PROCUREMENT CAPACITY ASSESSMENT FOR IMPLEMENTING A PPA for the COMOROS HEALTH AND NUTRITION SYSTEM SUPPORT FOR UNIVERSAL HEALTH COVERAGEPROJECT (P166013) 1. The PPA is 1.0M USD. The“Unité de Gestion de Projet Santé Comores” as implementing agency is concerned by this assessment. 2. The Assessment would assist the TTL to determine prior actions to ensure that procurement capacity is addressed adequately. 3. TheAdvances would be Recipient-executed through the Unité de Gestion de Projet Santé Comores acting as agency. 4. The Recipient isa Government’sDepartment with fiduciary function. It is a Ministry of Health department The Checklist for Procurement Assessment THEME Item to be assed Assessment Action required by Recipient Estimated Recipient time/date for Official completion of responsible action for action (A). 1 Does the Recipient No Nomination or recruitment Waiting for MOH EXISTENCE has a person or a of a procurement officer decision OF unit with persons Before PPA PROCUREM qualified to process performance ENT procurement? PERSONNEL (B) 1 Is there a manual No The new project would be PPA MOH ADEQUACY of procurement governed by the New performance OF procedures procurement framework. NATIONAL The Project Implementing PROCUREM Manual should be drafted to ENT reflect the requirements of PROCEDURE NPF and starting with the S OF THE PPA implementation RECIPIENT 1 2 Do Procedures YES,in general for No action required allow foreign Comoros bidders to Procurement law participate in competition 3 Are there some key YES The Government After MOH gaps between the procurement law is not finalization of Bank regulations entirely in line with the PIM and the regulations and the gap Government would be addressed in legislation the PIM. However the Project would be governed by Bank’s regulations 1Assessment of national procurement procedures is required only when NCB procurement is to be carried out under the project. THEME Item to be assed Assessment Action required by Recipient Estimated Recipient time/date for Official completion of responsible action for action (C) 1 Is there a defined No To be addressed within During PPA MOH INTERNAL procedure for the PIM performance CONTROLS making decisions in award of contracts, other approvals and enforcement 2 Timeliness of No record To be addressed within the During PPA MOH payments to PIM performance suppliers, contractors and consultants (not acceptable if more than 45 days). 3 Are procurement YES To be addressed within the During PPA MOH records kept in an PIM performance adequate manner Overall Assessment Summary and actions required. The overall rating of the procurement risk is HIGH This assessment was conducted by Sylvain Rambeloson, Senior Governance Procurement Specialist on July 12th 2018 PLAN DE PASSATION DE MARCHES A-TRAVAUX, FOURNITURES ET SERVICES DE NON CONSULTANTS 1. Seuil de Revue préalable : Les seuils requis pour les décisions de passation de marchés sujet aux revues préalables de la Banque comme indiqué dans le circulaire du 30 mai 2017 Méthode de Passation de marchés Seuil de revue à priori Commentaires Fournitures 1. AOI / AOIR >1,500,000$ M>500.000 2. AON Néant M<500.000 3. Cotation Néant M<100,000 4. UNOPS >1,500,000 Travaux 4. AOI >5,000,000 M>3,000,000 5. AON Néant M<3,000,000 6. Demande de devis Néant M<200,000 7. Entente directe Même que AOI 2. Pré-qualification Les soumissionnaires pour _____________ seront pré- qualifiés selon les dispositions des paragraphes 2.9 et 2.10 des Directives. N/A 3. Procédures proposées pour les composantes CDD (selon le paragraphe. 3.17 des Directives : N/A 4. Référence (s’il y en a) au Manuel d’exécution du projet/ Manuel de Passation de marchés : Manuel à élaborer pour le besoin du Projet 5. Tout autre arrangement spécial en passation de marchés : Néant 6. Allotissement de fournitures avec méthodes et calendrier : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pré- Préférence Revue de la Date prévue Coût Réf. Méthode de qualification nationale Banque d’ouverture Description Contrat estimatif Commentaires No sélection (à priori / à des (en $) Oui / Non Oui / Non posteriori) soumissions Acquisition de matériels informatiques (ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, Entente A 01 photocopieuses, 82.000 directe Non Non posteriori vidéoprojecteurs, tablettes, UNOPS/CF flash-disk,...) et matériels de bureau A 02 Réhabilitation du local UGP 60.000 CF Non Non postériori Acquisition de logiciel A 03 22.000 CF Non Non comptable postériori A 04 Acquisition de mobilier 25.000 CF Non Non postériori A 05 Acquisition de trois véhicules 110.000 AON Non Non postériori TOTAL Fournitures et Travaux 299,000 B-SELECTION DE CONSULTANTS 1. Seuil de Revue Préalable : Décisions de sélection sujet à la revue préalable de la Banque comme indiqué dans l'Annexe 1 des Directives Sélection et Emploi de consultants : Méthode de sélection Seuil de revue à priori Commentaires 1. Toute méthode de sélection confondue pour la sélection et le recrutement de cabinets de >500,000 consultant 2. Toute méthode de sélection confondue pour la sélection et le recrutement de consultants >200,000 individuels 3. 4. 5. 2. Liste restreinte composée entièrement de consultants nationaux : Liste restreinte de consultants pour prestations de services, estimés à moins de $ 100 000 par contrat, peut comporter entièrement des consultants nationaux selon les dispositions du paragraphe 2.7 des directives de sélection de consultants. 3. Tout autre arrangement spécial de Sélection de consultants : [y compris passation de marchés anticipée et financement rétroactif, si applicable] : N/A 4. Tâches de consultation avec des méthodes de sélection et calendrier 1 2 3 4 5 6 7 Revue de la Date prévue de Coût estimatif Méthode de Réf. No. Description des missions Banque (à priori / soumission des Commentaires (en $) sélection à posteriori) propositions T0+1mois C001 Preparation du CGES 14,000 SFQC Post Mars 2019 Préparation du MEP, MOP 30,000 SFQC Post Août2019 T0+5 mois C002 et SPMPD Recrutement du SCI Mars 2019 C003 24,000 Post T0+1 mois Coordonnateur. Recrutement du Responsable SCI Post Mars 2019 T0+1 mois C004 14,000 en passation de marchés Recrutement du Responsable SCI Post Mars 2019 T0+1 mois C005 14.000 en gestion financière Recrutement du Responsable SCI Post Mars 2019 T0+1 mois C006 14.000 en Suivi et évaluation Élaboration de la stratégie de la formation (Clinique, C007 60 000 SCI Post Avril 2019 management, Gestion de projet) Analyse de la situation dans SCI Post Avril 2019 les trois îles (Équipement, C008 40 000 infrastructures, besoins en formation du personnel, etc..) Élaboration de manuel Norme C009 90.000 et Standards C010 Audit externe 15.000 SMC Avril 2019 Conceptions architecturales et Post Avril 2019 techniques et devis SFQC C011 84 000 quantitatifs pour la rénovation des installations Développement de la Post C012 stratégie et du plan de 40 000 SCI Juin 2019 communication Enquête de référence et Post C013 stratégie de Suivi et 120 000 SCI Mars 2019 Évaluation Recrutement du Responsable Sauvegarde SCI C014 5.500 Environnementale et Sociale et autres Staff Recrutement Assistant de SCI C015 3,000 Direction Recrutement Personnel SCI d’appui (3 chauffeurs, 01 C016 7,500 technicien de surface, 01 gardien,…) Recrutement Assistant SCI C017 3000 fiduciaire/comptable TOTAL CONSULTANCE 578.000 C- FORMATION et Atelier Date prévue Revue de la Coût de Méthode de Banque (à DÉSIGNATION estimatif soumission Commentaires sélection priori / à (en $) des posteriori) propositions F01 Formation Fiduciaire du personnel UEP 20,000 Post NA F02 Préparation du PPSD 3.000 Post Ateliers d’appropriation et F03 10 000 Post d’opérationnalisation TOTAL 33,000 D-COUTS D’OPERATION Date prévue Revue de la Coût de Méthode de Banque (à DÉSIGNATION estimatif soumission Commentaires sélection priori / à (en $) des posteriori) propositions Frais de fonctionnement 90.000 Shopping A posteriori NA y compris loyer et location véhicule TOTAL 90.000 E-RECAPITULATION A Fourniture 299.000 B Consultants 578.000 C Formation et Atelier 33.000 D Coûts d’opération 90.000 1.000.000 Acronymes : AOI : Appel d’Offre International AON : Appel d’Offre National DC : Demande de Cotation SCBD : Sélection dans le cadre d’un budget déterminé SED : Sélection par entente directe SFQC : Sélection Fondée sur la Qualité et le Cout SMC : Sélection au « moindre coût » SQC : Sélection fondée sur les qualifications des consultants PROCUREMENT Comoros : Comprehensive Approach to Health System Strengthening PLAN General Information Country: Comoros Bank’s Approval Date of the Original Procurement Plan: 2019-08-22 2020-02-19 Revised Plan Date(s): (comma delineated, leave blank if none) Project ID: P166013 GPN Date: Project Name: Comprehensive Approach to Health System Strengthening Loan / Credit No: IDA / V2780 Executing Agency(ies): Health and Nutrition Project Implementation Unit WORKS Bid Evaluation Activity Reference No. / Draft Bidding Loan / Credit Market Procurement Prequalification Estimated Actual Amount Process Draft Pre-qualification Prequalification Specific Procurement Bidding Documents Proposal Submission / Report and Description Component Review Type Method Document / Signed Contract Contract Completion No. Approach Process (Y/N) Amount (US$) (US$) Status Documents Evaluation Report Notice / Invitation as Issued Opening / Minutes Recommendation for Justification Award Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Citizen Engagement and KM-UGP SN-125482-CW- Empowerment, Project Single Stage - One En cours RFQ / Réhabilitation du IDA / V2780 A posteriori Demande de prix Limited 60,000.00 0.00 2019-08-28 2019-10-23 2019-12-22 Management, Monitoring Envelope d'exécution local du projet and Evaluation, GOODS Bid Evaluation Activity Reference No. / Draft Bidding Loan / Credit Market Procurement Prequalification Estimated Actual Amount Process Draft Pre-qualification Prequalification Specific Procurement Bidding Documents Proposal Submission / Report and Description Component Review Type Method Document / Signed Contract Contract Completion No. Approach Process (Y/N) Amount (US$) (US$) Status Documents Evaluation Report Notice / Invitation as Issued Opening / Minutes Recommendation for Justification Award Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual KM-UGP SN-125481-GO- RFQ / Acquisition de matériels informatiques pour Citizen Engagement and le projet: ordinateurs Empowerment, Project Single Stage - One En cours portables et fixes, IDA / V2780 A posteriori Demande de prix Limited 82,000.00 0.00 2019-08-27 2019-10-22 2019-11-21 Management, Monitoring Envelope d'exécution imprimantes et and Evaluation, photocopieurs, vidéo projecteurs, écran plasma, tablettes, flash-disk,........ KM-UGP SN-125651-GO- Citizen Engagement and RFQ / Acquisition du logiciel Empowerment, Project Single Stage - One En cours IDA / V2780 A posteriori Demande de prix Limited 11,000.00 0.00 2019-09-04 2019-10-30 2019-11-29 de gestion du projet Management, Monitoring Envelope d'exécution notamment comptable and Evaluation, Citizen Engagement and KM-UGP SN-126008-GO- Empowerment, Project Single Stage - One En cours RFQ / Acquisition des IDA / V2780 A posteriori Demande de prix Limited 25,000.00 0.00 2019-08-27 2019-10-22 2019-12-06 Management, Monitoring Envelope d'exécution mobiliers des bureau and Evaluation, Citizen Engagement and Passation de KM-UGP SN-126265-GO-UN Empowerment, Project marchés auprès / Acquisition des véhicules IDA / V2780 A posteriori Direct 103,000.00 86,606.35 Signé 2019-08-22 2019-08-27 2019-10-01 2019-11-30 Management, Monitoring des agences de pour le projet and Evaluation, l'ONU NON CONSULTING SERVICES Bid Evaluation Activity Reference No. / Draft Bidding Loan / Credit Market Procurement Prequalification Estimated Actual Amount Process Draft Pre-qualification Prequalification Specific Procurement Bidding Documents Proposal Submission / Report and Description Component Review Type Method Document / Signed Contract Contract Completion No. Approach Process (Y/N) Amount (US$) (US$) Status Documents Evaluation Report Notice / Invitation as Issued Opening / Minutes Recommendation for Justification Award Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual CONSULTING FIRMS Page 1 Activity Reference No. / Combined Evaluation Loan / Credit Market Contract Type Estimated Actual Expression of Interest Short List and Draft Request for Proposals Opening of Technical Evaluation of Description Component Review Type Method Process Status Terms of Reference Report and Draft Signed Contract Contract Completion No. Approach Amount (US$) Amount (US$) Notice Request for Proposals as Issued Proposals / Minutes Technical Proposal Negotiated Contract Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual KM-UGP SN-126013-CS- Citizen Engagement and LCS / Recrutement d'un Empowerment, Project Sélection au Open - En cours IDA / V2780 A posteriori 15,000.00 0.00 2019-08-29 2019-09-12 2019-10-17 2019-11-14 2019-11-21 2019-12-10 2019-12-29 2020-02-12 cabinet pour l'audit financier Management, Monitoring moindre coût International d'exécution du projet and Evaluation, KM-UGP SN-126018-CS- QCBS / Conceptions Improve PHC infrastructure, Sélection fondée En attente architecturales et techniques IDA / V2780 workforce and service A posteriori sur la qualité et Open - National 90,000.00 0.00 2019-08-23 2019-08-30 2019-09-24 2019-10-22 2019-10-29 2019-11-08 2019-11-29 2019-12-29 d'exécution et devis quantitatifs pour la delivery platforms le coût rénovation des installations INDIVIDUAL CONSULTANTS Activity Reference No. / Invitation to Loan / Credit Market Contract Type Estimated Actual Draft Negotiated Description Component Review Type Method Process Status Terms of Reference Identified/Selected Signed Contract Contract Completion No. Approach Amount (US$) Amount (US$) Contract Consultant Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual KM-UGP SN-126009-CS- Citizen Engagement and INDV / Élaboration de la Empowerment, Project En cours stratégie de la formation IDA / V2780 A posteriori Individuel Open 60,000.00 0.00 2019-09-02 2019-10-06 2019-10-22 2019-11-15 2019-12-30 Management, Monitoring d'exécution (clinique, management, and Evaluation, gestion de projet) KM-UGP SN-126015-CS- Citizen Engagement and INDV / recrutement d'un Empowerment, Project IDA / V2780 A posteriori Individuel Open 5,500.00 1,802.39 Signé 2019-08-19 2019-09-23 2019-10-07 2019-10-31 2019-12-30 spécialiste sauvegarde Management, Monitoring environnemental et social and Evaluation, KM-UGP SN-126272-CS- Citizen Engagement and INDV / Enquête de référence Empowerment, Project En attente IDA / V2780 A posteriori Individuel Open 120,000.00 0.00 2019-08-26 2019-10-05 2019-10-19 2019-11-16 2019-12-26 et stratégie de Suivi et Management, Monitoring d'exécution Evaluation and Evaluation, KM-UGP SN-126280-CS- Citizen Engagement and INDV / Développement de la Empowerment, Project En cours IDA / V2780 A posteriori Individuel Open 40,000.00 0.00 2019-08-26 2019-10-05 2019-10-17 2019-11-14 2019-12-29 stratégie et du plan de Management, Monitoring d'exécution communication and Evaluation, KM-UGP SN-127102-CS- QCBS / Préparation du Citizen Engagement and Manuel d'Exécution du Empowerment, Project Projet et du Manuel de IDA / V2780 A posteriori Individuel Open 30,000.00 0.00 Annulé 2019-08-19 2019-09-18 2019-09-23 2019-10-08 2019-11-07 Management, Monitoring Procédures administratives, and Evaluation, comptables et financières du projet. Citizen Engagement and KM-UGP SN-127132-CS- Empowerment, Project INDV / recrutement d'un IDA / V2780 A posteriori Individuel Open 3,000.00 723.30 Signé 2019-08-19 2019-09-23 2019-10-07 2019-10-31 2019-12-30 Management, Monitoring assistant de direction and Evaluation, Citizen Engagement and KM-UGP SN-127194-CS- Empowerment, Project En cours INDV / Recrutement du IDA / V2780 A posteriori Individuel Limited 11,500.00 0.00 2019-08-29 2019-09-03 2019-09-24 2019-10-29 2019-12-31 Management, Monitoring d'exécution personnel d'appui à l'UGP and Evaluation, KM-UGP SN-127206-CS- Citizen Engagement and INDV / recrutement de Empowerment, Project En cours consultants individuels pour IDA / V2780 A posteriori Individuel Limited 95,000.00 0.00 2019-08-26 2019-08-31 2019-09-21 2019-10-26 2019-12-10 Management, Monitoring d'exécution l'élaboration des manuels des and Evaluation, Normes et Standards Page 2 KM-UGP SN-126010-CS- INDV / Analyse de la Improve PHC infrastructure, situation dans les trois iles En attente IDA / V2780 workforce and service A posteriori Individuel Open 40,000.00 0.00 2019-08-20 2019-09-24 2019-10-08 2019-11-01 2019-12-16 (infrastructures, équipements, d'exécution delivery platforms besoin en formation du personnel,...) KM-UGP SN-130558-CS- Citizen Engagement and INDV / Recrutement d'un Empowerment, Project En cours assistant fiduciaire qui se IDA / V2780 A posteriori Individuel Open 3,300.00 0.00 2019-09-12 2019-10-08 2019-10-22 2019-11-26 2020-05-24 Management, Monitoring d'exécution chargerait entre autres de la and Evaluation, comptabilité. Citizen Engagement and C003-COMPASS / Empowerment, Project IDA / V2780 A posteriori Individuel Open 24,000.00 16,510.57 Signé 2018-09-07 2018-10-17 2018-11-07 2019-05-24 2019-12-31 Recrutement coordonnateur Management, Monitoring and Evaluation, Citizen Engagement and C004-COMPASS / Empowerment, Project Recrutement responsable de IDA / V2780 A posteriori Individuel Open 14,000.00 1,778.10 Signé 2018-09-07 2018-10-17 2018-11-07 2019-06-01 2019-12-31 Management, Monitoring passation des marchés and Evaluation, Citizen Engagement and C005-COMPASS / Empowerment, Project Recrutement responsable IDA / V2780 A posteriori Individuel Open 14,000.00 12,666.30 Signé 2018-09-07 2018-10-17 2018-11-07 2019-06-01 2019-12-31 Management, Monitoring administratif et financier and Evaluation, Citizen Engagement and C006-COMPASS / Empowerment, Project Recrutement responsable IDA / V2780 A posteriori Individuel Open 14,000.00 10,533.60 Signé 2018-09-07 2018-10-17 2018-11-07 2019-07-01 2019-12-31 Management, Monitoring suivi évaluation and Evaluation, KM-UGP SN-141269-CS- Citizen Engagement and INDV / recrutement d'un Empowerment, Project En cours IDA / V2780 A posteriori Individuel Limited 15,000.00 0.00 2019-10-18 2019-10-20 2019-10-30 2019-11-23 2019-12-23 consultant pour élaborer le Management, Monitoring d'exécution manuel d'exécution and Evaluation, Citizen Engagement and KM-UGP SN-141276-CS- Empowerment, Project En attente INDV / Élaboration manuel IDA / V2780 A posteriori Individuel Limited 15,000.00 0.00 2019-10-18 2019-10-23 2019-11-02 2019-11-26 2019-12-26 Management, Monitoring d'exécution de procédure and Evaluation, KM-UGP SN-156469-CS- Citizen Engagement and INDV / recrutement d'un Empowerment, Project En attente chargé de communication IDA / V2780 A posteriori Individuel Open 4,080.00 0.00 2020-02-13 2020-04-02 2020-04-23 2020-05-28 2020-11-24 Management, Monitoring d'exécution dans le cadre du projet and Evaluation, COMPASS KM-UGP SN-159416-CS- Citizen Engagement and INDV / Recrutement des 3 Empowerment, Project En attente IDA / V2780 A posteriori Individuel Limited 7,896.00 0.00 2020-02-27 2020-03-01 2020-03-11 2020-04-01 2020-06-30 chauffeurs pour les services Management, Monitoring d'exécution de l'UGP de COMPASS and Evaluation, KM-UGP SN-159421-CS- Citizen Engagement and INDV / Recrutement d'un Empowerment, Project En attente gardien pour assurer la IDA / V2780 A posteriori Individuel Limited 2,875.00 0.00 2020-02-28 2020-03-03 2020-03-13 2020-04-06 2020-07-05 Management, Monitoring d'exécution sécurité du local du Projet and Evaluation, COMPASS KM-UGP SN-159428-CS- INDV / Recrutement d'un Citizen Engagement and technicien de surface pour Empowerment, Project En attente IDA / V2780 A posteriori Individuel Limited 1,980.00 0.00 2020-02-26 2020-03-01 2020-03-11 2020-04-01 2020-06-30 assurer l'entretien et Management, Monitoring d'exécution l'hygiène du local de and Evaluation, COMPASS Page 3