REPUBLIQUE DE SAO TOME ET PRINCIPE Ministère des Finances du Commerce et de lÉconomie Bleu Agence Fiduciaire d'Administration des Projets (AFAP) Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI) Audit des Comptes 2018 Revue de lExécution du Projet et États Financiers RAPPORT REPUBLIQUE DE SAO TOME ET PRINCIPE Ministère des Finances du Commerce et de l'Économie Bleu Agence Fiduciaire d'Administration des Projets (AFAP) Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI) Audit des Comptes 2018 Revue de lExécution du Projet et des États Financiers RAPPORT LETTRE b'INTRODUCTION Ministère des Finances du Commerce et de l'Économie bleu. Soo Tomé/SAQ TOME ET PRINCIPE Monsieur Le Ministre, 1 - En exécution de la mission d'audit externe, que vous nous avez confiée, nous avons l'honneur de vous présenter notre rapport relatif à la revue des états financiers et l'exécution du Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI) pour la période allant du 01 Janvier au 31 Décembre 2018. 2 - L'objectif principal de l'audit est d'exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur les états financiers y compris les Relevés de Dépenses, et les Comptes Désignés du projet au 31/12/2018. De façon plus spécifique, l'auditeur devait se prononcer sur ' • La sincérité et la régularité des états financiers y compris les États Certifiés de Dépenses et les Comptes Désignés : • L'efficacité de la structure de contrôle interne en particulier des Systémes de Gestion Financière et de Comptabilité : • La conformité de l'exécution du projet aux termes de laccord de financement, aux instructions des bailleurs de fonds et aux pratiques habituelles en matière de gestion 3- Notre rapport général, dont l'objet est de porter à votre connaissance, les résultats les plus importants de nos travaux, en ce qui concerne la revue de l'exécution du projet et des états financiers, comprend en dehors de notre opinion sur les états financiers (Rapport de l'Auditeur Indépendant) : • Nos commentaires sur les comptes du Projet (Rubriques du Bilan et du Tableau des Emplois Ressources) et lexécuton du projet (Conformité des opérations de l'exercice 2018 aux normes, réglementations internationales et clauses conventionnelles liant l'État à la Banque) 1/2 Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 2 Revue de l'Exécution du Projet et des États Financiers/Rapport/Moi 2019. Cabinet ECM AFRIQUE Abidjan C6te d'ivoire. • Nos rapports relatifs aux états certifiés de dépenses, au respect des procédures de passation des marchés, au fonctionnement des comptes spéciaux et autres points de contrôles contenus dans les Termes de Références de la Mission (Rapports Spéciaux). • Les différentes annexes relatives aux états financiers (Annexes A) et rapports spéciaux (Annexes B). 4- Par ailleurs. nos principales observations et recommandations portant sur l'Évaluation des Systèmes de Gestion Financière et de Comptabilité ont fait l'objet d'un rapport séparé adressé aux responsables de l'Agence Fiduciaire de Gestion des Projets (AFAP). Il est structuré autour de deux éléments : • Le rapport de synthèse général, s Le rapport détaillé. 5- Nous remercions, le Responsable de l'Agence Fiduciaire de Gestion des Projets (AFAP) et tout le personnel, pour la coopération dont ils ont fait preuve au cours de l'exécution de notre mission. 6- Nous restons à votre disposition pour toutes informations complémentaires que vous souhaiterez obtenir concernant nos travaux et nos commentaires contenus dans ce rapport. Agréez. Monsieur le Ministre, l'expression de nos salutations distinguées. Abidjan, République de la Côte d'ivoire Le 25 Juin 2019. Le Directeur Général Maxime Koffi MONTAN Expert-Comptable Diplômé. UCM I* ASykloQtn 110- (liSp u 41 m 4 u 0 1» lm e 212 Projet Renforcement des Capacits Ingtitutionnelles (PPCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Revue de l'Excution du Projet et des Etats Financiers/Rapport/Mai 2019 Cabinet ECM AFRIQUE Abidjan Côte d'Ivoire. PEPUBLIQUE DE SAO TOME ET PRINCIPE Ministère des Finances du Commerce et de lÉconomie Bleu Agence Fiduciaire d'Administration des Projets (AFAP) Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI) Audit des Comptes 2018 Revue de l'Exécution du Projet et des États Financiers RAPPORT SOMMAIRE LETTRE D'INTRODUCTION 01-02 RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT 01-02 COMMENTAIRES DE L'AUDITEUR SUR LES ETATS FINANCIERS 01-03 Note N° 01: Ressources Mobilisées 01-01 Note N0 02: Actifs Immobilisés 02-02 Note N° 03: Comptes de Stocks 03-03 Note N° 04: Comptes de Tiers Passif 03-03 Note N0 05: Comptes de Tiers Actif 04-04 Note N° 06: Trésorerie Actif 04-04 RAPPORTS SPECIAUX 00-08 Note N 01 Revue États Certifiés de Dépenses 01-02 Note N° 02: Revue Mouvements sur les Comptes Spéciaux 03-04 Note N° 03: Contrôle Respect Procédures de Passation Marchés 05-06 Note N° 04 : Autres Points de Contrôle des TDR 07-08 112 Projet Renforcement des capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Revue de l'Exécution du Projet et des États Financiers/Rapport/Mai 2019. Cabinet ECM AFRIQUE Abidjan Côte d'Ivoire- ANNEXES Annexes A États Financiers du Projet et Notes Explicatives Annexe A.1 Bilan au 31/12/2018 1/1 Annexe A.2 Tableau des Emplois Ressources 1/1 Annexe A.3 : Notes Explicatives Comptable de l'AFAP 3/3 Annexe A.4 Principes et Méthodes Comptables Utilisés 2/2 Annexe A.5 Liste des Immobilisations 1/1 Annexes B États de Synthèse Rapports Spéciaux Annexe B.1 États Certifiés de Dépenses (Formulaires A.2) 3/3 Annexe B.2 Synthèse Mouvements Comptes Spéciaux 3/3 Annexe B.3 Contrôle Respect Procédures Passation des Marchés 4/4 Annexe B.4 Synthèse Ressources Mobilisées (Mesure Performances) 1/1 Annexe B.5 Réconcilation Transferts Autorisés IDA/Fonds Reçus AFAP 2/2 Annexes C Présentation Générale du Projet 2/2 212 Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/1Z/2018 5 Revue de l'Exécution du Projet et des Etats Financiers/Rapport/Mai 2019. Cuirnct ECM AFRIQUE Abidjan Cate d'Ivoire. PEPUBLIQUE DE SAO TOME ET PRINCIPE Ministère des Finances du Commerce et de l'Économie Bleu Agence Fiduciaire d'Administration des Projets (AFAP) Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI) Audit des Comptes 2018 Revue de l'Exécution du Projet et des États Financiers RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT Ministère des Finances du Commerce et de l'Économie Bleu, Sao Tomé/SAO TOME ET PRINCIPE Monsieur Le Ministre, Opinion Nous avons effectué l'audit des états financiers du Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI), pour la période allant du 01 Janvier au 31 Décembre 2018 qui comprennent le Bilan, le Tableau des Emplois Ressources, les Notes explicatives et les Principes Comptables Utilisés. Le bilan au 31/12/2018 fait apparaitre au titre des Ressources Mobilisées un montant de USD 1 468 546 99, au titre de [Actif Immobilisé USD 1 049 810.22. A ces principales rubriques il convient d'intégrer les comptes de Tiers Actifs pour USD 133 531.80. les comptes de Tiers Passif pour un montant total de USD 504 468.84, enfin les soldes débiteurs des comptes de Trésorerie Actif pour un montant de USD789 673.78. A notre avis, les états financiers ci-joints ont été préparés, dans tous leurs aspects significatifs. conformément au SYSCOHADA (Normes comptables en vigueur dans les pays membres de l'OHADA). Fondement de l'Opinion Nous avons effectué notre audit selon les Normes Internationales d'Audit (ISA) de IFAC. Les responsabilités qui nous incombent en vertu de ces normes sont plus amplement décrites dans la section « Responsabilités de l'auditeur pour ['audit des états financiers » du présent rapport Nous sommes indépendants de l'emprunteur et des bailleurs de fonds conformément aux règles de déontologie qui s appliquent à l'audit des états financiers au sein des pays membres de l'OHADA, et nous nous sommes acquittés des autres responsabilités déontologiques qui nous incombent selon ces règles. Nous estimons que les éléments probants que nous avons obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion d'audit. 112 Projet Renforcement des capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 6 Pevue de l'Exécution du Projet et des états Finonciers/apport/Mai 2019. Cabinet ECM AFRIQUE Abidjan C8te d'Ivoire. Responsabilités de la Direction et des Responsables de la Gouvernance pour les États Financiers La direction de l'AFAP est responsable de la préparation des états financiers conformément aux normes comptables en vigueur dans les pays membres de l'OHADA, ainsi que du contrôle interne qu'elle considère comme nécessaire pour permettre la préparation d'états financiers exempts d'anomalies significative, que celle-ci résultent de fraude ou d'erreurs. Lors de la préparation des états financiers. c'est à la direction qu'il incombe d'évaluer la capacité de l'Agence d'Administration des Projets à poursuivre ses activités, de communiquer, le cas échéant, les questions relatives à la réalisation des activités Il incombe aux responsables de la gouvernance de surveiller le processus d'information financière du projet Responsabilités de l'Auditeur pour l'Audit des États Financiers Nos objectifs sont d'obtenir l'assurance raisonnable que les états financiers pris dans leur ensemble sont exempts d'anomalies significatives, que celle-ci résultent de fraudes ou d'erreurs, et de délivrer un rapport de l'auditeur contenant notre opinion. L'assurance raisonnable correspond à un niveau élevé d'assurance, qui ne garantit toutefois pas qu'un audit réalisé conformément aux normes ISA de IFAC, permettra toujours de détecter toute anomalie significative qui pourrait exister. Les anomalies peuvent résulter de fraudes ou d'erreurs et elles sont considérées comme significatives lorsqu'il est raisonnable de s'attendre à ce que. individuellement ou collectivement elles puissent influer sur les décisions économiques que les utilisateurs des états financiers prennent en se fondant sur ceux-ci. Contexte et Contraintes Spécifiques Liés à la Mise en ouvre des Travaux Notre mission a été organisée de façon à couvrir de manière satisfaisante tous les aspects significatifs du projet notamment la revue des comptes et états financiers, le contrôle des états certifiés de dépenses. le contrôle des mouvements sur les comptes spéciaux, et la vérification du respect des procédures de passation des marchés. Pour l'audit des comptes 2018 l'intervention sur site s'est déroulée sur la période du 26 Avril au 23 Mai 2019. Il convient de souligner au passage que du fait de l'élargissement du portefeuille des activités de l'AFAP, les états financiers n étaient pas disponibles avant le démarrage de la mission. De ce fait, les phases de préparation (Revue préliminaire), d'intervention sur site et de rédaction des projets de rapports se sont déroulées simultanément (Les états financiers définitifs ne nous sont parvenus qu'au cours de la seconde quinzaine du mois de juin 2019). Par ailleurs, officiellement le système comptable en vigueur à SAO TOME ET PRINCIPE c'est le système comptable OCAM. Dans la pratique la comptabilité du projet est tenue selon le SYSCOHADA Pour la revue des comptes nous nous sommes par conséquent appuyé sur les normes ISA de [lFAC. Enfin même dans l'Hypothèse où le Système Comptable OCAM serait appliqué par le projet, il serait difficile à la mission d'identifier les normes d'audit applicables dans le cadre de cette mission. Abidjan, République de Côte d'ivoire Le 25 Juin 2019 Le Directeur Général Maxime Koffi MONTAN 1 îa Expert-Comptable-Diplômé. EC 2/2 Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Pevue de l'EXecu+ion du Prjet e de ÉtaI Finandierg/PlppOrt/Mai 2019. Cabinet ECM AFRIQUE Abidjon Côte d'Ivoire. Agence Fiduciaire d'Administration des Projets (AFAP) Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI) Audit des Comptes 2018/Revue des États Financiers COMMENTAIRES AUDITEUR SUR LES ETATS FINANCIERS Projet Renforcement des Capacités institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes du 31/12/2018 Revue de l'Exécution du Projet et des Etats Financiers/Rapport/Mai 2019. Cubinct ECM AFRIQUE Abidjan - +e ' o" COMMENTAIRES DE L'AUDITEUR SUR LES ETATS FINANCIERS N° 01: RESSOURCES MOBILISEES (En USD) 1.1-Subventions Reçues Au 31/12/2018, le montant cumulé des ressources mobilisées par le Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI) se chiffre à USD 1 468 546.96 et se détaille comme suit : • Demande de Fonds de Roulement 1 179046.96 • Demande de Paiement Direct 289 500.00 Total 1 468 546.96 Les ressources du Projet découlent de deux accords de financement, notamment le DON IDA V1240 de USD 1 300 000.00 et le DON IDA D 3080, d'un montant de USD 10 700 000. Ces différents accords de financement ne prévoient pas de contribution de [État et la mission n«a obtenu aucune autre information concernant une éventuelle contribution de vÉtat Remargue Dans la phase de préparation du projet 'AFAP a mobilisé au total 379 046.96 dont une avance initiale de USD 200 000.00. Les ressources mobilisées au cours de lexercice 2018 se chiffrent à USD 1 468 546.96. et se décomposent comme suit " Avance Initiale PPF 200 000.00 • Avance Initiale Execution 800 000.00 • DPD N° 01 Règlement Facture DELLOITE 283 500.00 " DRF No 02 PPA 83209.63 • DRF N° 03 PPA 95 83733 Total 1 468 546.96 Le montant cumulé des Demandes de Paiement en instance de décaissement par I IDA au 31/12/2018 se chiffre à USD 133 531.80 et concerne la demande de Renouvellement du Fonds de Roulement N° 04 du 30/09/2018. Note N° 02-ACTIF IMMOBILISE (En USD) Au 31/12/2018, le montant cumulé des actifs immobilisés par le projet se chiffre à USD 1 049 810.22 et se détaille comme suit: . Charges immoblisées 1 027 087.75 * Immobilisations Corporelles 22722.47 Total 1 049 810.22 114 Pro3t Rcnforcement de s Capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Rcyuc de I'Cýccutio du Projet et des Etats Financiers/Papport/Mai 2019 Cabinet ECM AFRIQUE Abidjan C8te d'Ivoire. 2.1- Immobilisations Corporelles (En USD) Le solde de USD 22 722.47 qui apparaît au bilan correspond au coût total des immobilisations corporelles acquis par le projet au 31/12/2018 et se décompose comme suit : • Équipements fondamentale 10 120.80 • Matériel et Mobilier de bureau 1020062 • Autres Immobilisations corporelles 2 401 05 Total 22 722.47 Les nouvelles acquisitions d'équipements réalisées au cours de l'année 2018 se chiffrent à USD 22 722.47 et s'analysent comme suit: • Équipements Fondamental 10 120.80 * Matériel et Mobilier de Bureau 10 200.62 • Autres immobilisations Corporelles 2401.05 Total 22 722.47 2.2- Charges Immobilisées (En USD) Le montant cumulé des charges Immobilisées à l'issue de l'exercice 2018 se chiffre à USD 380 978.37. Les charges de fonctionnement (Charges immobilisées) relatives à l'exercice 2018 se chiffrent cependant à USD 1 002 593.66 et se décomposent ainsi * Matières et Fournitures non stockables 25 302.89 * Voyages et Transports 43 078.37 * Ateliers et Séminaires 14 470.42 • Sessions de Formation 77 51202 • Études et Consultations 699 939.04 • Visites d'Études 9 37326 • Services divers 25 572 50 * Autres services extérieurs 14 587 26 • Personnel 91 767.70 • Charges et Pertes Diverses 990.20 Total 1 002 593.66 Note N° 03-COMPTES DE STOCKS (En USD) Au 31/12/2018, le solde des comptes de stocks est nul. Le principe de gestion retenu par l'AFAP, c'est la mise en consommation directe des différents approvisionnements. Cette pratique a pour conséquence d'ignorer l'existence d'éventuels stocks de fournitures (Fournitures informatiques et fournitures de bureau, carburant et autres matières consommables etc), à la clôture de l'exercice, intégralité des achats de fournitures étant directement imputé dans les achats consommés 214 Projet Renforcement des CiQUe Aidjn C+e tivore 6- Les travaux de vérification des demandes de cotation (Approvisionnement en fournitures et prestations diverses), ont porté sur tous les éléments constitutifs de chaque dossier notamment la conformité du mode de passation des marchés aux dispositions de l]Accord de Financement, la constitution des documents de bases (Demandes de cotation. Factures pro furma, Procès-verbal de dépouillement et Attribution des marchés, Bons de Commandes ou contrats). Voir Liste de Contrôle du Respect des Procédures de Passation des Marchés en Annexe B.3. Il convient de souligner que les dossiers de passation des marchés sont généralement constitués pour plusieurs projets en même temps lorsque les circonstances le permettent. 7-A notre avis, les biens et services financés au cours de l'année 2018, ont d'une façon générale, fait l'objet de marchés passés conformément aux dispositions de l'Accord de financement et aux directives du bailleur en matière d'acquisition de biens et services, Abidjan, République de la Côte d'ivoire Le 25 Juin 2019. Le Directeur Général Maxime Kbffi MONTAN Expert-Comptable Diplômé Tè*4: t226) .1241 ùIl*0 a 618 Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PPCI)/Àudit des Comptes au 3t/12/201A Pevue de 'Exécution du Projet et des États Financiers/Rapport/Mai 2019. Cabinet ECM AFRIQUE Abidjan Côte d'Ivoire. REPUBLIQUE DE SAO TOME ET PRINCIPE Ministère des Finances du Commerce et de l'Économie Bleu Agence Fiduciaire d'Administration des Projets (AFAP) Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI) Audit des Comptes 2018/Revue de l'Exécution du Projet AUTRES POINTS DE CONTROLE DES TERMES DE REFERENCES RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT Ministère des Finances, du Commerce et de l'Économie Bleu. So Tome/SAO TOME ET PRINCIPE. Monsieur Le Ministre, 1-Conformément aux Termes de Référence de la mission qui nous a été confiée, nous avons en dehors des différents points relevant habituellement des rapports spéciaux, procédé à • L'analyse de la performance financière globale du projet en matière de décaissement (Confrontation ressources mobilisées et ressources allouées): " L'examen des dispositions prises par les responsables de J'AFAP en vue d'assurer le remboursement des dépenses identifiées comme inéligibles par les différentes missions d'audit antérieures: • La réconciliation des fonds reçus par le projet en provenance de la banque et les fonds décaissés par la Banque : * La revue de la situation des actifs immobilisés (Inventaire au 31/12/2018): * Le contrôle du respect par l'AFAP des lois et règlements en vigueur à SAO TOME. 2-Notre mission consiste à exprimer une opinion sur chacun des points évoqués ci-dessus en particulier la conformité de l'exécution du projet aux dispositions de l'accord de financement les règles procédures et directives de [IDA 3-Nos diligences ont comporté, entre autre • L'analyse des dispositions de l'accord de financement le recensement et la consolidation des ressources mises à la disposition du projet par 'IDA et la confrontation entre les prévisions de décaissement et l'évolution réelle des décaissements : • La revue des rapports d'audit externe de l'exercice antérieur en vue de l'identification des différentes observations relatives aux dépenses inéligibles et l'examen des dispositions prises par les responsables de î'AFAP pour assurer le remboursement des dépenses remises en cause : " Le recensement des différentes demandes de paiements adressées à la Banque, la vérification des décaissements autorisés par la Banque et la confrontation entre les montants des demandes autorisées par la Banque et les sommes effectivement transférées sur le compte spécial réservé aux ressources de l'IDA ou aux fournisseurs (Cas de Demandes de Paiements Directs) 7/8 Projet Renforcement des capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 20 Revue de lExécution du Projet et des Ctats Financiers/Rapport/Mai 2019. Cabinet ECM AFRIQUE Abidjan CGte dTvoire. • La collecte et l'analyse des états d'inventaire relatifs aux actifs immobilisés et le contrôle par sondage de la réalité et de l'évaluation correct des dits actifs immobilisés : • Le contrôle du respect par lAFAP des lois et règlement nationaux, notamment la déclaration la déclaration du personnel à la sécurité sociale et aux impôts et le règlement régulier des cotisations sociales et les impôts sur les salaires. 4-Nous estimons que nos diligences étayent de façon raisonnable notre opinion. Au plan formel (Contrôle du respect des conditions de forme) en effet, l'administration des ressources du projet est conforme aux termes de |Accord de financement et aux directives du bailleur de fonds en la matière. 4.1- Au titre de l'évaluation des performances financières globales du projet, la mission relève qu'après trois (03) années d'activité. 'AFAP a mobilisé 52.24% des ressources prévues. 4.2-L'audit des comptes 2017 n'avait mis en évidence aucune dépense inéligible. Il en est de même pour l'audit des comptes 2018 4.3- L'AFAP n'a pas procédé à l[inventaire des équipements du projet, acquis au 31/12/2018 (Voir liste des équipements en Annexe A.5). Elle dispose toutefois d'un listing des immobilisations acquises depuis le démarrage des actvités. 4 4- La réconciliation des fonds annoncés comme reçus par le projet en provenance de la Banque et les fonds décaissés par la banque (IDA Liste des Transactions) sur les données relatives à la période 2017 à 2018 n'indique aucune anomalie particulière. les frais relatifs aux transferts de fonds, prélevés par la Banque se chiffrent cependant à USD 160.60, pour le DON IDA H 9030, USD 241.41 pour le DON IDA 9770, et USD 305.48 pour le DON GPEF TF 16391 : 4,5-Les lois et règlements en vigueur à SAO TOME ET PRINCIPE en matière de gestion du personne sont respectés. Abidjan, République de la Côte d'ivoire Le 25 Juin 2019. Le Directeur Général Maxime lKoffi MONTAN Expert-Comptable Diplômé 124) 1 2 4¶1 64 M 0êiW M1Sl 818 orcement des Capacité s n5titutiçnnelles (PPCI)-Audi+ Ado Comptes ou 31/12/2018 Revue de l'Exécution du Projet et des États Frianciers/Rapport/Moi 2019. Cabinet ECM AFRIQUE Abidjan Côte d'Ivoire. Agence Fiduciaire d'Administration des Projets (AFAP) Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI) Audit des Comptes 2018/Revue des États Financiers ANNEXE A-ETATS FINANCIERS/NOTES EXPLICATIVES Projt Renforçement des Capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 22 Revue de l'Exécution du Projet et des États Financiers/Papport/Mai 2019. Cabinet ECM AFRIQUE Abidjan Côte d'Ivvire. Anne А.1-B1LAN AU 31112f2018 � - � � - ,. D .. � v �.,� . - � � ° , ,-� д уа, � �9 gC1- � - �и.. Da - -� %с �1�' ь �п "Z z 'аг: � �я r '. . ; � .' _ ° _ . �4� . - ,+ �- - т. г � и • -� �^7 � � ,„ 3 ,� 7 :,. .. � � � �=�� _ыС -? _ � � _ � ,д J � - �> г 3 м ��' _.. -'_'. D S - S - �_ t:Ë С (f • . - _ - - `i`�1 � - ,. Z . .а = - 4.� j _ а � - _ � j .� ' - Dj ^ ' д g � � .,� _ . �4 - � �, °..'. ��' � Ч � ..,�. � д ,л`.. t «'у \ �� _ \ \ J ¢ � � - J � э @ . � . � д • '7 D �Е н � � W , 1 I Z i т � 3 _ � iйЭ � т l/�`�'� -- ^ � � � � r �ry� ��у, „ �' � �%� � �� _ '� _`� 9. А ` � � €'3' � 'Э ' .4, �� й й ,� ° - -. - . ., я � � ы Ч - �� , ,ЧМ .'� w - м р :-ч и n ° , С �/г �4t � . .. А Р W . � J у . - �- ��. ���''�' � .' �` 4 ._ '^, "�5 .. lл '6 У ау � - . L% С•< i Р� . - . 0О �. © � „ 4 Р 9 .� J�� � Ри. е Ч',и т � а � ; � , � � _-' � о ���"� а �, С у h С� р � а � "� ч r�. �� � а с �� г. ^ а зс...� й с . � ЧЧ G � с. � �3 r ::: µ а о „о .-_ __. Projet Renforcement des Capaci+ës InstitutiannгJ�es (ARGI)/Audit дг5 Comptes аи 31f12/201В �3 Revue де 1'Fxëcutian ди projгt et des �tats Financiers/RappartlMai i019. СаЬыпеt ЕСМ AFRIQUE Abid,�an Cote д'IvcsЁre. Annexe A.2-TABLEAU bES EMPLOIS RESSOURCES X Z 7 Projet Renforcement des capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 24 Revue de I'Exécution du Projet et des États Financiers/Ropport/M& 2019. Cobinet ECM AFRIQUE Abidjcin C8te d'Ivorre. Annexe A.3-NOTES EXPLICATIVES COMPTABLE DU PROJET :r Cc Rn 5 Kn ormian & Semag Coûits Opération-eth- Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI)/Audil des Comptes au 31/12/2018 Revue de l'Exécution du Projet et des États Financiers/Papport Final/Mai 2019 Cabinet ECM AFRIQUE Abidjn Côte d'Ivoire 會 31。又Se才vi(e de（。義st化＿. 必－一一〕一→？一＿｀一＿_:__l戶兀 。仕｀壯果擘么文磚二’一州＊ I& L 可 一一 ：一！ 一 1兀，!-- ？吋馴se陶”ec。”叫？l妝奮＿－一江鰓。一）買 叮r-－一r叔－一兀’－一‘;,！一：一＿么叮鳥一犢 一曆么一付寫一亡亡他二－－一！一細弗一必予一他實 ，。一辟一二、鳥「一；，一，么一仕：兀一“---－一、：兀：！二蒙 卹r→〕兀＿r＿丑：___＿甲」－－一 3鳥4爹。！m症亡c兀日t se顫一鳥。！邸 ｀日，煮江＿_t亡匕乞江＿叩斗C一亡 了，&1們”日各六仰斗hu婦；C註＿軾么訕＿三fu三＿日＿亡＿(＿亡叮二念 馴汗個→妒l叮 &r李”l ! 江獸 弓話l ?．一L ，叮兀｀合t：『＿______＿之 一！―。，二二二：一二―二 ―于口一舟中c綺一黝了斤了江［一長黠：辭－-.；。！江司丁 亡二也－一j一糁‘尸－---－·－一r斗一訕必一江－一細妒－－一倘二 州－一二r覓。翁一1 ProJ&R鱷咒了實！糒鼠黔實鷺輟公曬冒汰f黑【仳集翁翁黔之．奮：彥‘加’‘以 Cabi八色卞日CM AF文IQUE/Abidjon C6ted&Ivo.re 三C 3二．5 CoCt擊。p驟、馴丫 日織膩，‘。綴、此三二二＿f二一兀＿。一二＿、。 0參‘。膚，：顱。『·？江？滬’發記久＿纏三」j：。江：戶 勿二二：: k , L•k 三！ 可「，& C&to廖鬍裊一禿，涌鸞飄9計軾騙k球 &‘方？＿計勿亡鬥乍二｝日計一亡州合→→一疋媒訕二兀于－一。 L”一勿江一任偽一州‘、－一二之三，,A訕訌！&，一？州·－- ：→邊→日」。B斤“方。’一？!:---－一黔中－－一－－一－一‘雜r! 一煩丑兀沙二C審）、：)_!，二Fb，勿一。－、吃、】一｝→計 3上。6黠×編扯狀一訌計勵電r盪，。r竅絨會 C亡方二，:_＿亡二－。亡權一二一：舟一打二－二 凡亡必J亡中L一、。化。江C一了－－一一兀兀－一訪－ P。。ie十Renfooce巾en十d。，Copaci卞蘊：I。：,‘卞u十．onholle,(PRcl)/Audit de:Comp卞e:au 31/12/2018 良。vuo dol‘召×巨cutio&du PrOJPt疲t dZ&h卞ots rlnonC,ers,kQpporT rlnall闈QI&V么，·j Cab,nct EcM滅FRIQU日／Ab,djan C6卞ed’工vo&re 3,13 les -essources Le reSsoufýC- 激鳥 又糁呈；黑糁二S一為才鄴 夜＿斗＿〕！&－一上一：__ -－。二！: J絨a亂一三上－一－一’他 一二無無無無不厥薦藪需燻騙不不不 } cabin。＋EcM武FRIQU任／Abidjan c6十ed&Ivoire Annexe AA: PRINCIPES ET METHODES COMPTABLES UTILiSES I-CADRE LEGAL ET REGLEMENTAIRE DES OPERATIONS DU PROJET Le cadre réglementaire et légal des opérations du projet est celui du plan comptable OCAM en vigueur en République Démocratique de Sao Tomé e Principe ainsi que les principes IPSAS (International Public Sector Accounting Standards) qui régissent la comptabilité publique. La Banque Mondiale préconise la mise en place des systèmes comptables permettant de produire des données financýères à mëme de renseigner sur les performances du projet. Ce système doit ëtre intégré à tous les autres éléments de la gestion financière (budget, trésorerie, comptabilité analytique et suivi des immobilisations). 1.1-Systeme Comptable La comptabilité du projet est tenue à base du logiciel de gestion TOMPRO, configuré pour la gestion des opérations du projet. Ce système est conçu pour permettre une gestion analytique et budgétaire des transactions du projet et pour la production des reportings. 1.2-Principes de Base Les opérations du Projet sont enregistrées suivant le prýncipe de la partie double. Les états financiers sont préparés sur la base d'une comptabilité d'engagement (Accrual basis) pour prendre en compte les effets des transactions dès qu'elles se produisent et non pas lorsque intervient la liquidation (cash basis). Les principes suivants ont servi de base à la production des états financiers le coût historique, L'ensemble des opérations du projet est comptabilisé au coût historique. 11-PRINCIPES SPECIFIQUES 2.1 -Traitement Comptable des Ressources Mobilisées Les ressources de la convention font l'objet de deux formes de décaissements " Les paiements directs sur présentation d'une demande de l'AFAP, accompagnée des factures des fournisseurs. " Les décaissements par Fonds de Roulement, qui approvisionnent le compte ouvert à BISTP sur justification de l'utilisation de l'avance inltlaýe de fonds adressée à HIDA. Les financements du Projet, faits sur demande de retrait de fonds sont comptabilisés en deux étapes , " Constatation des engagements à la date d'établissement et d'expédition de la demande de paiement à la banque, " Enregistrement de la liquidation dès qu'il existe la preuve que le Compte Spécial du Projet a été crédité ou lorsque l'AFAID reçoit a notification d'un paiement direct, au profit d'un bénéficiaire éligible. Projet Renforcement des capacités institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Pavue de I'C-xArutiýnn du Projet et de, Ptats Finariciers/Papport Finol/Mai 2019. Cabinet ECM AFRIQUE/Abidjan CÔte «Ivoire. Les salaires directement versés par 'État aux fonctionnaires détachés ou affectés constituent des compléments de ressources apportées par lÉtat et devraient par conséquent lorsque c'est le cas, être évalués et enregistrés dans un compte spécialement prévu à cet effet (Contrepartie Etat). Il en est de même pour les recettes provenant de la cession des dossiers d'appel d'offres. Il convient enfin de souligner que la Contrepartie État devrait initialement être constituée par des contributions en nature. 2.2-Traitement Comptable des Emplois 2.2.1-Transactions en Devises Les comptes sont tenus en USD. Les transactions en devises étrangères sont comptabilisées en USD au taux du jour de l'engagement de la transaction. A la liquidation de la transaction, la différence de change est affectée en augmentation ou diminution du coût de l'activité du projet à laquelle se rapporte la transaction. Les soldes en devises des fonds disponibles, des dettes et créances sont convertis en fin d'exercice au taux de change du DOLARDS. en vigueur à la date de clôture des comptes. 2.2.2-Monnaie de Comptabilisation La monnaie de comptabilisation des opérations est le dollar américain (USD) En cas de paiement dans une outre monnaie. la conversion est fait avec le taux d'échange à la date de paiement. 2.2,3-Frais de Fonctionnement Par souci de simplification, les dépenses de fonctionnement engagées dans le cadre du projet sont comptabilisées en classe 6. dans les rubriques réservées et immobilisées ensuite à la clôture de l'exercice dans les comptes de la classe 2 par le mécanisme de transfert des charges appelé « remontée de charges » au sein du projet. 2.2 4-Immobilisations Corporelles Les immobilisations corporelles sont évaluées à leur coût d'acquisition. Les montants des factures relatives à l'acquisition d'immobilisations sont donc directement imputés au débit de chaque compte d'immobilisations concerné 2.2.5-Amortissements et Provisions Compte tenu de la spécificité de la comptabilité du projet, il n'y a pas lieu de constater les amortissements des équipements. En effet les Agences d'exécution des projets à caractère économique et social ne sont pas des entités génératrices de revenus. 2.2.6- Corrections des Erreurs et Omissions Les corrections des erreurs et omissions relatives aux états financiers des périodes antérieures sont faites par retraitement de linformation comparative et redressements des comptes de l'exercice au cours de laquelle l'erreur a été constatée et ce conformément aux dispositions du Système Comptable OCAM. 213 Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Revue de l'Exécution du Projet et des Etats Financiers/Papport Final/Moi 2019. Cabinet ECM AFRIQUE/Abidjan Côte d'Ivoire. 2.2.7-Avances Aux Entreprises Pour la réalisation des travaux et prestations diverses IAFAP accorde généralement aux entreprises retenues une avance sur commande dont le taux varie de 20 à 50% sur présentation d'une caution bancaire Après constatation du montant de l'avance par la comptabilité, le remboursement des avances se fait par récupération progressive sur les décomptes du fournisseur. 3/3 Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Revue de l'Exécution du Projet et des États Financiers/Rapport Final/Mai 2019. Gubipicýt CCMArrVCÂdW X,e Anne A.5-LISTE DES IMMOBILISATIONS c0 00 0¾ NN -r o r -0--E w Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Revue de I'Exicution du Projet et des États Financiers/Rapport Final/Mai 2019. CabineTtECM APRIQýUE/Abidjan côte d',voire. Agence Fiduciaire d'Administration des Projets (AFAP) Projet Renforcement des Capacités Institutionneles (PRCI) Audit des Comptes 2018/Revue Exécution du Projet ANNEXE B-ETATS SYNTHESE EXECUTION PROJET Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Pevue de I'=xcution du Projet et des états Financiers/Rapport Final/Mai 2019. Cabinet ECM AFRIQJE/Abidjan Côte d'Ivoire. Annexe B.-ETATS CERTIFIES bE bEPENSES r fr LI i A -7r Projet Renforcement des Capacités Institutonnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Revue de lExécution du Projet et des États Finonciers/Rapport Final/Mai 2019. Cabinet ECM AFRIQUE/Abidjan Côte d'Ivoire. Annexe 8.2- ETATS bE SYNTHESES MOUVEMENTS COMPTE DESIGNE Annexes B.2.1 - Compte Désigné BIS TP (En USD) Conformément aux dispositions de l'accord de financement, les ressources provenant du DON IDA V1241 et DON D3080 sont déposées sur un compte N° 446105410001 ouvert à AFRILANDBANK. Pour le règlement des fournisseurs locaux un sous compte en Dobras est ouvert dans la même Banque (Compte N° 446105410002). La justification au 31 Décembre 2018 du solde du Compte désigné précité (Compte Principal), pour la gestion des ressources mobilisées se présente de la manière suivante (Relevé de compte bancaire): EXERCICE EXERCICE RUBRIQUES 2018 2017 SOLDE INITIAL (A) * 176 613.48 0.00 RECETTES DE L'ANNÉE (B) 979 026.96 200 000 - Transfert de Fonds' 979 026.96 200 000 IDA V1 240-ST 17902696 200000 IDA D3080 800000.00 0.00 GPEF (TF 16391-ST) 0.00 000 -Autres ressources imputées Sur le Compte Spécial ___ 0.00 0 00 - Intérêts au Profit du Projet 0.00 0 00 DEPENSES DE L'ANNEE ( C) C= A+B-D 371 604.23 27 028.08 - Règlements effectués par le Projet C.1 369_854.52 23 48627 -Frais de Tenue de Compte C 2 15-82 28.55 -Intérêts Débiteurs C.3 _28.55 1 705 34 - Autres Frais Bancaires C 4 1 705.34 1 807 92 SOLDE DE LA FIN DE L'EXERCICE (D) 784 036.22 176 613.48 Remarque Il existe un écart de USD.36,18 à cause d'intégration du solde du compte en monnaie locale. Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Revue de l'Exécution du Projet et des États Financiers/Rapport inal/Mai Z019. Cabinet ECM AFRIQUE/Abidjan Côte d'Ivoire 닌― Annexe B.4 - SYNTHESE RESSOURCES MOBILISEES (MESURE PERFORMANCES) Annexe B.4.1: Rapports Volumes Mobilisés par SF/Volume Total Mobilisé SOURCES 1-RES ALLOUEES 2-DECAISSEMENTS 3-SOLDES FINANCET Montants Montants 11/0 Montants % IDAV1240 1 300000 10.83 379 04&96 20.77 920953.04 9,06 IDA 3080 10700000 89.17 1 446109,38 79ý23 9253890.62 90.95 TOTAL 12000000 , 100.00 1825 156.34 , 100-00 1 10 174 84166 Annexe B.4.2- Rapports Volumes Mobilisés par SF/Volume Prévues par SF SOURCES 1-RES ALLOUEES 2-DECAISSEMENTS 3-SOLDES FINANCET Montants 0/0 Montants 0/0 Montants % IDA V1240 1 300 000 100 00 379046 96 29.16 920953.04 70 .- 84 IDA 3080 1 10 700 000 100 00 1446109.38 1152 9253890.62 86.48 TOTAL 12 000 000 i 100.00 1 825156.34 ý 1-0 0. 0 0 10 174 843.66 Annexe B.4.3. Rapports Ressources Mobilisées (DPD et DRF) par Sources SOURCES 1-CUMUL DECAIST DPD 3-DRF FINANCET Montants 0/. Montants % Montants 379 046ý96 20. 77 0,00 0.00 379046.96 32.15 IDA Vi 240 1 446109.38 79.23 646 109,38 100.00 -,800- 000.00 67.85 IDA 3080 TOTAL 1 825 156.34 100.00 646 109-38 100.00 1 179 046.96 100-00 Remargu A la fin de l'exercice 2018 le taux de mobilisation des ressources allouées à l'exécution du projet est de 15.21% (Voir Annexe B.4.2), Il est pour l'instant trop tôt pour émettre un jugement pertinent sur le taux de décaissement des ressources allouées à l'exécution du projet. Projet Penforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI)/AUdit des Comptes au 31/1z/2018 Pevue de l'Exécution du Projet et des États rinancierb/Rapport Fir%*I/Moi 2019. Cobinet EGM AFRIQVE/Abidjon CÔle d'3:voirr. Annexe B.5-RÉCONCILIATION TRANSFERTS AUTORISÉS IDA ET FONbS REÇUS/AFAP TRANSFERTS AUTORISES FONDS RECUS DRF DATE MONTANT DATES MONTANTS ECARTS OBSERVATIONS 1 08/11/2017 200 000 199 990.00 1000 Com bancaire 2 23/04/2018 83 209 63 83 199 63 10 00 Corn Bancaire 3 28/06/2018 95 937 33 95 827 33 10 00 Com bancaire 1 02/10/2018 800 000 00 800 0 800 000 00 O Oc DPD 2 08/10/2018 289 500 00 289 50000 000 DPD 4 18/12/2018 35660938 356609 38 000 DPD 1 825 156.34 1 825 128.34 30.00 Projet Renforcemen+ des Cnpncités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Revue de 'Exécution du Projet et des États Financiers/Rapport Final/Moi 2019. Cabinet ECM AFRIQUE/Abidjan Côte d'Ivoire- Agence Fiduciaire d'Administration des Projets (AFAP) Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI) Audit des Comptes 2018/Revue Exécution du Projet ANNEXE C-PRE5ENTATION GENERALE DU PROJET Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PRCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Pevue de l'Exécution du Projet et des Etats Financiers/Rapport Final/Mai 2019. abne+ ECM AFPIQUr Abidjdn C8te d'Ivoire. ANNEXE C-PRESENTATION GENERALE DU PROJET 2.1. Présentation du projet 2.1.1 Généralités Dénomination du projet Projet Renforcement de la Capacité Institutionnelle Numéro du don IDA D 3080-ST Numéro du projet P162129 Montant total alloué 12 000 000 $ Organisme de tutelle Ministère de Planification Finance et de l'Economie Date de signature de la convention 18 Mai 2018 Date d'entrée en vigueur 12 Juin 2018 Date de démarrage effectif 28 Aout 2018 Date limite de clôture 30 Juin 2023 Agence de mise en oeuvre Agence Fiduciaire dAdministration de Projet (AFAP) 2.1.2 Objectif global du Projet L'objectif du projet est de contribuer à l'amélioration de la capacité des institutions publiques à (i) superviser le système bancaire ; (ii) promouvoir l'accès au financement ; (iii) gérer les finances publiques ; et (iv) produire des statistiques nationales 2.1.3 Les composantes du Projet Le projet est exécuté au travers de quatre grands composants à savoir; Composante 1. Solidité financière et accès Cette composante vise à Promouvoir la solidité du secteur financier et l'accès au réseau, notamment en apportant un soutien au BCSTP pour mener : i) un examen de la qualité des actifs ; ii) renforcement des capacités du personnel du BCSTP chargé de la supervision du secteur financier et des technologies de linformation : (iii) l'acquisition et le développement de logiciels permettant lexercice des fonctions de supervision et d'un centre de Bilan en ligne : (iv) la modernisation de la centrale de Risc de Crédit ; (v) lélaboration d'un cadre juridique pour les opérations garanties et d'un registre électronique des suretés sur les biens meubles ; et (vi) une évaiuation du marché des besoins de financement des micro, petites et moyennes entreprises. 112 Projet Renforcement des Capacités Institutionnelles (PPCI)/Audit des Comptes au 31/12/2018 Revue de 'Exécution du Projet et des États Financiers/Rapport Final/Mai 2019. f Cabinet ECM AFICIQUE/Abidjan Côte d'Ivoire. Composante 2 Renforcement de la crédibilité budgétaire, de l'assiette fiscale et de la gouvernance des Entreprises Publics Cette composante financera : 1. Le renforcement de la crédibilité du budget, notamment par le biais d'une assistance technique, d'une formation, d'un renforcement des capacités, de logiciels et de matériel informatique auprès du Ministère des finances. 2. L'Élargissement de l'assiette fiscale en réformant la politique et l'administration fiscale en mettant l'accent sur ['introduction de la TVA. 3. Le Renforcement de la gouvernance des entreprises d'Etat, notamment en soutenant : i) l'élaboration d'une politique sur la propriété des entreprises d'Etat, 4. Le Renforcement des normes de comptabilité et d'audit. Composante 3. Enregistrement de propriété et développement statistique Cette composante vise : 1. Réformer et moderniser les registres fonciers et fonciers, notamment grâce à des équipements, des logiciels, une assistance technique, une formation et un renforcement des capacités afin d'aider le Ministère de la justice en 4domaines biens définis (PAD). 2. Renforcement de la capacité de l'INE de produire et de diffuser des statistiques nationales. Composante 4 : Appui à la mise en place du Projet. Cette composante financera le renforcement des capacités et assistance technique à AFAP pour la mise en ceuvre du projet. notamment pour la coordination, la passation des marchés et la gestion financière du projet. 2/2 Projet Renforcement des Capacités Intitutionncttes (ppci)/Audi+ des Comptes au 31/12/2018 Revue de l'Exécution du Projet et des États Financiers/Rapport Final/Mai 2019- Cabinet ECM AFlàIQUE/Abidjan C8te d'Ivoire