principe la requête de prendre en charge, sur les fonds du projet, le financement du poste de comptable du projet, jusqu’alors financé par l’ABV, pour renforcer la capacité en gestion financière et accompagner le chef de l’Unité Comptabilité et Finances, actuel responsable de la gestion financière du projet. Les modalités de ce recrutement sous la forme d’un consultant individuel ont été évaluées (inscription de l’activité au plan de passation des marchés, confirmation des compétences du comptable en place, justification d’une entente directe, projet de contrat) et sa finalisation avant fin décembre 2016 est une priorité. 31. Renouvellement du contrat de la responsable de passation des marchés. La Banque a été avisée au cours de la mission du retard, problématique, dans la procédure d’évaluation et de renouvellement du contrat de la responsable de passation des marchés du projet. La régularisation de cette situation est impérative et urgente pour ne pas affecter les activités en cours. A l’issue de la mission, l’UCP a soumis une demande formelle en ce sens. 32. Autres appuis. La mission a également encouragé l’UCP et la DE à réfléchir à d’autres appuis et compétences que le projet pourrait apporter pour faciliter la bonne exécution du projet, en particulier en termes de gestion de projet, de suivi-évaluation ou de suivi environnemental et social. C. GESTION FIDUCIAIRE ET SAUVEGARDES C.1. Passation de marchés 33. A l’issue de la mission, la performance du projet en passation de marchés est considérée comme modérément satisfaisante. Malgré les avancées enregistrées dans l’exécution de certaines activités comme l’acquisition des outils et équipements pour le fonctionnement de l’UCP (véhicules, ordinateurs, etc.), les contrats liés aux principales activités du projet sont toujours en passation. Voir en Annexe 2 la synthèse de la revue. 34. Le plan de passation des marchés (PPM) a été discuté et mis à jour au cours de la mission. Il a reçu la non-objection de la Banque à l’issue de la mission sous réserve de l’envoi de la version finale à la Banque, incluant en particulier l’ajout d’une ligne concernant le recrutement du comptable du projet (services de consultant financés sur fonds du projet). Le PPM sera révisé avec l’élaboration du PTBA 2017. Voir en Annexe 3 le PPM approuvé. 35. Risques. Eu égard aux marchés en cours de passation et à venir, dont les montants sont relativement bas, il a été décidé de modifier le niveau de risque pour la passation des marchés, qui a été abaissé de ‘élevé’ à ‘substantiel’. Les seuils de revue ont été ajustés en conséquence dans le nouveau PPM approuvé. Toutefois, du fait de capacités qui restent à améliorer, certains marchés qui sont sous le seuil de revue par la Banque feront l’objection de revues techniques, afin que le projet soit en permanence accompagné sur les activités critiques du projet. 36. Suivi mensuel. L’UCP est également invitée à tenir à jour un état mensuel de la passation des marchés selon le format proposé par l’équipe de passation des marchés du bureau Page 8 of 25 de Ouagadougou à tous les projets financés par la Banque. Cet état mensuel vise à suivre de façon rapprochée d’une part les marchés en cours de passation, d’autre part ceux qui sont en cours d’exécution, afin d’identifier rapidement les écarts, délais ou problèmes spécifiques. Il devra être transmis au plus tard au dernier jour de chaque mois. Pour la coordination du projet, cet outil de pilotage doit servir à synthétiser l’information et à solliciter les appuis nécessaires dans des délais rapides. Pour la Banque, tant à Ouagadougou qu’à Washington, cet outil permet de faciliter le suivi et les éventuelles actions à entreprendre. 37. Renforcement des capacités. La mission a permis de réviser, avec les membres du projet, plusieurs principes de passation des marchés, et d’approfondir les règles relatives aux méthodes de sélection utilisées dans le projet, en particulier celle basée sur la qualité et le coût et celle basée sur la qualification des consultants, qui requièrent des modalités d’évaluation et de relations avec les consultants sensiblement différentes. L’UCP est invitée à participer aux sessions de formation ou renforcement des capacités proposées par le bureau de Ouagadougou. Ces sessions sont utiles pour la responsable de passation des marchés ou le coordonnateur (formation sur la nouvelle plateforme de suivi de la passation, STEP, qui sera applicable pour tous les contrats quels que soient les seuils à partir de janvier 2017) ainsi que pour les autres membres de l’UCP, car la bonne exécution des différentes activités dépend aussi de la qualité des termes de référence, des décisions à prendre sur les méthodes de passation des marchés et de l’évaluation adéquate des offres. L’UCP pourrait aussi recenser les besoins des PF/A, et qui pourraient être orientés sur les sessions organisées dans d’autres bureaux régionaux. 38. Gestion des contrats. Le renouvellement du contrat de la responsable de passation des marchés (voir ci-dessus) est urgent et aurait dû faire l’objet d’une requête à la Banque avant l’expiration du contrat. L’UCP veillera par la suite, comme pour tous les contrats signés, à respecter les clauses de renouvellement ou d’échéance, dans le dialogue avec le consultant, qu’il soit individuel (y compris personnel affecté au projet) ou firme. La mission recommande que la SPM suive une formation sur le suivi et la gestion des contrats pour assurer un bon suivi des contrats en exécution. C.2. Gestion financière 39. A l’issue de la mission, la performance du projet en gestion financière est considérée comme satisfaisante. Ainsi, l’UCP a communiqué régulièrement à la Banque des rapports financiers intérimaires de qualité satisfaisante, a recruté une firme pour l’audit des états financiers du projet et a soumis régulièrement des demandes de remboursement de fonds. Le recrutement par le projet du comptable en place, qui vient de bénéficier avec le responsable de gestion financière d’une formation spécialisée, est urgent pour maintenir cette performance (voir ci-dessus). 40. Exécution budgétaire 2016 et planification 2017. La mission a toutefois noté que le taux d’exécution du budget 2016, au 30 septembre 2016, est de l’ordre de 7 % (sur un budget prévisionnel de 2,13 millions de dollars), qui reflète mal le nombre d’activités initiées. La mission recommande à l’ABV de préparer le plan de travail et le budget 2017 en se basant sur l’expérience de l’exécution du plan de travail 2016 et en retenant des hypothèses réalistes de passation et d’exécution des marchés. Elle recommande aussi de répartir le budget prévisionnel en trimestre pour faciliter le suivi. 41. Comptabilité et états financiers. La mission prend bonne note de l’engagement de l’ABV de finir le paramétrage du logiciel comptable TOMPRO, de saisir toutes les transactions du projet dans le logiciel, et de produire des états comptables au plus tard le 30 novembre 2016. La mission encourage l’ABV à tenir cet engagement car les premiers états financiers audités du projet sont attendus par la Banque au plus tard le 30 juin 2017 et devront être produits à partir du logiciel. Page 9 of 25 42. Flux et utilisation des fonds du projet. A la date de la mission, soit à 2 ans et 10 mois de la clôture, les taux de mobilisation des dons se présentent comme suit : Source Objet et montant Décaissement et commentaires TF018350 FEM Préparation 200 000 $ 100 % Clôture au 31/12/2016 Solde du compte désigné restant à documenter : 51 382 dollars TF16611 CIWA Exécution 3,5 M$ 7,14 % Décaissement global : 10,12 % TFA0184 FEM Exécution 7,2 M$ 11,57 % 43. Clôture du fonds de préparation. La mission a rappelé à l’ABV les règles applicables à la clôture du don TF015830 au 31 décembre 2016 :  seules les opérations réalisées (biens livrés, services exécutés) avant le 31 décembre 2016 sont payables sur le don – il est prévu que le voyage d’étude au Bénin (voir ci-dessus) soit financé sur ce don ;  les dépenses payées sur le compte désigné du don doivent être soumises à la Banque pour documentation le plut tôt possible ; la date limite de soumission est quatre mois après la clôture du don, soit le 30 avril 2017 ;  le solde éventuel du compte désigné devra être reversé à la Banque Mondiale avant le 30 avril 2017. 44. Projections de décaissement. L’UCP a transmis à la fin de la mission une estimation de ses dépenses jusqu’à juin 2017, sur la base du projet très provisoire de PTBA 2017. Il est important que l’UCP puisse consolider ces estimations et les projections de décaissement qui en découlent et qui sont, pour la Banque, un indicateur clé de la performance du projet. L’équipe financière du projet a souligné à cet égard que le plafond établi dans les Accords de financement en termes de montant minimum de dépenses à soumettre est élevé par rapport aux montants des activités du projet et réduit mécaniquement la fréquence des demandes de fonds. Ainsi, aucune demande n’a pu être soumise au cours des six derniers mois. Le plafond va être atteint avec la livraison prochaine de biens acquis par le projet. 45. Pour dynamiser le rythme des décaissements, il faudrait réviser à la baisse le plafond prévu. Il est également prévu que le montant des dépenses augmente avec la signature prochaine de plusieurs contrats (voir section B.1.) puis leur exécution progressive. Le bureau de Ouagadougou organise le 15 décembre prochain le second séminaire proposé à l’ensemble des projets pour suivre l’évolution des ratios de décaissement annuels. L’UCP est invitée à envoyer rapidement une demande de fonds et à soumettre ses projections consolidées jusqu’à juin 2017 avant ce séminaire en tenant compte de ces mouvements financiers. C.3. Politiques de sauvegardes environnementales et sociales 46. Conformément aux Accords de financement, la conformité aux politiques de sauvegardes environnementales et sociales fait partie intégrante de la mise en œuvre et de la performance du projet. Afin de respecter les politiques activées par le projet5, le projet devra 5 Les politiques activées par le projet, dans le cadre de la composante 3, sont : évaluation environnementale (PO/BP 4.01) ; habitats naturels (OP/BP4.04) ; gestion des pesticides (OP/BP 4.09)) ; ressources culturelles physiques (OP/BP 4.11)) ; réinstallation involontaire (OP/BP 4.12) ; forêts (OP/BP 4.36) et projets relatifs aux voies d’eaux internationales (OP/BP 7.50). Page 10 of 25 appliquer les procédures établies dans les documents suivants, élaborés par l’ABV pendant la préparation du projet : le cadre de gestion environnementale et sociale (CGES), qui inclut le plan de gestion des pestes et pesticides (PGP), et le cadre de politique de réinstallation (CPR). Le projet VSIP a été globalement classé en catégorie B car il est anticipé qu’il n’engendrera pas de risques environnementaux et sociaux significatifs. L’estimation des coûts de mise en œuvre des documents de sauvegardes a été faite sur cette base. Une formation légère du personnel de l’UCP et des PF/A avait été donnée au lancement du projet sur ces politiques et leurs implications. A ce stade, il convient de renforcer la capacité de l’UCP et des PF/A à mettre en œuvre les documents de sauvegardes et le suivi environnemental et social du projet. 47. Formation au screening. Les points focaux nationaux seront responsables, en liaison avec l’UCP, du processus de screening environnemental et social à réaliser en parallèle des études de faisabilité (APS) des sous-projets. Plusieurs de ces contrats étant désormais bientôt au stade de l’attribution, l’équipe de la Banque, avec le bureau de Ouagadougou et les bureaux des autres pays de l’ABV, va organiser les formations nécessaires pour conduire ce screening et faciliter leur validation par les agences nationales en charge des études environnementales et sociales. Pour le Burkina Faso, le bureau de la Banque a engagé un travail avec le BUNEE pour harmoniser les procédures pour l’ensemble des projets financés par la Banque. La situation sera discutée pays par pays pour minimiser les délais de validation. 48. Autres études environnementales et sociales et mesures de suivi et de surveillance. Le screening permettra de confirmer la catégorisation des sous-projets et de déterminer les autres études et mesures de suivi environnemental et social à mettre éventuellement en œuvre pour chacun : notice ou étude d’impact environnemental et social (NIES/EIES) et/ou plan d’action de réinstallation (PAR). Ces études seront à conduire en parallèle de l’APD et prévoiront le cas échéant des mesures de suppression, d’atténuation, de compensation ou de bonification des impacts potentiels négatifs ou positifs sur les personnes affectées par le projet. Le responsable de la composante 3 et le coordonnateur en particulier devront recevoir une formation spécialisée dans ce domaine, pour pouvoir conduire le projet et appuyer les PF/A, agents de suivi et autres parties prenantes impliqués dans les projets et à l’avenir, ainsi que pour consolider cette fonction au sein de la DE ABV. D. EVALUATION INSTITUTIONNELLE INDEPENDANTE DE L’AUTORITE DE BASSIN DE LA VOLTA 49. Contexte et objectif de l’étude. L’évaluation institutionnelle de l’ABV est une étude financée par le CIWA et gérée par la Banque mondiale qui a recruté le consultant BRLi pour la conduire. Bien que l’étude n’ait pu commencer qu’au moment de l’entrée en vigueur du projet, elle avait et conserve pour objectif d’apporter un éclairage indépendant sur l’ABV et l’évaluation de cette institution régionale encore jeune (sa Convention et ses statuts ont été adoptés et signés en 2007, et sont entrés en vigueur en 2009), et ses capacités à remplir les mandats pour promouvoir une gestion partagée des ressources en eau du bassin de la Volta dans les six pays riverains. Cette évaluation, prenant en considération l’économie politique du bassin, ses enjeux environnementaux, sociaux et économiques et leurs mutations au cours de la décade passée, est capitale pour informer l’ABV et ses instances politiques sur les défis pour l’institution aujourd’hui. Dans le contexte du projet VSIP, premier projet sur financement Banque mondiale, cette évaluation vise à renforcer la bonne exécution d’activités prévues pour la réalisation d’outils essentiels pour le renforcement de l’institution (Charte de l’Eau, Plan de Communication, renforcement des structures focales, etc.) et à orienter de possibles appuis complémentaires qui pourraient contribuer à l’objectif du projet. 50. Rapport intermédiaire de l’évaluation institutionnelle. Le rapport de démarrage de Page 11 of 25 l’étude avait été discuté par le Comité de Pilotage lors de la mission de lancement du projet en février 2016. Le consultant a ensuite entrepris dans les six pays membres des consultations de différentes parties prenantes, portant sur la gouvernance et l’organisation de l’organisation, ses réalisations ou encore son image pour faire ressortir les principaux constats, points de blocages, dynamiques et opportunités. Le diagnostic proposé s’appuie sur deux questions évaluatives : par rapport aux mandats qui lui ont été confiés et aux défis de la gestion des eaux transfrontalières du bassin, (a) quelle est la valeur ajoutée de l’ABV par rapport à d’autres organisations, et (b) l’ABV fonctionne-t-elle de façon optimale ? 51. Atelier de consultation des 3 et 4 novembre 2016. Le rapport intermédiaire de l’étude a été présenté au Comité de Pilotage de l’étude, comprenant notamment les points focaux nationaux et les points focaux opérationnels du FEM dans les six pays. Le rapport de synthèse de l’atelier est présenté à l’Annexe 4, le rapport détaillé établi par le secrétariat de séance a été transmis aux participants. Le consultant a présenté les volets successifs de l’analyse6, qui ont fait l’objet de nombreux commentaires. L’objectif était de consolider le diagnostic et d’affiner les conclusions et recommandations qui en découleront. Un délai a été donné aux participants pour transmettre leurs observations écrites sur le rapport intermédiaire. 52. Rapport final et livrables. Le rapport final du consultant est attendu courant janvier 2017. Il inclura à l’évaluation les principales recommandations stratégiques et opérationnelles qui découlent de ce diagnostic, priorisées dans le temps et le plus concrètes possibles, afin d’orienter tant le projet VSIP que les instances et autres partenaires et bailleurs de l’ABV pour renforcer cette institution régionale de bassin transfrontalier et sa capacité et sa légitimité à assumer ses mandats. En plus du rapport, l’étude inclut la préparation, sur la base des diagnostics sur ces thèmes, de TDR pour (a) une stratégie et un plan de communication de l’ABV, dont l’élaboration sera ensuite financée par le projet et pour (b) un appui à la DAF pour l’élaboration des procédures sur la gestion des ressources humaines de l’ABV. L’étude étant mise en œuvre directement par la Banque, une synthèse de l’étude sera soumise à la revue interne de la Banque mondiale pour validation par ses autorités. Un atelier de restitution du rapport final sera organisé, si possible avant fin janvier 2017, en fonction des disponibilités. E. AUTRES NOUVELLES DE L’ABV 53. Sommet des Chefs d’Etat de l’ABV en marge du Sommet de la CEDEAO le 16 décembre 2016. La Direction Exécutive de l’ABV a confirmé à l’issue de l’atelier de consultation, le 4 novembre, qu’en liaison avec la présidence tournante de l’ABV, dont le Burkina Faso est actuellement chef de file au niveau des Chefs d’Etat et le Bénin au niveau du Conseil des Ministres, les discussions en cours avec la CEDEAO avaient abouti positivement. Le second Sommet des Chefs de l’ABV, maintes fois reporté depuis le premier Sommet de 2009, se tiendra le 16 décembre 2016, en marge du Sommet des Chefs d’Etat de la CEDEAO, à Abuja. L’avancement de l’étude institutionnelle et les opportunités ouvertes par le projet VSIP et le soutien de la Banque mondiale seront des éléments importants dans cette réunion. La mobilisation des Chefs d’Etat est capitale pour renforcer le soutien politique dont l’ABV a besoin et les moyens nécessaires à son fonctionnement, dans un contexte marqué par des pressions accrues sur les ressources en eau du bassin, en particulier avec le développement de l’hydroélectricité et de systèmes d’agriculture irrigués qui sont à la fois cruciaux pour le développement socio-économique des pays, mais potentiellement risqués s’ils se font de 6 Contexte politico-économique de création et de développement de l’ABV, mandats et objectifs spécifiques, organisation (organes et leurs attributions, ressources humaines, budget et financement, procédures internes), outils de consultation et de communication de l’ABV Page 12 of 25 manière non coordonnée et non respectueuse d’une gestion partagée des ressources et des bénéfices tirés de leur mise en valeur. 54. Préparation du projet ABV-UICN-PNUE et schéma directeur de l’ABV. La fiche- idée de ce projet pour la Gouvernance et la Conservation des Ecosystèmes du bassin de la Volta avait été présentée au Conseil des Ministres de juin 2016 et approuvée au titre des actions de mise en œuvre du Programme d’Action Stratégique (PAS) de l’ABV, qui est également un document-cadre pour le VSIP. La préparation du projet a avancé et une demande de financement sera soumise au FEM en janvier 2017 dans le cadre du FEM6. Le projet envisage notamment de financer le Schéma Directeur d’Aménagement et de Gestion des Eaux du bassin (SDAGE, ou Plan directeur). Cet instrument de planification est, comme la Charte de l’Eau sur le plan légal, un outil nécessaire pour le renforcement de l’ABV et le ciblage et l’opérationnalisation de ses mandats et objectifs dans les prochaines années. L’ABV ne manquera pas de partager le document de projet avec la Banque mondiale, en vue d’élargir les consultations dans la recherche des financements pour le SDAGE. F. PLAN D’ACTIONS 55. Le tableau ci-dessous reprend les recommandations d’actions listées dans le corps de l’aide-mémoire les activités opérationnelles et transversales du projet, correspondant à la programmation prévisionnelle en termes de passation des marchés et/ou aux exigences liées aux Accords de dons (reporting, conformité avec les procédures de la Banque mondiale). Action Date limite Soumettre les états comptables 2016 consolidés 30 novembre 2016 Sous-projet Côte d’Ivoire, étude de faisabilité : soumettre le rapport d’AMI 7 décembre 2016 pour revue technique Réunion VC de suivi mensuel 8 décembre 2016 Payer les marchés d’acquisition arrivés à échéance et soumettre une 10 décembre 2016 demande de fonds Finaliser le recrutement du comptable 15 décembre 2016 Finaliser le renouvellement du contrat SPM 15 décembre 2016 Structures focales nationales : soumettre le rapport d’AMI pour revue 15 décembre 2016 technique Sous-projet Bénin, étude de faisabilité : soumettre le projet de contrat 15 décembre 2016 renégocié pour NO Sous-projet Burkina, étude de faisabilité : prise en compte des 15 décembre 2016 commentaires de la Banque sur les TDR, publication de l’AMI Séminaire de suivi des projets avec la BM Ouaga 15 décembre Comité des experts, Conseil des Ministres et 2eme Sommet des Chefs d’Etat 15-16 décembre de l’ABV, Abuja, en marge du Sommet de la CEDEAO Organiser la formation utilisateurs TomPro et solder le contrat 20 décembre 2016 Effectuer le voyage d’étude reforestation Bénin 20 décembre 2016 Charte : soumettre le projet de contrat négocié pour NO (Procys R03) 23 décembre 2016 Sous-projets Bénin, Togo, Ghana, Mali, études de faisabilité : envoyer les 29 décembre 2016 contrats signés pour information Soumettre le PTBA 2017 pour NO 31 décembre 2016 (attacher le rapport de progrès annuel 2016, intégrer plan de formation 2017 et projections de décaissements) Clôture du don de préparation 31 décembre 2016 Page 13 of 25 Stratégie et Plan de Communication : Echanges avec BRL/BM sur les TDR 30 décembre 2016 Soumettre les TDR et AMI pour NO 10 janvier 2017 Soumettre un PPM révisé tenant compte du PTBA 10 janvier 2017 Réunion VC de suivi mensuel (à confirmer) 12 janvier 2017 Préparer des projets de TDR pour les études environnementales et sociales 16 janvier 2017 / PAR BM/PCU : Mettre en œuvre la formation Screening pour UCP et PF/A 18 janvier 2017 Propositions de révisions des Manuels d’exécution et/ou de procédures du 20 janvier 2017 projet (réunion spécifique à organiser si besoin) Manuel de l’ABV, procédures RH : Echanges avec BRL/BM sur les TDR 25 janvier 2017 Soumettre les TDR et AMI pour NO 1 février 2017 Sous-projets Bénin, Togo, Ghana, Mali : signature des protocoles d’accord 31 janvier 2017 après démarrage des études faisabilité Soumettre le RSF non audité pour le 4eme trimestre 2016 31 janvier 2017 Tenir un atelier de restitution de l’Evaluation Institutionnelle (à préciser) Fin janvier 2017 PCU/BM : Echanges sur les formations Communication Janvier 2017 Soumettre le rapport mensuel de passation des marchés Continu, fin du mois Soumettre les TDR des formations (délai raisonnable avant la date prévue) Continu BM : transmission d’informations sur les sessions de Continu formation/renforcement des capacités organisées par le bureau de Ouaga ou d’autres bureaux régionaux Annexes - Page 15 of 25 Annexe 1 – Liste des participants à la mission Organisme / Société / Nom et Prénom Position Pays ABV/DE Dr Charles BINEY Directeur Exécutif ABV/DE M. Yao ATIKPO Directeur Exécutif Adjoint Coordonnateur du Projet VSIP, ABV/UCP Dr Jacob TUMBULTO Directeur de l’Observatoire Responsable de la composante 3 VSIP, ABV/UCP M. Razaki SANOUSSI Directeur de la Planification et GIRE M. Mahamoudou Responsable p.i. de la composante 2 VSIP ABV/UCP SAWADOGO Assistant DE, chargé du Suivi-Evaluation, Spécialiste en Gestion Financière du VSIP, ABV/UCP M. Sambo TAKO Chef de l’Unité Finances et Comptabilité M. Abdoul Rasmané ABV/UCP Comptable du VSIP KARGOUGOU Mme Marie Denise ABV/UCP Spécialiste en Passation des Marchés du VSIP NABOLLE/KABORE Mme Eléonore Responsable de la composante 1 VSIP, ABV/UCP BELEMLILGA Chef de l’Unité Juridique ABV M. Jean-Marie OUYA Directeur Administratif et Financier ABV M. Ayayi AJAVON Chef Unité traduction ABV Dr Rafaou FOFANA Hydrologue ABV Mlle Alix M. ZOUNGRANA Assistante Bilingue DE ABV M. Valentin IOGO IT/AS ABV M. Salifou DENE Webmestre POINTS FOCAUX Directeur Général Ressources en Eau Burkina Faso M. Serge TRAORE Point Focal National Chef de service Hydrologie, DEIE M. NAKOHOUN Lokou Burkina Faso Assistant au Point Focal National, représentant le Pascal Point Focal FEM Burkina Faso M. NANA Somanegré Représentant Point Focal FEM M. Adamou WOROU Bénin Point Focal National WARA BOURAIMA Bénin M. AIDJI Delphin Point Focal FEM Aquatic Ecologist, Water Resources Commission, Ghana Ms. Esi BINEY Assistant National Focal Point Ghana Mr Peter Abaazan Adagwine GEF Focal Point M. ZOKO Baoua Siméon Chef du Service de la Réglementation, Eaux et Côte d’Ivoire Forêts, Assistant au Point Focal National Représentant du Secrétaire Permanent, Point Focal Côte d’Ivoire M. COULIBALY Seydou Opérationnel FEM Directeur National de l'Hydraulique, Mali M. Seydou KEITA Point Focal National Mali M. Issa Fahiri KONE Point focal opérationnel FEM Annexes - Page 16 of 25 Directeur des Ressources en Eau Togo M. AKAKPO Wohou Point Focal National Togo M. KONZAHOU Essodina Représentant Point Focal Opérationnel FEM PARTENAIRES Coordonnateur Régional du Programme Eau et IUCN M. AWAISS Aboubacar Zones Humides GWP-AO M. MOGBANTE Dam Secrétaire Exécutif CONSULTANT Evaluation Institutionnelle Chef de projet de l’étude Evaluation BRL Ingénierie M. Julien Verdonck institutionnelle de l’ABV BRL Ingénierie M. GARANE Amidou Consultant, spécialiste juridique Charte de l’Eau BRL Ingénierie M. OUEDRAOGO Ketes Consultant, institutionnel BRL Ingénierie M. Eric ABITBOL Consultant (Universalia), économie politique M. Jn-Baptiste BRL Ingénierie Consultant OUEDRAOGO BRL Ingénierie M. Issiaka NOMBRE Consultant BRL Ingénierie Aïcha Tamboura-Diawara Consultant, communication Annexes - Page 17 of 25 Annexe 2 – Synthèse de la revue de passation des marchés du VSIP, novembre 2016 I- Information Générale du Projet Projet de mise en œuvre du Plan d'Action Stratégique du Nom du projet et ID: Bassin de la Volta -P149969 Date de mise en vigueur: 17 Décembre 2015 Date de clôture: 31 Aout 2019 Période restante pour la clôture du 35 mois projet (en mois) 1. Elaboration de la Charte de l'eau du Bassin de la Volta. 2. Les Etudes de faisabilité pour le Sous-projet de Principales Activités restantes Reforestation/Reboisement au niveau de chaque pays. nécessitant la passation de marchés 3. Les Etude environnementales et sociales de sous-projet au niveau de chaque pays. Principales Activités restantes dont RAS les contrats sont en exécution Période couverte par la revue: Mars- Novembre 2016 Date de révision du PPM Approuvé 2 Aout 2016 Date du dernier PPR Pas de PPR PRAMS Non disponible Evaluation Evaluation Antérieure du Risque Modérément Modérément Actuelle du Risque en Passation des marchés: Satisfaisant Satisfaisant en passation : II- Contexte et Objectifs de la mission Conformément à la lettre d’annonce de la mission du Projet, l’équipe passation de Marchés a participé à cette mission avec comme objectifs de : (i) s’assurer de la bonne organisation du système de passation des marchés ; (ii) s’assurer de la bonne exécution et le suivi des activités; (iii) de revoir et d’actualiser le Plan de Passation des Marchés (PPM) et enfin iv) de mettre à jour l’évaluation du risque du projet. III- Les conclusions La mission a conclu que d’une manière générale, la Passation de Marchés est restée Modérément Satisfaisante, car malgré les avancées enregistrées dans l’exécution de certaines activités du PPM, en particulier l’acquisition des outils et équipements pour le fonctionnement de l’UCP (véhicules, ordinateurs, Etc.), la plupart de contrats liés aux principales activités du projet sont toujours en passation. Plus de proactivité et de sérénité sont sollicitées de la part de l’équipe en charge de la gestion du projet, pour accélérer la mise en œuvre en œuvre du projet et produire des documents de passation des marchés (DP, rapport d’évaluation…) de la qualité requise. La revue a porté sur les aspects suivants : 1. L’exécution du PPM Le dernier Plan de Passation des Marchés (PPM) en exécution a été approuvé par la Banque le 2 Aout 2016 et l’état de sa mise en œuvre au 23 Novembre 2016 permet de constater que le cout estimatif des activités encore en passation est estimé à 1.984.400USD pour 26 contrats Annexes - Page 18 of 25 dont 3 sont soumis à la revue a priori de la Banque, et le reste est soumis à la revue a posteriori, ce qui aurait dû normalement accélérer le processus de passation des marchés. Les contrats en exécution totalisent 379.064USD, pour 5 contrats et aucun paiement n’a été fait à date, malgré que 2 contrats soient exécutés à 100%, un à 95% et un autre à 50%. Ainsi, des efforts sont à fournir de la part de l’ABV pour payer les prestataires dans les délais contractuels et booster le décaissement du projet. Pour plus de détail, l’état de suivi mensuel est ci-dessous. 2. Examen du staffing Le staffing du projet est conforme à l’accord de financement et une Spécialiste en Passation des Marchés avec les compétences et l’expérience requise est présente au niveau de l’UGP (ABV). La mission recommande que le SPM suive une formation sur le suivi et la gestion des contrats pour assurer un bon suivi des contrats en exécution. 3. Le manuel de procédures Une version du manuel est disponible. 4. Le système d’archivage Le niveau d’archivage des documents de la passation des marchés au niveau du projet permet de les exploiter. Mais, un archivage électronique pourra également être envisagé. 5. Les dossiers en instances Aucun dossier en instance n’a été soumis à la mission. 6. Conduite d’un PPR Une revue de marchés a posteriori est programmée avant fin juin 2017 et son rapport sera partagé avec l’équipe du projet. Annexes - Page 19 of 25 Annexe 3 –Plan de passation des marchés révisé le 9 novembre 2016 1. Généralités 1.1. Information générale sur le projet Pays: Africa Emprunteur : Autorité du Bassin de la Volta (ABV) Nom du Projet : Projet de mise en œuvre du Plan d'Action Stratégique du Bassin de la Volta Numéros du Don / Crédit : et TF016611 (CIWA) et TF0A0184 (FEM) Montant du Don / crédit : 10 700 000 $EU Unité de Gestion du Projet : Autorité du Bassin de la Volta 1.2 Date d’approbation du plan de passation de marchés : Plan original : 23 mars 2015 Révision 1 : 09 mars 2016 Révision 2 : 02 août 2016 Révision 3 : 09 novembre 2016 1.3 Date de publication de l’avis général de passation de marchés : 10 mars 2016 1.4 Période couverte par le Plan de passation des marchés : 01 novembre 2016 – 31 décembre 2017 1.5 Risque du projet : Substantiel 2. Fourniture, Travaux et Services Assimilés Seuils d’examen préalable : Décision de passation des Marchés sujettes à l’Examen Préalable de la Banque comme énoncé dans l’annexe 1 des Directives : « Passation des marchés de fournitures et services assimilés" Nature des Méthode de passation de marchés Valeur estimée du Contrats soumis à examen dépenses marché $EU préalable de l’IDA 1. Travaux Appel d’Offres International (AOI) ≥ 10000.000 Tous les contrats de $10.000.000 et plus Appel d’Offres National (AON) < 10.000.000 Aucun Consultation de Fournisseurs (CF) < 200.000 Aucun Les contrats de $100.000 et Entente Directe Pas de seuil plus 2. Fournitures et Les contrats de $1.000.000 Appel d’Offres International (AOI) ≥ 1 000.000 services autres que et plus services de Appel d’Offres National (AON) < 1.000.000 Aucun consultants Consultation de Fournisseurs (CF) < 100.000 Aucun Consultation de Fournisseurs (CF) < 500.000 Aucun pour les véhicules et le carburant Les contrats de $100.000 et Entente directe Pas de seuil plus Annexes - Page 20 of 25 A-TRAVAUX, FOURNITURES & SERVICES AUTRES QUE SERVICES DE CONSULTANTS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Montant estimatif Méthode de Pré ou post Examen Date prévue Date prévue Comment Description du Marché ($EU) passation du qualification préalable ou pour pour aires N° Réf marché à posteriori l’ouverture l’attribution (au des offres plus tard) Acquisition d’ordinateurs portables Post Examen à 1 16 000 10/11/2016 22/11/2016 et de disques durs externes CF qualification posteriori Conception et impression d’outils de communication au profit du projet VSIP (dépliants, t-shirts, 2 casquettes, blocs notes, calendriers, 57 400 10/11/2016 30/11/2016 stylos, enveloppes, agendas, cartes CF Post Examen à de vœux, portes clés, panneaux de qualification posteriori signalisation, dérouleurs). Acquisition de deux armoires pour Post Examen à 3 1 000 15/11/2016 30/11/2016 le classement des dossiers CF qualification postériori Acquisition de motos pour le suivi Post Examen à 4 et la supervision périodique des 21 000 CF 15/02/2017 30/03/2017 qualification postériori activités de la composante 3 TOTAL 98 000 3. Sélection de consultants - 3.1. Seuil d’examen préalable Les contrats qui seront soumis à l'examen préalable de la Banque conformément aux dispositions de l'Annexe 1 des Directives de Sélection et Emploi de Annexes - Page 21 of 25 Consultants de janvier 2011, version révisée en juillet 2014 : Nature de dépenses Méthode de passation de marchés Valeur estimée du contrat ($EU) Contrats soumis à examen préalable ($EU) Consultants Firmes Sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC) ; Sélection fondée sur la qualité (SBQ) Tous contrats de 300.000 $EU ou plus ≥300.000 Sélection au moindre coût (SMC) Sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SCBD) ; Sélection fondée sur les qualifications < 300 000 Aucun des consultants (QC) Entente directe Pas de seuil Tous les contrats de 100.000 $EU et plus Consultants individuels (CI) Consultant individuel (comparaison de Pas de seuil Tous contrats de 200.000 $ EU ou plus CVs) Entente directe Pas de seuil Tous les contrats de 100.000 $ EU ou plus Tous les TDR, quelle que soit la valeur estimée du contrat, sont soumis à examen préalable. Toutes les justifications du recours à l’entente directe incluant le montant estimatif du marché, quelle que soit la valeur estimée du contrat, sont soumises à un examen préalable. 3.2. Liste restreinte composée entièrement de Consultants Nationaux : La liste restreinte de consultants pour prestations de services, d’un coût estimatif inférieur à 200 000$EU ou équivalent par contrat, peut être entièrement composée de Consultants nationaux conformément aux dispositions du paragraphe 2.7 des Directives de Sélection et Emploi de Consultants. A. SERVICE DE CONSULTANTS AVEC MÉTHODE ET DATES DE SÉLECTION Annexes - Page 22 of 25 1 2 3 4 5 6 7 8 Ref Description du Marché Montant Méthode de Examen Date prévue Date prévue pour Commentaires NO. estimatif sélection Préalable ou pour l’attribution (au ($.EU) revue à postériori l’ouverture des plus tard) par la Banque offres Examen Evaluation des 1 Elaboration de la Charte de l'eau 600 000 SFQC 01/08/2016 30/12/2016 Préalable propositions techn en cours Etude pour la mise en place et le Revue technique (liste renforcement des capacités des Examen à 2 100 000 QC 30/01/2017 15/03/2017 restreinte et projet de structures focales nationales de posteriori contrat) l’Autorité du Bassin de la volta Elaboration de la stratégie et du plan Examen 3 200 000 SFQC 15/02/2017 16/06/2017 de communication Préalable Examen 4 Recrutement du Comptable du Projet 16 000 ED 15/12/2016 30/12/2016 Requête en cours d’analyse Préalable Réalisation de formations pour le personnel de l’ABV, de l’UCP et des Revue à 4 100 000 QC 30/05/2017 31/07/2017 structures focales nationales en posteriori communication 5 Etudes de faisabilité pour le sous- Examen 110 000 QC 06/09/2016 30/11/2016 Négociation en cours projet de reboisement au Bénin Préalable Etudes de faisabilité pour le sous- Examen à TDR en revue ; revue 6 projet de protection des berges au 110 000 QC 16/02/2017 14/04/2017 posteriori technique par la Banque Burkina Faso Etudes de faisabilité pour le sous- Revue à 7 projet de reboisement en Côte 110 000 QC 30/01/2017 28/02/2017 AMI en cours d’analyse postériori d’Ivoire 8 Etudes de faisabilité pour le sous- Revue à Analyse de la proposition 110 000 QC 10/11/2016 15/12/2016 projet de reboisement au Ghana postériori techn. et financ. en cours 9 Etudes de faisabilité pour le sous- Revue à 110 000 QC 22/09/2016 30/11/2016 Négociation en cours projet de reboisement du Togo postériori 10 Etudes de faisabilité pour le sous- Revue à Analyse de la proposition 110 000 QC 10/11/2016 15/12/2016 projet de petite irrigation au Mali postériori techn et financière en cours 11 Etude environnementale et sociale du Revue à 10 000 CI 28/02/2017 28/04/2017 sous-projet Bénin postériori Annexes - Page 23 of 25 1 2 3 4 5 6 7 8 Ref Description du Marché Montant Méthode de Examen Date prévue Date prévue pour Commentaires NO. estimatif sélection Préalable ou pour l’attribution (au ($.EU) revue à postériori l’ouverture des plus tard) par la Banque offres 12 Etude environnementale et sociale du Revue à 10 000 CI 30/08/2017 30/10/2017 sous-projet Burkina Faso postériori 13 Etude environnementale et sociale du Revue à 10 000 CI 28/02/2017 28/04/2017 sous-projet Togo postériori 14 Etude environnementale et sociale du Revue à 10 000 CI 28/02/2017 28/04/2017 sous-projet Ghana postériori 15 Etude environnementale et sociale du Revue à 10 000 CI 30/08/2017 30/10/2017 sous-projet Côte d’Ivoire postériori 16 Etude environnementale et sociale du Revue à 10 000 CI 28/02/2017 28/04/2017 sous-projet Mali postériori 17 Etude Plan d’Action de Réinstallation Revue à 10 000 CI 28/02/2017 28/04/2017 Bénin postériori 18 Etude Plan d’Action de Réinstallation Revue à 10 000 CI 30/08/2017 30/10/2017 Burkina Faso postériori 19 Etude Plan d’Action de Réinstallation Revue à 10 000 CI 28/02/2017 28/04/2017 Togo postériori 20 Etude Plan d’Action de Réinstallation Revue à 10 000 CI 28/02/2017 28/04/2017 Ghana postériori 21 Etude Plan d’Action de Réinstallation Revue à 10 000 CI 30/08/2017 30/10/2017 Côte d’Ivoire postériori 22 Etude Plan d’Action de Réinstallation Revue à 10 000 CI 28/02/2017 28/04/2017 Mali postériori TOTAL 1.796.000 Annexes - Page 24 of 25 Annexe 4 – Atelier de consultation sur le Rapport Intermediaire de l’Etude sur l’Evaluation Institutionnelle de L’ABV – Ouagadougou, 3-4 novembre 2016 ; établi par le secrétariat de séance RAPPORT DE SYNTHESE INTRODUCTION Les 3 et 4 novembre 2016 à Ouagadougou, Burkina Faso, s’est tenu, dans la salle de réunion de l’Autorité du Bassin de la Volta (ABV), un atelier de consultation sur le rapport intermédiaire de l’étude sur l’évaluation institutionnelle de l’ABV. Cette étude commanditée par la Banque Mondiale (BM) est financée par le fonds fiduciaire multi-bailleurs pour la Coopération pour les eaux internationales en Afrique (CIWA) et conduite par le Consultant BRLi. Elle s’inscrit dans le cadre du Projet de Mise en Œuvre du Programme d’Action Stratégique du Bassin de la Volta (VSIP) dont l’ABV est maître d’ouvrage. Le VSIP a pour objectif global de renforcer les capacités de l’ABV pour la gestion des ressources en eau transfrontalières par le développement institutionnel et la réalisation de certaines actions prioritaires identifiées dans le Programme d’Action Stratégique (PAS) du Bassin de la Volta. Le VSIP est un projet d’un montant total de 10,94 millions de dollars américains, cofinancé par la BM à travers les appuis du fonds CIWA (3,5 millions de dollars), le Fonds pour l’Environnement Mondial (FEM) (7,2 millions de dollars) et la contribution de l’ABV (240 000 dollars). Les conventions de financement du VSIP ont été signées en août 2015 et s’appliquent pour une durée de quatre (04) ans. Le projet est entré en vigueur en décembre 2015 et sa clôture est prévue en août 2019. PARTICIPANTS Les acteurs suivants ont pris part à cet atelier de consultation :  Les Points Focaux Nationaux (PFN) de l’ABV et/ou leurs Assistants et les PF Opérationnels du FEM dans les six pays membres ;  Les représentants des Partenaires Techniques et Financiers : la BM, l’UICN et le GWP-AO ;  Le personnel cadre de l’ABV ;  Les membres de l’équipe BRLi ayant conduit l’étude. DEROULEMENT DES TRAVAUX Les étapes suivantes ont constitué la trame des travaux :  Présentation du rapport intermédiaire de l’étude par composante par le Consultant;  Commentaires, questions et échanges ;  Discussions sur les conclusions et recommandations de l’étude. La synthèse des points évoqués dans chacune de ces étapes se trouve dans le rapport détaillé de l’atelier de consultation. Annexes - Page 25 of 25 RECOMMANDATIONS D’une manière générale, les participants ont loué la qualité du rapport intermédiaire de l’étude sur l’évaluation institutionnelle de l’ABV soumis à leur appréciation. Toutefois, en vue d’accroître la pertinence de l’étude et son impact sur le fonctionnement de l’ABV, les participants, à l’issue des travaux, ont formulé les recommandations suivantes :  Modérer le ton employé dans le rapport car certaines affirmations qui y sont énoncées sont soit injustifiées, soit sensibles ;  Rappeler l’intérêt de l’étude et le lien entre cette étude et le projet VSIP (Banque mondiale) dans l’introduction ;  Intégrer quelques éléments du rapport de démarrage dans le rapport intermédiaire ;  Actualiser les informations contenues dans le rapport de concert avec les PFN de l’ABV et les PF Opérationnels du FEM dans les pays et la Direction Exécutive de l’ABV (par exemple, expériences de mise en œuvre de la GIRE au niveau national, informations sur le barrage de Samendeni, etc.) ;  Mieux référencer diverses études antérieures ou recommandations existantes afin que l’étude finale puisse servir de document de référence pour la suite, et que les recommandations proposées dans l’évaluation actuelle soient formulées pour leur apporter une valeur ajoutée sur la base des évolutions les plus récentes ;  Bien hiérarchiser les recommandations stratégiques proposées sur les mandats et objectifs de l’ABV et le renforcement de son cadre institutionnel, juridique, organisationnel et financier en vue d’atteindre ces objectifs ;  Pour chaque recommandation stratégique, décliner des recommandations opérationnelles précises, spécifiant les entités principalement responsables de leur mise en œuvre (DE ABV, Organes, Points Focaux, Etats, autres) et l’horizon de mise en œuvre ; CONCLUSION Les participants ont réitéré leurs remerciements à la BM pour avoir financé et supervisé la présente étude. Ils sont invités à envoyer par écrit leurs propositions d’amendement au Consultant au plus tard le lundi 14 novembre 2016. Le rapport final de l’étude sera soumis à l’approbation des instances de la BM, puis fera l’objet d’une restitution en début 2017. Ouagadougou, le 04 novembre 2016