95480 CLASIFICACIÓN: PÚBLICO NORMAS ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS DISTINTOS A LOS DE CONSULTORÍA CON PRÉSTAMOS DEL BIRF, CRÉDITOS DE LA AIF Y DONACIONES POR PRESTATARIOS DEL BANCO MUNDIAL ENERO DE 2011 REVISADO EN JULIO 2014 i ii Copyright © 2011 Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento/ Banco Mundial 1818 H Street, N.W.Washington, D.C. 20433, U.S.A. Enero 2011 iii ÍNDICE I. INTRODUCCIÓN .........................................................................................................1 1.1 Propósito ................................................................................................................1 1.2 Consideraciones Generales ....................................................................................1 1.5 Aplicabilidad de las Normas ..................................................................................2 1.6 Conflicto de Intereses ............................................................................................3 1.8 Elegibilidad ............................................................................................................4 1.11 Contratación Anticipada y Financiamiento Retroactivo ........................................5 1.12 Asociaciones en Participación ...............................................................................5 1.13 Revisión por el Banco ............................................................................................5 1.14 Contrataciones Viciadas.........................................................................................6 1.15 Referencias al Banco..............................................................................................6 1.16 Fraude y Corrupción ..............................................................................................7 1.18 Plan de Adquisiciones ............................................................................................9 II. LICITACIÓN PÚBLICA INTERNACIONAL ......................................................11 A. Generalidades ........................................................................................................11 2.1 Introducción ...........................................................................................................11 2.2 Tipo y Monto de los Contratos ..............................................................................11 2.6 Licitación en dos Etapas ........................................................................................12 2.7 Notificación y Publicidad ......................................................................................12 2.9 Precalificación de Licitantes ..................................................................................13 B. Documentos de Licitación .....................................................................................14 2.11 Generalidades .......................................................................................................14 2.13 Validez de las Ofertas y Garantía de Seriedad .....................................................15 2.15 Idioma ..................................................................................................................15 2.16 Claridad de los Documentos de Licitación ..........................................................16 2.19 Normas Técnicas ..................................................................................................16 2.20 Uso de Marcas Comerciales.................................................................................17 2.21 Precios ..................................................................................................................17 2.24 Ajustes de precios ................................................................................................18 2.26 Transporte y seguros ............................................................................................18 2.28 Disposiciones Monetarias ....................................................................................19 2.29 Monedas de las Ofertas ........................................................................................19 2.31 Conversión de Monedas para la Comparación de las Ofertas .............................20 2.32 Moneda de Pago ...................................................................................................20 2.34 Condiciones y Métodos de Pago ..........................................................................20 2.37 Ofertas Alternativas .............................................................................................21 2.38 Condiciones Contractuales...................................................................................21 2.39 Garantía de Cumplimiento y Retención en Garantía ...........................................21 2.41 Cláusulas sobre Liquidación por Daños y Perjuicios y Bonificaciones ..............22 2.42 Fuerza Mayor .......................................................................................................22 2.43 Leyes Aplicables y Arreglo de Diferencias .........................................................22 iv C. Apertura y Evaluación de las Ofertas y Adjudicación del Contrato ...............23 2.44 Plazo para la Preparación de las Ofertas ..............................................................23 2.45 Procedimientos para la Apertura de las Ofertas ...................................................23 2.46 Aclaraciones o Modificaciones de las Ofertas .....................................................23 2.47 Confidencialidad ..................................................................................................24 2.48 Análisis de las Ofertas .........................................................................................24 2.49 Evaluación y Comparación de las Ofertas ...........................................................24 2.55 Preferencias Nacionales .......................................................................................25 2.57 Prórroga de la Validez de las Ofertas ..................................................................26 2.58 Poscalificación de los Licitantes ..........................................................................26 2.59 Adjudicación del Contrato ...................................................................................26 2.60 Notificación de la Adjudicación ..........................................................................27 2.61 Rechazo de todas las Ofertas ...............................................................................27 2.65 Información sobre Adjudicaciones por el Prestatario ..........................................28 D. Licitación Pública Internacional Modificada .....................................................28 2.66 Operaciones de un Programa de Importaciones...................................................28 2.68 Adquisición de Productos Básicos .......................................................................28 III. OTROS MÉTODOS DE ADQUISICIÓN ..............................................................30 3.1 Generalidades .........................................................................................................30 3.2 Licitación Internacional Limitada ..........................................................................30 3.3 Licitación Pública Nacional ...................................................................................30 3.5 Comparación de Precios ........................................................................................31 3.6 Contratos Marco.....................................................................................................32 3.7 Contratación Directa ..............................................................................................32 3.9 Construcción por Administración ..........................................................................33 3.10 Contrataciones a Través de Agencias de las Naciones Unidas ............................33 3.11 Agentes de Contrataciones y Administradores de Contratos de Construcción...34 3.12 Servicios de Inspección........................................................................................35 3.13 Contrataciones en Préstamos a Intermediarios y Entidades Financieras……… 35 3.14 Contrataciones por Acuerdos de Asociación Público-Privada ............................36 3.15 Contratación Basada en Desempeño ....................................................................38 3.16 Contrataciones con Préstamos u Obligaciones de Pago Garantizados por el Banco ..........................................................................................................................38 3.19 Participación de la Comunidad en las Contrataciones .........................................39 3.20 Uso de Sistemas de País.......................................................................................39 v Apéndice 1.........................................................................................................................40 1. Programación de las Contrataciones ........................................................................40 2. Examen Previo por el Banco....................................................................................40 5. Examen Posterior .....................................................................................................43 6. Cambio de Revisión Posterior a Revisión Anterior .................................................43 7. Publicación de la Notificación de Adjudicación del Contrato .................................44 8. Diligencia Debida en cuanto a las Políticas y Procedimientos de Sanciones del Banco .........................................................................................................44 Apéndice 2.........................................................................................................................46 1. Preferencia para bienes de fabricación nacional ....................................................46 8. Preferencia para Contratistas Nacionales...............................................................47 Apéndice 3.........................................................................................................................49 GUÍA PARA LOS LICITANTES ..................................................................................49 1. Propósito ................................................................................................................49 2. Responsabilidad de las contrataciones ...................................................................49 3. Papel del Banco......................................................................................................49 5. Información Sobre las Licitaciones .......................................................................50 6. Papel del licitante ...................................................................................................50 10. Confidencialidad ....................................................................................................51 11. Medidas que toma el Banco ...................................................................................51 15. Reunión de Información del Banco .......................................................................52 vi Siglas AIF Asociación Internacional de Fomento BIRF Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (Banco Mundial) CE Cuenta Especial CIF Costo, seguro y flete CIP Transporte y seguro pagado hasta (...lugar de destino) CFI Corporación Financiera Internacional COT Construcción, operación, transferencia CPO Construcción, Propiedad y Operación CPOT Construcción, propiedad, operación, transferencia CPT Transporte y seguro pagados hasta (...lugar de destino convenido) DDP Entregada derechos pagados (… lugar de destino convenido) DEL Documentos estándar de licitación EXW En fábrica (... lugar convenido) FPA Acuerdo sobre los Principios Fiduciarios de la ONU FCA Franco transportista (… lugar de destino convenido) LPI Licitación pública internacional LPL Licitación pública internacional limitada LPN Licitación pública nacional OMGI Organismo Multilateral de Garantía de Inversiones ONG Organización no gubernamental ONU Naciones Unidas PIB Producto interno bruto UNDB United Nations Development Business vii I. INTRODUCCIÓN Propósito 1.1 Estas Normas tienen por objeto informar a los encargados de la ejecución de un proyecto financiado en su totalidad o en parte por el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), un crédito o donación de la Asociación Internacional de Fomento (AIF)1, un adelanto para la preparación de un proyecto (PPAs), una donación del Banco, o un fondo fiduciario administrado por el Banco y ejecutado por el beneficiario2 acerca de las políticas que rigen la adquisición de los bienes, de las obras y servicios distintos a los de consultoría3 necesarios para el proyecto. Las relaciones legales entre el Prestatario y el Banco se rigen por el Convenio de Préstamo, y la aplicabilidad de estas Normas para la adquisición de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría se estipula en dicho convenio. Los derechos y las obligaciones del Prestatario y de los proveedores de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría para el proyecto se rigen por los documentos de licitación4, y por los contratos firmados por el Prestatario con tales proveedores y no por las presentes Normas ni por el Convenio de Préstamo. Ninguna entidad distinta de las que suscriben el Convenio de Préstamo podrá obtener derecho alguno del mismo ni reclamar título alguno sobre el importe del préstamo. Consideraciones Generales 1.2 La responsabilidad en cuanto a la ejecución del proyecto, y por tanto a la adjudicación y administración de los contratos en virtud del mismo, es del Prestatario5. Por su parte el Banco, de conformidad con su Convenio Constitutivo, debe “asegurar que el importe de un préstamo se destine únicamente a los fines para los cuales éste fue concedido, con la debida atención a los factores de economía y eficiencia y haciendo caso omiso de influencias o consideraciones de carácter político o no económico”6, y a ese efecto ha establecido procedimientos detallados. Si 1 Toda vez que los requisitos del BIRF y la AIF en materia de contrataciones son idénticos, las referencias al “Banco” en estas Normas incluyen al BIRF y la AIF y las referencias a los “préstamos” incluyen los préstamos BIRF, así como los créditos y donaciones de la AIF, las donaciones del Banco, los fondos fiduciarios administrados por el Banco y ejecutados por el beneficiario y los adelantos para la preparación de proyectos (PPAs). Las referencias al “Convenio de Préstamo” incluyen el acuerdo legal entre el Banco y el Prestatario y podrán incluir el acuerdo de proyecto entre el Banco y la unidad ejecutora del proyecto. Las referencias al “Prestatario” incluyen a los benef iciarios de un préstamo, crédito, donación y un adelanto para la preparación de un proyecto y podrá igualmente hacer referencia a sub prestatarios o las agencias ejecutoras de los proyectos. 2 En la medida en que el acuerdo para que el Banco administre dichos fondos fiduciarios no entre en conflicto con estas provisiones como excepciones, incluso bajo el Acuerdo sobre los Principios Fiduciarios de la ONU ( UN Fiduciary Principles Accord (FPA)) o el Fondo Fiduciario de Donantes Múltiples ((MDTF por sus siglas en inglés) en situaciones de emergencia. 3 En estas Normas, las referencias a “bienes” y “obras” incluyen servicios conexos tales como transporte, seguro, instalación, puesta en servicio, capacitación y mantenimiento inicial. La palabra “bienes” incluye materi as primas, maquinaria, equipo, vehículos y plantas industriales. Las disposiciones de estas Normas también se aplican a servicios distintos a los de consultoría para los cuales los aspectos físicos de la actividad predominan y son licitados y contratados sobre la base de la ejecución de un trabajo físico susceptible de medición, y para los cuales se pueden identificar y aplicar consistentemente estándares de ejecución tales como perforación, fotografía aérea, imágenes satelitales, trazado de mapas y operaciones semejantes. Estas guías no pretender hacer referencia a los servicios de consultoría (ej. asesoría), para los cuales se aplican las “Normas para la selección y contratación de consultores bajo Préstamos del BIRF y créditos y donaciones de la AI F por los Prestatarios del Banco” vigentes (en adelante llamadas Normas de Consultores). 4 Llamada del texto en inglés, innecesaria en español. 5 En algunos casos el Prestatario actúa solamente como intermediario y el proyecto es ejecutado por otro organismo o entidad. Las referencias que en estas Normas se hacen al Prestatario comprenden también a tales organismos o entidades, así como a los sub prestatarios en el caso del financiamiento otorgado para re-préstamos. 6 Convenio Constitutivo del Banco, Artículo III, Sección 5 b); y Convenio Constitutivo de la AIF, Artículo V, Sección 1(g). 1 bien en la práctica las reglas y procedimientos de contratación específicos a seguir en la ejecución de un proyecto dependen de las circunstancias de cada caso, en general los requisitos exigidos por el Banco están orientados por cuatro consideraciones, a saber: a) la necesidad de atender a criterios de economía y eficiencia en la ejecución del proyecto, inclusive en la adquisición de los bienes, obras y servicios distintos a los del consultoría; b) el interés del Banco en dar a todos los licitantes elegibles, tanto de países desarrollados como en desarrollo7, la misma información e igual oportunidad de competir en el suministro de bienes, obras y servicios distintos a los del consultoría; c) el interés del Banco en fomentar el progreso de los contratistas y fabricantes del país Prestatario, y d) la importancia de que el proceso de contratación sea transparente. 1.3 La libre competencia es la base de la eficiencia de las contrataciones públicas. Los prestatarios deben seleccionar el método más apropiado para la contratación específica. En la mayoría de los casos, el método más apropiado es la licitación pública internacional (LPI), adecuadamente administrada, con la concesión de las preferencias apropiadas para los bienes de fabricación nacional y, cuando procede, para los contratistas nacionales de obras 8, de conformidad con condiciones prescritas. Por lo tanto, en tales casos, el Banco exige a sus Prestatarios que contraten la obtención de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría, mediante LPI abierta a los proveedores de bienes y servicios y contratistas de obras elegibles para participar en ésta9. En la Sección II de estas Normas se describen los procedimientos a seguir en la LPI. 1.4 Por otra parte, cuando la LPI evidentemente no constituya el método de adquisición más económico y eficiente, otros métodos de adquisición podrán utilizarse. En la Sección III se describen estos otros métodos de adquisición y las circunstancias en que su aplicación sería más apropiada. Los métodos particulares que se han de aplicar para la adquisición de bienes y obras para un proyecto dado se especifican en el Convenio de Préstamo respectivo. Los contratos específicos que se financien en un proyecto, y su metodología de adquisición deben ser consistentes con el Convenio de Préstamo y lo que se especifica en el Plan de Adquisiciones, como se indica en el párrafo 1.18 de estas Normas. Aplicabilidad de las Normas 1.5 Los principios, reglas y procedimientos descritos en estas Normas se aplican a todas las contrataciones de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría financiadas total o parcialmente con los fondos del préstamo. Los lineamientos descritos en esta Sección I se 7 Véanse los párrafos 1.8, 1.9, y 1.10. 8 Para los fines de estas Normas, “Contratista” se refiere exclusivamente a una firma que provee servicios de construcción. 9 Véanse los párrafos 1.8, 1.9, y 1.10. 2 aplican a todas las demás Secciones de las Normas10. El Prestatario puede adoptar otros procedimientos para la adquisición de los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría que no se financien total o parcialmente con recursos provenientes de un préstamo pero que hayan sido incluidos en el alcance del proyecto descrito en el acuerdo de préstamo. En tales casos, el Banco se cerciorará de que los procedimientos en cuestión satisfagan la obligación del Prestatario de hacer que el proyecto se lleve a cabo de manera diligente y eficiente, y de que los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría por adquirir: a) sean de calidad satisfactoria y compatibles con el resto del proyecto; b) se entreguen o terminen oportunamente; y, c) tengan un precio que no afecte desfavorablemente a la viabilidad económica y financiera del proyecto. Conflicto de Intereses 1.6 La política del Banco exige que una firma que participe en un proceso de adquisiciones financiado por un proyecto del Banco no debe tener conflicto de intereses. Cualquier firma que presente conflicto de intereses debe der declarada inelegible para la adjudicación de contratos. 1.7 Se considera que una firma presenta conflicto de intereses en un proceso de adquisiciones cuando: (a) dicha firma está proveyendo bienes, obras o servicios distintos a los de consultoría directamente relacionados con los servicios de consultoría que esta firma o un afiliado que la controla directa o indirectamente, o un afiliado que la controla o que controla conjuntamente con dicha firma, prestó para la preparación o implementación de un proyecto. Esta disposición no se aplica a las diversas firmas (consultores, contratistas o proveedores) que conjuntamente estén cumpliendo las obligaciones del contratista en virtud de un contrato llave en mano o de un contrato de diseño y construcción11; o (b) dicha firma somete más de una propuesta, bien sea de manera individual o como miembro de una asociación en participación en otra propuesta, excepto cuando se trata de ofertas alternativas permitidas. Lo anterior resultará en la descalificación de todas las ofertas en las que dicho Licitante esté involucrado. Sin embargo, esto no afecta el hecho de que una firma pueda ser presentada como subcontratista en más de una oferta. Solo en algunos tipos de contratación, el Banco debe dar su “no objeción” para aceptar la participación de un licitante como subcontratista en más de una oferta. Lo anterior también debe ser permitido en los Documentos Estándar de Licitación aplicables a dicho tipo de adquisición; o (c) dicha firma (incluyendo su personal) tiene una relación cercana de trabajo o de familia con un empleado del Prestatario (o de la agencia ejecutora del proyecto, o de un beneficiario de una parte del préstamo) quien: i) está directa o indirectamente relacionado con la 10 Incluye aquellos casos donde el Prestatario emplea agentes de adquisiciones y administradores de contratos de construcción de conformidad con el párrafo 3.11. El Banco puede aceptar el uso de los sistemas de contratación pública del país del Prestatario, (referenciado como El Uso de Sistemas de País), para las adquisiciones que se describen en el párrafo 3.20 de estas Normas. En tales casos, el Convenio de Préstamo entre el Prestatario y el Banco debe describir los procedimientos de contratación del Prestatario y la aplicación integral de la Sección I y cualquier otra parte de estas Normas, según el Banco considere sea relevante. 11 Véase el párrafo 2.4. 3 preparación de los documentos de licitación o las especificaciones del contrato y/o el proceso de evaluación de las ofertas relacionadas con dicho contrato; o ii) estaría involucrado en la implementación o supervisión de dicho contrato a menos que el conflicto resultante de dicha relación pueda ser resuelto de manera aceptable para el Banco a lo largo de todo el proceso de licitación y ejecución del contrato; o (d) dicha firma cumple con alguna otra situación de conflicto de intereses especificada en los Documentos Estándar de Licitación específicos al proceso de licitación. Elegibilidad 1.8 Con la intención de promover la libre competencia el Banco permite a empresas e individuos de todos los países ofrecer bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría en los proyectos financiados por él. Cualquiera de las condiciones de participación está limitada a aquéllas que sean esenciales para asegurar la capacidad de la empresa de cumplir con el contrato en cuestión12. 1.9 En lo que respecta a todo contrato que se haya de financiar total o parcialmente con un préstamo del Banco, éste no permite a ningún Prestatario denegar la participación en un proceso de licitación o adjudicación a una empresa por razones no relacionadas con: (i) su capacidad y recursos para cumplir el contrato satisfactoriamente; o (ii) las situaciones de conflicto de intereses descritas en los párrafo 1.6 y 1.7 anteriores. 1.10 Como excepciones a lo descrito en los párrafos 1.8 y 1.9 anteriores: a) Las firmas de un país o los bienes producidos en un país pueden ser excluidos si, (i) las leyes o las reglamentaciones oficiales del país del Prestatario prohíben las relaciones comerciales con aquel país, a condición de que se demuestre satisfactoriamente al Banco que esa exclusión no impedirá la competencia efectiva respecto al suministro de los bienes, obras o servicios distintos a los de consultoría requeridos, o (ii) en cumplimiento de una decisión del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas adoptada en virtud del Capítulo VII de la Carta de las Naciones Unidas del país Prestatario prohíbe la importación de bienes del país en cuestión o pagos de cualquier naturaleza a ese país, a una persona o una entidad. Cuando se trate de que el país del Prestatario, en cumplimiento de este mandato, prohíba pagos a una firma o compras de bienes en particular, esta firma puede ser excluida. b) Las empresas estatales o instituciones del país Prestatario podrán participar en el país del Prestatario solamente si pueden demostrar que (i) tienen autonomía legal y financiera, y (ii) funcionan conforme a las leyes comerciales, y (iii) no dependen de entidades del Prestatario o Sub-Prestatario13. 12 El Banco permite que firmas y consultores individuales de Taiwán, China ofrezcan bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría en proyectos financiados por el Banco. 13 Salvo las empresas de construcción públicas que se permiten en virtud del párrafo 3.9. Para ser considerada elegible, una empresa o institución estatal deberá demostrar a satisfacción del Banco y presentando todos los documentos relevantes incluyendo su acta de constitución y cualquier otra información que el Banco pueda requerir, que: (i) es una entidad legal separada del Estado; (ii) no está actualmente recibiendo subsidios significativos o transferencias de presupuesto; (iii) opera como una empresa comercial y por lo tanto no está obligada a ceder su superávit al Estado, puede adquirir derechos y obligaciones, tomar préstamos y ser responsable por el pago de sus deudas, y puede declararse en bancarrota; y (iv) no está participando de un proceso licitatorio en el que el departamento o agencia estatal a la cual, según las leyes y 4 c) Toda firma que el Banco sancione de conformidad con lo dispuesto en el párrafo 1.16 (d) de estas Normas o las políticas Anticorrupción y el régimen de sanciones del grupo del Banco Mundial14 será inelegible para que se le adjudiquen contratos financiados por el Banco o para beneficiarse financieramente o de cualquier otra manera, de un contrato financiado por el Banco, durante el período que el Banco determine. Contratación Anticipada y Financiamiento Retroactivo 1.11 El Prestatario puede tener interés en iniciar las contrataciones antes de la firma del correspondiente Convenio de Préstamo con el Banco. En estos casos, los procedimientos de contratación, incluidos los anuncios, deben guardar conformidad con estas Normas de tal manera que los contratos subsecuentes sean elegibles de financiamiento, y el Banco examinará el proceso utilizado por el Prestatario. El Prestatario realiza la contratación anticipada a su propio riesgo y el acuerdo del Banco respecto a los procedimientos, la documentación o la propuesta de adjudicación no lo compromete a otorgar un préstamo para el proyecto de que se trate. Si el contrato se firma, el reembolso por el Banco de cualesquiera pagos hechos por el Prestatario en virtud del contrato celebrado antes de la firma del Convenio de Préstamo se conoce como financiamiento retroactivo, y sólo está permitido dentro de los límites especificados en el Convenio de Préstamo. Asociaciones en Participación 1.12 Cualquier firma puede participar en una licitación de manera independiente o en una asociación en participación (Joint Venture) tanto con firmas nacionales como con firmas extranjeras. La asociación en participación podrá ser una asociación permanente o constituida únicamente para propósitos del proceso de licitación en cuestión. La asociación en participación debe designar una de las firmas como su representante y todos sus miembros deben firmar el contrato y ser conjuntamente e individualmente responsables por todo el contrato. El Banco no acepta condiciones de licitación o contratación que requieran asociaciones en participación o grupo forzosas u otras formas de asociación obligatoria entre firmas. Revisión por el Banco 1.13 El Banco revisa los procedimientos, documentos, evaluaciones de ofertas, recomendaciones y adjudicaciones de contratos para asegurarse que el proceso de contratación se lleve a cabo de conformidad con los procedimientos convenidos. Estos procedimientos de revisión por el Banco se describen en el Apéndice 1. El Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco15 especificará la medida en que estos procedimientos de revisión han de aplicarse con respecto a las diferentes categorías de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría que han de financiarse, total o parcialmente, con el préstamo del Banco. regulaciones aplicables, reporta o por la cual es supervisada, sea quien adjudique el contrato y que no pueda igualmente ejercer algún tipo de influencia o control sobre dicha institución o empresa. 14 Para los fines de este subpárrafo, las políticas anticorrupción relevantes del Banco Mundial están establecidas en las Guías para Prevenir y Combatir el Fraude y la Corrupción en Proyectos financiados por préstamos del BIRF y créditos y donaciones de la AIF , y en las Normas Anticorrupción de la CFI, el OMGI y las Garantías Transaccionales del Banco Mundial . El régimen de sanciones del Banco está disponible en el sitio web externo del Banco. 15 Ver párrafo 1.18. 5 Contrataciones Viciadas 1.14 El Banco no financia gastos contemplados en un contrato de bienes, obras o servicios distintos a los de consultoría si el Banco concluye que dicho contrato: (a) no se adjudicó de conformidad con los procedimientos establecidos en el Convenio de Préstamo y conforme haya sido detallado en el Plan de Adquisiciones para el cual el Banco haya proveído una “no objeción”; (b) no se pudo adjudicar al Licitante seleccionado como el ganador, debido a que el Prestatario actúo deliberadamente para retrasar el proceso o tomó otras acciones que resultaron en retrasos injustificables, en que la oferta ganadora no estuviera disponible, o que se haya rechazado alguna oferta equivocadamente; o (c) involucre al representante del Prestatario o a cualquier beneficiario de cualquier parte de los fondos del préstamo en prácticas de fraude y corrupción según lo indicado en el párrafo 1.16(c). En tales casos, sea por medio de revisión anterior o posterior, el Banco declarará una contratación viciada, y es política del Banco cancelar la porción del préstamo asignada a bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría que se hayan adquirido o contratado sin observar dichos procedimientos. El Banco puede, además, ejercitar otros recursos en virtud del Convenio de Préstamo. Aún cuando un contrato se haya adjudicado después de obtener una “no objeción” del Banco, el Banco podrá declarar una contratación viciada y aplicar plenamente sus políticas y recursos, independientemente de si se ha cerrado o no el préstamo, si concluye que la “no objeción” fue emitida sobre la base de información incompleta, inexacta, o falaz proporcionada por el Prestatario o los términos y condiciones del contrato han sido sustancialmente modificados sin la “no objeción” del Banco. Referencias al Banco 1.15 El Prestatario deberá utilizar el siguiente texto16 cuando desee referirse al Banco en los documentos relativos a las adquisiciones: “[Nombre del Prestatario] ha recibido [o ‘ha solicitado’] un [préstamo] del [Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento] por la cantidad equivalente a US$__, para financiar el costo de [nombre del proyecto], y tiene la intención de destinar una parte de este [Préstamo] a pagos elegibles en virtud de este contrato. El Banco efectuará pagos solamente a solicitud de [nombre del Prestatario o entidad designada] y después de haberlos aprobado en todo lo pertinente, a los términos y condiciones del Convenio de [Préstamo]. El Convenio de [Préstamo] prohíbe el retiro de fondos de la cuenta del [Préstamo] para efectuar cualquier pago a personas o entidades, o para financiar cualquier importación de bienes, si el Banco tiene conocimiento de que dichos pagos o importaciones están prohibidos por una decisión del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas adoptada en virtud del Capítulo VII de la Carta de esa institución17. Ninguna otra entidad distinta fuera del [nombre del Prestatario] tendrá derecho alguno en virtud del Convenio de Préstamo ni tendrá ningún derecho a los fondos del [Préstamo]”.18 16 A ser modificado para créditos del AIF, una donación o fondo fiduciario. 17 Condiciones Generales del BIRF Aplicables a Convenios de Préstamo y de Garantía; Artículo V; Sección 5.01 y Condiciones Generales Aplicables a los Convenios de Crédito de Desarrollo: Artículo V, Sección 5.01. 18 Sustituir las palabras “crédito”, “Asociación Internacional de Fomento” y “Convenio de Crédito” conforme aplique. 6 Fraude y Corrupción 1.16 Es política del Banco exigir que los Prestatarios (incluidos los beneficiarios de los préstamos concedidos por la institución), licitantes, proveedores, contratistas y sus agentes (hayan sido declarados o no), subcontratistas, sub-consultores, proveedores de servicios o proveedores de insumos, y cualquier otro personal asociado, observen las más elevadas normas éticas durante el proceso de contrataciones y la ejecución de los contratos financiados por el Banco19. A efectos del cumplimiento de esta política, el Banco: a) define de la siguiente manera, a los efectos de esta disposición, las expresiones que se indican a continuación: (i) “práctica corrupta” significa el ofrecimiento, suministro, aceptación o solicitud, directa o indirectamente, de cualquier cosa de valor con el fin de influir impropiamente en la actuación de otra persona; 20 (ii) “práctica fraudulenta” significa cualquiera actuación u omisión, incluyendo una tergiversación de los hechos que, astuta o descuidadamente, desorienta o intenta desorientar a otra persona con el fin de obtener un beneficio financiero o de otra índole, o para evitar una obligación; 21 (iii) “práctica de colusión” significa un arreglo de dos o más personas diseñado para lograr un propósito impropio, incluyendo influenciar impropiamente las acciones de otra persona;22 (iv) “práctica coercitiva” significa el daño o amenazas para dañar, directa o indirectamente, a cualquiera persona, o las propiedades de una persona, para influenciar impropiamente sus actuaciones;23 (v) “práctica de obstrucción” significa (aa) la destrucción, falsificación, alteración o escondimiento deliberados de evidencia material relativa a una investigación o brindar testimonios falsos a los investigadores para impedir materialmente una investigación por parte del Banco, de alegaciones de prácticas corruptas, fraudulentas, coercitivas o de colusión; y/o la amenaza, persecución o intimidación de cualquier persona para evitar que pueda revelar lo que conoce sobre asuntos relevantes a la investigación o lleve a cabo la investigación, o 19 En este contexto, cualquiera acción para influenciar el proceso de contratación o de ejecución de un contrato para adquirir una ventaja ilegítima, es impropia. 20 Para los fines de estas Normas, “persona” se refiere a un funcionario público que actúa con relación al proceso de contrata ción o la ejecución del contrato. En este contexto, “funcionario público” incluye a personal del Banco Mundial y a empleados de otras organizaci ones que toman o revisan decisiones relativas a los contratos. 21 Para los fines de estas Normas, “persona” significa un funcionario público; los términos “beneficio” y “obligación” se refieren al proceso de contratación o a la ejecución del contrato; y el término “actuación u omisión” debe estar dirigido a influenciar el proceso d e contratación o la ejecución de un contrato. 22 Para los fines de estas Normas, “personas” se refiere a los participantes en el proceso de contratación (incluyendo a funcion arios públicos) que intentan, por si mismos o por medio de otra persona o entidad no participante del proceso, establecer precios de oferta a niveles artificiales y no competitivos. 23 Para los fines de estas Normas, “persona” se refiere a un participante en el proceso de contratación o en la ejecución de un contrato. 7 (bb) las actuaciones dirigidas a impedir materialmente el ejercicio de los derechos del Banco a inspeccionar y auditar de conformidad con el párrafo 1.16 (e), mencionada más adelante. b) rechazará toda propuesta de adjudicación si determina que el licitante seleccionado para dicha adjudicación o su personal, sus agentes y sub consultores, subcontratistas, proveedores o sus empleados hayan participado, directa o indirectamente, en prácticas corruptas, fraudulentas, de colusión, coercitivas o de obstrucción para competir por el contrato de que se trate; c) declarará la adquisición viciada y anulará la porción del préstamo asignada a un contrato si en cualquier momento determina que los representantes del Prestatario o de un beneficiario de alguna parte de los fondos del préstamo han participado en prácticas corruptas, fraudulentas, de colusión, coercitivas o de obstrucción durante el proceso de adquisición o la implementación de dicho contrato, sin que el Prestatario haya adoptado medidas oportunas y apropiadas que el Banco considere satisfactorias para corregir la situación, dirigidas a dichas prácticas cuando éstas ocurran, incluyendo no haber informado al Banco oportunamente al haberse conocido dichas prácticas; d) sancionará a una firma o persona, en cualquier momento, de conformidad con el régimen de sanciones del Banco24, incluyendo declarar dicha firma o persona inelegible públicamente, en forma indefinida o durante un período determinado para: (i) que se le adjudique un contrato financiado por el Banco y (ii) que se le nomine subcontratista25, consultor, proveedor o proveedor de servicios de una firma que de lo contrario sería elegible para que se le adjudicara un contrato financiado por el Banco. e) requerirá que, en los contratos financiados con un préstamo del Banco, se incluya una cláusula que exija que los Licitantes, proveedores y contratistas y sus subcontratistas sus agentes, personal, consultores, proveedores de bienes o servicios deben permitir al Banco revisar todas las cuentas, archivos y otros documentos relacionados con la presentación de las ofertas y el cumplimiento del contrato y someterlos a una verificación por auditores designados por el Banco; y f) requerirá que, cuando un Prestatario adquiera bienes, obras o servicios distintos a los de consultoría directamente de una agencia de las Naciones Unidas de conformidad con lo establecido en el párrafo 3.10 de esta Normas y bajo un acuerdo firmado entre el Prestatario y la agencia de las Naciones Unidas, las provisiones relacionadas con las sanciones por fraude y corrupción estipuladas en este párrafo 1.16 deberán aplicarse en su integridad a todos los proveedores de bienes y servicios, contratistas, consultores, subcontratistas o sub consultores y a los empleados que hayan firmado contratos con dicha agencia de las Naciones Unidas. 24 Una firma o persona podrá ser declarada inelegible para que se le adjudique un contrato financiado por el Banco: (i) al término de un procedimiento de sanciones en contra del mismo, de conformidad con el régimen de sanciones del Banco, que incluye la inhabilitación conjunta de acuerdo a lo acordado con otras Instituciones Financieras Internacionales incluyendo los Bancos Multilaterales de Desarrollo, y las sanciones corporativas del Grupo Banco Mundial para casos de fraude y corrupción en la administración de adquisiciones; y (ii) cuando se le sancione con suspensión temporal o suspensión temporal temprana en relación con un procedimiento de sanción en proceso. Véase el pie de página 14 del párrafo 8 en el Apéndice 1 de estas Normas. 25 Un subcontratista, consultor, fabricante y/o un proveedor de productos o servicios (se usan diferentes nombres según el documento de licitación utilizado) nominado es aquel que ha sido: (i) incluido por el licitante en su solicitud de precalificación u oferta por cuanto aporta la experiencia clave y específica y el conocimiento que permite al licitante cumplir con los criterios de calificación para una licitación en particular; o (ii) nominado por el prestatario. 8 Como excepción a lo anterior, los párrafos 1.16 (d) y (e) no aplicarán a las agencias de las Naciones Unidas ni a sus empleados y el párrafo 1.16 (e) no aplicará a los contratos celebrados entre la agencia de las Naciones Unidas y sus proveedores de bienes y servicios. En tales casos, las Naciones Unidas y el Banco acordarán los términos para aplicar las regulaciones de las Naciones Unidas en relación a investigación de alegaciones de fraude y corrupción, entre los cuales deberá estar la obligación de informar periódicamente al Banco de las decisiones y acciones tomadas. El Banco se reserva el derecho de solicitar al Prestatario la suspensión o terminación del contrato. Las agencias de las Naciones Unidas deberán consultar al Banco acerca de la lista de individuos y firmas suspendidas o sancionadas. Si una agencia de las Naciones Unidas firma un contrato o una orden de compra con una firma o individuo suspendido o sancionado por el Banco, éste no financiará los gastos relacionados con las mismas y procederá a aplicar otras medidas según sea necesario. 1.17 Con el acuerdo del Banco específico, un Prestatario podrá incluir en los formularios de licitación para contratos financiados por el Banco, la declaratoria jurada del licitante de observar las leyes del país contra fraude y corrupción (incluyendo sobornos), cuando compita o ejecute un contrato, conforme éstas hayan sido incluidas en los documentos de licitación26. El Banco aceptará la introducción de tal declaratoria a petición del país del Prestatario, siempre que los acuerdos que rijan esa declaratoria sean satisfactorios al Banco. Plan de Adquisiciones 1.18 La preparación de un Plan de Adquisiciones27 realista es crítica para el monitoreo e implementación exitosos del proyecto. Como parte de la preparación de un proyecto el Prestatario debe preparar una versión preliminar del Plan de Adquisiciones que aunque sea tentativa, cubra la totalidad del alcance del proyecto. Como mínimo, el Prestatario debe preparar un Plan de Adquisiciones detallado y exhaustivo que incluya todos los contratos para los cuales se piensa hacer algún trabajo de licitación en los primeros 18 (dieciocho) meses de la implementación del proyecto. Se debe llegar a un acuerdo con el Banco a más tardar en la etapa de negociación del Préstamo. El Prestatario debe actualizar el Plan de Adquisiciones a lo largo del proyecto, al menos una vez al año. La actualización deberá incluir contratos ya adjudicados y por adjudicar en los siguientes 12 (doce) meses. Todos los planes de adquisiciones y sus 26 Como ejemplo, dicha declaratoria jurada podría decir como sigue: “Declaramos que, al competir en (y, si somos suje tos de una adjudicación, al ejecutar) el contrato anterior, observaremos estrictamente las leyes contra fraude y corrupción vigentes en el país del [Comprador] [Patrón]), conforme esas leyes han sido incluidas por el [Comprador] [Patrón] en los documentos de licitación para este contrato.” 27 El Plan de Adquisiciones y cualquier actualización subsecuente deberá incluir como mínimo: (i) una breve descripción de los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría requeridos para llevar a cabo el proyecto durante el período en cuestión, (ii) los métodos propuestos para las contrataciones que estén de acuerdo con el Convenio de Préstamo, y (iii) cualquier provisión para la aplicación de preferencia doméstica de conformidad con el párrafo 2.55; (iv) los procedimientos y montos límite aplicables para el examen del Banco y (v) el tiempo estimado para las contrataciones clave y cualquier otra información que el Banco razonablemente requiera. Se podrán agrupar varios contratos pequeños y similares. Para los proyectos o componentes que responden a la demanda tales como los de Desarrollo Impulsado por la Comunidad, o los de enfoque sectorial (SWAPs), entre otros, donde no se puede identificar anticipadamente el calendario de los contratos, se podrá acordar con el Banco la utilización de un modelo de Plan de Adquisiciones de tal manera que se puedan monitorear e implementar las contrataciones. Si el proyecto incluye la contratación de servicios de consultoría, el Plan de Adquisiciones deberá igualmente incluir los métodos de selección de conformidad con las Normas para la Selección y Contratación de Consultores con préstamos del BIRF y créditos de la AIF y Donaciones por Prestatarios del Banco Mundial. 9 actualizaciones o modificaciones deberán estar sujetos a previa revisión y “no objeción” del Banco antes de su implementación28. Una vez se hayan terminado las negociaciones del Préstamo y se haya otorgado la “no objeción”, el Banco deberá gestionar la publicación del Plan de Adquisiciones acordado y cualquier actualización subsecuente en su portal de internet. 28 Véase el Apéndice 1. 10 II. LICITACIÓN PÚBLICA INTERNACIONAL A. Generalidades Introducción 2.1 El objetivo de la licitación pública internacional, tal como se describe en las presentes Normas, es proporcionar a todos los posibles licitantes elegibles 29 notificación oportuna y adecuada de las necesidades de un Prestatario, y proporcionar a tales licitantes una oportunidad igual para presentar ofertas, con respecto a los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría. Tipo y Monto de los Contratos 2.2 Los documentos de licitación deben especificar claramente el tipo de contrato que ha de celebrarse y las estipulaciones contractuales adecuadas propuestas al efecto. Los tipos más comunes de contratos estipulan pagos sobre la base de una suma alzada, precios unitarios, reembolso de costos más comisión fija, o combinaciones de estas modalidades. Los contratos sobre la base de costos reembolsables son aceptables para el Banco solamente en circunstancias excepcionales, tales como situaciones de gran riesgo, o cuando los costos no pueden determinarse anticipadamente con exactitud suficiente. Tales contratos deben incluir incentivos para limitar los costos. 2.3 El monto y alcance de los contratos individuales dependerán de la magnitud, características y ubicación del proyecto. Con respecto a los proyectos que requieren una variedad de obras y equipo, por lo común se adjudican separadamente contratos para las obras civiles y para el suministro y la instalación, o ambas cosas, de los diferentes elementos de planta30, equipo y obra civil. 2.4 En ciertos casos, en particular cuando se trate de plantas industriales y de energía de gran magnitud, el Banco podrá aceptar o requerir la celebración de un contrato de responsabilidad única bajo el cual algunos equipos y obras se agrupan en un solo contrato31. Un contrato de responsabilidad única podrá ser un contrato de llave en mano de acuerdo al cual una entidad asume total responsabilidad de proveer una planta industrial o instalación totalmente equipada y lista para operación (contra entrega de la “llave en la mano”)32. Los contratos que incluyen la 29 Véanse los párrafos 1.8, 1.9 y 1.10. 30 En estas Normas “planta” se refiere a equipo instalado, como en el caso de un establecimiento de producción. 31 Normalmente, estos contratos de responsabilidad única incluyen varias plantas, equipos, maquinaria, materiales o sus partes, e incluyen todas las actividades de contratación, provisión y ensamblaje y/o instalación de los equipos, la construcción de la planta o las obras especializadas que han de ser incorporadas en la planta. Estos contratos podrían ser contratos de Suministro e Instalación donde el Prestatario prepara y se hace responsable de la ingeniería y el diseño, o un contrato de Diseño, Suministro e Instalación donde el Contratista es quien prepara y se hace responsable de la ingeniería y el diseño de la Planta. 32 Un contrato llave en mano es un contrato de responsabilidad única con un “monto global” y cuyos pagos se realizan conforme al cumplimiento de los hitos del contrato. Para estos contratos, el Empleador normalmente provee únicamente el diseño básico (es decir, los parámetros principales de la ingeniería del proyecto). 11 construcción, instalación o ensamblaje y los servicios conexos podrán adjudicarse igualmente bajo la modalidad de contratos de administración.33 2.5 Para un proyecto que requiere elementos similares pero separados de equipo u obras, se puede llamar a licitación por medio del proceso de porciones o paquetes de tal manera que se atraigan tanto empresas grandes como pequeñas, a las cuales se les podría permitir que presentaran ofertas con respecto a contratos individuales (porciones) o a un grupo de contratos similares (paquete), según su preferencia. Todas las ofertas y combinaciones de ofertas han de recibirse dentro de un mismo plazo y abrirse y evaluarse simultáneamente para determinar la oferta o combinación de ofertas que ofrezcan al Prestatario el precio evaluado más bajo34. Licitación en dos Etapas 2.6 En el caso de contratos para: a) la construcción de plantas grandes y complejas que se hayan adjudicado bajo responsabilidad única (incluyendo los que se han adjudicado bajo la modalidad llave en mano), el diseño, suministro e instalación de una planta; (b) la construcción de obras de naturaleza y complejidad especiales; o (c) el suministro de tecnologías de sistemas de información o de comunicación que son sujetas a los rápidos avances tecnológicos, puede no ser aconsejable o práctico preparar por anticipado las especificaciones técnicas completas. Dada la complejidad de estos contratos y con el objetivo de evitar desviaciones respecto a las especificaciones del Prestatario, el Banco podrá requerir que se lleve a cabo un procedimiento de licitación en dos etapas. En una primera etapa, se invita a presentar propuestas técnicas sin incluir los precios, sobre la base de un diseño conceptual o especificaciones de funcionamiento, sujetas a aclaraciones y ajustes técnicos y comerciales. En la segunda etapa, se invita a presentar ofertas técnicas y financieras definitivas, sobre la base de documentos de licitación modificados35. Notificación y Publicidad 2.7 La notificación a tiempo de las oportunidades para licitar es fundamental en los procedimientos competitivos. El Prestatario debe preparar y presentar al Banco una versión del Anuncio General de Adquisiciones. El Banco tramitará la publicación del anuncio en UN Development Business online (UNDB online) y el portal de internet del Banco36. El Anuncio General de Adquisiciones debe contener información referente al Prestatario (o Prestatario potencial), el monto y finalidad del préstamo, la magnitud de las adquisiciones que se hayan planeado en el Plan de Adquisiciones y el nombre, el teléfono (o número de fax) y la dirección de los organismo(s) del Prestatario encargado(s) de las adquisiciones, incluyendo la dirección de un portal electrónico de amplio uso al cual se pueda acceder libremente nacional e 33 En construcción, bajo un Contrato de Administración, el contratista no ejecuta el trabajo directamente sino que subcontrata y administra el trabajo de los demás contratistas, asumiendo la responsabilidad y riesgo totales por concepto de precio, calidad y cumplimiento a tiempo. Por el contrario, un Administrador de la Construcción es un consultor o agente del Prestatario que no se hace responsable de ninguno de los riesgos mencionados. Si es financiado por el Banco, el Administrador de la Construcción deber ser seleccionado de conformidad con las Normas de Consultores (párrafo 3.11). 34 Véanse los párrafos 2.49–2.54 de los procedimientos de evaluación de ofertas. 35 Para el examen de los documentos de licitación en la Segunda etapa el Prestatario debe respetar la confidencialidad de las ofertas técnicas de los licitantes que se utilizaron en la primera etapa, en consistencia con los requisitos de transparencia y derechos de propiedad intelectual. 36 El UNDB es una publicación de Naciones Unidas. La información sobre suscripciones está disponible en Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850, USA (Página Web: www.devbusiness.com; e-mail: dbsubscribe@un.org); El Portal de Internet del Banco es www.worldbank.org. 12 internacionalmente o una Página Web donde se publiquen los Anuncios Específicos de Adquisiciones. Cuando éstas se conozcan, se deben indicar las fechas en que los interesados pueden obtener los documentos de precalificación o de licitación. Los documentos de precalificación o de licitación, según el caso, no se deben poner a disposición del público antes de la fecha de publicación del Anuncio General de Adquisiciones. 2.8 Los llamados a precalificación o a licitación, según sea el caso, deben publicarse como Anuncios Específicos de Adquisiciones por lo menos en un periódico de circulación nacional en el país del Prestatario o en la gaceta oficial, o un portal electrónico o sitio web de amplio uso y de libre acceso a nivel nacional e internacional. Estos anuncios deben publicarse en inglés, español o francés, o si así lo decide el Prestatario, en el idioma nacional de acuerdo con lo especificado en el párrafo 2.15. Tales llamados se deben publicar también en el UNDB online. La notificación debe efectuarse con antelación suficiente para que los posibles licitantes puedan obtener los documentos de precalificación o licitación y preparar y presentar sus ofertas 37. El Banco tramitará la publicación simultánea de todos los Anuncios Específicos de Adquisiciones preparados por el Prestatario en el portal de internet del Banco. Precalificación de Licitantes 2.9 La precalificación generalmente es necesaria en los casos de obras de magnitud o de complejidad considerable, o en cualquier otra circunstancia en que el alto costo de la preparación de ofertas detalladas pudiera desalentar la competencia, como por ejemplo cuando se trata de equipos diseñados sobre pedido, plantas industriales, servicios especializados, y algunos contratos de complejos sistemas de información y tecnología y contratos de responsabilidad única (incluyendo los de llave en mano), de diseño y construcción, o de administración. Esto también asegura que las invitaciones a participar en la licitación se envíen solamente a quienes cuenten con la capacidad y los recursos necesarios. La precalificación debe basarse únicamente en la capacidad y recursos de los posibles licitantes elegibles para ejecutar satisfactoriamente el contrato de que se trate, teniendo en cuenta factores objetivos y medibles tales como: a) experiencia general y específica relevante e historia de cumplimiento satisfactorio y terminación exitosa de contratos similares dentro de un periodo determinado b) situación financiera y de aplicar, c) capacidad de construcción o fabricación de plantas. 2.10 La invitación a la precalificación para la licitación de contratos específicos o grupos de contratos similares se debe publicar y notificar de acuerdo con lo estipulado en los párrafos 2.7 y 2.8 de estas Normas. A los interesados que respondan a la invitación se les debe enviar una descripción del alcance del contrato y una clara definición de los requisitos necesarios para la precalificación. El Prestatario debe usar el Documento Estándar de Precalificación del Banco y ajustarlo lo menos posible según sea necesario y aceptado por el Banco. A todos los postulantes que reúnan los requisitos especificados se les permitirá presentarse a la licitación. El Prestatario debe comunicar los resultados de la precalificación a todos los postulantes. Tan pronto la precalificación haya terminado, los documentos de licitación deben ser puestos a la disposición de los posibles licitantes calificados. En el caso de precalificación para grupos de contratos que hayan de ser adjudicados al mismo tiempo o durante un cierto período de tiempo, se podrá imponer un límite al número o al valor total de los contratos que pueden adjudicarse a un mismo 37 Véase el párrafo 2.44. 13 Licitante, basándose su capacidad técnica y financiera para cumplir con los criterios de calificación del grupo de contratos. Cuando haya transcurrido un periodo mayor a doce meses entre la fecha en que el Prestatario seleccionó la lista de firmas precalificadas y el llamado a licitación, el Banco podrá requerir que se lleva a cabo un nuevo proceso de precalificación a través de una nueva publicación. La verificación de la información utilizada para precalificación de los Licitantes, incluyendo sus compromisos actuales, debe ser presentada en el momento de la adjudicación del contrato, junto con la información que sustenta la capacidad en cuanto al personal y el equipo. Se le podrá negar a un licitante la adjudicación del contrato cuando se juzgue que éste ya no cumple con los criterios de calificación requeridos en cuanto a la capacidad técnica y financiera para ejecutar el contrato satisfactoriamente. Si ningún o muy pocos licitantes logran ser precalificados y lo que daría lugar a una falta de competencia, el Prestatario puede emitir una invitación a precalificación revisada siempre y cuando cuente con la previa no-objeción del Banco. B. Documentos de Licitación Generalidades 2.11 En los documentos de licitación debe proporcionarse toda la información necesaria para que un posible licitante prepare una oferta con respecto a los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría que deban suministrarse. Si bien el detalle y complejidad de estos documentos pueden variar según la magnitud y características del conjunto que se licite y el contrato en cuestión, ordinariamente deben incluir: el llamado a licitación; instrucciones a los licitantes y datos de la licitación; el formulario o carta de oferta; el formulario del contrato; las condiciones contractuales, tanto generales como especiales; especificaciones y planos; la información técnica que corresponda (incluyendo las características geológicas y ambientales); listas de bienes o cantidades; el plazo de entrega o terminación y los apéndices necesarios, tales como formularios de diversas garantías. La base sobre la cual se debe evaluar la oferta y se escogerá la oferta más baja evaluada se describirá claramente en las instrucciones a los licitantes, en las especificaciones, o en ambas. Si se cobra una suma por los documentos de licitación, ésta debe ser razonable y reflejar solamente el costo de transcripción, impresión o publicación en formato electrónico y envío y no ser tan alta como para desalentar a licitantes calificados. Los documentos de licitación para contratación de obras podrán indicar el costo total estimado del contrato pero no deberán indicar estimaciones del costo del Prestatario tales como listas de cantidades con precios. El Prestatario podrá utilizar un sistema electrónico para distribuir los documentos de licitación, siempre y cuando el Banco esté satisfecho con la funcionalidad de ese sistema. Si los documentos de licitación se distribuyen electrónicamente, el sistema debe ser seguro para impedir modificaciones a los documentos de licitación y no debe restringir el acceso de licitantes a los documentos de licitación. En los siguientes párrafos se dan orientaciones acerca de componentes críticos de los documentos de licitación. 2.12 Los Prestatarios deben utilizar los Documentos Estándar de Licitación (DELs) apropiados, emitidos por el Banco, con los cambios mínimos que éste considere aceptables y que sean necesarios para cubrir cuestiones específicas relativas a un proyecto. Todo cambio de ese tipo se introducirá solamente por medio de las hojas de datos de la licitación o del contrato, o a través de condiciones especiales del contrato, y no mediante cambios en la redacción de los DELs del Banco. En los casos en que no se hayan emitido los DELs pertinentes, el Prestatario 14 debe utilizar otras condiciones contractuales reconocidas internacionalmente y formularios de contrato aceptables para el Banco. Validez de las Ofertas y Garantía de Seriedad 2.13 Se debe exigir a los licitantes que presenten ofertas que éstas permanezcan válidas durante un período especificado en los documentos de licitación, que sea suficiente para permitir al Prestatario terminar la comparación y evaluación de las ofertas y obtener las aprobaciones necesarias dentro de la entidad del Prestatario y la no-objeción del Banco a la recomendación de adjudicación (de ser requerido en el Plan de Adquisiciones), de tal manera que el contrato se pueda adjudicar dentro de ese período. 2.14 Los Prestatarios tienen la opción de requerir una garantía de seriedad de la oferta. Cuando se utilice, la garantía debe ser por el monto especificado en los documentos de licitación38 y la garantía de seriedad debe mantenerse vigente por un período (de por lo general 4 (cuatro) semanas adicionales al período de validez de las ofertas) que sea suficiente para proporcionar al Prestatario un tiempo razonable para actuar en caso de que la garantía se hiciese exigible. Las garantías de seriedad deben ser devueltas a los licitantes no favorecidos una vez que se haya firmado el contrato. En lugar de una garantía de seriedad, el Prestatario puede requerir que los licitantes firmen una declaratoria aceptando que la elegibilidad de licitar en otro contrato con la entidad que hizo el llamado a licitación debe ser suspendida por el plazo de tiempo especificado en los documentos de licitación si retiran o modifican sus ofertas durante el período de validez o si les es adjudicado el contrato, y no cumplen con firmar el mismo o entregar una garantía de cumplimiento antes de la fecha límite estipulada en los documentos de licitación. Idioma 2.15 Los documentos de precalificación y licitación se deben preparar en uno de los siguientes idiomas: inglés, francés o español. El Prestatario tiene la opción de emitir versiones traducidas de estos documentos en otros idiomas diferentes a los mencionados, los cuales podrán ser: (a) el idioma nacional del Prestatario o (b) el idioma utilizado nacionalmente en el país de Prestatario en transacciones comerciales. En adelante los dos se denominarán “el Idioma Nacional”.39 Si los documentos son preparados en dos idiomas, los licitantes pueden presentar su solicitud de precalificación o su oferta, según sea el caso, en cualquiera de los dos idiomas en los que se hayan emitido los documentos. En cualquier caso, el contrato firmado con el licitante debe siempre estar escrito en el idioma en que la oferta fue presentada y este idioma será el que gobierne las relaciones contractuales entre el Prestatario y el licitante. Si el contrato se firma en el idioma nacional, el Prestatario debe proveer al Banco, junto con la versión original del 38 El formato de la garantía de seriedad debe estar de acuerdo con los DELs y las garantías deben ser emitidas por un banco con reconocida buena reputación o por una institución financiera tal como una compañía aseguradora, seleccionada por el licitante. Si la institución financiera que emite la garantía tiene domicilio fuera del país del Prestatario, para que la garantía sea exigible, dicha institución financiera debe tener una corresponsal con domicilio en el país del Prestatario. Se debe permitir que los Prestatarios presenten garantías bancarias emitidas directamente por un Banco de su preferencia que esté ubicado en cualquier país elegible. 39 El Banco debe expresar su satisfacción con el idioma que se utilice. El Prestatario debe hacerse responsable de proveer traducciones fieles de los documentos en el Idioma Nacional. En caso de que se presente una discrepancia con los documentos en inglés, francés o español, el texto de los documentos en inglés, francés o español deberá prevalecer. Si el Prestatario tiene más de un Idioma Nacional, y la ley nacional requiere que las actas oficiales sean emitidas en todos los idiomas nacionales, el Prestatario deberá usar uno de los idiomas nacionales para el proceso de precalificación y para los documentos de licitación y emitir versiones traducidas en los otros idiomas nacionales. 15 contrato, una traducción precisa del contrato en inglés, francés o español de acuerdo a lo estipulado en el Apéndice 1. No se debe solicitar ni permitir que los licitantes firmen contratos en más de un idioma. Claridad de los Documentos de Licitación 2.16 Los documentos de licitación deben estar redactados de manera que permitan y alienten la competencia internacional y en ellos se deben describir con toda claridad y precisión las obras a ejecutar, su ubicación, los bienes a suministrar, el lugar de entrega o instalación, el calendario de entrega o terminación, los requisitos mínimos de funcionamiento, y los requisitos en cuanto a garantías y mantenimiento, así como cualesquiera otras condiciones pertinentes. Además, si fuere del caso, en los documentos de licitación deben definirse las pruebas, normas y métodos que se deben utilizar para juzgar si el equipo, una vez entregado, y las obras, después de completada su ejecución, se ajustan a las especificaciones. Los planos deben concordar con el texto de las especificaciones, y se debe establecer el orden de precedencia entre ambos. 2.17 Los documentos de licitación deben identificar los factores que se tomarán en cuenta, además del precio, al evaluar las ofertas, y la forma en que se cuantificarán o evaluarán dichos factores. Si se permiten ofertas basadas en diseños alternativos, materiales, calendarios de terminación, condiciones de pago, etc., deben especificarse expresamente los requisitos para su aceptabilidad y el método para su evaluación. 2.18 Se debe proporcionar a todos los posibles licitantes la misma información, y se ofrecerá a todos ellos las mismas oportunidades para obtener información adicional oportunamente. El Prestatario debe dar a los posibles licitantes acceso razonable al lugar en que se ejecuta el proyecto. En el caso de los contratos relativos a obras o suministros complejos, en particular los que puedan necesitarse para rehabilitar obras o equipo existentes, se puede organizar una reunión previa a la licitación, en la cual los posibles licitantes puedan reunirse con representantes del Prestatario para obtener aclaraciones (en persona o electrónicamente). Se debe enviar una copia (impresa o por envío electrónico) de las actas de la reunión a todos los licitantes potenciales, y al Banco. Las modificaciones a los documentos de licitación incluyendo informaciones adicionales, aclaraciones y correcciones de errores deben enviarse a cada uno de los posibles licitantes que adquirieron los documentos de licitación originales y todos los licitantes registrados, con tiempo suficiente respecto a la fecha fijada como límite para la recepción de las ofertas, a fin de que los licitantes puedan tomar medidas apropiadas. Cualquier modificación a los documentos de licitación deberá hacerse por medio de una adenda. De ser necesario, se debe prorrogar la fecha límite. El Banco debe recibir una copia (impresa o enviada electrónicamente) y debe ser consultado con respecto a una notificación de “no objeción” cuando el contrato esté sujeto a revisión previa. Normas Técnicas 2.19 Las normas y especificaciones técnicas citadas en los documentos de licitación deben promover la competencia más amplia posible, asegurando simultáneamente el cabal cumplimiento de los requisitos de funcionamiento de los bienes o las obras que se contraten. En la medida de lo posible, el Prestatario debe especificar normas técnicas de aceptación internacional, como las emitidas por la Organización Internacional de Normalización, a las cuales deban ajustarse el equipo, los materiales o la mano de obra. En los casos en que no existan 16 normas técnicas internacionales, o cuando las existentes no sean apropiadas, se pueden especificar normas técnicas nacionales. En todo caso, en los documentos de licitación se debe estipular que también se deben aceptar equipos, materiales y formas de ejecución que cumplan con otras normas técnicas que sean por lo menos sustancialmente equivalentes a las internacionales. Uso de Marcas Comerciales 2.20 Las especificaciones técnicas deben basarse en características aplicables y/o requisitos de funcionamiento relevantes. Debe evitarse mencionar marcas comerciales, números de catálogos o clasificaciones similares. Si fuere necesario citar una marca comercial o número de catálogo de un fabricante determinado a fin de aclarar una especificación que de otro modo sería incompleta, deben agregarse las palabras “o equivalente” a continuación de dicha referencia. La especificación debe permitir la aceptación de ofertas de bienes que tengan características similares y que proporcionen un funcionamiento y calidad por lo menos sustancialmente iguales a los especificados. Antes de que el Prestatario emita documentos de licitación para la adquisición de bienes de una marca comercial específica que no tenga equivalencia, especialmente para el caso de los Sistemas de Tecnología de Información, el Prestatario deberá enviar una justificación detallada al Banco para su revisión y “no objeción”. Dicha justificación deberá incluir el análisis de compatibilidad con los sistemas existentes y las inversiones que se hayan hecho previamente en el producto de marca. Precios 2.21 La invitación a licitar bienes suministrados desde el extranjero que se vayan a importar se debe efectuar sobre la base CIP (lugar de destino)40. La invitación a licitar bienes suministrados que hayan sido previamente importados debe efectuarse sobre la base CIP (lugar de destino) de manera separada indicando el monto efectivo pagado por importe de aduana e impuestos. La invitación a licitar bienes producido en el país del Prestatario se debe efectuar sobre la base EXW41 (puesto en taller, puesto en fábrica o en existencia), más el costo de transporte terrestre interno y seguros al lugar de destino. Se les debe permitir a los licitantes que contraten el transporte marítimo o de otro tipo y los seguros respectivos con cualquier proveedor elegible. 42 Se le debe exigir al licitante que incluya en su cotización los servicios de instalación, puesta en marcha u otros servicios similares, cuando éstos sean requeridos como en el caso de los contratos de “suministro e instalación”. 2.22 En el caso de los contratos de responsabilidad única (incluyendo los de llave en mano), el licitante debe cotizar el precio de la planta instalada in situ, incluidos todos los costos por 40 Para definiciones más detalladas consúltese INCOTERMS 2010, publicado por la Cámara de Comercio Internacional, 38 Cours Albert 1 er, 75008 París, Francia. CIP significa flete y seguro pagado (al lugar de destino enunciado). Este término puede ser utilizado sin relación con el medio de transporte, incluyendo el transporte por medios múltiples. El término CIP se refiere a derechos aduanales y otros impuestos de importación no pagados, que son responsabilidad del Prestatario, tanto para los bienes importados o que deban ser importados. Para bienes de importación previa, el precio CIP cotizado debe ser distinto del valor original de importación de los bienes declarados en aduanas y debe incluir cualquier descuento o aumentos del agente o representante local y todos los costos locales con excepción de los derechos de aduana e impuestos, los cuales deben ser pagados por el comprador. 41 El precio EXW debe comprender todos los derechos y los impuestos sobre las ventas y de otro tipo que ya se hayan pagado o que hayan de pagarse por los componentes y materias primas que se empleen en la fabricación o armado del equipo, o por la importación previa del equipo ofrecido en la licitación. Bienes fabricados incluyen bienes ensamblados. 42 Véase los párrafos 1.8, 1.9 y 1.10. 17 concepto de suministro del equipo, transporte marítimo y terrestre, seguro, instalación y puesta en marcha, así como las obras conexas y todos los demás servicios incluidos en el contrato, como diseño, mantenimiento, operación, etc. Salvo indicación contraria en los documentos de licitación, el precio del contrato llave en mano debe incluir todos los derechos, impuestos y otros gravámenes.43 2.23 A los licitantes de contratos de obras y servicios distintos a los de consultoría, se les pedirá que coticen precios unitarios o precios globales para la ejecución de las obras o los servicios distintos a los del consultoría, y dichos precios deben incluir todos los derechos, impuestos y otros gravámenes. A los licitantes se les permitirá obtener todos los insumos (excepto la mano de obra no calificada) de cualquier fuente elegible, de modo que puedan presentar ofertas más competitivas. Ajustes de precios 2.24 En los documentos de licitación se debe especificar ya sea que a) los precios de las ofertas deben ser fijos, o b) que se harán ajustes de precio (aumento o disminución) en caso de ocurrir cambios en los principales componentes de los costos del contrato, tales como mano de obra, equipos, materiales y combustible. Por lo común, no son necesarias las disposiciones de ajustes de precio en los contratos simples en los cuales el suministro de los bienes o la terminación de obras se completen en un período menor de 18 (dieciocho) meses, pero se deben incluir en los contratos que se ejecuten en más de 18 (dieciocho) meses. Los documentos de licitación para contratos de corta duración podrán igualmente incluir una provisión similar para el ajuste de precios cuando se prevé que la tasa de inflación local o internacional va a ser alta. Sin embargo, es práctica común obtener precios fijos para algunas clases de equipo, independientemente de su plazo de entrega. En tales casos, no se necesitan disposiciones sobre ajuste de precios. 2.25 Los precios deben ajustarse aplicando una o varias fórmulas prescritas que desglosen el precio total del contrato en componentes que se ajusten mediante índices de precios especificados para cada componente. En los documentos de licitación se debe definir claramente la fórmula y la fecha de base para su aplicación. Si la moneda de pago es distinta de la del país de origen del insumo y de la del índice correspondiente, se debe aplicar a la fórmula un factor de corrección, a fin de evitar un ajuste incorrecto. Bajo circunstancias excepcionales, los documentos de licitación pueden contemplar ajustes de precios sobre la base de prueba documental (con inclusión de facturas) proporcionadas por el proveedor o contratista. Transporte y seguros 2.26 Los documentos de licitación deben permitir que los proveedores y contratistas contraten el transporte y los seguros con cualquier fuente elegible. En los documentos de licitación se deben especificar los tipos y condiciones del seguro que haya de proveer el licitante. Se debe exigir una póliza contra todo riesgo para todos los contratos. En el caso de bienes y de contratos de responsabilidad única, la indemnización que deba pagarse por concepto de seguro de transporte debe ser por lo menos igual al 110% (ciento diez por ciento) del precio CIP de los 43 Los bienes en ofertas de contratos llave en mano puede ser invitadas sobre la base de precio DDP (lugar de destino enunciado) y, al preparar sus ofertas, los licitantes deben sentirse libres de elegir bienes importados o bienes fabricados en el país del Prestatario. 18 bienes a ser importados en la moneda del contrato o en una moneda de libre conversión, a fin de asegurar la pronta reposición de los bienes perdidos o dañados. En proyectos de construcción o de suministro e instalación de gran envergadura, en los que intervienen varios contratistas en un mismo lugar, el Prestatario podrá obtener un seguro “global” o para la totalidad del proyecto, en cuyo caso el Prestatario debe solicitar ofertas mediante un procedimiento competitivo para obtenerlo, usando procedimientos aceptables por el Banco en caso de que el costo del seguro sea cubierto por el Banco. 2.27 Como excepción, si el Prestatario no desea obtener el seguro por medio del contrato, sino que prefiere hacer sus propios arreglos o reservar el transporte y el seguro para compañías nacionales u otras fuentes, debe demostrar al Banco que: (a) cuenta con recursos de los cuales puede disponer fácilmente para pagar oportunamente, en una moneda de libre conversión, las indemnizaciones requeridas para reponer los bienes perdidos o dañados y (b) los riesgos están cubiertos adecuadamente. Adicionalmente, para la importación de bienes, se pedirá a los licitantes que coticen precios FCA (lugar designado de despacho) o CPT (lugar de destino designado)44 además del precio CIP (lugar de destino) especificado en el párrafo 2.21. La selección de la oferta evaluada como la más baja se debe hacer sobre la base del precio CIP (lugar de destino convenido), pero el Prestatario puede suscribir el contrato sobre la base del precio FCA o CPT y hacer sus propios arreglos para el transporte, el seguro, o ambos. En esas circunstancias, el contrato se debe limitar al costo FCA o CPT. Disposiciones Monetarias 2.28 Los documentos de licitación deben especificar la moneda o monedas en que los licitantes hayan de expresar sus precios, el procedimiento para la conversión a una sola moneda de los precios expresados en diferentes monedas para fines de comparación de las ofertas, y las monedas en las que se pague el precio del contrato. Las siguientes disposiciones (párrafos 2.29 – 2.33) tienen por objeto a) asegurar que los licitantes tengan la oportunidad de minimizar todo riesgo cambiario con respecto a la moneda de licitación y de pago, y por lo tanto puedan ofrecer sus mejores precios; b) ofrecer a los licitantes de países con monedas débiles la opción de utilizar una moneda más fuerte y proporcionar así una base más firme para el precio de su oferta, y c) permitir que el proceso de evaluación sea equitativo y transparente. Monedas de las Ofertas 2.29 En los documentos de licitación se debe especificar que el licitante puede expresar el precio de la oferta en cualquier moneda país. Si el licitante lo desea, puede expresar el precio de la oferta como una suma de cantidades en distintas monedas, con la salvedad de que dicho precio no puede incluir más de tres monedas. Además, el Prestatario puede exigir que los licitantes expresen en la moneda del país del Prestatario45 la parte del precio de la oferta que corresponda a gastos que hayan de efectuarse en el país del Prestatario. 2.30 En los documentos para licitación de obras, el Prestatario podrá exigir que los licitantes especifiquen el precio de las ofertas enteramente en la moneda nacional, junto con sus 44 INCOTERMS 2010 en el caso de los bienes francos (lugar convenido), y flete pagado (lugar de destino convenido). 45 En adelante denominada “moneda nacional”. 19 requerimientos para que los pagos se efectúen hasta en tres monedas extranjeras de su elección, para financiar insumos que hayan de obtener fuera del país Prestatario, expresados dichos requerimientos como porcentajes del precio de la oferta y debe indicar los tipos de cambio utilizados en los cálculos respectivos. Conversión de Monedas para la Comparación de las Ofertas 2.31 El precio de la oferta es la suma de todos los pagos en diversas monedas requeridos por el licitante. A los fines de comparar precios, los precios de todas las ofertas deben convertirse a una sola moneda escogida por el Prestatario (moneda nacional o una moneda extranjera plenamente convertible) y especificada en los documentos de licitación. El Prestatario debe hacer esta conversión usando los tipos de cambio vendedor en el caso de las monedas cotizadas por una fuente oficial (como el Banco Central) o por un banco comercial o por un periódico de circulación internacional para transacciones similares en una fecha seleccionada de antemano y especificada en los documentos de licitación, a condición de que dicha fecha no preceda en más de 4 (cuatro) semanas a la fecha establecida como límite para la recepción de las ofertas, ni sea posterior a la fecha original prescrita para el vencimiento del plazo de validez de la oferta. Moneda de Pago 2.32 El pago del contrato debe hacerse en la moneda o monedas en que se haya solicitado el pago en la oferta del licitante ganador de conformidad con lo dispuesto en el párrafo 2.29. 2.33 Cuando se exige que el precio de la oferta se exprese en moneda nacional pero el licitante ha solicitado que se le pague en monedas extranjeras y ha expresado esos pagos como porcentajes del precio de la oferta, los tipos de cambio que han de utilizarse a los efectos de los pagos son los que especifique el licitante en su oferta, a fin de asegurar que el valor de las porciones del precio de su oferta expresado en divisas se mantenga sin pérdida ni ganancia alguna. Condiciones y Métodos de Pago 2.34 Las condiciones de pago deben guardar conformidad con las prácticas comerciales internacionales que sean aplicables a los bienes, obras y servicios distintos a los de consultorías. a) En los contratos para el suministro de bienes se debe estipular el pago total a la entrega y, si así se requiriere, luego de la inspección de los bienes contratados, salvo los contratos que comprendan la instalación y puesta en marcha, en cuyo caso se podrá hacer una parte del pago después que el proveedor haya cumplido con todas sus obligaciones contractuales. El Banco normalmente requiere el uso de cartas de crédito a fin de asegurar que el pago al Proveedor se haga con prontitud. En los grandes contratos de equipo y plantas se deben estipular anticipos adecuados y, en los contratos de larga duración, pagos parciales conforme al avance de la fabricación o el ensamble. b) En los contratos de obras se deben estipular, en los casos en que proceda, anticipos para movilización, para equipos y materiales del Contratista y pagos parciales conforme al avance de las obras, y la retención de sumas razonables que deben liberarse una vez que el contratista haya cumplido sus obligaciones contractuales. 20 2.35 Todo anticipo para gastos de movilización y otros gastos, hecho en el momento de la firma de un contrato de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría, debe guardar relación con la cantidad estimada de esos gastos y se debe especificar en los documentos de licitación. También deben describirse en los documentos de licitación el monto y calendario de otros anticipos a realizarse como, por ejemplo, por concepto de materiales que se entreguen en el lugar de la obra para ser incorporados a la misma. En los documentos de licitación se deben especificar cualquier garantía exigida a ser para los anticipos. 2.36 En los documentos de licitación se deben estipular el método de pago los términos si se permiten o no otros métodos de pago y, en caso afirmativo, cómo esos términos se considerarán en la evaluación de las ofertas. Ofertas Alternativas 2.37 En los documentos de licitación se debe estipular en forma clara cuando los licitantes puedan entregar ofertas alternativas, cómo deben ser entregadas, cómo deben los precios ser ofrecidos y las condiciones sobre la cual las ofertas alternativas deben ser evaluadas. Condiciones Contractuales 2.38 Los contratos deben especificar con claridad el alcance de las obras por ejecutar o los bienes por suministrar, los servicios por proveer, los derechos y obligaciones del Prestatario y del Proveedor o Contratista, así como las funciones y autoridad del Ingeniero, Arquitecto o Administrador de Construcción, si alguno fuere contratado por el Prestatario para la supervisión y administración del contrato. Además de las condiciones generales del contrato, debe incluirse toda condición especial que se aplique específicamente a los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría a adquirir y a la ubicación del proyecto. Las condiciones del contrato deben indicar una distribución equitativa de los riesgos y responsabilidades. Garantía de Cumplimiento y Retención en Garantía 2.39 En los contratos de obras y los de responsabilidad única debe exigirse garantía por una cantidad suficiente para proteger al Prestatario en caso de incumplimiento del contrato por el contratista. Esta garantía debe constituirse en la forma y el monto adecuados según lo especifiquen los documentos de licitación.46 El monto de la garantía podrá variar, según el tipo de instrumento que se constituya y de las características y magnitud de las obras o las plantas. Una parte de esta garantía debe permanecer vigente por un período suficientemente largo después de la fecha de terminación de las obras o las plantas, a fin de proveer cobertura durante el período de responsabilidad por defectos ocultos o por el período de mantenimiento de las obras hasta la aceptación final de las mismas. Para contratos de obras, se puede descontar un porcentaje de cada pago periódico por concepto de retención por garantía hasta la aceptación final. Se puede igualmente permitir que los contratistas reemplacen el valor de la retención con otra garantía equivalente en forma de garantía bancario o fianza, después de la aceptación provisional de las obras. 46 La forma de la garantía de cumplimiento deberá estar de acuerdo con los documentos estándar de licitación y deberá ser emitida por un banco de reconocido prestigio o una institución financiera seleccionada por el licitante. Si la institución que emite la garantía está localizada fuera del país del Prestatario, ésta deberá tener una institución financiera como corresponsal en el país del Prestatario de tal forma que la garantía pueda ser ejercida. Se debe permitir que los Prestatarios presenten garantías bancarias emitidas directamente por un Banco de su preferencia que esté ubicado en cualquier país elegible. 21 2.40 En los contratos de suministro de bienes, la necesidad de constituir una garantía de cumplimiento dependerá de las condiciones del mercado y de la práctica comercial con respecto a la clase específica de bienes de que se trate. Puede exigirse que los proveedores o fabricantes constituyan una garantía por un monto razonable como protección contra el incumplimiento del contrato. Si se requiere una garantía, ésta debe cubrir también las obligaciones en cuanto a garantías de fabricación, o con las estipulaciones referentes a la puesta en marcha el equipo de conformidad con el DEL que aplique. Cláusulas sobre Liquidación por Daños y Perjuicios y Bonificaciones 2.41 En los contratos se deben incluir disposiciones para la liquidación de daños y perjuicios de provisiones similares, por los montos adecuados cuando las demoras en la entrega de los bienes o en la terminación de las obras, o el funcionamiento indebido de los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría resulten en mayores costos, en pérdidas de ingresos o en pérdidas de otros beneficios para el Prestatario. También se pueden incluir cláusulas que dispongan el pago de una prima al contratista o proveedor que termine las obras o entregue los bienes antes de las fechas especificadas en el contrato, cuando tal terminación o entrega anticipada resulte beneficiosa para el Prestatario. Fuerza Mayor 2.42 Las condiciones del contrato deben estipular que la falta de cumplimiento por una de las partes de sus obligaciones contractuales no se debe considerar como incumplimiento si esa falta se debe a un caso de fuerza mayor, según éste se haya definido en las condiciones del contrato. Leyes Aplicables y Arreglo de Diferencias 2.43 En las condiciones del contrato deben incluirse estipulaciones acerca de las leyes aplicables y del foro para el arreglo de diferencias. El arbitraje comercial internacional en un lugar de encuentro neutral, puede tener ventajas prácticas respecto a otros métodos para el arreglo de diferencias. Por lo tanto, se requiere a los Prestatarios que estipulen esta modalidad de arbitraje en los contratos para la adquisición de bienes, obras y servicios distintos a las de consultoría a menos que el Banco haya accedido a no solicitar este requerimiento en particular por razones justificadas tales como que existan regulaciones y procedimientos de arbitraje equivalentes en el país o que se le haya adjudicado el contrato a un licitante del país del Prestatario. No debe nombrarse al Banco como árbitro ni pedírsele que designe uno. 47 En el caso de los contratos de obras, de suministro e instalaciones de bienes, así como en el de contratos de responsabilidad única (incluyendo los de llave en mano), las disposiciones relativas al arreglo de diferencias deben comprender mecanismos tales como juntas de examinadores de diferencias o conciliadores, a quienes se designa con el objeto de permitir una solución más rápida de las diferencias. 47 No obstante, se entiende que los funcionarios del Centro Internacional de Arreglo de Diferencias Relativas a Inversiones (CIADI), en su calidad de tal, están libres para nombrar árbitros. 22 C. Apertura y Evaluación de las Ofertas y Adjudicación del Contrato Plazo para la Preparación de las Ofertas 2.44 El plazo que se conceda para la preparación y presentación de las ofertas debe determinarse teniendo debidamente en cuenta las circunstancias especiales del proyecto y la magnitud y complejidad del contrato. En general, para las licitaciones internacionales dicho plazo no debe ser inferior a 6 (seis) semanas a partir de la fecha del llamado a licitación o, si fuere posterior, de la fecha en que estén disponibles los documentos de licitación. Cuando se trate de obras civiles de gran envergadura o de elementos de equipo complejo, el plazo normalmente no debe ser menor de 12 (doce) semanas a fin de que los posibles licitantes puedan llevar a cabo sus investigaciones antes de presentar sus ofertas. En tales casos se recomienda al Prestatario que convoque a reuniones previas a las licitaciones y organice visitas al terreno. Se debe permitir a los licitantes enviar ofertas por correo o en persona. Los Prestatarios pueden utilizar sistemas electrónicos que permitan a los licitantes entregar sus ofertas por medios electrónicos, siempre y cuando el Banco esté de acuerdo con la eficacia del sistema, incluyendo, inter alia, que el sistema es seguro, mantiene la integridad, confidencialidad, y la autenticidad de las ofertas entregas, y utiliza un sistema de firma electrónica o un sistema semejante para mantener a los licitantes obligados a respaldar sus ofertas. En el llamado a licitación se debe especificar la fecha y hora límites y el lugar para la entrega de las ofertas. Procedimientos para la Apertura de las Ofertas 2.45 La apertura de las ofertas debe coincidir con la hora límite fijada para su entrega o efectuarse inmediatamente48 después de dicha hora límite y debe anunciarse, junto con el lugar en que haya de efectuarse la apertura, en el llamado a licitación. El Prestatario debe abrir todas las ofertas recibidas antes de la fecha límite para la presentación de las ofertas y que se hayan entregado en el lugar especificado en los documentos de licitación, independientemente del número de ofertas que se hayan recibido. En el momento de apertura de las ofertas, el Prestatario no debe comentar acerca de las virtudes de una oferta o rechazar ninguna oferta. Las ofertas deben abrirse en público, es decir, se debe permitir la presencia de los licitantes o de sus representantes (en persona o por medios electrónicos en línea, cuando se utilice licitación electrónica). Al momento de abrir cada oferta, se deben leer en voz alta y deben notificarse por línea electrónica cuando se haya utilizado una licitación de este tipo) y se registraren un acta el nombre del licitante y el precio total de cada oferta y de cualesquiera ofertas alternativas, si se las hubiese solicitado o se hubiese permitido presentarlas. Copia del acta debe enviarse prontamente al Banco y a todos los licitantes que hayan presentado propuestas. Las ofertas que se reciban una vez vencido el plazo estipulado, así como las que no se hayan abierto y leído en la sesión de apertura, no deben ser consideradas. Aclaraciones o Modificaciones de las Ofertas 2.46 Con excepción de lo dispuesto en los párrafos 2.63 y 2.64 de estas Normas, no se debe pedir a ningún licitante que modifique su oferta, incluyendo cualquier incremento o reducción voluntaria del precio de su oferta, ni permitirle que lo haga después de vencido el plazo de recepción. El Prestatario debe pedir a los licitantes las aclaraciones necesarias para evaluar sus 48 A fin de dejar tiempo suficiente para llevar las ofertas al lugar anunciado para su apertura pública. 23 ofertas, pero no debe pedir ni permitir que modifiquen su contenido sustancial ni sus precios después de la apertura de las ofertas. Tanto las solicitudes de aclaración como las respuestas de los licitantes deben hacerse por escrito ya sea en copia dura o por medio de un sistema electrónico con el que el Banco esté de acuerdo.49 Confidencialidad 2.47 Después de la apertura en público de las ofertas, no debe darse a conocer a los licitantes ni a personas no interesadas oficialmente en estos procedimientos, información alguna acerca del análisis, aclaración y evaluación de las ofertas ni sobre las recomendaciones relativas a la adjudicación, hasta que se haya publicado la adjudicación del contrato. Análisis de las Ofertas 2.48 El Prestatario debe determinar si las ofertas a) cumplen con los requisitos exigidos en los párrafos 1.8, 1.9 y 1.10 de estas Normas, b) han sido debidamente firmadas, c) están acompañadas de las garantías o de las declaratorias firmadas exigidas, conforme se especifica en el párrafo 2.14 de las Normas, d) cumplen sustancialmente los requisitos especificados en los documentos de licitación, y e) están en general en orden. Si una oferta no se ajusta sustancialmente a los requisitos, es decir, si contiene divergencias mayores o reservas con respecto a los términos, condiciones y especificaciones de los documentos de licitación, incluso respecto a lo referente a la garantía de cumplimiento, ésta no se debe seguir considerando. Una vez abiertas las ofertas, el Prestatario no debe permitir ni invitar al licitante a que corrija o elimine las divergencias mayores ni las reservas.50 Evaluación y Comparación de las Ofertas 2.49 La evaluación de las ofertas tiene por objeto determinar el costo de cada una de ellas para el Prestatario de manera que permita compararlas sobre la base del costo evaluado de cada una. Con sujeción a lo dispuesto en el párrafo 2.58, la oferta que resulte con el costo evaluado más bajo51, sin que sea necesariamente aquella cuyo precio cotizado sea el más bajo, debe ser seleccionada para la adjudicación. 2.50 Los precios de oferta que se lean en la apertura de las ofertas deben ajustarse para corregir cualesquiera errores aritméticos. Además, a los fines de la evaluación, deben hacerse ajustes respecto a cualquier desviación o reserva no importante. No deben tomarse en cuenta en la evaluación las disposiciones sobre ajuste de precios aplicables al período de ejecución del contrato. 2.51 La evaluación y comparación de las ofertas se deben efectuar sobre la base de precio CIP (lugar de destino) para los bienes importados52 y de los precios EXW para los bienes ofrecidos 49 Véase el párrafo 2.44. 50 Para lo que respecta a las correcciones, véase el párrafo 2.50. 51 Véase el párrafo 2.52. 52 Los Prestatarios pueden solicitar precios sobre base CIF (y las ofertas comparadas sobre la misma base) solamente cuando los bienes se transporten por vía marítima y los bienes no estén en un contenedor. El precio CIF no debe ser utilizado para ningún otro medio que no sea transporte marítimo. En el caso de bienes fabricados, sería extraño que la selección del precio CIF sea apropiada ya que estos bienes generalmente se incluyen en contenedores. El precio CIP puede ser utilizado para cualquier medio de transporte, incluyendo transporte marítimo y de medios múltiples. 24 desde el país del Prestatario, junto con los precios de toda instalación, capacitación, puesta en marcha y otros servicios distintos a los de consultoría similares que se requieran.53 2.52 Los documentos de licitación deben especificar también los factores pertinentes, además del precio, que han de considerarse en la evaluación de las ofertas y la manera en que han de aplicarse a fin de determinar la oferta evaluada más baja. En el caso de bienes y equipo, los factores que se pueden tomar en cuenta comprenden, entre otros, el calendario de pagos, el plazo de entrega, los costos de operación, la eficiencia y compatibilidad del equipo, la disponibilidad de servicio y repuestos, la capacitación necesaria, la seguridad contra accidentes y los beneficios ambientales. Los factores distintos del precio que hayan de utilizarse para determinar la oferta evaluada como la más baja deben expresarse, en la medida posible, en términos monetarios, o en las disposiciones pertinentes en los documentos de licitación.54 2.53 Cuando se trate de contratos de construcción de obras o de llave en mano los contratistas son responsables del pago de todos los derechos, impuestos y otros gravámenes55, y los licitantes deben tomar en cuenta estos factores al preparar sus ofertas. La evaluación y comparación de las ofertas se debe hacer sobre esta base. La evaluación de las ofertas relativas a obras se debe hacer estrictamente en términos monetarios. No se acepta procedimiento alguno en virtud del cual se descalifiquen automáticamente las ofertas que se sitúen por encima o por debajo de un nivel predeterminado para el valor de las obras. Cuando el tiempo es un factor crítico, se puede tomar en cuenta el valor de la terminación adelantada de las obras de acuerdo con criterios presentados en los documentos de licitación solamente si en el contrato se estipulan penalidades de la misma magnitud por concepto de incumplimiento. 2.54 El Prestatario debe preparar un informe detallado sobre la evaluación y comparación de las ofertas en el cual expliquen las razones específicas en que se basa la recomendación para la adjudicación del contrato. Los Prestatarios deben proveer como mínimo la información requerida por el Banco en el Formulario Estándar de Informe de Evaluación de las Ofertas. El Banco puede requerir cualquier otra información que considere relevante. Preferencias Nacionales 2.55 A solicitud del Prestatario, y de acuerdo a lo acordado en el Plan de Adquisiciones y especificado en los documentos de licitación, podrá darse un margen de preferencia en la evaluación de las ofertas a: a) Los bienes fabricados en el país del Prestatario cuando se comparen las ofertas de tales bienes con las de bienes fabricados en el extranjero, y 53 La evaluación de las ofertas no debe tomar en cuenta: a) los derechos aduanales y otros impuestos aplicables a los bienes importados cotizados en precio CIP (para los cuales están excluidos de los derechos aduanales), b) impuestos de venta o similares relacionados con la venta o entrega de los bienes. 54 Excepcionalmente, se podrá asignar un peso relativo a las especificaciones que no puedan ser definidas con precisión o factores diferentes al precio que no puedan ser expresados en términos monetarios. Esto puede suceder en el caso de la adquisición de tecnología de información de naturaleza compleja y libros de texto. 55 A menos que en los documentos de licitación se especifique otra cosa en el caso de algunos contratos llave en mano (véase el párrafo 2.22.). 25 b) Obras en países miembros cuyo PNB56 per cápita esté por debajo de un nivel especificado, cuando se comparen ofertas de Contratistas nacionales elegibles con las de contratistas extranjeros. 2.56 Cuando se permita aplicar la preferencia a los bienes de fabricación nacional o los contratistas nacionales, deben seguirse en la evaluación y comparación de las ofertas los métodos y etapas especificados en el Apéndice 2 de estas Normas. Prórroga de la Validez de las Ofertas 2.57 Los Prestatarios deben terminar la evaluación de las ofertas y la adjudicación de los contratos dentro del período inicial de validez, de modo que no sean necesarias las prórrogas. La prórroga de la validez de la oferta, cuando se justifique debido a circunstancias excepcionales, se debe solicitar por escrito a todos los licitantes antes de la fecha de vencimiento. La prórroga debe ser por el período mínimo que se requiera para finalizar la evaluación, obtener las no objeciones necesarias y adjudicar el contrato. En el caso de los contratos de precio fijo, podrá permitirse la solicitud de una segunda prórroga y prórrogas subsecuentes solamente si el Prestatario ha provisto un mecanismo apropiado para ajustar los precios cotizados del licitante ganador para reflejar cualquier incremento de costo de los insumos del contrato durante el período de la prórroga, de acuerdo con los DEL relevantes. Cuando se solicite una prórroga de la validez de las ofertas, no se debe permitir a los licitantes modificar el precio (básico) cotizado ni otras condiciones de sus ofertas. Los licitantes deben tener el derecho de negarse a otorgar tal prórroga sin que la garantía de seriedad de sus ofertas sea ejecutada y ser consecuentemente descalificados. Sin embargo, aquellos que estén dispuestos a prorrogar la validez de sus ofertas deben proveer una prórroga adecuada de dicha garantía. Pos calificación de los Licitantes 2.58 Si no ha habido precalificación de licitantes, el Prestatario debe determinar si el licitante cuya oferta ha sido considerada como la oferta evaluada más baja cuenta con la capacidad y los recursos financieros necesarios para ejecutar satisfactoriamente el contrato en la forma indicada en la oferta. Los criterios que se han de aplicar deben especificarse en los documentos de licitación y si el licitante no reúne las condiciones necesarias su oferta debe ser rechazada. En tal caso, el Prestatario debe hacer una determinación similar en cuanto al licitante cuya oferta haya sido evaluada como la segunda más baja. Adjudicación del Contrato 2.59 El Prestatario debe adjudicar el contrato, dentro del período de validez de las ofertas, al licitante que reúna los requisitos apropiados en cuanto a capacidad y recursos y cuya oferta: i) responde sustancialmente a los requisitos exigidos en los documentos de licitación y ii) representa el costo más bajo evaluado.57 A ningún licitante se le debe exigir o permitir, como condición para la adjudicación del contrato, que asuma la responsabilidad por trabajos que no estén estipulados en los documentos de licitación, o que efectúe cualquier modificación de la oferta que haya presentado originalmente. 56 El producto nacional bruto según lo define anualmente el Banco. 57 Denominados “licitante evaluado del costo más bajo” y “oferta evaluada como la más baja” respectivamente. 26 Notificación de la Adjudicación 2.60 El Prestatario debe asegurarse de se siga el procedimiento para la publicación de la adjudicación del contrato indicado en el párrafo 7 del Apéndice 1. Rechazo de todas las Ofertas 2.61 En los documentos de licitación normalmente se estipula que el Prestatario podrá rechazar todas las ofertas. El rechazo de todas las ofertas se justifica cuando no hay competencia efectiva, cuando ninguna oferta responde esencialmente a lo solicitado, cuando ningún licitante cumple con los requisitos de calificación, o cuando el precio de la oferta de menor costo supera sustancialmente el costo actualizado o presupuesto disponible del Prestatario. Sin embargo, la falta de competencia no se debe determinar exclusivamente sobre la base del número de licitantes. Aún cuando sólo se presente una oferta, el proceso podrá ser considerado válido, si la licitación fue apropiadamente notificada, los criterios de calificación no fueron excesivamente restrictivos, y los precios son razonables en comparación con los valores de mercado. Si todas las ofertas son rechazadas, el Prestatario debe examinar las causas que motivaron el rechazo de todas las ofertas y revisar los documentos de licitación58 antes de llamar a una nueva licitación. Sólo se debe proceder a revisar los criterios de calificación cuando se haya considerado que éstos fueron establecidos muy estrictamente. 2.62 Si por razones justificadas, repetir el proceso de publicación no resulta práctico, o si el rechazo de las ofertas se debió a que ninguna oferta cumplió con los requisitos, se puede, sujeto a la no objeción del Banco, invitar a las firmas inicialmente precalificadas a que presenten nuevas ofertas o, si no se llevó a cabo un proceso de calificación previa, invitar a las firmas que originalmente adquirieron los documentos de licitación. En casos excepcionales y cuando sea justificado, el Banco puede estar de acuerdo con volver a invitar solamente a las empresas que hubieren presentado ofertas la primera vez. 2.63 No deben rechazarse todas las ofertas y llamarse a nueva licitación sobre la base de las mismas especificaciones con la sola finalidad de obtener precios más bajos. Si la oferta evaluada como la más baja que responde a lo solicitado excediera del costo actualizado estimado por el Prestatario por un monto considerable, el Prestatario debe investigar las causas del exceso de costo y considerar la posibilidad de llamar nuevamente a licitación, como se indica en los párrafos anteriores. Como alternativa, el Prestatario podrá negociar con el licitante que haya presentado la oferta evaluada como la más baja para tratar de obtener un contrato satisfactorio mediante una reducción del alcance del contrato, la reasignación del riesgo y la responsabilidad, o ambas cosas, que se traduzca en una reducción del precio del contrato. Sin embargo, si la reducción del alcance de los trabajos o la modificación que hubiera que introducir en los documentos del contrato fueran considerables podría ser necesario llamar a una nueva licitación. 2.64 Debe obtenerse la no objeción del Banco antes de rechazar todas las ofertas, llamar a una nueva licitación o entablar negociaciones con el licitante que hubiere presentado la oferta evaluada como la más baja. 58 La revisión podrán incluir la revisión del alcance y condiciones del contrato, o los criterios mínimos de calificación posterior (cuando no se haya llevado a cabo un proceso de precalificación), o el diseño y especificaciones, etc., o efectuar una combinación de estos cambios. 27 Información sobre Adjudicaciones por el Prestatario 2.65 Al publicar la adjudicación del contrato a que se refiere el párrafo 2.60 y el párrafo 7 del Apéndice 1, el Prestatario debe especificar que cualquier licitante que desee corroborar las consideraciones sobre las cuales su oferta no fue seleccionada, debe solicitar una explicación del Prestatario. El Prestatario debe oportunamente proporcionar una explicación por escrito del por qué esa oferta no fue seleccionada. Si un licitante solicita una reunión de aclaración, éste debe asumir todos sus costos para asistir a la reunión. D. Licitación Pública Internacional Modificada Operaciones de un Programa de Importaciones59 2.66 Cuando en el préstamo se prevea el financiamiento de un programa de importaciones, en el caso de los contratos de monto elevado se puede utilizar el procedimiento de licitación pública internacional con modalidades simplificadas en cuanto a publicidad y monedas, según se defina en el Convenio de Préstamo.60 2.67 Las disposiciones simplificadas respecto a la notificación de las adquisiciones mediante licitación pública internacional no requieren un anuncio general de adquisiciones. Los anuncios específicos de adquisiciones se deben publicar por lo menos en un periódico de circulación nacional en el país del Prestatario (y en la gaceta oficial, si la hubiere, o en un sitio web o portal electrónico de amplio uso y de libre acceso nacional e internacionalmente), además de en el UNDB online y en el portal de Internet del Banco. El período establecido para la presentación de ofertas se puede reducir a 4 (cuatro) semanas. La moneda de oferta y de pago se puede limitar a una sola moneda ampliamente utilizada en el comercio internacional. Adquisición de Productos Básicos 2.68 Los precios de mercado de productos básicos como cereales, forraje, aceite para cocinar, combustibles, fertilizantes y metales fluctúan, según la oferta y la demanda que haya en un momento determinado. Muchos de ellos se cotizan en mercados establecidos de productos básicos. A menudo la adquisición entraña adjudicaciones múltiples para cantidades parciales, con el objeto de lograr seguridad en el abastecimiento, y compras múltiples durante un cierto período para aprovechar así las ventajas de las condiciones favorables del mercado y mantener las existencias bajas. Se puede preparar una lista de licitantes precalificados a los cuales se pueda invitar a presentar ofertas periódicamente. Se puede solicitar a los licitantes que coticen precios vinculados con los precios de mercado en el momento del embarque o con anterioridad a éste. La validez de las ofertas debe ser lo más corta posible. Para la licitación y el pago se puede usar la moneda única en la cual se cotice normalmente el producto básico en cuestión. La moneda se debe especificar en el documento de licitación. En los documentos de licitación se puede disponer que se permiten las ofertas enviadas por télex o por fax u ofertas entregadas por medios electrónicos, en los casos en que no se requiera garantía de oferta o si los licitantes precalificados han presentado garantías de oferta vigentes durante un período determinado. En los contratos se 59 Véase también el párrafo 3.12. 60 Las adquisiciones de contratos menores se efectúan normalmente de acuerdo con procedimientos adoptados por la entidad privada o pública encargada de las importaciones, o con prácticas comerciales establecidas que el Banco considera aceptables, como se indica en el párrafo 3.13. 28 deben establecer condiciones estándar y se deben utilizar formularios uniformes que se ajusten a las prácticas del mercado. 29 III. OTROS MÉTODOS DE ADQUISICIÓN Generalidades 3.1 En esta sección se describen los métodos de adquisición que pueden ser usados en circunstancias en que la licitación pública internacional no sea el método más económico y eficiente de adquisición, y se consideren más apropiados otros métodos.61 También se describen los métodos que se pueden utilizar cuando el Banco haya acordado utilizar el sistema de contratación pública del país del Prestatario, de acuerdo con el párrafo 3.20. Las políticas del Banco respecto a márgenes de preferencia para los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría provenientes del país del Prestatario y los contratistas nacionales, no aplican para los métodos de adquisición distintos a la LPI. Los párrafos 3.2 al 3.5 y el 3.7 describen los métodos utilizados con mayor frecuencia, en orden descendente de preferencia, y el resto de los párrafos describen los métodos empleados en circunstancias específicas. Licitación Internacional Limitada 3.2 La Licitación Internacional Limitada (LIL) es esencialmente una LPI convocada mediante invitación directa y sin anuncio público. La LIL puede ser un método adecuado de adquisición en los casos en que a) haya solamente un número reducido de proveedores, o b) haya otras razones excepcionales que puedan justificar el empleo cabal de procedimientos distintos de los de una LPI. En la LIL, los Prestatarios deben solicitar la presentación de ofertas de una lista de posibles proveedores que sea suficientemente amplia para asegurar precios competitivos. En los casos en que haya sólo un número limitado de proveedores, la lista debe incluirlos a todos. En una LIL la evaluación de las ofertas presentadas, las preferencias nacionales no aplican., Salvo en lo relativo a anuncios y preferencias requeridos en una LPI, en este método aplican todos los procedimientos, incluyendo la publicación de la adjudicación del Contrato, tal como se indica en el párrafo 7 del Apéndice 1. Licitación Pública Nacional 3.3 La licitación pública nacional (LPN) es el método de licitación competitiva que se emplea normalmente en las Contrataciones del sector público en el país del Prestatario, y puede constituir el método más eficiente y económico de adquirir bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría cuando, dadas sus características y alcance, no es probable que se atraiga la competencia internacional. Para que el Banco los considere susceptibles de financiamiento con fondos provenientes de sus préstamos, estos procedimientos de contratación deben ser revisados y modificados62 en la medida necesaria para lograr economía, eficiencia, transparencia y compatibilidad general con la Sección I de estas Normas.63 La LPN puede constituir el método 61 Los contratos no se deben dividir en unidades menores para hacerlos menos afines a los procedimientos de LPI; cualquier propuesta de dividir un contrato en paquetes menores requiere de la aprobación previa del Banco. 62 Cualquier modificación deberá reflejarse en el Convenio de Préstamo. El Banco podrá aceptar, si el Prestatario así lo requiere, que los documentos de licitación de la LPN incluyan una cláusula por medio de la cual se declare inelegible para recibir financiamiento por parte del Banco a toda firma o individuo del país del Prestatario, que haya sido sancionada por la apropiada autoridad del país del Prestatario para que se le adjudiquen contratos. Lo anterior, siempre y cuando el Banco haya podido determinar que la firma o el individuo ha participado en prácticas de fraude y corrupción y que el proceso judicial siguió el debido proceso. 63 Este método es distinto a los que se utilizan en el programa polito de uso de sistemas de país descrito en el párrafo 3.20. 30 de adquisición preferido cuando no se espera que los licitantes extranjeros manifiesten interés ya sea debido a: a) el tamaño y valor del contrato, b) obras geográficamente dispersas o escalonadas en el curso del tiempo, c) obras que requieren una utilización intensiva de mano de obra, o d) los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría pueden obtenerse o contratarse localmente a precios inferiores a los del mercado internacional. Los procedimientos de la LPN pueden utilizarse también cuando sea evidente que las ventajas de la LPI quedan ampliamente contrarrestadas por la carga administrativa y financiera que ella supone. 3.4 El texto completo del anuncio debe ser publicado en un periódico nacional de amplia circulación en el Idioma Nacional de conformidad con lo establecido en el párrafo 2.15, o en una gaceta oficial de amplia circulación, o un sitio web o portal electrónico de amplio uso al cual se tenga acceso nacional e internacionalmente. El Prestatario podrá publicar una versión resumida del anuncio que incluya la información más relevante en el periódico nacional siempre y cuando el texto completo se publique simultáneamente en la gaceta oficial o el sitio web o portal electrónico de amplio uso y de acceso nacional e internacional. Se debe dar un plazo razonable para que los interesados puedan obtener los documentos relevantes. Los documentos de licitación deben der emitidos en el Idioma Nacional. Por lo general, se utiliza la moneda nacional para los efectos de la presentación de las ofertas y los pagos. Adicionalmente, los documentos de licitación deben contener información clara respecto a cómo deben presentarse las propuestas, así como al lugar, fecha y hora de entrega de las mismas. Se debe dar un plazo razonable para que los interesados puedan preparar y presentar ofertas. Los procedimientos deben permitir una competencia adecuada a fin de asegurar precios razonables; los métodos empleados en la evaluación de las ofertas y las adjudicaciones de los contratos deben ser objetivas y se deben dar a conocer a todos los licitantes y no aplicarse arbitrariamente. La comparación de las ofertas y la adjudicación del contrato podrán basarse en el costo total al lugar del destino, incluidos todos los impuestos y gravámenes. Los métodos deben también contemplar la apertura pública de las propuestas, la publicación de los resultados de la evaluación y adjudicación del contrato de conformidad con el párrafo 7 del Apéndice 1. Los Prestatarios deben establecer un mecanismo independiente para presentar protestas de tal manera que se permita a los licitantes presentar sus protestas y que éstas sean atendidas oportunamente. Si hay empresas extranjeras que deseen participar en la LPN, se les debe permitir que lo hagan siguiendo las condiciones y términos que aplican a los licitantes nacionales bajo la modalidad de LPN. Comparación de Precios 3.5 La comparación de precios es un método de adquisición que se basa en la obtención de cotizaciones de precios de diversos proveedores (en el caso de bienes) o de varios contratistas (en el caso de obra pública), o proveedores de servicios (en el caso de servicios distintos a los de consultoría) con un mínimo de tres, a fin de obtener precios competitivos, y es un método apropiado para adquirir bienes en existencia, fáciles de obtener, o productos a granel con especificaciones estándar y pequeño valor o trabajos sencillos de obra civil de menor valor64 cuando no se justifique el uso de otros métodos competitivos por razones de costo y eficiencia. Si el licitante no ha podido obtener al menos tres cotizaciones, deberá presentar al Banco las 64 Para propósitos de comparación de precios y contrataciones de las agencias especializada de las Naciones unidas descritos en el párrafo 3.10 (c) de estas Normas, un contrato de menor valor no deberá superar US$100,000 para productos comerciales disponibles para la comprar y US$200,000 para obras civiles sencillas. Los montos límites que se aplican a cada proyecto están definidos en el Plan de Adquisiciones. 31 razones y la justificación para no haber considerado otros métodos competitivos. El Licitante deberá igualmente obtener la “no objeción” del Banco antes de proceder. La solicitud de cotización de precios debe incluir una descripción y la cantidad de los bienes o las especificaciones de la obra, así como el plazo (o fecha de terminación) y lugar de entrega requerido. Las cotizaciones deben presentarse por carta, télex, fax o medios electrónicos. Para la evaluación de las cotizaciones el comprador debe seguir los mismos principios que aplican para las aperturas públicas. Los términos de la oferta aceptada deben incorporarse en una orden de compra o en un contrato simplificado. Contratos Marco 3.6 Un Contrato Marco es un acuerdo de largo plazo con proveedores de bienes y servicios distintos a los de consultoría y contratistas que delimita los términos y condiciones bajos las cuales se pueden realizar pedidos durante el término del acuerdo. Los Contrato Marco se basan generalmente en precios pre acordados o determinados en la etapa de pedidos a través de un proceso competitivo o un proceso que permite su revisión sin necesidad de procesos competitivos posteriores.65 Se podrá permitir la celebración de contratos marco como alternativa a la comparación de precios y la LPN para: (a) bienes comerciales disponibles o de uso común con especificaciones estándar; (b) servicios distintos a los de consultoría de naturaleza simple y que sean requeridos frecuentemente por la misma agencia (o varias agencias) del Prestatario; o (c) contratos de menor valor para obras bajo operaciones de emergencia. El Prestatario deberá presentar al Banco para su “no objeción”, la justificación y circunstancias para el uso de Contratos Marco al igual que la modalidad utilizada, los procedimientos para selección y adjudicación y los términos y condiciones del contrato. Los Contratos Marco no deben limitar la competencia internacional y no podrán superar 3 (tres) años de duración. Los procedimientos para Contratos Marco aplicables al proyecto deben ser aceptados por el Banco y descritos en el Convenio de Préstamo. Los montos máximos agregados para Contratos Marco deben incluirse en el Plan de Adquisiciones de acuerdo al nivel de riesgo y en ningún caso pueden superar los montos límite de LPN. Éstos deben igualmente ser aceptables para el Banco. Los Contratos Marco deben seguir todos los lineamientos y procedimientos que se aplican a la LPN en los párrafos 3.3 y 3.4, incluyendo los procedimientos de publicidad, competencia justa y abierta, proceso efectivo e independiente de protestas y criterios de evaluación y selección de ofertas transparentes. La publicación de la adjudicación del Contrato Marco debe seguir los procedimientos establecidos en el párrafo 7 del Apéndice 1. Contratación Directa 3.7 La contratación directa es una contratación sin competencia (una sola fuente) y puede ser un método adecuado en las siguientes circunstancias. El Prestatario debe presentar al Banco para su revisión y “no objeción”, una justificación detallada con las razones para realizar una 65 Los Prestatarios han adoptados diferentes modalidades de Contratos Marco bajo nombres diferentes. Los tres más comunes según los métodos de competencia cerrados o abiertos, de una o de dos etapas son: (i) “Contratos Marco Cerrados”, con criterios predefinidos que incluy en la adjudicación de los pedidos, la firma con uno o varios proveedores/contratistas y no permitir nuevos participantes durante la duración del acuerdo; (ii) “Contratos Marco Cerrados” con restricción a nuevos participantes pero ejecutados en dos etapas: una primera et apa para seleccionar más de un proveedor/contratista, una segunda etapa para decidir acerca de los pedidos a través de un proceso competitivo entre los proveedores/contratistas que se seleccionan en la primera etapa. La selección se hace basado en la oferta de menor valor, los precios ofrecidos y las condiciones de entrega; y (iii) “Contratos Marco Abiertos” ejecutados en dos etapas también pero sin restricciones a la participación de nuevos proveedores/contratistas. 32 contratación directa en lugar de un proceso competitivo de adquisiciones, al igual que las motivaciones para recomendar una firma en particular. Lo anterior no será necesario para las contrataciones cuyo monto sea inferior al monto límite establecido con base al riesgo y alcance del proyecto y descrito en el Plan de Adquisiciones. a) Un contrato existente para el suministro de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría adjudicado de conformidad con procedimientos aceptables para el Banco, puede ampliarse para incluir bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría adicionales de carácter similar. En tales casos se debe justificar, a satisfacción del Banco, que no se puede obtener ventaja alguna con un nuevo proceso competitivo y que los precios del contrato ampliado son razonables. Cuando se prevea la posibilidad de una ampliación, se deben incluir estipulaciones al respecto en el contrato original; b) la estandarización de equipo o de repuestos, con fines de compatibilidad con el equipo existente, puede justificar compras adicionales al proveedor original. Para que se justifiquen tales compras, el equipo original debe ser apropiado, el número de elementos nuevos por lo general debe ser menor que el número de elementos en existencia, el precio debe ser razonable y deben haberse considerado y rechazado las ventajas de instalar equipo de otra marca o fuente con fundamentos aceptables para el Banco; c) el equipo requerido es patentado o de marca registrada y sólo puede obtenerse de una fuente; d) adquirir los bienes de un proveedor en particular es esencial para poder obtener la garantía de cumplimiento o de funcionamiento de un equipo o instalación requerida; e) en casos excepcionales, tales como, pero no limitados a cuando se requiera tomar medidas rápidas después de una catástrofe natural y cuando el Prestatario declare situaciones de emergencia que sean reconocidas por el Banco; y f) en circunstancias que sean sujetas a las provisiones en el párrafo 3.10, Contrataciones a Través de Agencias de las Naciones Unidas 3.8 El procedimiento para la publicación de la adjudicación del contrato se describe en el párrafo 7 del Apéndice 1. Construcción por Administración 3.9 La construcción por administración, es decir, las obras de construcción e instalación de equipo y servicios distintos a los de consultoría prestados por un departamento del Estado del Prestatario empleando su propio personal y equipos66, puede ser el único método práctico de adquisición bajo circunstancias especiales. La aplicación de la Construcción por Administración requiere que el Prestatario estipule montos máximos agregados para el uso de la Construcción por Administración, para los cuales el Banco debe dar su “no objeción” e incluye los mismos 66 Debe considerarse como unidad de ejecución por administración una empresa de construcción de propiedad del gobierno que no sea administrativa, legal ni financieramente autónoma. De otra manera, la expresión “construcción por administración” se conoce como “mano de obra directa,” “equipo de área”, o “trabajo directo.” 33 chequeos rigurosos de calidad e inspección que aplican para los contratos adjudicados a un tercero. Este método puede justificarse y puede únicamente utilizarse una vez el Banco haya otorgado su “no objeción” cuando: a) No puedan definirse anticipadamente las cantidades de construcción e instalación involucradas; b) Se trate de obras de construcción e instalación pequeñas y dispersas o en localidades remotas respecto de las cuales es improbable que las empresas de construcción calificadas presenten ofertas a precio razonable; c) Los trabajos construcción e instalación deban llevarse a cabo sin interferir con las operaciones que estén en marcha; d) El Prestatario pueda asumir mejor que el contratista el riesgo de una interrupción inevitable de los trabajos; e) Servicios especializados distintos a los de consultoría tales como reconocimientos aéreos y mapeos que solo puedan ser prestados por ramas especializadas del Gobierno de acuerdo con la legislación del Prestatario en materias de seguridad nacional; y f) reparaciones urgentes para prevenir daños subsecuentes que requieran atención pronta u obras que deban desarrollarse en aéreas afectadas por un conflicto en las que firmas privadas no estén interesadas. Contrataciones a Través de Agencias de las Agencia de las Naciones Unidas 3.10 Puede haber situaciones en que se necesiten contratar directamente insumos a través de una agencia especializada de las Naciones Unidas67, que actúe como proveedor, siguiendo sus propios procedimientos de contratación, y éste sea el medio más económico y eficiente para contratar: a) pequeñas cantidades de bienes en existencia, principalmente en los sectores de la educación y la salud; b) bienes relacionados con la salud y utilizados para el tratamiento de humanos y animales tales como vacunas, medicinas y productos farmacéuticos, productos de medicina preventiva y dispositivos anticonceptivos, y equipo biomédico, siempre y cuando: (i) el número de proveedores sea limitado; (ii) la agencia de las Naciones Unidas es la única o la más calificada para proveer dichos bienes y sus servicios conexos, si hubieren; y (iii) el Prestatario use el formulario estándar de Acuerdo entre el Prestatario y una Agencia de las Naciones Unidas para la adquisición de suministros y provisión de ciertos servicios aceptados por el Banco; 67 Una Agencia de las Naciones Unidas se refiere a los departamentos, agencias especializadas y sus oficinas regionales (ej., La Organización Panamericana de la Saludo-OPS), fondos y programas de la Organización de las Naciones Unidas. El Prestatario debe presentar al Banco para su “no objeción” una justificación detallada y el borrador del formulario de acuerdo con la Agencia de las Naciones Unidas. 34 c) contratos de menor valor (como se define en el pie de página 64) para obras de naturaleza simple en las que las agencias de las Naciones Unidas actúan como contratistas, o contratan directamente contratistas menores y trabajo calificado o no calificado; o d) en casos excepcionales, tales como la respuesta a un desastre natural o cuando el Prestatario haya declarada una situación de emergencia reconocida por el Banco. Agentes de Contrataciones y Administradores de Contratos de Construcción 3.11 Cuando los Prestatarios carezcan de la organización, recursos y experiencia necesaria, pueden considerar (o el Banco puede exigir que lo hagan) la posibilidad de emplear, como su agente, a una firma especializada en contrataciones. Los Administradores de Contratos de Construcción pueden ser utilizados de manera similar por una tarifa establecida. Estos contratos se podrán utilizar para contratar obras varias tales como reconstrucción, arreglos, rehabilitación y reconstrucción en situaciones de emergencia y post conflicto o para cuando se requieren muchos contratos pequeños o cuando la capacidad del Prestatario es limitada. El Agente de Contrataciones o el Administrador de Contratos de Construcción debe seguir todos los métodos de adquisiciones establecidos en el Convenio de Préstamo y posteriormente detallados en el Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco, incluyendo la utilización de los documentos estándar de licitación del Banco, los procedimientos de examen y la documentación que éste requiera. Esto se aplica también en los casos en que una agencia de las Naciones Unidas actúe como agente de Contrataciones. El Prestatario deberá incluir medidas de desarrollo de capacidad en el contrato, de conformidad con lo acordado con el Banco.68 Servicios de Inspección 3.12 La inspección previa al embarque y la certificación de las importaciones es una de las medidas de protección de que puede disponer el Prestatario, en particular si el país tiene un programa de importación de gran envergadura. La inspección y certificación normalmente comprenden la verificación de que la calidad sea satisfactoria, la cantidad sea correcta y los precios sean razonables. Los bienes importados adquiridos mediante licitación pública internacional no estarán sometidos a la verificación de los precios, sino solamente a la verificación de la calidad y cantidad. Por otra parte, los bienes importados que no hayan sido adquiridos mediante LPI pueden ser sometidos también a la verificación de precios. El pago a los agentes de inspección generalmente se basa en un cargo por honorarios relacionado con el valor de los bienes. El costo de la certificación de las importaciones no se debe considerar en la evaluación de las ofertas presentadas en la LPI. Contrataciones en Préstamos a Intermediarios Financieros 3.13 Cuando el préstamo proporciona fondos a una institución o entidad financiera intermediaria (o su agencia delegada), tal como un organismo de crédito agrícola, una institución financiera de desarrollo, o un fondo para el desarrollo de infraestructura, que transfiere los fondos en forma de préstamos a beneficiarios tales como individuos, empresas del sector 68 Para la selección de Agentes de Contratación, Administradores de Contratos de Construcción y para los servicios de inspección, se deben aplicar las Normas de Consultores. El costo o los honorarios de estos servicios son elegibles para el financiamiento por parte del Banco (véase párrafo 3.12) si así se estipula en el Convenio del Préstamos y el Plan de Adquisiciones. Lo anterior siempre y cuando los términos y condiciones para la selección y contratación sean aceptables para al Banco. 35 privado, pequeñas o medianas empresas o empresas comerciales autónomas del sector público, para el financiamiento parcial de sub proyectos, las adquisiciones de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría las efectúan normalmente los respectivos beneficiarios de conformidad con las prácticas nacionales de contratación o comerciales establecidas del sector privado, los cuales deben ser aceptables para el Banco. Sin embargo, aún en estas situaciones, la licitación pública nacional o internacional, abierta o limitada, puede ser el método más eficiente y económico para la compra de elementos grandes, o en los casos en que puedan agruparse grandes cantidades de bienes iguales para efectuar compras a granel.69 Cuando los fondos del Préstamo son transferidos en forma de préstamos a beneficiarios del sector público o en el caso de contratos de mayor valor y complejos, se debe prestar especial atención al uso de los métodos competitivos de adquisiciones descritos en estas Normas. Si los fondos son utilizados para asociaciones público-privadas, se debe aplicar lo establecido en los párrafos 3.14 y 3.15 siguientes. El Documento de Ejecución del Proyecto (o el Manual) debe describir los principios rectores y procedimientos aceptables que se deben aplicar al préstamo. Estos principios deben incluir, entre otros, provisiones obligatorias que impidan a los beneficiarios del préstamo adjudicar contratos a sus compañías matrices o afiliadas a menos que se haya establecido un acuerdo de libre competencia. La documentación debe delinear las responsabilidades principales de las instituciones y entidades financieras intermediarias (o sus agencias delegadas) tales como: (a) evaluar la capacidad de los beneficiarios para llevar a cabo las contrataciones de manera eficiente; (b) aprobar los planes aceptables para la contratación de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría y la selección de consultores, según aplique; (c) acordar planes de supervisión para cada sub préstamo (consistente con las provisiones del Préstamo del Banco) para las contrataciones ejecutadas por los beneficiarios de tal manera que se garantice el cumplimiento de los métodos del sector privado y prácticas comerciales acordados en la ejecución de los sub préstamos; y (d) mantener toda la documentación relevante para el examen posterior por parte del Banco y cualquier auditoría requerida. La institución y entidad financiera intermediaria (o su agencia delegadas) debe estar satisfecha con la razonabilidad del precio de los contratos adjudicados por los beneficiarios, contratando entidades independientes o auditores, de ser necesario. Contrataciones por Acuerdos de Asociación Público-Privada 3.14 Cuando el Banco participe en el financiamiento de un proyecto o un contrato cuyas Contrataciones se efectúen por medio de acuerdos de asociación público-privada tales como CPO/COT/ CPOT70, concesiones o algún sistema semejante del sector privado, se debe emplear 69 El Banco debe revisar los métodos y procedimientos de contratación y selección de consultores del sector privado y las prácticas comerciales del país del Prestatario para determinar si son aceptables. Los procedimientos y prácticas del sector privado no están sujetos al mismo nivel de supervisión que se utiliza para los fondos públicos y por lo tanto, son mucho más sencillos requiriendo líneas únicas de decisión y menos documentación. El Banco normalmente acepta únicamente los procedimientos que al menos cumplen con los requerimientos nacionales establecidos por la cámara de comercio y seleccionados y ejecutados por empresas del sector privado, el banco central o las autoridades de importaciones y aduanas. No es necesario especificar en los Convenios de Préstamo o Planes de Adquisiciones los montos límite para uso de los métodos de adquisiciones y prácticas comerciales. Dada la naturaleza de demanda de dichos proyectos, puede no resultar práctico preparar Planes de Adquisiciones de conformidad con el párrafo 1.18, especialmente cuando la selección de los consultores sea llevada a cabo por los beneficiarios. Se deben preparar Planes de Adquisición simplificados cuando sea factible y práctico. Estos deberán simplemente indicar una lista de actividades elegibles para ejecución. 70 CPO: Construcción-propiedad-operación (del inglés, BOO). 36 uno de los procedimientos de contratación siguientes, según se establezca en el Convenio de Préstamo y sea detallado en el Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco. a) Cuando se trate de contratos de tipo CPO/COT/CPOT u otro tipo de contrato semejante, el prestatario debe seleccionar el concesionario o empresario mediante procedimientos de licitación pública, que el Banco determine sean aceptables71, los cuales pueden comprender varias etapas a fin de obtener a la combinación óptima de criterios de evaluación. Los criterios pueden incluir, entre otros, el costo y la magnitud del financiamiento propuestos, las especificaciones de funcionamiento de la instalación ofrecida, el precio cobrado al usuario final, otros ingresos del concesionario o empresario generados por la instalación, y el período de depreciación de ésta. El concesionario o empresario así seleccionado debe tener la libertad de contratar los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría necesarios para las instalaciones de que se trate de fuentes elegibles, usando para ello sus propios procedimientos. En este caso, en el informe de evaluación preparado por el Banco, y en el Convenio de Préstamo se deben especificar los tipos de gastos del concesionario o empresario que hayan de ser financiados por el Banco. o, b) Si dicho concesionario o empresario no ha sido seleccionado en la forma estipulada en el párrafo 3.14(a) precedente, los bienes, obras o servicios distintos a los de consultoría necesarios para las instalaciones en cuestión y que hayan de ser financiados por el Banco se adquirirán mediante los procedimientos de LPI o LIL para contrataciones de mayor valor como se define en la Sección II. Para contrataciones de menor valor se podrán utilizar procedimientos adecuados de contratación que hayan sido determinados aceptables para el Banco. Para servicios de consultoría, se deben utilizar los procedimientos aceptables por el Banco de conformidad con las Normas de Consultores. 3.15 No obstante lo dispuesto en el párrafo 3.14 (b) el Banco puede aceptar utilizar los procedimiento de las empresas, en casos excepcionales tales como expansiones menores de sistemas operativos existentes llevadas a cabo por un concesionario o empresario titular que no es una entidad privada ni una empresa estatal o cuando no se pueda garantizar un proceso competitivo. Lo anterior siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: (i) la entidad cumple con los criterios estipulados en el párrafo 1.10 (b) de estas Normas; (ii) el Banco considera aceptable la capacidad, las prácticas y procedimientos de contratación que la entidad posee como parte de su desempeño normal de su negocio; (iii) de conformidad con lo estipulado en el párrafo 1.7 (a), la entidad no tiene preferencia para adjudicar contratos a su casa matriz o firmas afiliadas o a sus accionistas mayoritarios; y (iv) los procedimientos de contratación garantizan los principios de competencia justa, economía, eficiencia, calidad y transparencia. El Banco debe hacer revisiones posteriores ocasionalmente durante el periodo de ejecución del COT: Construcción-operación-transferencia (del inglés, BOT). CPOT: Construcción-propiedad-operación-transferencia (del inglés, BOOT). 71 Como en el caso de los caminos de peaje, túneles, puertos, puentes, centrales eléctricas, plantas de eliminación de desechos y sistemas de distribución de agua. Licitación pública significa: 1) LPI o 2) LPN para contraltos cuyo costo estimado está por debajo de los montos límites establecidos por los Gerentes Regionales de Adquisiciones. Se podrán considerar igualmente los procedimientos de invitación directa o LIL. Todos estos procedimientos deben ser revisados por el Banco antes de ser aceptados. 37 contrato de tal manera que tenga garantía de que la capacidad, las prácticas y procedimientos de contratación de la entidad siguen siendo aceptables y que se están siguiendo los procedimientos de contratación acordados en el Préstamos. Contratación Basada en Desempeño 3.16 La Contratación basada en desempeño72, también llamado contratación basada en resultados, se refiere a procesos de adquisición competitivos (LPI, LIL o LPN) que resultan en una relación contractual en la que los pagos estén en función de resultados medibles, en vez de la manera tradicional en que se miden los insumos. Las especificaciones técnicas definen los resultados esperados y cuáles serán los elementos de medición y los parámetros que se deben utilizar para medirlos. Los resultados que se esperan obtener deben satisfacer una necesidad funcional en términos de calidad, cantidad y confiabilidad. El pago se realiza con base en la cantidad y la calidad de los productos entregados. Es posible que se reduzcan los pagos (o se hagan retenciones) si los productos presentan un nivel de calidad menor. De la misma manera, se podrán pagar bonificaciones si se entregan productos de calidad superior a la esperada. La reducción en los pagos (o retenciones) puede hacerse cuando la calidad de los resultados es baja y, en algunos casos, se podrán pagar primas por obtener niveles más altos de calidad en los productos. Normalmente, los documentos de licitación no prescriben los insumos ni tampoco los métodos de ejecución que el Contratista deba usar. El Contratista es libre de proponer la solución más apropiada, basado en amplia y comprobada experiencia como contratista, y debe demostrar que puede lograr el nivel de calidad especificado en los documentos de licitación. 3.17 Contratación basada en desempeño (o contratación basada en resultados) puede incluir: a) suministro de servicios distintos a los de consultoría que serán pagados en función de resultados; b) diseño, suministro, construcción (o rehabilitación) y concesión de una instalación que va a ser operada por el Prestatario, o c) diseño, suministro, construcción (o rehabilitación) de una instalación y el suministro de servicios distintos a los de consultoría para su operación y mantenimiento por un determinado número de años acordado una vez se haya hecho la concesión73. Normalmente, se utiliza la precalificación de los proveedores en los casos en que se requiera del diseño, suministro y/o construcción y, el método de licitación en dos etapas como se describe en el párrafo 2.6 Contrataciones con Préstamos u Obligaciones de Pago Garantizados por el Banco 3.18 Cuando el Banco garantiza los pagos de un préstamo otorgado por otra institución crediticia, o garantiza el pago de una obligación de pago no relacionada con un préstamo, en la adquisición de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría que se financien con dicho préstamo o dicha obligación de pago se deben acatar los principios de economía y eficiencia y se 72 En proyectos financiados por el Banco, el uso del método contratación basado en desempeño debe ser aceptado por el Banco como el resultado de un análisis técnico satisfactorio de las diferentes opciones disponibles y debe ser incluido en el Documento de Evaluación del Proyecto o estar sujeto a la aprobación previa del Banco para su incorporación en el Plan de Adquisiciones. 73 Un ejemplo de este tipo de contratación son: i) en el caso de servicios: la provisión de servicios médicos, como son los pagos por servicios específicos de consultas o exámenes de laboratorio, etc.; ii) en el caso de contratación de instalaciones: el diseño, contratación, construcción y concesión de una planta generadora de electricidad térmica que será operada por el Prestatario; iii) en el caso de la contratación de instalaciones y servicios: el diseño, contratación, construcción (o rehabilitación) de una carretera y la operación y mantenimiento de esa carretera durante los 5 (cinco) años posteriores a su construcción. 38 deben seguir los procedimientos que satisfagan los requisitos del párrafo 1.5. El Banco podrá efectuar una revisión de las transacciones relacionadas con las contrataciones. Participación de la Comunidad en las Contrataciones 3.19 Cuando para los fines de la sostenibilidad o del logro de ciertos objetivos sociales específicos del proyecto en ciertos componentes, puede convenir a) solicitar la participación de las comunidades locales y/o de las organizaciones no gubernamentales (ONG) para proveer las obras civiles y los servicios distintos a los de consultoría, o b) aumentar la utilización de conocimientos técnicos, bienes y materiales locales, o c) emplear tecnologías apropiadas de mano de obra de gran intensidad o de otro tipo, los procedimientos de Contrataciones, las especificaciones y la agrupación de contratos se adaptarán debidamente para tener en cuenta estas consideraciones, a condición de que éstas sean aceptables para el Banco. Los procedimientos que se propongan y las actividades del proyecto que incluyan participación de la comunidad se describirán en el Convenio de Préstamo y se detallarán posteriormente en el Plan de Adquisiciones o el documento de ejecución del proyecto (o Manual) aprobado por el Banco y publicado por el Prestatario. Dada la naturaleza de demanda de los proyectos de Desarrollo Impulsado por la Comunidad, puede no resultar práctico preparar Planes de Adquisiciones de conformidad con el párrafo 1.18 para los componentes de Desarrollo Impulsado por la Comunidad, especialmente cuando la adquisición de las actividades o las actividades mismas sean llevadas a cabo directamente por la comunidad. Se deben preparar Planes de Adquisición simplificados cuando sea factible y práctico. Estos deberán simplemente indicar una lista de actividades elegibles para ejecución.74 Uso de Sistemas de País 3.20 El uso de sistemas de país se refiere a la utilización de los procedimientos y métodos de contratación del sistema de contratación público del país del Prestatario que sean consistentes con estas Normas y considerados aceptables para el Banco de conformidad con el Programa Piloto para el Uso de Sistemas de País75. Los sistemas de país podrán ser utilizados en proyectos piloto que hayan sido aprobados por el Banco bajo el Programa Piloto. 74 Los proyectos de Desarrollo Impulsado por la Comunidad incluyen generalmente muchos contratos de menor valor para la adquisición de bienes y servicios de consultorías y distintos a los de consultoría y una gran cantidad de obras menores dispersas en aéreas remotas. Los métodos de adquisición más comunes para estos proyectos son la comparación de precios, la licitación pública donde se invita a licitantes para bienes y ubicados cerca a la comunidad, contratación directa para la adquisición de bienes de menor valor, obras y servicios distintos a los de consultoría, y el uso de los recursos y mano de obra de la comunidad. El Documento de Ejecución del Proyecto (o el Manual) referenciado en el Convenio de Préstamo debe describir detalladamente todos los arreglos, procedimientos y métodos de contratación incluyendo los roles, responsabilidades y el alcance de la participación de la comunidad en general (incluyendo si es el caso, comités comunitarios de licitaciones), los pasos simplificados para la aplicación de los métodos de adquisiciones, las provisiones para cualquier asistencia técnica o cualquier otro tipo de asistencia requerida por la comunidad, procedimientos para los pagos, mantenimiento de documentación, modelos simplificados de contratos, roles y nivel de supervisión ejercidos por la agencia ejecutora, etc. Los arreglos para la supervisión de las adquisiciones (revisiones técnicas y requerimientos de auditoría) por parte del Banco deben especificarse en el Documento de Evaluación del Proyecto, el Convenio de Préstamo, el Plan Simplificado de Adquisiciones y el Documento de Ejecución del Proyecto (o el Manual). El alcance de las auditorías debe incluir la evaluación de la calidad y cantidad de los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría que se adquirieron y el uso apropiados de los fondos. 75 El programa piloto está descrito en el informe del Directorio con fecha 3 de Marzo y 25 de Marzo de 2008 llamado Programa Piloto Propuesta para el Uso de Sistemas de País en Operaciones del Banco (R2008-0036 y 0036 and 0036/1), aprobado por el Directorio Ejecutivo del Banco el 24 de Abril de 2008. 39 APÉNDICE 1 EXAMEN POR EL BANCO DE LAS DECISIONES EN MATERIA DE CONTRATACIONES Y PUBLICACIÓN DE LA ADJUDICACION DE LOS CONTRATOS Programación de las Contrataciones 1. El Banco debe examinar76 los Planes de Adquisiciones y las actualizaciones preparadas por el Prestatario de conformidad con lo provisto en el párrafo 1.18. Estas deberán ser consistentes con Plan de Ejecución del Proyecto, el Convenio de Préstamo y estas Normas. Examen Previo por el Banco 2. Con respecto a todos los contratos77 que estén sujetos a examen previo por el Banco: a) En los casos en que se emplee el sistema de la precalificación, el Prestatario debe, antes de llamar a la precalificación, presentar al Banco la versión preliminar de los documentos que hayan de utilizarse, inclusive el texto de la invitación a la precalificación, el cuestionario de la precalificación y la metodología de evaluación, junto con una descripción de los procedimientos de publicación que habrán de seguirse, y debe introducir esos procedimientos y documentos las modificaciones que el Banco razonablemente le solicite. El Prestatario debe presentar al Banco una lista de los licitantes precalificados, además de una declaración sobre sus calificaciones y sobre las razones para la exclusión de cualquier postulante a la precalificación, a fin de que el Banco pueda formular sus observaciones antes de que el Prestatario comunique su decisión a los interesados, y el Prestatario debe incorporar en dichos documentos las adiciones, supresiones o modificaciones en esa lista como el Banco razonablemente solicite. b) Antes de llamar a licitación el Prestatario debe presentar al Banco, para que éste formule sus observaciones, las versiones preliminares de los documentos de licitación, incluidos el llamado a licitación, las instrucciones a los licitantes con los fundamentos sobre los cuales se evaluarán las ofertas y se adjudicarán los contratos, las condiciones del contrato, y las especificaciones técnicas de las obras civiles, el suministro de bienes o la instalación de equipo, etc., según corresponda, junto con una descripción de los procedimientos de anuncio que se van a seguir para la licitación (en los casos en que no se use el sistema de la precalificación), y debe incorporar en tales documentos las modificaciones que el Banco razonablemente solicite. Para cualquier modificación 76 Los párrafos 11 y 15 del Apéndice III describen las acciones tomadas por el Banco en relación a las comunicaciones recibidas del Licitante, incluyendo las inconformidades y solicitudes de reuniones de información. 77 Los montos límite para revisión anterior están expresados en términos monetarios y se determinan con base en el riesgo evaluado. Estos montos están estipulados en el Plan de Adquisiciones para cada uno de los métodos de adquisición aplicables al Préstamo. Los montos límite deben hacer referencia al valor total del contrato, incluyendo los impuestos gravámenes, si en el contrato se determina que éstos deben pagarse. En el caso de contratos derivados de una contratación directa conforme al párrafo 3.7, previamente a su ejecución el Prestatario debe entregar al Banco, para su aprobación y “no objeción”, una copia de las especificaciones y del borrador del contrato. El con trato no debe ser ejecutado hasta en tanto el Banco haya dado su “no objeción”. Las previsiones en 2 h) de este Apéndice deben aplicar con respecto al contrato ejecutado. 40 posterior se requiere la “no objeción” del Banco antes de que sea remitida a los posible s licitantes. c) Una vez recibidas y evaluadas las ofertas y antes de adoptar una decisión final sobre la adjudicación, el Prestatario debe presentar al Banco, con antelación suficiente para permitir su examen, un informe detallado (preparado por expertos aceptables al Banco, si así lo solicita) sobre la evaluación y comparación de las ofertas recibidas, (para cada etapa en el caso de licitación a dos etapas y contratos marco) junto con las recomendaciones para la adjudicación y cualquier otra información que el Banco razonablemente solicite. Si el Banco determina que la adjudicación propuesta no está de acuerdo con el Convenio de Préstamo y/o el Plan de Adquisiciones de Contrataciones, debe informar en forma expedida de ello al Prestatario e indicando las razones de dicha determinación. De otra manera, el Banco debe emitir “no objeción” a la recomendación de adjudicación del contrato. El prestatario debe adjudicar el contrato sólo hasta después de haber recibido la “no objeción” del Banco. d) Si el Prestatario requiere una prórroga de la validez de la oferta para completar el proceso de evaluación, obtener las autorizaciones internas necesarias, la “no objeción” del Banco y adjudicar el contrato, el Prestatario debe solicitar la “no objeción” previa del Banco para la primera solicitud de prórroga si ésta es superior a 4 (cuatro) semanas, y para toda solicitud de prórroga ulterior, cualquiera fuese el período de ésta. e) Si posterior a la publicación de la adjudicación del contrato, el Prestatario recibe inconformidades o quejas de parte de los licitantes, éste debe enviar al Banco para su revisión y comentarios una copia de dichas quejas o inconformidades, sus comentarios en relación a cada tema levantado y las respuestas a las inconformidades o quejas. f) Si como resultado del análisis de las inconformidades el Prestatario modifica la recomendación de adjudicación del contrato, debe presentar al Banco para no objeción las razones de dicha decisión y el informe de evaluación modificado. El Prestatario debe volver a publicar la adjudicación del contrato siguiendo el formato descrito en el párrafo 7 del Apéndice 1 de estas Normas. g) Salvo previa “no objeción” del Banco, los plazos y condiciones de los contratos no diferirán, sustancialmente de lo estipulado en los documentos de licitación o de precalificación de contratistas, cuando ésta se haya utilizado. h) Se debe proporcionar al Banco un ejemplar auténtico del contrato junto con la garantía por pago de anticipo y la garantía de cumplimiento (si se han requerido), tan pronto como éste se firme y antes de presentar al Banco la primera solicitud de desembolso de fondos de la cuenta del préstamo con respecto a dicho contrato. Cuando los pagos en virtud del contrato hayan de efectuarse con fondos de una Cuenta Especial (CE), se deben enviar al Banco copias del contrato y de la garantía por pago de anticipo y la garantía de cumplimiento (si se han requerido), antes de efectuar el primer pago respecto a tal contrato con cargo a dicha cuenta. i) Todos los informes de evaluación deben estar acompañados de un resumen de la Contratación presentado en un formulario suministrado por el Banco, con la descripción 41 y monto del contrato, junto con el nombre y la dirección del licitante ganador y debe publicarse por el Banco de conformidad con los estipulado en el párrafo 2(h) anterior, en cuanto éste reciba la copia firmada del contrato por parte del Prestatario. j) El Prestatario debe conservar toda la documentación relevante a cada contrato durante la ejecución del proyecto y hasta dos años después de la fecha de terminación del Convenio de Préstamo. Esta documentación debe incluir al menos: (i) la versión original firmada del contrato y todas las modificaciones o adendas posteriores; (ii) la versión original de las ofertas, todos los documentos y la correspondencia relacionada con el proceso de contratación y la ejecución del contrato, incluyendo los documentos de soporte para la evaluación de las ofertas y la recomendación de adjudicación presentada al Banco; y (iii) los comprobantes de facturas o certificados y pagos al igual que los certificados de inspección, entrega, terminación y aceptación de los bienes, las obras y los servicios distintos a los de consultoría. Para los contratos adjudicados por medio de contratación directa, el documento donde se incluya la justificación para el uso del método de contratación directa, la capacidad técnica y financiera de la firma y la versión original firmada del contrato. El Prestatario debe presentar dicha información cuando el Banco o sus consultores/auditores la requirieran para su revisión. k) El Banco puede determinar que la contratación ha sido viciada por cualquiera de las razones descritas en el párrafo 1.14 de las Normas, incluyendo si determina que los bienes, obra o servicios distintos a los de consultoría no fueron adquiridos de acuerdo a los procedimientos y métodos acordados en el Convenio de Préstamo y posteriormente detallados en el Plan de Adquisiciones para el cual el Banco otorgó una “no objeción”, o que el contrato mismo no es consistente con dichos métodos. El Banco debe indicar al Prestatario a la brevedad las razones por las que haya llegado a tal conclusión 3. Modificaciones al contrato firmado. En el caso de los contratos sujetos a examen previo, antes de acordar (a) conceder una prórroga sustancial del plazo estipulado para la ejecución de un contrato, o (b) alguna modificación sustancial del alcance de los servicios o cualquier otro cambio significativo a los términos y condiciones del contrato, o (c) cualquier orden de variación o adenda (salvo en casos de extrema urgencia), que individualmente o en combinación con todas las órdenes de variación o adendas emitidas eleven el monto original del contrato en más del 15% (quince por ciento), o (d) modificar la fecha de terminación del contrato propuesta, el Prestatario debe solicitar al Banco su “no objeción”. Si el Banco determina que lo propuesto no está de acuerdo con las disposiciones del Convenio de Préstamo y/o el Plan de Adquisiciones debe informar de ello al Prestatario a la brevedad posible, indicando las razones de dicha determinación. El Prestatario debe enviar al Banco, para sus archivos, una copia de todas las enmiendas que se hagan a los contratos. 4. Traducciones. Si como resultado de una LPI se adjudica un contrato sujeto a examen previo y éste está redactado en el Idioma Nacional78, el Prestatario debe proporcionar al Banco una traducción fiel del informe de evaluación de las ofertas y el borrador del contrato al idioma internacional usado que se haya especificado en los documentos de licitación (inglés, francés o 78 Véase el párrafo 2.15. 42 español). El Prestatario también debe proporcionar al Banco una traducción fiel de toda modificación ulterior de dichos contratos. Examen Posterior 5. Las revisiones posteriores de adquisiciones son normalmente llevadas a cabo por el Banco. El Prestatario debe conservar toda la documentación de los contratos que no estén sujetos a lo dispuesto en el párrafo 2 de éste Apéndice, durante el periodo de ejecución del proyecto y hasta dos años posteriores a la fecha de cierre del Convenio de Préstamo. Esta documentación debe incluir y no estar limitada al contrato original debidamente firmado, y todas las modificaciones y adendas subsecuentes, las ofertas, el informe de evaluación de las ofertas y la recomendación de adjudicación, el pago de facturas o certificados, al igual que los certificados de inspección, envío, terminación y aceptación de los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría, para el examen del Banco o sus consultores/auditores. El Prestatario debe presentar dicha documentación al Banco si éste así lo requiere. El Banco puede determinar que la contratación ha sido viciada por cualquiera de las razones descritas en el párrafo 1.14 de las Normas, incluyendo si determina que los bienes, obra o servicios distintos a los de consultoría no fueron adquiridos de acuerdo a los procedimientos y métodos acordados en el Convenio de Préstamo y posteriormente detallados en el Plan de Adquisiciones para el cual el Banco otorgó una “no objeción”, o que el contrato mismo no es consistente con dichos métodos. El Banco debe indicar al Prestatario a la brevedad las razones por las que haya llegado a tal conclusión. El Banco puede igualmente, dependiendo del nivel de riesgo y alcance del proyecto, (ej., si son muchos contratos pequeños y de baja complejidad) acordar con el Prestatario que las revisiones posteriores las lleve a cabo una entidad independiente, siempre y cuando los términos, condiciones y procedimientos de informe sean aceptable al Banco. En estos casos, el Banco revisa los informes presentados por el Prestatario y se reserva el derecho de llevar a cabo revisiones posteriores durante la ejecución del proyecto, según considere necesario. Cambio de Revisión Posterior a Revisión Anterior 6. Se debe hacer revisión anterior si el precio de la oferta evaluada como la de menor costo supera el monto límite para revisión anterior establecido en el Plan de Adquisiciones, aun cuando el costo estimado del contrato estuviera en un principio por debajo dicho monto límite. Toda la documentación relacionada con el proceso de contratación, incluyendo el informe de evaluación y la recomendación de adjudicación, debe ser presentada al Banco para su revisión anterior y “no objeción” antes de proceder a la adjudicación del contrato. Por el contrario, si el precio de la oferta evaluada como la de menor costo resulta inferior al monto límite para revisión anterior, el proceso de revisión anterior debe continuar. En algunos casos, el Banco puede requerir que el Prestatario siga un proceso de revisión anterior en un contrato cuyo precio es inferior al monto límite para revisión anterior si se ha presentado una queja o inconformidad que el Banco considera deber ser tratada con seriedad. Igualmente, cuando el método de adquisiciones tenga que ser modificado debido a una diferencia mayor o menor con referencia al costo inicialmente estimado, por ejemplo cuando se cambia de LPN a LPI o viceversa, el Prestatario debe modificar el Plan de Adquisiciones y someterlo al Banco para su revisión y “no objeción”. 43 Publicación de la Notificación de Adjudicación del Contrato 7. El Prestatario debe publicar en UNDB online, la información de todos los contratos de LPI y LIL, los contratos que se celebren con concesionarios bajo acuerdos publico-privados, contratos de sub proyectos que se otorguen bajo Préstamos a Instituciones Financieras y Entidades Intermediarias y todos los contratos directos (excepto los descritos más adelante). El Prestatario debe igualmente publicar en la Prensa Nacional79, la información de los contratos adjudicados bajo LPN, incluyendo los adjudicados bajo la modalidad de Contrato Marco, Construcción por Administración y contratos directos de menor valor (véase el pie de página 64). La publicación debe hacerse dentro de las siguientes dos semanas después de haber recibido la “no objeción” del Banco a la recomendación de adjudicación del contrato en el caso de revisión anterior y dentro de las siguientes dos semanas después de haber adjudicado el contrato en el caso de revisión posterior. Las notificaciones deberán incluir la oferta, el número del lote y la siguiente información, según sea relevante para cada método de adquisiciones: (a) el nombre del Licitante que presentó la oferta; (b) los precios de las ofertas que se leyeron en la reunión de apertura de las ofertas; (c) los precios evaluados de cada oferta que participó en la evaluación; (d) los nombres de los Licitantes cuyas ofertas fueron rechazadas o evaluadas como que no cumplían con los criterios de calificación o las ofertas que no fueron evaluadas y las razones por las cuales no se evaluaron; y (e) el nombre del Licitante ganador, el precio final total del contrato y la duración y alcance del mismo. El Banco se encargará de la publicación de las notificaciones de adjudicación que hayan sido sometidas a revisión anterior en el portal de internet del Banco, una vez haya recibido por parte del Prestatario una copia aceptable del contrato firmado y la garantía de cumplimiento del contrato, si aplica, de conformidad con el párrafo 2(h) anterior. Diligencia Debida en cuanto a las Políticas y Procedimientos de Sanciones del Banco 8. Cuando evalúe las ofertas, el Prestatario debe revisar la lista de firmas e individuos sancionados y suspendidos para verificar que los licitantes sean elegibles. Lo anterior de conformidad con el párrafo 1.16 (d) de estas Normas y/o párrafo 1.23 (d) de las Normas de Consultores del Banco que están publicadas en el sitio de Internet del Banco. El Prestatario debe hacer una diligencia debida adicional supervisando y monitoreando cualquier contrato (sea bajo revisión anterior o revisión posterior) que esté siendo ejecutado por una firma o individuo que ha sido sancionado por el Banco, una vez el contrato se haya firmado. El Prestatario no debe firmar ningún nuevo contrato o adenda, ni ninguna extensión del tiempo de terminación u orden de variación, con una firma o individuo que haya sido sancionado o suspendido por el Banco después de la fecha efectiva de sanción o suspensión, sin que el Banco haya realizado su revisión previa y haya otorgado su “no objeción”. El Banco solo financiará los gastos que hayan sido incurridos antes de la fecha de terminación del contrato original o la fecha revisada de terminación para: (i) contratos sujetos a revisión previa que tengan una adenda para la cual el Banco haya dado su “no objeción”, y (ii) contratos sujetos a revisión posterior que tengan una adenda firmada antes de la fecha efectiva de sanción o suspensión. El Banco no financiará ningún contrato nuevo ni ninguna adenda que introduzca una modificación material a un contrato 79 En un periódico nacional de amplia circulación y/o en una gaceta oficial de amplia circulación o un portal electrónico de amplio uso al cual se tengo acceso nacional e internacionalmente en el Idioma Nacional de conformidad con lo estipulado en el párrafo 2.15. 44 existente que haya sido firmado con una firma o individuo sancionado o suspendido, posterior a la fecha efectiva de la sanción o suspensión. 45 APÉNDICE 2 Preferencias Nacionales Preferencia para bienes de fabricación nacional 1. Al comparar ofertas nacionales con ofertas extranjeras el Prestatario podrá, con la aprobación del Banco, conceder en la evaluación de las ofertas obtenidas mediante LPI un margen de preferencia para las ofertas que contengan ciertos bienes fabricados en el país del Prestatario. En tales casos, los documentos de licitación deben indicar claramente cualquier preferencia que haya de otorgarse a los bienes nacionales y la información exigida para determinar que una oferta cumple los requisitos necesarios para obtener dicha preferencia. La nacionalidad del fabricante o proveedor no es una condición para determinar la elegibilidad de una oferta para efectos de dicha preferencia. A los efectos de la evaluación y comparación de las ofertas se deben seguir los métodos y etapas que se especifican a continuación. 2. Para la comparación, las ofertas que reúnan los requisitos se clasificarán en uno de los tres grupos siguientes: a) Grupo A: ofertas de bienes fabricados en el país del Prestatario, si el licitante demuestra a satisfacción del Prestatario y del Banco que i) la mano de obra, las materias primas y los componentes provenientes del país del Prestatario representarán más del 30% (treinta por ciento) del precio EXW del producto ofrecido, y ii) la fábrica en que se producirán o armarán tales bienes ha estado produciendo o armando productos de ese tipo por lo menos desde la época en que el licitante presentó su oferta. b) Grupo B: todas las demás ofertas de bienes fabricados en el país del Prestatario. c) Grupo C: ofertas de bienes fabricados en el extranjero, que ya han sido importados o que se importarán directamente. 3. El precio cotizado por los licitantes del Grupo A y B debe incluir todos los derechos e impuestos pagados o pagaderos por los materiales o componentes comprados en el mercado nacional o importados pero deben excluir el impuesto sobre las ventas y otros impuestos semejantes que se apliquen al producto terminado. Los precios cotizados por los licitantes del Grupo C deben ser CIP (en lugar de destino), excluidos los derechos de aduana y otros impuestos de importación ya pagados o por pagarse. 4. En la primera etapa, todas las ofertas evaluadas de cada grupo deben ser comparadas para determinar la oferta evaluada como la más baja dentro de cada grupo. Luego, las ofertas evaluadas como las más bajas dentro de cada grupo deben ser comparadas entre sí y si, como resultado de esta comparación, una oferta del Grupo A o del Grupo B resulta ser la más baja, ésta debe ser seleccionada para la adjudicación del contrato. 5. Si como resultado de la comparación efectuada con arreglo al párrafo 4 precedente, la oferta evaluada como la más baja es una del Grupo C, a continuación todas las ofertas de este grupo deben ser comparadas con la oferta evaluada más baja del Grupo A, después de agregar una suma igual al 15% (quince por ciento) del precio CIP propuesto al precio evaluado de cada una de las ofertas de bienes importados y a importar del Grupo C, y solamente para efectos de 46 esta comparación adicional. Ambos precios deben incluir descuentos incondicionales y haber sido corregido cualquier error aritmético. Si se evalúa la oferta del Grupo A como la más baja, ésta deberá ser seleccionada para la adjudicación del contrato. De lo contrario, se debe seleccionar la oferta evaluada como la más baja del Grupo C de conformidad con lo estipulado en el párrafo 4 anterior. 6. No se aplicará margen de preferencia para contratos de tipo llave en mano, para el suministro de una cantidad definida de elementos de equipamiento así como ensamblaje, instalaciones y/o construcción de conformidad con lo estipulado en el párrafo 2.4 de la Sección II.80 Sin embargo, con la “no objeción” del Banco, las licitaciones para tales contratos de tipo llave en mano se pueden convocar y evaluar bajo la base de precios DDP81 (en el lugar de destino establecido) para los bienes manufacturados en el extranjero. 7. Cuando se trate de contratos de responsabilidad única (diferentes a los de llave en mano) para la construcción de plantas industriales mayores e instalaciones, tal como se define en el párrafo 2.4 de la Sección, no se debe aplicar un margen de preferencia al conjunto del contrato sino únicamente a la porción del equipo que haya sido fabricada localmente. Los equipos que vengan de fuera del país, deben ser cotizados en CIP y los equipos nacionales deben ser cotizados en EXW. Todos los demás componentes como el diseño, construcción, transporte local, seguro al lugar de destino, ensamblaje, instalación y supervisión, según aplique, deben ser cotizados de forma separada. Las ofertas no deben ser clasificadas en los Grupos A, B o C. Para comparar las ofertas, se debe incrementar en un 15% (quince por ciento) únicamente el precio del equipo que viene de fuera del país del Prestatario. No se debe aplicar ningún margen de preferencia para los servicios distintos a los de consultoría o las obras incluidas en el paquete. Se debe seleccionar para adjudicación, la oferta que sea evaluada como la de menor costo de acuerdo con los criterios de evaluación e incluyendo el margen de preferencia descrito anteriormente, según aplique. Preferencia para Contratistas Nacionales 8. Con respecto a los contratos para la ejecución de obras que hayan de adjudicarse mediante LPI, con aprobación del Banco, el Prestatario puede otorgar a los contratistas nacionales82 un margen de preferencia del 7.5% (siete y medio por ciento) de acuerdo y con sujeción a las siguientes disposiciones: a) A los contratistas que soliciten dicha preferencia se les debe pedir que suministren, como parte de los datos para la calificación83, la información necesaria, que incluya los detalles 80 Esta condición no se refiere al suministro de bienes con supervisión de instalación en el mismo contrato, lo cual se considera un contrato para el suministro de bienes y, por lo tanto, elegible para la aplicación de preferencia nacional en el componente de bienes. 81 DDP es el INCOTERM 2010 que significa “Delivered Duty Paid” en donde el vendedor entrega los bienes al comprador, en el lugar de destino, liberados para importación pero sin ser descargados de ningún tipo de transporte. El comprador tiene que absorber los costos y riegos involucrados en trasladar los bienes desde ese lugar incluyendo, cuando aplique, cualquier impuesto de importación al país de destino y la descarga al destino final como parte de un contrato llave en mano. En países en los que se exente a los licitantes por las importaciones de bienes bajo contratos financiados por el Banco, la comparación de las ofertas se hará sobre la base exenta de impuestos y derechos de bienes manufacturados en el extranjero y los documentos de licitación pueden indicar que, antes de la firma del contrato, el comprador y el licitante ganador identificarán el monto de los impuestos pagaderos por la importación de los bienes ofrecidos resultado de dicha exención. Sin embargo, el monto del contrato no debe incluir el monto total de derechos e impuestos identificables que estén exentos. 82 La preferencia para los contratistas nacionales aplica solamente en los países que reúnan los requisitos correspondientes. 83 En la etapa de la precalificación y/o de la licitación. 47 de propiedad, que permita determinar si, conforme a la clasificación establecida por el Prestatario y aceptada por el Banco, la empresa o grupo de empresas interesadas reúnen los requisitos necesarios para la preferencia nacional. Los documentos de licitación deben indicar claramente la preferencia y el método que haya de seguirse en la evaluación y comparación de las ofertas a los efectos de conceder dicha preferencia. b) Después de recibidas y examinadas por el Prestatario, las ofertas que llenen los requisitos se clasificarán en los siguientes grupos: i) Grupo A: ofertas de contratistas nacionales que cumplan con los requisitos para la preferencia. ii) Grupo B: ofertas de otros contratistas. 9. Como primer paso de evaluación, se deben comparar todas las ofertas de cada grupo para determinar la de menor costo. Luego, se deben comparar las ofertas de menor costo entre los grupos. Si como resultado de esta comparación, se determina que una oferta del Grupo A es evaluada como la de menor costo, ésta debe ser seleccionada para la adjudicación del contrato. Si posteriormente se determina que una oferta del Grupo B es la de menor costo, esta debe compararse con la oferta de menor costo del Grupo A. Para propósitos de dicha comparación únicamente, de debe agregar un monto equivalente al 7.5% (siete y medio por ciento) del precio de la ofertas a la oferta del Grupo B, habiéndose corregido los errores aritméticos e incluyendo los descuentos incondicionales pero excluyendo las sumas provisionales y el costo de trabajos por día, si hubiere. Si se determina que la oferta del Grupo A es evaluada como la de menor costo, ésta debe ser seleccionada para la adjudicación del contrato. De lo contrario, se debe seleccionar la oferta evaluada como la de menor costo del Grupo B. 48 APÉNDICE 3: GUÍA PARA LOS LICITANTES Propósito 1. Este apéndice tiene por objeto orientar a los posibles licitantes que deseen participar en las Contrataciones financiadas por el Banco. Responsabilidad de las Contrataciones 2. La responsabilidad de la ejecución del proyecto y, por consiguiente, del pago de los bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría es exclusiva del Prestatario. Por otra parte, el Convenio Constitutivo del Banco dispone que éste debe desembolsar los fondos de los préstamos que otorga sólo a medida que el Prestatario incurre en gastos. Los desembolsos de los préstamos se efectúan únicamente a solicitud del Prestatario, el cual presenta una solicitud de retiro de fondos al Banco junto con los comprobantes para demostrar que los fondos han sido o serán utilizados de conformidad con lo dispuesto en el Convenio de Préstamo y el Plan de Adquisiciones84. Como se subraya en el párrafo 1.2 de estas Normas, el Prestatario es responsable legalmente de las Contrataciones y es quien solicita, recibe y evalúa las ofertas y adjudica los contratos. El contrato es entre el Prestatario y el Proveedor o Contratista. El Banco no es parte del contrato. Papel del Banco 3. Como se indica en el párrafo 1.13 de estas Normas, el Banco examina los procedimientos de Contrataciones, los documentos de licitación, las evaluaciones de las ofertas, las recomendaciones de adjudicación y el contrato, con el objeto de asegurarse de que el proceso se lleva a cabo de acuerdo con los procedimientos convenidos como lo exige el Convenio de Préstamo. En el caso de contratos importantes los documentos son examinados por el Banco antes de ser emitidos, como se indica en el Apéndice 185. Además, si en cualquier etapa del proceso de Contrataciones (inclusive después de la adjudicación del contrato), el Banco determina que los procedimientos acordados no han sido respetados respecto a cualquier aspecto sustancial, puede declarar que las Contrataciones no han sido efectuadas conforme a los procedimientos convenidos, como se indica en el párrafo 1.14. No obstante, si el Prestatario ha adjudicado un contrato después de que el Banco ha comunicado su “no objeción,” el Banco declarará viciada la contratación solamente si la “no objeción” se hubiere basado en información incompleta, inexacta o engañosa proporcionada por el Prestatario. Aún más, si el Banco determina que los representantes del Prestatario o del licitante han participado en prácticas corruptas o fraudulentas, puede aplicar las sanciones correspondientes establecidas en el párrafo 1.16 de estas Normas. 4. El Banco ha publicado DELs para diversos tipos de Adquisiciones. Como se señala en el párrafo 2.10 y 2.12 de estas Normas, el Prestatario está obligado a usar estos documentos, con el mínimo de cambios necesarios para tomar en cuenta condiciones específicas del país y del 84 En el Manual de Desembolsos aparece una descripción completa de los procedimientos empleados (está disponible en la Página de Internet del Banco www.worldbank.org/projects) 85 Excepto en el caso de adquisiciones realizadas bajo en programa piloto de uso de sistemas de país descrito en el párrafo 3.20, bajo el cual todos los contratos están sujetos a revisión posterior. 49 proyecto. Los documentos de precalificación y licitación son finalizados y emitidos por el Prestatario. Información Sobre las Licitaciones 5. La información sobre oportunidades para participar en las licitaciones públicas internacionales se puede obtener del Anuncio General de Contrataciones y los Avisos Específicos de Contratación como se describen en los párrafos 2.7 y 2.8 de estas Normas. Orientación general sobre cómo participar, así como información anticipada sobre las oportunidades comerciales que ofrezcan los próximos proyectos pueden obtenerse en la página de Internet del Banco Mundial, 86 y en el Infoshop87. Los documentos de evaluación del proyecto (PAD) se encuentran igualmente disponibles en el InfoShop y en la página de Internet del Banco, una vez que el préstamo ha sido aprobado. Papel del licitante 6. Todo licitante que recibe un documento de precalificación o de licitación debe examinarlo cuidadosamente para decidir si puede cumplir o no las condiciones técnicas, comerciales y contractuales y, en caso afirmativo, proceder a la preparación de su oferta. Luego el licitante debe analizar los documentos en forma cuidadosa, para ver si contienen alguna ambigüedad, omisión o contradicción, o si las especificaciones u otras condiciones contienen alguna característica que no sea clara o que parezca ser discriminatoria o restrictiva; en tal caso debe solicitar por escrito una aclaración del Prestatario, dentro del plazo especificado para ese fin en los documentos de licitación. 7. Los criterios y la metodología que hayan de aplicarse a la selección del licitante ganador se describen en los documentos de licitación, en general en las instrucciones a los licitantes y especificaciones técnicas. Si éstos requieren aclaración ésta debe ser solicitada igualmente al Prestatario. 8. En este sentido cabe subrayar que, como se indica en el párrafo 1.1 de estas Normas, cada proceso de adquisición se rige por los documentos de licitación específicos emitidos por el Prestatario. Si un licitante considera que alguna disposición de estos documentos no está de acuerdo con estas Normas, también debe plantear esta cuestión al Prestatario. 9. Es responsabilidad del licitante señalar toda ambigüedad, contradicción, omisión, etc., antes de presentar su oferta, a fin de asegurarse de que la oferta cumpla con todos los requisitos exigidos, incluidos los documentos de soporte solicitados en los documentos de licitación. Toda oferta que no cumpla con algún requisito crítico (técnico o comercial) debe ser rechazada. El licitante que desee proponer una desviación con respecto a un requisito que no sea crítico o alguna otra solución alternativa, debe seguir estrictamente las instrucciones incluidas en los documentos de licitación del Prestatario, es especial aquellas provisiones relacionadas con las desviaciones. Las desviaciones o alternativas sólo podrán ofrecerse si los documentos de licitación lo permiten. A menos que los documentos de licitación identifiquen claramente los requerimientos técnicos y comerciales obligatorios y los no obligatorios, el Licitante debe asumir 86 www.worldbank.org 87 La dirección de la Infoshop es la misma dirección del Banco Mundial en 1818 H Street, N.W., Washington, D.C., 20433, EE.UU. La Base de Datos de los Proyectos está disponible en www.worldbank.org/projects. 50 la responsabilidad total por cualquier desviación o condición de su oferta lo cual podrá resultar en el rechazo de la misma. Una vez que las ofertas han sido recibidas y abiertas públicamente, no se debe solicitar ni permitir a los licitantes que modifiquen el precio o el contenido de su oferta. Confidencialidad 10. Como se indica en el párrafo 2.47 de estas Normas, el proceso de evaluación de las ofertas debe ser confidencial hasta que la adjudicación del contrato haya sido publicada. Esto es indispensable para evitar que las personas que examinen las ofertas de parte del Prestatario y del Banco tengan interferencias, reales o percibidas. Si en esta etapa un licitante desea presentar información adicional al Prestatario, al Banco o a ambos, debe hacerlo por escrito. Medidas que toma el Banco 11. Los licitantes pueden enviar al Banco copias de su correspondencia con el Prestatario respecto a problemas y cuestiones que se hayan suscitado entre ambos, o escribir directamente al Banco cuando el Prestatario no responda prontamente, o cuando tal correspondencia sea una queja contra el Prestatario. Todas las comunicaciones de ese tipo que sean enviadas al Banco deben dirigirse al Gerente del Proyecto, con copia al Director del país del Prestatario y al Gerente Regional de Adquisiciones. Los nombres de los gerentes de proyecto están disponibles en el PAD. 12. Las comunicaciones que reciba el Banco de posibles licitantes, antes de la fecha límite para la presentación de las ofertas serán enviadas por el Banco al Prestatario, cuando sea apropiado, con las observaciones y recomendaciones del Banco para que el Prestatario tome medidas o las considere en su respuesta. 13. Respecto de las comunicaciones, incluyendo las quejas recibidas de los licitantes después de la apertura de las ofertas, el Banco actuará de la siguiente manera. En el caso de los contratos que no están sujetos a examen previo por el Banco, la comunicación o las porciones relevantes, si se considera apropiado, deben ser enviadas al Prestatario para que éste las considere y tome las medidas del caso. El Prestatario debe proveer al Banco toda la documentación relevante para la revisión y comentarios del Banco. En el caso de los contratos sujetos a examen previo por el Banco, la comunicación será examinada por el Banco, en consulta con el Prestatario. En caso de necesitarse información adicional para completar el proceso, ésta será solicitada al Prestatario. Si se necesitara información adicional o una aclaración del licitante, el Banco le solicitará al Prestatario que la obtenga y que formule sus observaciones o las incorpore, cuando esto sea apropiado, en el informe de evaluación. El examen por parte del Banco no se finalizará sino una vez que la comunicación haya sido examinada y considerada cabalmente. Las comunicaciones que se reciban de los Licitantes y que tengan que ver con acusaciones de fraude y corrupción 88 podrán ser tratadas de manera diferente dada su naturaleza confidencial. En dichos casos, el Banco debe aplicar el debido cuidado y discreción y compartir con el Prestatario la información apropiada. 88 Las denuncias de sospechas de fraude y corrupción pueden dirigirse a la Vice Presidencia de Integridad del Banco (INT) vía email: investigations_hotline@worldbank.org; a través del portal de internet del Banco Mundial; la línea de comunicación directa disponible 24 horas operada por un tercero: línea gratuita: +1-800-831-0463, llamadas por cobrar +1-704-556-7046 (hay interpretes disponibles, se aceptan llamadas anónimas); o contactando a la oficina de INT en la Sede del Banco en Washington D.C.: +1-202-458-7677. 51 14. Con excepción de los acuses de recibo, el Banco se abstendrá de toda discusión o correspondencia con los licitantes durante el proceso de evaluación y examen de las ofertas, hasta que la adjudicación del contrato haya sido publicada. Reunión de Información del Banco 15. Como se establece en el párrafo 2.65, si con posterioridad a la notificación de la adjudicación al licitante favorecido un licitante desea informarse sobre las razones por las cuales su oferta no fue seleccionada, debe dirigir su solicitud al Prestatario. Si el licitante no considera satisfactoria la explicación escrita proporcionada por el Prestatario y desea una reunión con funcionarios del Banco, para ello debe dirigirse al Gerente Regional de Contrataciones que corresponde al país del Prestatario, quien organizará una reunión al nivel y con los funcionarios idóneos. El propósito de esta reunión se limita a discutir la oferta del Licitante y no a intentar cambiar la posición del Banco acordada con el Prestatario, o discutir acerca de las ofertas de los competidores. 52