Évaluation de Processus de la mise en œuvre de la collecte des données du RNU en 2015 Novembre 2015 1 Table des matières RESUME EXECUTIF .................................................................................................................................... 4 RECOMMANDATIONS .............................................................................................................................. 6 INTRODUCTION ......................................................................................................................................... 8 I OBJECTIFS ET METHODOLOGIE DE L’EVALUATION ....................................................................... 9 II LES ACTEURS DE LA COLLECTE DE DONNEES DU RNU ............................................................ 11 III LE DEROULEMENT DES ACTIVITÉS................................................................................................ 14 IV CONCLUSION, ACQUIS ET RECOMMANDTIONS ....................................................................... 18 Annexe 1 : Termes de référence ........................................................................................................ 23 Annexe 2 Liste des personnes rencontrées .................................................................................... 29 Annexe 3 : Liste de la documentation mise à disposition de l’équipe evaluation .............. 31 2 Remerciements L’équipe d’évaluation remercie son excellence Mme la Délégué Général à la Protection Sociale et à la Solidarité Nationale et toute son équipe pour leur collaboration et l’appui prêté, sans lesquels le travail n’aurait pas été possible. Merci également au personnel de de l’ANSD et de l’ADIE. L’équipe voudrait aussi remercier très vivement toutes les autorités administratives, les élus locaux et les techniciens des services déconcentrés dans les régions visitées, s’excuser auprès d’eux pour les retards et changements soudains de programme et les féliciter pour le travail accompli. Partager ce rapport avec eux serait très souhaitable et répondrait à leurs attentes. L’équipe souhaite exprimer aussi ses remerciements les plus sincères vers les ménages qui nous ont reçus et qui ont accepté de partager avec nous leurs expériences, aspirations et difficultés. Le rapport a été préparé par Dr Agostino Paganini : expert international en protection sociale et santé publique, basé à New York. Consultant Senior pour la Banque Mondiale et leader de l’équipe d’évaluation. Babacar Sene: DGPSN. Expert en travaux statistiques. 3 RESUME EXECUTIF Quelque mois après la mise en œuvre de la collecte de données visant 150.000 ménages pour identifier la troisième génération des bénéficiaires du Programme National de Bourses de Sécurité Familiale (PNBSF) et au même temps que pour bâtir un Registre National Unique, des difficultés ont été notées au niveau des maillons de la chaine de mise en œuvre: ciblage géographique, ciblage communautaire et enquête. La Délégation Générale a exprimé sa volonté d’évaluer le processus de mise en œuvre de la collecte. A ce titre, la Banque Mondiale a été sollicitée et a mis à la disposition de la DGPSN un consultant expert en protection et en évaluation de processus. Il a été appuyé par un agent de la DGPSN, expert statisticien, pendant toute la mission. L’équipe a travaillé sous la coordination du Directeur des Études, de la Planification et de la Coopération. Il s’agissait de manière spécifique de: évaluer la pertinence, l’efficacité et l’efficience des activités; évaluer le rôle des différents acteurs; évaluer les différentes phases du processus dont le ciblage géographique, communautaire, l’enquête et la saisie, la gestion des plaintes et recommandations; formuler des recommandations précises et concrètes liées aux aspects analysés et fondées sur les leçons apprises; formuler des recommandations pour la mise à jour du manuel des procédures et des formats/instruments utilisés. Le travail a obéi à une méthodologie très précise: revue des documents du programme, rencontre avec les acteurs au niveau central et local, interviews avec des ménages à domicile. Le choix des régions a été raisonné et a porté sur: la région la plus pauvre, rurale et éloigné, Kolda; une région moyenne, proche de la capitale: Thiès; la région plus peuplée et urbaine, Dakar; les villages, les communes et les arrondissements ont été choisis aléatoirement. Le programme a réussi le pari d’enquêter plus de 130.000 ménages pauvres à travers toutes les communes urbaines et rurales du pays. Ce succès inédit a été remporté grâce à la très forte volonté politique derrière les programmes de protection sociale, au dévouement et aux efforts de la petite équipe de la DGPSN, a son partenariat stratégique avec l'ANSD, à la mobilisation de l’administration publique, du gouverneur aux chefs de village et délégués de quartier, a l'implication des maires qui ont œuvré à surmonter tous les obstacles, à l’appui de la société civile et à l’adhésion enthousiaste des populations. Encore une fois on a eu la preuve que le pays dispose, via un capital humain bien formé et expérimenté, du potentiel nécessaire pour la poursuite et l’amélioration du programme. Les plus grands risques pour l’expansion du RNU et la poursuite de la construction d’un système de filets sociaux sont le manque de redevabilité des acteurs de mises en œuvre malgré des responsabilités individuelles claires ; le manque de finesse dans la définition des quotas géographiques ; l'insuffisance de partenariats bien structurés avec les ministères et institutions qui doivent être impliqués dans la protection sociale ; une stratégie de communication encore faible et la tendance de la DGPSN à encore s’impliquer dans des activités d'exécution. 4 Le démarrage des activités pour 2016, doit être accompagné par une série d’initiatives extrêmement urgentes et prioritaires telles que le Système d’information et de Gestion (SIG); le ciblage géographique au niveau village et quartier; l'audit de la qualité des bases de données et son intégration, une revue par les paires du système de Scoring; un audit par échantillon statistique des familles bénéficiaires pour évaluer la qualité du système de ciblage et d’enquête passive adopte jusqu'à la. Si ces priorités ne sont pas traitées et résolues très rapidement les acquis des derniers mois et années peuvent écraser la structure fragile qui les a générées. 5 RECOMMANDATIONS Recommandations liées à la mise en œuvre Le ciblage communautaire :  Pour garantir la transparence du travail des Comités Municipaux et Sous-Comités Villageois il est nécessaire que des agents des services techniques déconcentrés de l’État y représentent les Préfets et Sous-Préfets.  La DGPSN n'a pas le temps pour le recrutement et la formation des superviseurs qui devraient accompagner les comités communaux et de village. Un partenaire devrait être identifié pour cette activité.  Dans le cas où il y a une différence entre la liste des ménages à enquêter fournie par la DGPSN à l’ANSD et la liste des ménages pré ciblés et validée par le Préfet ou le Sous-Préfet, la dernière doit constituer la base pour les enquêtes. L’enquête :  L'ANSD et la DGPSN ne devraient pas contractualiser des fonctionnaires (leurs payer des honoraires) car cela est contraire à la loi. Ils devraient leurs payer des indemnités pour leur implication dans les activités du programme.  La requête de Non Objection de la Banque Mondiale n'est pas nécessaire pour chaque dépense, si exécutée dans le contexte d'un plan approuvé et utilisant des coûts unitaires.  La planification des activités et la mobilisation des ressources nécessaires pour les réalisées doivent être améliorées afin que les moyens nécessaires soient mis à disposition des agents d’exécution au niveau local avant le démarrage des activités.  La collecte de données devrait se faire au sein du ménage. Cependant, si l’approche enquête passive est maintenue, les ménages ne doivent pas être obligés de parcourir des distances importantes pour se faire enquêtés, avec les dépenses et risques conséquents que cela implique. Une enquête passive de proximité devra être organisée, c’est-à-dire, l’organisation de points de collecte des données à une distance réduite pour l’ensemble des ménages. L’ANSD devrait partager la planification des points de collecte avec l’Antenne Régionale de la DGPSN. Recommandations liées à la conception Le ciblage géographique :  Le travail sur les cartes de pauvreté au niveau village et quartier doit être finalisé le plus tôt possible et le ciblage communautaire pour la génération 2016 ne devrait pas commencer sans les quotas provenant de ces cartes. 6 La base de données et SIG :  Les trois bases de données existantes doivent être consolidées et le SIG développé. Le développement du SIG est une condition essentielle pour la fonctionnalité et l’utilisation du RNU par les services de l’État et ses partenaires  Un audit indépendant sur la qualité des données existant est un préalable à la réalisation du RNU  Un audit indépendant, sur un échantillon statistiquement significatif des ménages bénéficiaires, représentera un contrôle de qualité indispensable à la pérennisation du programme de filets sociaux et du RNU et permettra entre autre de décider si continuer avec l’approche de enquête passive ou non. Le scoring :  L'instrument de scoring doit être évalué par un groupe d'experts pour en vérifier l'efficacité et le niveau de discrimination.  Le scoring 2016 doit inclure l’ensemble des ménages des générations 2013, 2014 et 2015 n’ayant pas été sélectionnés comme bénéficiaires du PNBSF.  Le scoring devrait prévoir de classer les ménages en catégories (1 à 5 – du plus pauvre au moins pauvre) afin de pouvoir limiter les erreurs d’inclusion. Les réclamations :  Mettre en place un mécanisme de réclamation efficace et transparent. Le mécanisme de réclamation doit être facile d’accès et avoir la confiance de tous. Recommandations pour la collecte 2016  La planification pour la génération de 2016 doit démarrer immédiatement avec l'implication de l'ANSD, de l'ADIE et les représentants des régions.  Le comité de pilotage, le groupe technique et une équipe TIC (ADIE, DGPSN et ANSD) seront responsables d’assurer la mise en œuvre du plan selon le calendrier arrêté.  La redevabilité des individus responsables est fondamentale et doit être exigée à tous les niveaux. Parallèlement à la mise en œuvre des recommandations précédentes les activités suivantes devraient être réalisées de toute urgence 7 INTRODUCTION Le Registre National Unique (RNU) est une base de données dynamique obtenue suivant un processus d’identification et de sélection de ménages en situation de pauvreté. Le Registre permet d’ordonner ces ménages recensés selon des critères socio-économiques. Ce processus se fait suivant 3 étapes: le ciblage géographique réalisé par l’ANSD, le ciblage communautaire réalisé par les comités communaux et villageois et de quartier (organisé par la DGPSN) et les enquêtes auprès des ménages réalisés par l’ANSD. Le RNU constitue par conséquent un outil de référence national pour les sectoriels et les exécuteurs des programmes et des projets de filets sociaux à différents niveaux de responsabilité. Par ailleurs, il se substitue pratiquement au décompte de la population sénégalaise en situation d’extrême pauvreté. L’objectif général du RNU est de répertorier, de façon objective, les ménages vulnérables du Sénégal, vivant dans l’extrême pauvreté, pour leur permettre d’accéder de façon équitable et transparente à des programmes de filets sociaux. L’inscription sur le Registre unique ne garantit pas de bénéficier d’office d’un programme social, mais il permet un ciblage plus rapide et moins onéreux. Les objectifs spécifiques du RNU sont:  Permettre à différents filets sociaux de sélectionner, de façon rapide, suivant une simple analyse de la base de données, leurs bénéficiaires.  Amoindrir les coûts liés au ciblage et à la sélection des bénéficiaires des différents programmes de filets sociaux.  Permettre la mise en œuvre rapide des programmes de filets sociaux. Les ménages inscrits dans le Registre National unique (RNU) sont ciblés à travers une combinaison de ciblage géographique, ciblage communautaire et de vérification de la pauvreté des ménages par le scoring multidimensionnel. Le RNU dispose des données de près 150000 ménages sur l’ensemble du territoire collectée lors des enquêtes de 2013 et 2014. Ces données sont dans des fichiers à l’état brut. En 2015, dans le cadre d’une convention de partenariat entre la DPGSN et l’Agence Nationale de la Statistique et de la Démographie (ANSD), cette dernière a procédé à l’identification des 150000 nouveaux ménages. Le début d’opérationnalisation de la convention a connu quelques difficultés même si il faut le reconnaître la mise en œuvre a été un succès. Toutefois, suite aux recommandations du comité technique de suivi de la convention, il été décidé de procéder à une vérification de tout le processus de mise en œuvre afin d’identifier les forces et les faiblesses de la mise en œuvre de la collecte des données du RNU et de tirer les leçons et recommandations qui nous permettront de mieux appréhender la prochaine opération de collecte. 8 Cette vérification permet aussi de revoir le manuel des procédures et les outils /instruments associés au RNU, afin de s’assurer que toutes les étapes sont dûment décrites et normées afin d’en tirer les enseignements utiles I OBJECTIFS ET METHODOLOGIE DE L’EVALUATION OBJECTIF GENERAL La DGPSN a appelé à une vérification de tout le processus de mise en œuvre pour comprendre les forces et faiblesses de la mise en œuvre du RNU afin de tirer les leçons pouvant informer l’extension du programme. Cette vérification permettra aussi de revoir le manuel des procédures et les formats/instruments associés au RNU, afin de s’assurer que toutes les étapes sont dûment décrites et normées et afin de refléter les apprentissages. OBJECTIFS SPECIFIQUES L’objectif de l’évaluation est de procéder pour le compte de la Direction du RNU de la DGPSN à l’évaluation du processus de mise en œuvre de la collecte des données du RNU. De manière spécifique, l’évaluation vise à revisiter: Le processus de ciblage communautaire.  Les outils de collecte et manuels d’opération de la phase collecte.  Le dispositif organisationnel de la collecte des données (logistique, carburant, ressources humaines et matériels).  Le déroulement de l’enquête (supervision des enquêtes, remontée et compilation des données).  Formuler des recommandations visant à améliorer la mise en œuvre des activités de collecte liées au RNU. APPROCHE METHOLOGIQUE La mission s'est déroulée du 26 Octobre au 7 Novembre 2015. Tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre de la collecte des données du RNU au niveau central ont été rencontré. Il s’agit des directions de la DGPSN, de l’ADIE, de l’ANSD. Ils ont expliqué leur rôle, les difficultés notées et leurs recommandations pour le futur. Par la suite, il a été procédé à l’évaluation du processus de collecte des données au niveau local dans les trois régions retenues: Thiès, Dakar et Kolda. Les acteurs ont été rencontrés à tous les niveaux: le gouverneur de région, l’Agence Régionale de la Statistique et de la Démographie (ARSD), le Commissariat pour la Sécurité Alimentaire (CSA), le préfet, les coordinateur départemental, les superviseurs du pré-ciblage, les sous-préfets, les maires, 9 les superviseurs d’enquête, les enquêteurs, les délégués de quartier, les chefs de village, les membres des comités de pré- ciblage et les ménages enquêtés. Suivant les localités, choisies au hasard, l’observation et l’interview ont été utilisées pour collecter les informations sur les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du RNU. Il a également été procédé à la revue des documents de base du programme: convention avec l'ANSD; guide de pré-identification des ménages; document de planning des activités; procès-verbaux et comptes rendus des réunions; manuel de procédures du RNU; compte rendu de missions de supervision; plan de passation des marches. Instruments de collecte Les questions suivantes ont été systématiquement posées aux membres des structures centrales (ANSD, ADIE et DGPSN):  Mode d’organisation et de fonctionnement;  Rôles et responsabilités dans la mise en œuvre du RNU;  Type de partenariat avec la DGPSN;  Points forts de l’opération;  Leçons apprises;  Résultats obtenus;  Difficultés rencontrées;  Recommandations pour une meilleure mise en œuvre de phase future. Les questions suivantes ont été systématiquement posées aux acteurs locaux (autorités administratives, services administratifs, structures décentralisées, élues locaux):  Le canal d’information;  Le contenu du message reçu;  Leur rôle dans la mise en œuvre;  Leur expérience;  Les aspects positifs;  Difficultés rencontrées;  Moyens mis à disposition et leur utilisation;  Recommandations. Les questions destinées aux bénéficiaires ont porté sur:  Le processus de leur sélection;  Le canal d’information;  Le contenu du message reçu;  Leur expérience avec l’enquête Échantillonnage Le choix des régions devant faire l’objet d’évaluation a été raisonné avec l’idée d’obtenir des résultats généralisables et compatible avec un calendrier de travail très réduit. Sur 10 cette base, la région la plus proche a la capital Thiès; la région dans laquelle se situe Dakar et la plus pauvre Kolda ont été choisies comme cadre de l’évaluation. Les communes, villages et quartiers ont été choisis de manière aléatoire, et parfois sans préavis des autorités locales. Restitution Le Jeudi 5 Novembre, l’équipe a présenté les résultats préliminaires de l’évaluation aux responsables du RNU pour discussion. Le lendemain, Vendredi 6 Novembre, une restitution publique a été présentée lors d’une réunion, à laquelle ont été invités aussi les représentants de l'ANSD, des différents ministères impliqués et des partenaires techniques et financiers. Les deux séances ont été caractérisées par une franche et utile discussion dans une atmosphère constructive, et aucun désaccord substantiel n’a été exprimé par les participants. Le corps du rapport présente les constats, analyses et recommandations de l’équipe d’évaluation. II LES ACTEURS DE LA COLLECTE DE DONNEES DU RNU La DGPSN à travers la Direction Du Registre National Unique est responsable au niveau national de la mise en place et de la gestion du RNU. La Direction est composée de trois divisions: Division Système d’Information et de Gestion (Base de Données) Elle a pour missions de: • Développer le système d’information et de gestion du RNU; • Gérer le système d’information et de gestion du RNU; • Organiser et superviser la mise à jour régulière des données du RNU; • Gérer les protocoles d’accord avec les utilisateurs du RNU. Division Ciblage Communautaire Elle a pour missions de: • Développer la méthodologie et les processus du ciblage communautaire; • Faire la planification opérationnelle du ciblage communautaire et faciliter sa mise en œuvre; • Assurer la formation des parties prenantes sur le processus du ciblage communautaire; • Développer et mettre en œuvre le plan de communication sur le RNU. Division Enquêtes a pour missions de: • Définir les processus d’enquêtes • Organiser la tenue des enquêtes pour la collecte des données du RNU • Procéder au traitement et à l’analyse des données du RNU • Développer et gérer le système des réclamations du RNU 11 Consultants: Ils sont sollicités ponctuellement sur des tâches spécifiques en fonction de leurs domaines d’expertise (Planification, communication, SIG, suivi-évaluation, etc.) Le nombre extrêmement réduit de personnel dans la Direction (3 personnes au total) rend la réalisation de sa mission très difficile, voire impossible. La seule réelle stratégie opérationnelle pour pouvoir fonctionner devrait être la contractualisation extérieure pour toutes les activités. Or, en 2015, la Direction a été directement impliquée dans le recrutement et la formation d’environ 700 superviseurs du processus de ciblage communautaire. Ces superviseurs avaient pour mission de superviser presque 18.000 comités et sous-comités communaux, de quartier et de villages. Commission des données Personnelles (CDP): Elle assure l’encadrement juridique en régulant l’utilisation et le partage des données du RNU, qui sont des données à caractère personnel. ANSD: Elle intervient dans le ciblage géographique (détermination des quotas), et dans le ciblage catégoriel (collecte de données des ménages pré-identifiés et formulations de scoring qui permettent d’identifier les ménages bénéficiaires à d’éventuels programmes). L'ANSD est l'institution nationale qui en 2013 a réalisé le recensement et a une longue expérience dans la collecte et traitement de données. Elle a donc la capacité technique pour bien remplir les taches prévues par la Convention signée avec la DGPSN. L'ANSD dispose des bureaux dans toutes les régions du Sénégal et un large filet d’enquêteurs et de superviseurs, qui peuvent être mobilisés, formés, testés et contractés dans un délai très court ADIE: leurs serveurs hébergent la base de données du RNU. De plus, ils accompagnent la Division du RNU dans la mise en place et le développement du SIG. Autorités Administratives : Gouverneurs, Préfets, Sous-préfets et toutes personnes rattachées. Ils doivent prendre les mesures appropriées afin de permettre aux comités de ciblage et aux différents acteurs impliqués dans le ciblage (communautaire et catégoriel) de jouer pleinement leurs rôles. Les Autorités Administrative représentent la courroie de transmission des directives et information du centre au niveau local et retour. Le préfet et les sous-préfets de chaque Département sont chargés aussi de travailler de manière étroite avec leurs communes respectives. Ils sont fréquemment approchés par les citoyens qui présentent leurs réclamations et doléances. En 2013 et 2014 ils ont créé et géré les comités départementaux et d'arrondissement, qui en 2015 ont étés remplacés dans leurs fonctions par les comités communaux) et les sous-comités de quartier et de village. Les préfets et sous-préfets n'ont pas étés contents de ce changement de rôle. La raison du mécontentement présentée par eux était le risque de politisation des activités avec toutes les conséquences négatives que cela comporte. Cependant le risque de politisation n’a pu être vérifié. De plus, il se pourrait aussi que l’arrêt des indemnités, qu‘ils avaient 12 reçues au cours des années précédentes ait joué un certain rôle dans la frustration manifestée par les administrateurs publiques. Collectivités locales : Celles-ci élaborent, à travers leur Maire, les arrêtés portant création des comités communaux et de quartier/village, qui sont ensuite validés par les Autorités Administratives. Les Maires assurent également la présidence des Comités communaux. Ceci est une nouveauté du processus de 2015. Cela ne s’est pas fait de manière uniforme, comme expliqué dans la partie suivante. Partenaires Techniques et Financiers (PTF): Ils accompagnent la mise en place et le développement du RNU sur les plans financier et technique. Il s’agit entre autre, des ONG s, des Agences internationales (Banque Mondiale, PAM, UNICEF, etc.) et des sectoriels. Certain partenaires ont compris le potentiel du RNU pour leur activités de développement et ils voudraient utiliser les données disponibles, mais ils ont manifesté une forte frustration à cause de la lenteur dans le développement du RNU et de la qualité de données actuelles qu’ils considèrent presque non utilisables Antennes régionales : il s’agit des Inspections régionales du CSA. Elles sont les points focaux de la DGPSN et sont impliquées dans toutes les activités de planification, de suivi, de réclamation et de communication. La DGPSN est dans le processus de recruter des antennes régionales pour les activités de protection sociale, mais le recrutement n’était pas encore complet lors des visites sur le terrain. Coordonnateurs départementaux: généralement choisis parmi le personnel des services techniques déconcentrés de l’état, ils assurent la coordination du travail des superviseurs au niveau départemental (centralisation et remontée des informations, liaison entre la DRNU et les superviseurs). Superviseurs: ils facilitent la pré-identification (ciblage communautaire) et s’assurent du respect des procédures établies par la DRNU. Ils jouent également un rôle dans la communication notamment dans la mobilisation sociale, la sensibilisation…. Les superviseurs du processus de pré-identification ont étés introduits pour la première fois en 2015. Comités: Ils sont essentiellement composés des Autorité Administratives, des élus locaux, des services techniques déconcentrés (STD) et des personnes ressources de la communauté locale. Ils procèdent à la pré-identification des ménages à inscrire dans le RNU, au suivi et à la validation des listes de ces ménages. Les deux comités clés dans le ciblage communautaire sont le comité communal et le sous- comité de village et de quartier. Le comité communal, présidé par le maire partage le quota assignée à la commune entre les différents quartiers et villages. 13 Le comité de quartier et de village constituent la structure la plus proche des ménages et ils sont chargés de l’identification des ménages à enquêter. Populations: Personnes ressources de la communauté. La population manifeste une forte appréciation pour le programme de transfert d’espèces et comprend de plus en plus les différentes étapes du processus d'identification et d’inclusion. Cependant, la population n’est pas encore familière avec le Registre National Unique comme outil de ciblage pour les programmes de filets sociaux. On a noté plusieurs cas de protestation auprès des autorités administrative, soit à cause d’exclusions que de perception de mauvais fonctionnement des comités. On a aussi entendu des plaintes à propos de la convocation en publique des familles choisies pour les enquêtes, à cause du manque de dignité que cela pourrait impliquer. III LE DEROULEMENT DES ACTIVITÉS A la mi-Avril de chaque année, le PNBSF doit payer la première tranche de l’année en cours. Cela nécessite qu’à la fin Mars toutes les données des futures bénéficiaires soient disponibles. Sur la base de l’expérience on peut estimer que trois mois est un délai raisonnable pour le correct déroulement de la phase d’enquête à partir du moment où tous les équipements et matériaux nécessaires sont en place. Pour 2015 le Ciblage géographique par l’ANSD, permettant l'allocation des quotas à chaque commune du Sénégal a été terminé avant février. Les critères adoptés pour cela étaient les mêmes qu’en 2013, quand la première enquête a été effectuée. Comme les cartes de pauvreté s’arrêtent au niveau départemental, les critères démographiques sont utilisés dans la subdivision de quota au niveau commune. Ces critères ne tiennent pas compte des différences socio-économiques entre les différentes communes et au sein d’une même commune (entre les quartiers ou villages de la même commune). Cette modalité, avec chaque nouvelle phase de ciblage communautaire devient de moins en moins efficace. En effet, certains sous-comités de quartier rencontré ont affirmé avoir des difficultés à remplir leur quota à cause de la carence de ménages extrêmement pauvre au niveau du quartier. Plus on avance avec le programme, plus il devient urgent d'avoir des cartes de pauvreté jusqu’au niveau village et quartier afin d’optimiser les ressources disponibles et minimiser les erreurs d'inclusion et d’exclusion. Certains Maires rencontrés étaient biens informés et ils avaient rédigés les arrêtés requis et constitué le comité communal pour faire la répartition géographique des quotas au sein de la commune. D’autres à cause du retard très important dans le déroulement des activités ont procédé de manière informelle pour allouer le quota à chaque quartier/village de sa commune. D’autres encore étaient totalement ignorants du changement et les arrêtés de répartition des quotas ont étés faits directement par les sous-préfets (comme en 2013 et 2014). Ces différences notées ne sont pas surprenantes si on considère que ce changement vient d’être introduit alors que les acteurs avaient commencé à s’habituer à la procédure établie aux cours des deux années précédentes. 14 Le ciblage communautaire s'est achevé en mai à cause du retard dans la constitution des comités communaux et de village/quartier et du recrutement, de la formation et de la mise en place des superviseurs du ciblage. Les superviseurs ont étés formés pendant une journée entre avril et mai pour appuyer les comités communaux de quartier/village et ils ont étés responsable de consolider les listes, qui une fois validées par les Préfets étaient transmises à la DGPSN. Leur payement forfaitaire (100 000 CFA) et les distances importantes entre les villages a rendu leur travail difficile. Leur niveau de coopération avec les autorités administratives a été variable comme leur connaissance des instruments électroniques ce qui a posé des difficultés pour la consolidation des listes. La valeur ajoutée des superviseurs sur le ciblage communautaire n’a pas été confirmée par les entretiens. Leur jeune âge, la rapidité de la formation reçue, leur manque de moyens de transport et de maitrise d’Excel ont été des obstacles dans l’atteinte de leurs objectifs : faire respecter la procédure de ciblage communautaire prévue dans le guide. Par exemple : malgré les directives données pour la constitution des comités de village et la mise en place d’un processus de sélection des ménages les plus pauvres, dans la réalité, les villages n’ont souvent pas respectés ce dispositif et ont utilisé les modalités de prise de décision communautaire pour la gestion des affaires habituelles pour faire le ciblage communautaire. Par exemple : l’assemblé générale du village, ou le chef avec ses conseillers. Un autre village a même procédé au tirage au sort des ménages, ce qu’ils ont justifié par le fait que dans le village toutes les familles se considèrent au même niveau économique. Au niveau des quartiers urbains la situation est en général très différente. La communauté est moins compacte et les rumeurs d’abus sont nombreuses. Des ménages non-résidents dans le quartier et ménages qui ne répondent pas aux critères ont étés inclues dans les listes selon les témoignages d’enquêteurs qui vivent dans les mêmes quartiers. Au fur et à mesure que les cas les plus éclatants de pauvreté ont été pris en charge (ce que normalement les générations de 2013 et 2014 ont couvert), le travail d'identification et de répartition des quotas deviennent plus difficile et le risque d’abus augmente. Dans ce processus, le rôle des préfets et sous-préfets a été surtout d’informer les maires des directives de la DGPSN et de leur demander de faire les arrêtés nécessaires pour la création des comités de village et de quartier. A travers et avec l'appui des superviseurs les Préfets et sous-préfets ont étés chargés de veiller à ce que les comités fonctionnent conformément aux directives données. Une fois que les superviseurs avaient consolidées les listes communales il revenait aux comités départementaux de les valider, mais en réalité ce sont les préfets qui les ont directement validées. Le responsable de l'Action sociale a en général été nommé comme coordinateur départemental dans le cadre du ciblage communautaire et des enquêtes et ils ont travaillé très étroitement avec les autorités. Aussi, il faut noter que les listes des ménages pré identifiés et validés par le préfet, dans au moins trois instances étaient différentes de celles envoyées à l'ANSD par la DGPSN en 15 termes du nombre de ménages sur les listes. Dans un cas on en avait plus, dans un autre moins et dans un autre cas encore 5 villages avaient été omis. La convention avec l'ANSD a été signée à la fin de Mai et un avenant en Juin (voir Annexe 5). . L’obstacle majeur dans la négociation de la convention de partenariat a été dans les modalités de gestion de ressources mises à disposition par la Banque Mondiale et administrées sous la responsabilité de la Direction des Investissements du Ministère des Finances. Une fois ces modalités clarifiées et acceptées, et grâce aussi à une forte pression politique, et que les difficultés de passation de marché dues au grand retard accumulé ont été résolues, les activités d’enquête se sont en général bien passées. Les experts comptables et de passations des marches, placés à la DGPSN et à l'ANSD, ont joué un rôle positif extrêmement important dans les opérations. Ils ont facilité la mise en œuvre grâce à leur très bonne connaissance des procédures du Ministère des Finances. Les enquêtes ont seulement commencé en août. Les recrutements des superviseurs et des enquêteurs et leur formation dans toutes les régions ont connus des retards importants. Ces retards sont dus en partie aux délais incompressibles de la passation de marché mais aussi aux lenteurs internes pour organiser et planifier les activités. Les informations nécessaires n’ont pas été transmises de manière systématique aux chefs de Service régionaux de l'ANSD. Les chefs de services régionaux n’ont, en général, pas été informé de l’ensemble des activités, budget moyens à disposition pour leur région. Aussi la coordination entre l'administration, l'ANSD et la DGPSN n'a pas toujours été optimale. La responsabilité d’information des autorités administratives sur les activités en cours n’a pas été clairement définie entre l’ANSD et la DGPSN et cela a créé des incompréhensions. Une fois que les moyens ont été disponibles, ils ont été en général suffisants. Les deux problèmes majeurs relevés concernant les moyens sont : - Le retard dans la mise à disposition des moyens. Les responsables régionaux de l’ANSD ont reçu les moyens nécessaires à la réalisation des enquêtes après le démarrage des activités - Le manque d'attention aux spécificités locales pour les marques et quantités d'essence, crédit téléphone et des batteries supplémentaires pour les palmaires. Les enquêteurs ont terminé leur travail dans les temps et ils semblent ne pas avoir eu de problèmes dans la manipulation des tablettes et smart phones. Les experts CIT placés au niveau départemental ont pu résoudre les problèmes techniques que les agents ont rencontrés. Les problèmes de coupure ou absence d’électricité ont compliquée les enquêtes dans certaines localités. Dans la quasi-totalité des cas, les enquêtes ont été réalisées au niveau des communes. Ceci est un problème pour les ménages du milieu rural où le montant des frais de déplacement est parfois important pour rejoindre la commune pour y être enquêtés. Dans la région de Kolda, où certains villages sont à plus de 40 km de la commune respective, des enquêtes en stratégie mobile ont été réalisées pour diminuer le coût de déplacement des ménages. Plusieurs maires ont logé et nourri les enquêteurs et ils ont aidé avec la logistique. Les pluies très importantes ont perturbé et, dans certain cas, empêché les enquêtes dans les zones les plus affectées par la saison des pluies. 16 Les ménages ont été sensibilisés depuis 2013, à ce que ce soit la femme qui se déplace pour faire l’enquête (en tant que future gestionnaire de la bourse). Or ceci a pour conséquence que dans 80% des cas, elle est aussi enregistrée comme chef de famille car elle ne dispose pas de la Carte Nationale d’Identité (CNI) du chef de ménage avec elle. En 2015, une innovation a été apportée au processus, et les personnes enquêtées devaient apporter les cartes d’identité nationale du chef du ménage, des membres adultes et les extraits de naissance des mineurs pour enregistrement dans le RNU. Cependant, le taux de collecte de ces informations est faible pour deux raisons : premièrement beaucoup d’individus ne disposent pas de ces informations, deuxièmement l’information a très mal circulée et les ménages n’ont pas été bien informés qu’ils devaient apporter toutes les pièces d’identité du ménage lorsqu’ils allaient se faire enquêter. Le budget de l’enquête prévu par la convention a permis de mobiliser toutes les ressources nécessaires pour la collecte de données en 2015. Les conditions difficiles dans lesquelles l’opération a été réalisée ne permettent pas de juger si on aurait pu faire mieux à moindre coût. Il est claire cependant que les prochaines enquêtes seront moins chères si elles sont exécutées hors saison des pluies, sans délais et en utilisant les investissements faits en équipement durable en 2015. Les retards dans la mobilisation des sommes nécessaires auprès de la Direction des Investissement (DI) ont été dus en grande partie aux délais internes de validation et signatures des documents au niveau de l’ANSD. Ce à quoi il fallait rajouter les étapes de validation supplémentaires prévues dans le cadre de la convention (DGPSN, Banque Mondiale, DI). L'apurement et le transfert de données 2015 à la DGPSN et a l'ADIE a été assez chaotique à cause de la pression énorme de procéder à la distribution des bourses pour la nouvelle génération en date du 15 octobre. La tâche a été encore plus compliquée par le manque de compatibilité entre la base ANSDE et celle de l’ADIE. Le niveau d’apurement de données à l'ADIE n’a pas pu être vérifié par la mission, mais si on considère le peu de temps pris par l’ANSD pour faire l’apurement des données, un grand risque court sur la qualité de l’apurement et donc sur le scoring réalisé pour la génération 2015. Dans ce sens, le paiement des nouveaux bénéficiaires de la bourse a du être suspendu dans certaines régions à cause d’erreurs de classification de villages qui n’avaient pas été relevé dans l’apurement initiale de la base. L’apurement des données 2013 et 2014 : un retard très important dans l’apurement et la consolidation des données collectées depuis 2013 et dans la création du SIG sont notées avec préoccupation. Le niveau d’apurement des données serait très bas selon les premiers utilisateurs, à tel point que l’identification et la localisation des ménages est très problématique. Le processus de scoring est exécuté par deux informaticiens au niveau de la DGPSN. Un module a été développé dans la base de données pour calculer le scoring de manière automatique, ce qui doit normalement rendre le processus simple et rapide. Cependant, en 2015, à cause de l'urgence et des erreurs dans certaines des données transmises, le scoring s’est révélé très lourd pour les personnes impliqué dans le tirage du scoring. Il faut 17 aussi souligner que l’efficacité et sensitivité de l'outil de scoring n'ont pas encore été évalués à la lumière de trois ans d’expérience et après qu’il ait été testé sur presque 300,000 ménages. La mission a reçu des informations contradictoires sur le destin des ménages enquêtés mais pas retenues pour le PNBSF en 2013 et 2014. Il n'est pas claire combien d’entre eux ont été repassés au scoring l’année suivante. A ce propos, il existe une grande confusion au niveau des comités de village et de quartier. Certains ont réinscrit ces ménages sur les listes des années suivantes et d’autres les ont écartés. Les enquêteurs ont aussi découvert au cours des enquêtes que quelques ménages en train d’être enquêtés étaient déjà bénéficiaires de la bourse. Confidentialité des données : L’équipe d’évaluation n'est pas au courant des procédures mises en place pour garantir la confidentialité des informations très sensibles collectées à travers les enquêtes, avant qu’elles ne soient placées dans la base de données. Plusieurs centaines de fiches papier sont depuis longtemps dans le couloir de la DGPSN. L’utilisation en 2015 de tablettes électroniques a résolu le problème du stockage des fiches papier. Cependant, un nombre important de personnes sont impliquées dans la manipulation électronique des informations en forme non anonyme en absence de guide clair qui garantit la confidentialité prévue par la loi. IV CONCLUSION, ACQUIS ET RECOMMANDTIONS 1- Conclusion : L’état d'avancement du programme est comparable à la construction d’une structure à étages qui a achevé le troisième étage et dont le quatrième est en train d’être bâti. Les progrès sont importants et jamais réalisés auparavant. Mais plus la construction progresse plus le poids sur les fondations augmente rapidement et tout la construction risque de s’écrouler, car à cause de la rapidité avec laquelle on a construit on n'a pas corrigées les imperfections structurel et d’exécution dans la fondation et dans les étages subjacents. Hors métaphore, les progrès achevés dans la mise en place de certains éléments du système national de filets sociaux sont substantiels. La population appuie et apprécie les initiatives adoptées. Une vision politique très ambitieuse est en train de se réaliser avec un enracinement dans la société qui va assurer la pérennisation de ces efforts de lutte contre la pauvreté biens au-delà de l’horizon 2017. Cependant, il y a un réel risque que tout cet impressionnant succès puisse se perdre si la prochaine tournée de collecte de données n’est pas réalisée dans de bonnes conditions et dans les temps et si, parallèlement à cela un ensemble d’activités de renforcement du RNU n’est pas réalisé très rapidement. 18 Dans les paragraphes suivant les priorités à poursuivre avec urgence ont été identifiées et nécessite diligence et discipline. Plusieurs de ces constats et recommandations sont les mêmes qui avaient été faite à l'occasion de l'évaluation de processus de février 2014. 2- Les acquis L’évaluation considère les faits suivants comme des acquis très importants:  132.000 ménages ont étés enquêtés en 2015  Les données de ces ménages sont dans une base sur laquelle le RNU sera développé d’avantage  Les éléments de filets sociaux mis en œuvre depuis 2013 sont bien ancrés dans la société et l'administration Sénégalaise  La population apprécie le PNBSF et comprend l'importance du pré ciblage et des enquêtes  Les administrateurs ont bien compris le concept du RNU  Le partenariat avec l'ANSD a été un choix stratégique très important pour le succès de l'opération et représente un atout majeur pour l’avenir 3- Les problèmes : Deux types de défis majeurs ont été identifiés pour le développement et la pérennisation du RNU : a) Les problèmes liés à la mise en œuvre de la collecte de données et b) les problèmes découlant de la conception et de l’évolution du processus depuis 2013. a) Problèmes liés à la mise en œuvre Ciblage communautaire  Les petites fournitures de bureau, nécessaires pour imprimer la liste des ménages, le guide pour les comités et autres outils essentielles ont fait défaut  Le rôle des Maires n’est pas encore bien compris par eux même et pour l'administration  Les Préfets et Sous-Préfets ont eu l'impression d‘être marginalisés  Différence numérique entre les listes des ménages pré ciblés validées par les préfets et celles transmises par la DGPSN ont été notée dans certains départements visités  Certains ménages ont pré-identifiés et donc enquêtés dans chaque génération de collecte depuis 2013  Les superviseurs ne devraient pas être reconduits. Leur rôle devrait être donné aux opérateurs sociaux qui vont être recruté ou à des organisations à base communautaire fonctionnelle. Enquête :  Les délais très important dans la finalisation de la convention, ont entraîné un retard sur la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières.  Les tensions dans les relations entre la DGPSN et l’ANSD liées à la première expérience de partenariat de grande envergure entre la DGPSN et l’ANSD  L'insuffisance de communication et de dialogue au niveau interne à la DGPSN et à l’ANSD et entre eux a compliqué encore plus le déroulement des activités 19  Le calendrier prévu pour la collecte des données a été trop réduit pour assurer un travail de qualité, considérant en plus que l’enquête a été faite pendant la saison des pluies.  Les spécificités locales n'ont pas été suffisamment prises en compte pendant la planification des moyens de l’enquête (logistique, téléphone, essence, extra bactéries) b) Problèmes liés à la conception Ciblage géographique :  Depuis 2013 le ciblage géographique a utilisé des cartes de pauvreté au niveau départemental qui ne permettent plus de bien cibler les poches de besoin restant (Villages et quartiers pauvres) L’enquête :  A cette étape du programme l'enquête passive ouvre la porte aux fraudes, coûte très chère pour le ménages plus isolés et parfois est perçue comme peu respectueuse de la dignité des individus Base de données et SIG  Les données collectées dans chaque génération n'ont pas étés apurées ni consolidées dans une seule base.  L’inexistence du SIG rend faible la capacité de gestion par la DRNU des données du Registre et créée un risque élevé lié au manque d’accès aux données  Le retard dans la conception du SIG empêche l’utilisation par les partenaires des données collectées et fait perdre de la crédibilité à la DGPSN Le scoring :  L'algorithme pour le scoring n'a pas été évalué à la suite de l'expérience des trois générations de collecte pour en vérifier la validité à discriminer les ménages pauvres restants.  Les milliers de ménages enquêtés et non bénéficiaires n'ont pas été soumis au scoring de l'année suivante et des instructions claires à ce propos n'ont pas été diffusées Les réclamations :  L'absence d'un système efficace et accessible de réclamation et de dénonciation ne permet pas de limiter le nombre d’erreurs d’inclusion 4- Les recommandations : a) Recommandations pour la collecte 2016  La planification pour la génération de Janvier 2016 doit démarrer immédiatement avec l'implication de l'ANSD, de l'ADIE et les représentants des régions.  Le comité de pilotage, le groupe technique et une équipe TIC (ADIE, DGPSN et ANSD) seront responsables d’assurer la mise en œuvre du plan selon le calendrier arrêté. 20  La redevabilité des individus responsables est fondamentale et doit être exigée à tous les niveaux. Parallèlement à la mise en œuvre des recommandations précédentes les activités suivantes devraient être réalisées de toute urgence b) Recommandations liées à la mise en œuvre Le ciblage communautaire :  Pour garantir la transparence du travail des Comités Municipaux et Sous-Comités Villageois il est nécessaire que des agents des services techniques déconcentrés de l’État y représentent les Préfets et Sous-Préfets.  La DGPSN n'a pas le temps pour le recrutement et la formation des superviseurs qui devraient accompagner les comités communaux et de village. Un partenaire devrait être identifié pour cette activité.  La liste des ménages pré ciblés et validée par le Préfet ou le Sous-Préfet doit constituer la base pour les enquêtes, dans le cas où il y a une différence avec la liste fournie par la DGPSN L’enquête :  L'ANSD et la DGPSN ne devraient pas contractualiser des fonctionnaires (leurs payer des honoraires) car cela est contraire à la loi. Ils devraient leurs payer des indemnités pour leur implication dans les activités du programme.  La requête de Non Objection de la Banque Mondiale n'est pas nécessaire pour chaque dépense, si exécutée dans le contexte d'un plan approuvé et utilisant des coûts unitaires.  La planification des activités et la mobilisation des ressources nécessaires pour les réalisées doivent être améliorées afin que les moyens nécessaires soient mis à disposition des agents d’exécution au niveau local avant le démarrage des activités.  La collecte de données devrait se faire au sein du ménage. Cependant, si l’approche enquête passive est maintenue, les ménages ne doivent pas être obligés de parcourir des distances importantes pour se faire enquêtés, avec les dépenses et risques conséquents que cela implique. Une enquête passive de proximité devra être organisée, c’est-à-dire, l’organisation de points de collecte des données à une distance réduite pour l’ensemble des ménages. L’ANSD devrait partager la planification des points de collecte avec l’Antenne Régionale de la DGPSN. c) Recommandations liées à la conception Le ciblage géographique :  Le travail sur les cartes de pauvreté au niveau village et quartier doit être finalisé le plus tôt possible et le ciblage communautaire pour la génération 2016 ne devrait pas commencer sans les quotas provenant de ces cartes. La base de données et SIG : 21  Les trois bases de données existantes doivent être consolidées et le SIG développé. Le développement du SIG est une condition essentielle pour la fonctionnalité et l’utilisation du RNU par la DRNU et les services de l’État et ses partenaires  Un audit indépendant sur la qualité des données existant est un préalable à la réalisation du RNU  Un audit indépendant, sur un échantillon statistiquement significatif des ménages bénéficiaires, représentera un contrôle de qualité indispensable à la pérennisation du programme de filets sociaux et du RNU et permettra entre autre de décider si continuer avec l’approche de enquête passive ou non. Le scoring :  L'instrument de scoring doit être évalué par un groupe d'experts pour en vérifier l'efficacité et le niveau de discrimination.  Le scoring 2016 doit inclure l’ensemble des ménages des générations 2013, 2014 et 2015 n’ayant pas été sélectionnés comme bénéficiaires du PNBSF.  Le scoring devrait prévoir de classer les ménages en catégories (1 à 5 – du plus pauvre au moins pauvre) afin de pouvoir limiter les erreurs d’inclusion. Les réclamations :  Mettre en place un mécanisme de réclamation efficace et transparent. Le mécanisme de réclamation doit être facile d’accès et avoir la confiance de tous. 22 Annexe 1 : Termes de référence I. Contexte et justification Le RNU est une base de données dynamique obtenue suivant un processus d’identification et de sélection de ménages en situation de pauvreté. Le Registre permet d’ordonner ces ménages recensés selon des critères socioéconomiques. Ce processus se fait suivant 3 étapes : le ciblage géographique réalisé par l’ANSD, le ciblage communautaire réalisé par les comités villageois et de quartier et les enquêtes auprès des ménages réalisés par l’ANSD. Le RNU constitue par conséquent un outil de référence national pour les sectoriels et les exécuteurs des programmes et des projets de filets sociaux à différents niveaux de responsabilité. Par ailleurs, il se substitue pratiquement au décompte de la population sénégalaise en situation d’extrême pauvreté. L’objectif général du RNU est de répertorier, de façon objective, les ménages vulnérables du Sénégal, vivant dans l’extrême pauvreté, pour leur permettre d’accéder de façon équitable et transparente à des programmes de filets sociaux. L’inscription sur le Registre unique ne garantit pas de bénéficier d’office d’un programme social, mais il permet un ciblage plus rapide et moins onéreux. Les objectifs spécifiques du RNU sont :  Permettre à différents filets sociaux de sélectionner, de façon rapide, suivant une simple analyse de la base de données, leurs bénéficiaires.  Amoindrir les coûts liés au ciblage et à la sélection des bénéficiaires des différents programmes de filets sociaux.  Permettre la mise en œuvre rapide des programmes de filets sociaux. Les ménages inscrits dans le Registre National unique (RNU) sont ciblés à travers une combinaison de ciblage géographique, ciblage communautaire et de vérification de la vulnérabilité des ménages par le scoring multidimensionnel. Le RNU dispose actuellement des données de près 150000 ménages sur l’ensemble du territoire. Ces données issues des enquêtes de 2013 et 2014 sont dans des fichiers à l’état brut. En 2015, dans le cadre d’une convention de partenariat entre la DPGSN et l’Agence Nationale de la Statistique et de la Démographie, cette dernière a procédé à l’identification des 150 000 nouveaux ménages. Le début d’opérationnalisation de la convention a connu quelques difficultés même si il faut le reconnaitre la mise en œuvre a été un succès. Toutefois, suite aux recommandations du comité technique de suivi de la convention, il été décidé de de procéder à une vérification de tout le processus de mise 23 en œuvre afin d’identifier les forces et les faiblesses de la mise en œuvre de la collecte des données du RNU afin de tirer les leçons et recommandations qui nous permettrons de mieux appréhender la prochaine opération de collecte. Cette vérification permettra aussi de revoir le manuel des procédures et les outils /instruments associés au RNU, afin de s’assurer que toutes les étapes sont dûment décrites et normées afin d’en tirer les enseignements utiles C’est dans ce contexte que les présents termes de référence ont été élaborés. II – Objectifs de la mission L’objectif de la mission du consultant est de procéder pour le compte de la Direction du RNU de la DGPSN l’évaluation du processus de mise en œuvre de la collecte des données du RNU. De manière spécifique, la mission du consultant vise à revisiter:  Le processus de ciblage communautaire  Les outils de collecte et manuels d’opération de la phase collecte  Le dispositif organisationnel de la collecte des données (logistique, carburant, ressources humaines et matériels,…  Le déroulement de l’enquête (supervision des enquêtes, remontée et compilation des données  Formuler des recommandations visant à améliorer la mise en œuvre des activités de collecte liées au RNU. Pour ce faire, la direction du RNU et l’ANSD mettront à disposition du consultant tous les documents de travail utilisé dans le cadre de la phase de collecte de données. III – Résultats attendus Les résultats attendus sont les suivants :  Evaluer la pertinence, l’efficacité et l’efficience du processus de mise en œuvre du RNU notamment du ciblage communautaire et de l’enquête ménage  Evaluer l’appropriation de la phase collecte par les communautés et les différents acteurs  Evaluer les différentes phases du processus dont le ciblage communautaire, l’enquête, la saisie, la remontée des données d’enquête  Evaluer le système de communication et d’information mis en place  Formuler des recommandations précises et concrètes liées aux aspects analysés et fondées sur les leçons apprises  Formuler des recommandations pour la mise à jour du manuel des procédures et des outils/instruments utilisés. 24 IV- Livrables Les livrables suivants sont attendus de la mission : Le consultant devra livrer les produits analytiques suivants: (i) proposition de méthodologie et calendrier de travail, (ii) structure du rapport (iii) rapport analytique d’évaluation du processus de mise en œuvre du RNU, (iv) présentations pour dissémination des résultats. Le consultant senior devra également présenter les conclusions du rapport analytique lors d’un atelier de diffusion pour la DGPSN, l’ANSD et la Banque mondiale. V- Les questions à analyser : L'évaluation du processus se concentrera sur l’analyse des étapes clés de la phase de collecte de données, qui sont les suivantes (les questions proposées ci-dessous sont illustratives et pourront être améliorées par le consultant) : 1ère partie : Identification et sélection des ménages (ciblage) La population cible dans le cadre du PNBSF sont les ménages très pauvres et vulnérables. Le programme utilise trois mécanismes de ciblage pour sélectionner les bénéficiaires (géographique, communautaire et PMT) qui chacune requiert la bonne exécution d’un nombre d’étapes qui sont a vérifier. Questions clefs – ciblage géographique:  Quelles sont les forces et faiblesses ?  Comment améliorer le niveau de précision des quotas proposés pour atteindre les quartiers/communes et villages/communautés rurales afin de reconnaitre la potentielle hétérogénéité au niveau local? Comment aider les villes ou communautés à mieux repartir les quotas entre leurs villages/quartiers pour assurer des quotas bien proportionnels au nombre de ménages vulnérables et pour faire cela de manière transparente et objective ?  Questions clefs – préparation des listes de ménages potentiellement éligibles par les communautés:  concernant le ciblage communautaire : Participation des populations : quelles sont les difficultés notées ? quels sont les biais à éviter avant la généralisation ? Est-ce que l'information a passé auprès des populations ? est-ce que la population comprend qu’il existe une autre étape après le ciblage communautaire pour la sélection des ménages (enquête et scoring) ? Comment structurer les sous-comités en vue d'une meilleure implication dans le ciblage ?  Les sous-comités ont-ils été mis en place de façon satisfaisante ? Le pré- ciblage au niveau des sous-comités répond-t-il aux objectifs et justifications du programme ?  Le ciblage des populations bénéficiaires répond-t-il au souci de toucher les ménages les ménages les plus vulnérables? 25  Comment le ciblage a été perçu/compris par les communautés ?  Est-ce que la composition des comités de ciblage répond aux préoccupations des populations. Est-elle adaptée au fonctionnement du programme ?  Les comites sont-ils réellement représentatifs ? Comment renforcer leurs capacités ?  Est-ce que le comité de ciblage fonctionne ? Est-ce que les comités ont bien compris les différents paramètres du PNBSF ?  Quels sont les problèmes enregistrés en termes d'exclusion et d'inclusion?  Quels sont les problèmes identifiés dans la mise en œuvre du processus de ciblage  Quelles sont les bonnes pratiques et les innovations qui pourraient être généralisées ? 2ème Partie : Organisation et déroulement de la partie collecte de données ménages, achat des biens et services nécessaires à la collecte de données Questions clés :  La planification des besoins en équipements et matériels pour l’enquête a- t-elle été adéquate ?  Les forces et faiblesses du processus de passation de marché ? Formation : Questions clés :  est-ce que la formation des enquêteurs a été suffisante ?  les conditions d’organisation de la formation étaient satisfaisantes pour garantir le renforcement de capacités des participants ?y avait- il un manuel de formation ? l’équipement nécessaire ? les conditions d’accueil satisfaisantes ? etc… Enquête Questions clés :  Le niveau des enquêteurs et le mode de recrutement: comment ont-ils été recrutés ?est-ce que le profil demandé a été respecté ?  Le nombre d’enquêteurs / de superviseurs / de CTIC était-il suffisant ?  Le rôle de chaque personne impliqué dans l’enquête était-il bien défini et compris par tous les acteurs? L’encadrement du siège de l’ANSD a-t-il répondu aux attentes et aux besoins des acteurs de terrain ?  Toutes les parties prenantes (autorités administratives, services techniques déconcentrés) ont-elles été informées de la tenue de l’enquête ? Avaient-elles un rôle à jouer ?  Comment les ménages pré-identifiés ont-ils été informés de la tenue de l’enquête ? l’information des bénéficiaires a-t-elle posée des difficultés ? La liste fournie par le RNU était-elle fiable ?  La fiche d’enquête est-elle pratique à utiliser ? trop lourde ? quelles sont les expériences des enquêteurs qui pourraient aider à améliorer le format ? 26  Y a-t-il eu des difficultés dans l’utilisation du masque de saisie ? Dans la manipulation du matériel informatique (tablette, ultraportable, téléphone…) ?  Le matériel à disposition était-il suffisant pour la collecte de données dans de bonnes conditions ? ya-t-il eu suffisamment de véhicules ? de carburant ? de crédit orange ? de tablettes, etc… Le matériel a-t-il été mis à disposition dans les temps ?  Où a été organisée la collecte des données ? Au niveau commune ou village ? Quelle était la distance moyenne à parcourir pour les ménages ? Quelles étaient les conditions d’accueil au niveau du point de collecte ? Le temps d’attente des ménages?  Comment s’est passé la collecte des numéros de CNI des individus du ménage ? Les ménages étaient-ils informés qu’ils devaient amener toutes les pièces ? Quelles ont été les difficultés rencontrées ? Remontée des données Questions clés :  La remontée des données s’est-elle faite selon les processus définis au préalable ? Le calendrier de remontée des données a-t-il été respecté ? Quelles ont été les difficultés observées ?  Apurement des données  Quel a été le processus d’apurement des données ? Quelles ont été les difficultés observées ? l’apurement des données a-t-il pu être réalisé dans les temps impartis ?  V- Durée La durée de la tâche, comprenant la production du rapport final, est évaluée à 14 jours. Le contrat comprendra des visites de terrain au Sénégal pour la réalisation des entretiens et des évaluations nécessaires. VI – Profil du consultant Le consultant senior devra faire preuve des qualifications et compétences suivantes : Diplôme d’Etudes Supérieures, de préférence en économie, management des projets de développement ou en suivi évaluation 10 années d’expérience minimum dans la mise en œuvre de programmes et projets de développement. Importante expérience en planification et en l’évaluation de projet de développement. Très bonne connaissance des institutions et structures de gouvernance en Afrique francophone. La connaissance du contexte institutionnel Sénégalais étant un atout. 27 Expériences des programmes d’enquête d’envergure nationale est un atout.. VII – Supervision du consultant Le consultant senior s’appuiera sur les services techniques de la Délégation Générale à la Protection Sociale et à la Solidarité Nationale (DGPSN) du Sénégal, qui lui fournira les orientations ainsi que les informations et les introductions dont il aura besoin pour s’acquitter de ses tâches. Son point focal à la DGPSN est le Directeur du Registre National Unique et au niveau de l’ANSD, le Directeur adjoint. 28 Annexe 2 Liste des personnes rencontrées Listes des personnes rencontrées dans le cadre de l’évaluation de processus du ciblage des ménages du Registre National Unique de la troisième génération REGION DE DAKAR Délégation Général à la Protection Social et à la Solidarité Nationale (DGPSN) Mansour Sy SARR Fatou NDIAYE Ousseynou DIOP Allassane SOW Waly NDIAYE Mariem DIOP Demba NDIAYE Mame Atou FAYE Agence Nationale de la Statistique et de la Démographie (ANSD) Babacar NDIR Astou TOURE Momath CISSE Alpha WADE Madon AWISSI SALL Fatou Kiné NDIAYE Service régional de la statistique et de la démographie Samba NDIAYE Marème FALL Babacar Ba Papa omar LOUM L’Agence de l’Informatique de l’Etat (ADIE) Souleymane BA Autorités administratives Mame Sané NDIAYE FAYE Alioune badara MBENGUE Monsieur Jean-Baptiste Ngomack SENE Amadou FAYE REGION DE THIES Amadou SY Oumy LAYE Aboubakri Moussa SARR Amy FALL Cheikh Tidiane DIOP Seydina issa SOW 29 Samba NDIAYE Boubacar SOW Oumar LO Safiétou FAYE André YOUM Allassane NDOYE REGION DE KOLDA Ousseynou MBAYE Mactar DIOP Chérif Mouhamadou Makhtar Blondin NDIAYE Ibrahima GANO Kanta BALDE Mamanding DIEDHIOU Ibrahima NDIAYE Alphousseyni BALDE Boubacar SEYDI Arona CAMARA Mamadou lamine BOYE Alioune gouno BALDE Bocar GANO Mandia KANTE Chef de village de Sinthiang Demba / Médina Yoro Foullah 30 Annexe 3 : Liste de la documentation mise à disposition de l’équipe évaluation  Guide de pré identification des Ménages, 2015, DGPSN  Planning desactivités 13/07/2015  Procurement plan 15/07/2015  Manuel de Procédures Opérationnel du Registre National Unique Mai 2015  Notes sur la pré identification  Compte rendu de mission, Mansour Sy Sarr 31 Août 2015  Convention de Partenariat DGPSN/ANSDE Juin- Octobre 2015 31