SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM về Giao dịch với bên liên quan Giới thiệu về Nhóm hợp tác tài trợ cho Sổ tay hướNG dẫN: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN) là cơ quan ngang bộ của Chính phủ, là Ngân hàng trung ương của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Ngân hàng Nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động ngân hàng và ngoại hối; thực hiện chức năng Ngân hàng trung ương về phát hành tiền, ngân hàng của các tổ chức tín dụng và cung ứng dịch vụ tiền tệ cho Chính phủ. Hoạt động của Ngân hàng Nhà nước nhằm ổn định giá trị đồng tiền; bảo đảm sự an toàn hoạt động ngân hàng và hệ thống các tổ chức tín dụng; bảo đảm sự an toàn, hiệu quả của hệ thống thanh toán quốc gia; góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Để biết thêm thông tin chi tiết, xin truy cập www.sbv.gov.vn Tổ chức Tài chính Quốc tế (IFC), thành viên của Nhóm Ngân hàng Thế giới, là tổ chức phát triển toàn cầu lớn nhất tập trung hỗ trợ khu vực tư nhân ở các nền kinh tế mới nổi. Hỗ trợ hơn 2,000 doanh nghiệp tư nhân trên khắp thế giới, với năng lực tài chính, chuyên môn và tầm ảnh hưởng của mình, chúng tôi đã tạo ra những cơ hội phát triển ở những nơi cần nhất. Trong năm tài chính 2015, tổng đầu tư dài hạn của chúng tôi tại các nước đang phát triển đạt gần 18 tỷ USD, giúp khu vực tư nhân đóng góp vai trò quan trọng trong nỗ lực toàn cầu về xóa bỏ đói nghèo cùng cực và thúc đẩy thịnh vượng chung. Để biết thêm thông tin chi tiết, xin truy cập www.ifc.org FMO (Công ty Tài chính Phát triển Hà Lan) là ngân hàng phát triển Hà Lan. Trong 45 năm, FMO đã đầu tư vào khu vực tư nhân ở các nước đang phát triển. Chúng tôi chuyên về những lĩnh vực mà chúng tôi tin rằng đóng góp của mình có thể có tác động lâu dài: các định chế tài chính, năng lượng và kinh doanh nông nghiệp. Cùng với các đối tác, chúng tôi đầu tư vào lĩnh vực hạ tầng, sản xuất và dịch vụ. Với danh mục đầu tư 8 tỷ EUR, FMO là một trong những ngân hàng phát triển song phương tư nhân lớn nhất. Để biết thêm thông tin chi tiết, xin truy cập www.fmo.nl Thành lập năm 1994, Dragon Capital Group Limited (“DCG”) là một định chế đầu tư tài chính với nhiều kinh nghiệm lâu năm tại thị trường Việt Nam và trong khu vực Đông Dương. DCG đã đạt được những thành tựu nhất định trong việc giới thiệu những chuẩn mực quốc tế về quản trị doanh nghiệp tới cộng đồng doanh nghiệp tại Việt Nam, như một phần tất yếu trong cam kết dài hạn của tổ chức đối với sự phát triển bền vững của thị trường tài chính Việt Nam. Để biết thêm thông tin chi tiết, xin truy cập www.dragoncapital.com Lời mở đầu Cuốn sổ tay hướng dẫn này được biên soạn như một công cụ thiết thực nhằm phản ánh các thông lệ quản trị tốt trên thế giới đối với việc định nghĩa, xác định, quản lý và báo cáo các giao dịch của bên liên quan trong lĩnh vực ngân hàng. Các thông lệ đã được xác định này không phải từ một quốc gia cụ thể nào mà được đúc kết từ các thông lệ khác nhau đang được áp dụng tại một số quốc gia như Singapore, Malaysia, Ý, Hồng Kông, Úc, Vương quốc Anh và Canada. Cuốn sổ tay hướng dẫn này không kỳ vọng sẽ phản ánh hoặc nhắc lại tất cả/ toàn bộ các quy định pháp lý có liên quan của Việt Nam bởi vì những quy định này đã được các cơ quan truyền tải khá rõ ràng. Trong bất kỳ trường hợp nào, quản trị doanh nghiệp tốt đòi hỏi ngân hàng cần tự nguyện áp dụng các thông lệ tốt nhiều hơn việc chỉ tuân thủ luật pháp và quy định thông thường. Quản trị doanh nghiệp là về hành vi của doanh nghiệp và tinh thần chung quyết định ở cấp cao nhất của Hội đồng Quản trị và Ban lãnh đạo. Quản trị doanh nghiệp vững mạnh được thể hiện bởi ý chí và cam kết của Hội đồng quản trị, hệ thống xác định trách nhiệm giải trình và thông qua sự công bằng, tính minh bạch và trách nhiệm đối với toàn bộ doanh nghiệp và các cổ đông. Cuối cùng, cuốn sổ tay hướng dẫn này không kỳ vọng sẽ nêu lên toàn bộ các vấn đề liên quan đến quản trị và công bố thông tin mà chỉ xem xét đến các chính sách và thủ tục quản trị nhằm xác định và xử lý thích hợp đối với bên liên quan (BLQ) và giao dịch với bên liên quan (GDBLQ), bao gồm minh bạch và công bố thông tin. -3- KhuyếN cáo Sổ tay này nhằm minh họa thực tiễn các quy định về xung đột lợi ích và giao dịch của bên có liên quan. Điều này được diễn giải một cách đơn giản cùng với các ví dụ và bảng biểu. Nó không phải là một phần của bất kỳ quy định nào. Nó cũng không sửa chữa hoặc thay đổi bất kỳ yêu cầu về pháp lý nào, hoặc miễn cho các ngân hàng và/hoặc các thành viên HĐQT của những ngân hàng này khỏi bất kỳ nghĩa vụ nào về việc tự đưa ra các quyết định. Trong quá trình xây dựng, Sổ tay này đã được tham vấn các ngân hàng và các cổ đông và các thành viên thị trường. Kết luận và nhận định trong báo cáo này không thể hiện quan điểm của NHNNVN, IFC và Nhóm Ngân hàng Thế giới, FMO và DCG. NHNNVN, IFC và Nhóm Ngân hàng Thế giới, FMO và DCG không bảo đảm về tính chính xác của dữ liệu trong ấn phẩm này và không chịu trách nhiệm về hậu quả của việc sử dụng ấn phẩm này. Mặc dù Sổ tay đã được biên soạn một cách kỹ lưỡng nhưng cũng không tránh khỏi sự thiếu sót về độ chính xác và chưa đầy đủ của các thông tin. Nếu có bất kỳ mâu thuẫn hoặc không nhất quán nào giữa các quy định tại Sổ tay hướng dẫn này và các quy định pháp lý thì các quy định pháp lý được áp dụng. Người sử dụng Sổ tay trong mọi trường hợp nên tham khảo các quy định pháp lý và, nếu cần thiết, tham vấn thêm các chuyên gia có kinh nghiệm. Tài liệu này được bảo vệ bởi luật bảo quyền. Mọi hình thức sao chép hoặc chuyển đổi một phần hay toàn phần tài liệu này đều là phạm luật. Nhóm hợp tác NHNNVN, IFC, FMO và DCG muốn phổ biến các kiến thức và thông lệ tốt trong tài liệu này và do đó, đồng ý cho phép người sử dụng tài liệu này được sao chép từng phần phục vụ mục đích riêng của cá nhân hoặc của ngân hàng mình, không phải vì mục đích thương mại và không cho phép được bán, phân phối hay tạo các tài liệu có tính thương mại khác từ tài liệu này. Mọi hình thức sao chép hay sử dụng tài liệu này cho mục đích thương mại đều cần có sự cho phép bằng văn bản của nhóm hợp tác NHNNVN, IFC, FMO và DCG. -4- Lời cảm ơN Chúng tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn đầu tiên tới Anne Molyneux, tác giả của ấn phẩm này. Công trình của bà nhận được đóng góp của nhiều người, đặc biệt các thành viên của Nhóm Công tác, là những người có đóng góp trực tiếp vào việc biên soạn cuốn hướng dẫn này: Martin Steindl (FMO), Chris Razook (IFC), Nguyễn Nguyệt Anh (IFC), Phạm Nguyễn Vinh (DCG), Lê Hoàng Anh (DCG), Nguyễn Phi Lân (NHNNVN) và Bùi Văn Hải (NHNNVN). Những người khác cũng đã đóng góp thời gian và chia sẻ hiểu biết của mình thông qua phỏng vấn, và chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn tới các cá nhân này tại đây: Vũ Hữu Điền (DCG), Bùi Thu Thủy (IFC), Emile Groot (FMO), Fianna Jurdant (OECD), Graham Putt & Hạnh Nguyễn (CBA), Đàm Bích Thủy (NBA), Dennis Hussey, Alain Cany, Benjamin Choi (SCB), Tiến sĩ Lê Xuân Nghĩa, Bùi Hoàng Hải (UBCKNN), Trần Đình Vinh (KPMG), Nguyễn Tuấn Anh (Deloitte), Nguyễn Xuân Đại (E&Y), Nguyễn Hoàng Nam (PwC), Trương Văn Phước (UBGSTCQG ), Trịnh Phong Lan (BTC), Ngô Chí Dũng (VPBank), Vũ Thị Ngọc Phương & Nguyễn Thị Ngọc (MB), Lê Thị Hoa & Nguyễn Thị Thu Trang (Vietcombank). Sổ tay Hướng dẫn này còn được thu nhận những đóng góp về kiến thức và phản hồi (peer review) hữu ích của Ông Nguyễn Hữu Nghĩa, Chánh Thanh tra Cơ quan Thanh tra Giám sát Ngân hàng và Bà Laura A. Ard, Chuyên gia Tài chính Trưởng, Ngân hàng Thế giới. Hướng dẫn này cũng thu nhận được các ý kiến phản hồi của Ông Rirchard Westlake, cố vấn quản trị công ty và tác giả của ấn phẩm năm 2013 của IFC “Trọng tâm 11 – Hướng dẫn cho Thành viên Hội đồng Quản trị của các Ngân hàng”, Ông Jean Michel Lobet, Chuyên gia Tài chính Cao cấp về Quản trị Công ty, Ngân hàng Thế giới và Nhóm công tác ngân hàng của Diễn đàn Doanh nghiệp Việt Nam. Nhóm công tác quản trị của Tổ chức tài chính quốc tế IFC kết hợp với nhóm công tác thuộc Vụ Hợp tác Quốc tế của Ngân hàng Nhà nước trực tiếp tham gia biên soạn bản tiếng Việt, được dịch từ bản gốc tiếng Anh của cuốn Sổ tay này. Chúng tôi đánh giá cao thời gian mà tất cả các quý vị đã dành để rà soát tài liệu này, cũng như những đóng góp về kiến thức và nhận xét của quý vị. Cuối cùng, chúng tôi cũng xin gửi lời cảm ơn trân trọng tới Cục Kinh tế Liên bang Thuỵ Sĩ là một trong số các nhà tài trợ chính cho việc xuất bản ấn phẩm quan trọng này. -5- các từ viết tắt phổ biếN troNG Sổ tay hướNG dẫN Viết tắt Viết đầy đủ ASEAN Hiệp hội các quốc gia khu vực Đông Nam Á BCBS Ủy ban Basel về thanh tra ngân hàng BĐH Ban điều hành BLQ Bên liên quan CEO Tổng giám đốc CFO Giám đốc tài chính COO Giám đốc điều hành CRO Giám đốc quản trị rủi ro FMO Công ty Tài chính Phát triển Hà Lan GDBLQ Giao dịch với bên liên quan HĐQT Hội đồng quản trị IAS Các chuẩn mực kế toán quốc tế IFC Tổ chức Tài chính Quốc tế IFRS Chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế ISA Chuẩn mực kiểm toán quốc tế IT Công nghệ thông tin NHNNVN Ngân hàng Nhà nước Việt Nam OECD Tổ chức hợp tác và phát triển kinh tế SOE Các doanh nghiệp nhà nước TCTD Tổ chức tín dụng VAS Chuẩn mực kế toán Việt Nam -6- mục Lục Phần 1: Giới thiệu...................................................................................................................9 1.1. Bối cảnh và cơ sở ...............................................................................................................................9 1.2. Mục tiêu.............................................................................................................................................10 1.3. Phạm vi và áp dụng........................................................................................................................11 1.4. Quy định pháp lý.............................................................................................................................11 1.5. Phương pháp tiếp cận giữa nguyên tắc và luật lệ ..................................................................13 1.6. Ghi chú về thuật ngữ......................................................................................................................13 1.7. Các nguyên tắc chung đối với giao dịch với bên liên quan ..................................................14 Phần 2: Các khuyến nghị chính...........................................................................................17 Phần 3: Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - Áp dụng các điều khoản quan trọng ..................................................................................24 3.1. Bên liên quan (BLQ) là ai?..............................................................................................................24 3.2. Xung đột lợi ích................................................................................................................................37 3.3. Giao dịch bên liên quan (GDBLQ) ...............................................................................................41 3.4. Giao dịch trên nguyên tắc thị trường độc lập ..........................................................................43 Phần 4. Quản trị các giao dịch với BLQ - chính sách, yếu tố, vai trò chính và xác định các BLQ và các GDBLQ trong lĩnh vực ngân hàng ..........................................48 4.1. Đề cương chính sách......................................................................................................................48 4.2. Vai trò trong giao dịch với bên liên quan ..................................................................................51 4.3. Thông tin về các bên liên quan....................................................................................................61 4.4. Các giao dịch với bên liên quan trong lĩnh vực ngân hàng..................................................63 Phần 5. Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan ...............................66 5.1. Các vấn đề ban đầu về giao dịch với bên liên quan ...............................................................66 5.2. Các ngưỡng trong quy trình rà soát/phê duyệt.......................................................................67 5.3. Tiêu chí phê duyệt ...........................................................................................................................78 -7- 5.4. Quy trình thông tin, lập hồ sơ để phê duyệt và xóa nợ cho giao dịch với bên liên quan ....................................................................................................................................79 5.5. Các thông lệ cho vay GDBLQ........................................................................................................82 Phần 6. Giám sát các BLQ và GDBLQ...................................................................................88 6.1. Hội đồng quản trị và hoạt động giám sát của ủy ban thuộc hội đồng .............................88 6.2. Giám sát chức năng tuân thủ ......................................................................................................88 6.3. Giám sát chức năng quản lý rủi ro..............................................................................................89 6.4. Giám sát kiểm toán nội bộ ...........................................................................................................89 6.5. Cung cấp thông tin nội bộ ............................................................................................................89 6.6. Sự xác nhận của Kiểm toán viên bên ngoài về chính sách và thủ tục GDBLQ.................90 6.7. Các GDBLQ – không được báo cáo hoặc phê duyệt ...............................................................91 Phần 7. Sự minh bạch và công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan ............93 7.1. Các nguyên tắc chung về minh bạch và công bố thông tin .................................................93 7.2. Lập hồ sơ giao dịch với bên liên quan........................................................................................95 7.3. Công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan...........................................................98 7.4. Công bố thông tin tới hội đồng quản trị, các ban trực thuộc hội đồng quản trị và cổ đông ............................................................................................................100 7.5. Báo cáo cho cơ quan quản lý.....................................................................................................105 Phần 8. Phụ đính ................................................................................................................112 -8- Phần 1. Giới thiệu Sổ tay hướng dẫn Phần 1. Giới thiệu 1.1. Bối cảnh và cơ sở Chính phủ Việt Nam đã có những nỗ lực đáng khen ngợi nhằm đưa các nguyên tắc quản trị doanh nghiệp vào hệ thống khuôn khổ pháp lý và quy định trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính. Tuy nhiên, những yếu kém trong quản trị doanh nghiệp vẫn còn tồn tại. Giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2014 đã cho thấy một số khó khăn trong hệ thống ngân hàng và thông lệ cho vay của các ngân hàng. Nợ xấu ở mức cao và những thực tế rõ rệt từ việc truy tố một số trường hợp như Vinashin hay Ngân hàng TMCP Á Châu cho thấy nhu cầu phải tăng cường rà soát và thực thi giám sát; đồng thời áp dụng các quy định và thông lệ quản trị ngân hàng tốt hơn, đặc biệt là trong lĩnh vực minh bạch và công bố thông tin về giao dịch của bên liên quan (GDBLQ). Gần đây, các cáo buộc cho vay bất hợp pháp của Ngân hàng TMCP Đại dương đã cho thấy nhu cầu cần sớm ban hành Sổ tay hướng dẫn này. Ngoài ra, khi đối mặt với suy thoái kinh tế, một số doanh nghiệp nhà nước lớn đã không trả được nợ và số khác thì vay nợ quá nhiều. Nợ xấu ngân hàng đã gia tăng đáng kể, và nhiều ngân hàng nhỏ đã trải qua thời kỳ thiếu thanh khoản trầm trọng1. Minh bạch trong lĩnh vực ngân hàng là rất quan trọng để đảm bảo người gửi tiền, nhà đầu tư và cơ quan quản lý đều biết và có thể đánh giá tình hình tài chính và mức độ lành mạnh của ngân hàng. Điều này thậm chí còn quan trọng hơn trong các ngân hàng thương mại Việt Nam bởi cơ cấu sở hữu của ngân hàng rất phức tạp với tình trạng sở hữu chéo giữa tư nhân, doanh nghiệp nhà nước và các tập đoàn kinh tế khác. Về tình hình này của Việt Nam, Báo cáo thẻ điểm quản trị doanh nghiệp khu vực ASEAN có đoạn đã chỉ ra rằng ‘’mặc dù đã có những cải cách đáng kể nhưng một số hoạt động quản trị doanh nghiệp yếu kém tiếp tục chiếm ưu thế ... các doanh nghiệp thiếu cơ chế rõ ràng để xem xét và phê duyệt các giao dịch với bên liên quan"2. Trong báo cáo đánh giá việc tuân thủ các tiêu chuẩn và nguyên tắc Quản trị doanh nghiệp tại/ Việt Nam của Nhóm Ngân hàng Thế giới thực hiện năm 2013 cũng khuyến cáo "tăng cường bảo vệ cổ đông nhỏ lẻ bằng cách siết chặt các quy định về giao dịch với bên liên quan".3 Ngân hàng giống như là động cơ của cỗ máy tăng trưởng và chúng tạo ra hiệu ứng đa chiều đối với nền kinh tế. Sự đổ vỡ của một ngân hàng sẽ tạo ra hiệu ứng lan truyền lớn hơn bản 1 Trích nguồn từ Báo cáo FSAP 2014 của Ngân hàng Thế giới. 2 Báo cáo thẻ điểm đánh giá quốc gia về quản trị doanh nghiệp của Ngân hàng Phát triển Châu Á năm 2013-2014, Thành phố Mandaluyong, Philippines, 2014. 3 Báo cáo đánh giá tình hình tuân thủ các tiêu chuẩn và nguyên tắc quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam (ROSC), xuất bản năm 2014 của Nhóm Ngân hàng Thế giới. -9- SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM thân nó trong hệ thống ngân hàng và nền kinh tế. Do vậy, quản trị điều hành đối với mỗi ngân hàng cần được coi trọng hơn. Hoạt động kinh doanh của ngân hàng bao gồm huy động tiền gửi của cá nhân để cung cấp tín dụng cho khách hàng vay. Ngân hàng và ban lãnh đạo ngân hàng có trách nhiệm quan tâm tới người gửi tiền, và nếu có vấn đề gì đó bị phát hiện, người gửi tiền có thể rút tiền ồ ạt khỏi ngân hàng. Các ngân hàng nên xây dựng bộ tiêu chuẩn trách nhiệm cao hơn so với các công ty niêm yết thông thường, để xây dựng và duy trì lòng tin và sự tín nhiệm của người gửi tiền. Môi trường GDBLQ lành mạnh và sự lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt ở cấp cao nhất là rất quan trọng và nó tạo sức mạnh cho các nhân viên trong nội bộ của ngân hàng trong việc giám sát giao dịch với bên liên quan. Một cơ chế khuyến khích khác cho các thông lệ GDBLQ lành mạnh là các nhà đầu tư, bao gồm cả các nhà đầu tư nước ngoài thấy được sự minh bạch và rõ ràng của các GDBLQ như một dấu hiệu cho thấy ngân hàng tích cực tìm cách xác định và kiểm soát các giao dịch này, do đó làm giảm rủi ro thua lỗ và cho thấy cơ hội đầu tư tốt hơn. Nhóm hợp tác bao gồm 4 tổ chức là Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN), Tổ chức Tài chính Quốc tế (IFC), FMO, còn được gọi là Công ty Tài chính Phát triển Hà Lan, và Quỹ đầu tư Dragon Capital tại Việt Nam (DCG), đã xác định rằng trong lĩnh vực ngân hàng tại Việt Nam, cần có sự minh bạch và công bố thông tin liên quan đến GDBLQ hơn nữa. Do đó Ý tưởng về Sổ tay hướng dẫn này đã được ra đời và được Nhóm hợp tác tham gia nghiên cứu và tài trợ để phát triển cuốn Sổ tay này. Mục đích của Sổ tay này là khuyến khích các ngân hàng thương mại nâng cao nhận thức về quản trị doanh nghiệp tốt và nêu rõ những thách thức mà các giao dịch với bên liên quan và vấn đề xung đột lợi ích có thể xẩy ra trong lĩnh vực ngân hàng và theo các thông lệ tốt thì chúng nên được xử lý như thế nào. Các ngân hàng cần nâng cao tính minh bạch của thông tin công bố về nội dung này. 1.2. Mục tiêu Mục tiêu tổng quát của Sổ tay này là cung cấp hướng dẫn cho các ngân hàng về việc làm thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý và giám sát về giao dịch với bên liên quan; đồng thời nâng cao tính minh bạch của của các giao dịch này trong các ngân hàng thương mại tại Việt Nam. Cụ thể hơn sổ tay hướng tới ba mục tiêu: - Nâng cao nhận thức của các ngân hàng thương mại Việt Nam về các thông lệ quốc tế tốt đối với GDBLQ và minh bạch thông tin của ngân hàng về giao dịch và cho vay các bên liên quan; - Tạo ra một cuốn cẩm nang nhằm giúp ngân hàng tạo lập các thông lệ tốt về GDBLQ và mức độ công bố thông tin phù hợp để tăng tính minh bạch cho GDBLQ; và - Cung cấp cho các thành viên HĐQT và các cán bộ quản lý hiểu các thông lệ quốc tế tốt cùng với các ví dụ minh họa để dễ dàng áp dụng vào quá trình quản trị ngân hàng của mình. - 10 - Phần 1. Giới thiệu 1.3. Phạm vi và áp dụng Sổ tay được xây dựng dành cho các ngân hàng thương mại, được thành lập và đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, áp dụng trên nguyên tắc tự nguyện. Tất cả các ngân hàng, cho dù là ngân hàng trách nhiệm hữu hạn của Việt Nam hay nước ngoài, ngân hàng cổ phần, ngân hàng được nhà nước sở hữu 100% vốn đều nên áp dụng các điều khoản của Sổ tay này bởi vai trò của mỗi ngân hàng đều có thể ảnh hưởng đến sự ổn định tài chính quốc gia.4 Sổ tay này tôn trọng các yêu cầu về quy định pháp lý đối với GDBLQ áp dụng cho tất cả các công ty niêm yết. Tuy nhiên nó đòi hỏi các tiêu chuẩn cao hơn từ các ngân hàng bởi tầm quan trọng của ngân hàng với vai trò là tổ chức nhận tiền gửi và tác động của ngân hàng đến sự ổn định của toàn hệ thống và nền kinh tế quốc gia. Mặc dù quy định và yêu cầu công bố thông tin có thể sẽ không đầy đủ đối với các ngân hàng không niêm yết, đặc biệt là những ngân hàng được sở hữu toàn phần, tuy nhiên những ngân hàng này vẫn có thể gây ra rủi ro cho hệ thống tài chính. Vì vậy, một lời khuyên được đưa ra là tất cả các ngân hàng nên tự nguyện áp dụng các khuyến nghị của cuốn sổ tay này. 1.4. Quy định pháp lý Sổ tay hướng dẫn này có kết hợp các luật và quy định pháp lý đang áp dụng tại Việt Nam theo khuôn khổ quy định pháp lý hiện hành tại thời điểm soạn thảo cuốn Sổ tay này (tháng 12/2015). Những quy định chủ yếu liên quan tới GDBLQ được nêu ra dưới đây. Một số luật và quy định pháp lý trong các lĩnh vực khác cũng được áp dụng. Tuy nhiên, những văn bản pháp lý được liệt kê trong Bảng 1 dưới đây là các tham chiếu cơ bản. Ngân hàng giữ một vai trò đặc biệt về trách nhiệm đối với người gửi tiền, cơ quan quản lý và công chúng. Do vậy, tất cả ngân hàng được kỳ vọng sẽ tuân thủ các luật và các quy định dưới đây, ngay cả khi một số không trực tiếp áp dụng do các ngân hàng không niêm yết, hoặc thuộc sở hữu của tư nhân hay sở hữu nhà nước. Nếu các quy định được nêu tại Sổ tay này mâu thuẫn với các quy định của Luật các tổ chức tín dụng thì Luật các tổ chức tín dụng sẽ được ưu tiên áp dụng. Sổ tay này dựa trên quan điểm rằng tất cả các ngân hàng nên hướng tới xem xét các thông lệ tốt trên thế giới đối với GDBLQ và áp dụng các chuẩn mực cao hơn các quy định tối thiểu được đặt ra trong luật, quy định và chuẩn mực kế toán. Vì vậy, các thông lệ đã được thông qua và áp dụng tại các nước khác được khuyến nghị tại cuốn sổ tay này với các tiêu chuẩn vượt trên các quy định hiện hành của Việt Nam. 4 Hội đồng ổn định tài chính (FSB) cho rằng "Chính phủ đang ngày càng nhận thức rõ hơn sức mạnh của việc kết hợp chính sách kinh tế vĩ mô và cấu trúc doanh nghiệp trong việc đạt được các mục tiêu chính sách cơ bản. Quản trị doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng hỗ trợ tăng trưởng và đảm bảo tính toàn vẹn của thị trường và sự ổn định tài chính’’. - 11 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Bảng 1. Các quy định pháp lý hiện hành Thời điểm Luật hoặc quy định của Việt Nam áp dụng Luật doanh nghiệp (sửa đổi ngày 26/11/2014) 7/2015 Luật các tổ chức tín dụng (sửa đổi ngày 17/6/2010) 1/2011 Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sửa đổi ngày 16/6/2010) 1/2011 Nghị định 59/2009/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của ngân hàng thương mại 7/2009 Nghị định 53/2013/NĐ-CP về thành lập công ty quản lý tài sản các TCTD Việt Nam 7/2013 (VAMC) Nghị định 34/2015/NĐ-CP sửa đổi một số điều của Nghị định 53/2013/NĐ-CP (Nghị 4/2015 định 53) về thành lập, tổ chức và hoạt động của VAMC Thông tư 36/2014/TT-NHNN quy định giới hạn, tỷ lệ bảo đảm an toàn trong hoạt 2/2015 động của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài Thông tư 39/2011/TT-NHNN quy định về kiểm toán độc lập đối với tổ chức tín dụng, 2/2012 chi nhánh ngân hàng nước ngoài Thông tư 121/2012/TT-BTC quy định về quản trị công ty áp dụng cho các công ty đại 9/2012 chúng Thông tư 52/2012/TT-BTC hướng dẫn về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán (Thông tư này gần đây được thay thế bằng thông tư 155/2015/TT-BTC, có hiệu 6/2012 lực áp dụng từ 1/1/2016) Chuẩn mực kế toán VAS 26 - Thông tin về các bên liên quan ban hành ngày 30/12/2003 và chuẩn mực kế toán VSA 550 – Các bên liên quan ban hành ngày 1/2004 28/11/2003 Có một lưu ý quan trọng là tổ chức đặt ra chuẩn mực ngân hàng toàn cầu, Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS) đã đề ra quy định cấp quốc gia trong ngành ngân hàng. Tháng 7/2015, BCBS đã ban hành Các nguyên tắc quản trị doanh nghiệp trong lĩnh vực ngân hàng và đây được coi là điểm khởi đầu cho các quy định áp dụng với quản trị doanh nghiệp trong ngành ngân hàng. Nguyên tắc liên quan đến GDBLQ được thể hiện như sau: - 12 - Phần 1. Giới thiệu "Hội đồng quản trị cần đảm bảo rằng giao dịch với các bên liên quan (bao gồm cả các giao dịch nội bộ) được rà soát nhằm đánh giá rủi ro và bị hạn chế ở mức độ phù hợp (ví dụ như bằng cách yêu cầu các giao dịch này được thực hiện theo nguyên tắc thị trường độc lập - “arm’s length terms”), và các nguồn lực của doanh nghiệp hay kinh doanh của các ngân hàng không bị chiếm dụng hoặc sử dụng sai mục đích".5 Nguyên tắc quản trị doanh nghiệp cho các ngân hàng của BCBS năm 2015 BCBS cũng đưa ra một vài đoạn6 hướng dẫn hội đồng quản trị xử lý vấn đề liên quan đến xung đột lợi ích; theo các nguyên tắc của BCBS thì GDBLQ được coi là xung đột lợi ích (xem thêm phần 3.2). 1.5. Phương pháp tiếp cận giữa nguyên tắc và luật lệ Khi xây dựng các quy định, một số quốc gia lựa chọn cách tổng quát, có nghĩa là áp dụng các nguyên tắc chung để xác định và điều chỉnh GDBLQ. Vương quốc Anh, Canada và Úc đi theo con đường này. Các nước Châu Á nói chung, như Hồng Kông, Malaysia và Singapore đã xây dựng các quy định cụ thể hơn để kiểm soát GDBLQ. Cho dù lựa chọn phương pháp tiếp cận nào đi nữa thì mục tiêu cuối cùng là như nhau - nhằm xác định các bên liên quan và các giao dịch của họ, để đảm bảo không gây tác động bất lợi cho ngân hàng và các nhà đầu tư và không làm sai lệch thông tin tài chính cung cấp cho các nhà đầu tư. 1.6. Ghi chú về thuật ngữ Các nội dung của Sổ tay đề cập đến các nội dung chi tiết liên quan đến GDBLQ và đề cao các khuyến nghị được tóm tắt trong Bảng 2 để dễ tham khảo. Các thuật ngữ liên quan đến GDBLQ ở mỗi nước được thể hiện khác nhau. Singapore sử dụng thuật ngữ “giao dịch người có lợi ích”. Hồng Kông sử dụng thuật ngữ “giao dịch người có kết nối”. Anh và Malaysia sử dụng thuật ngữ “giao dịch với bên liên quan”. Úc sử dụng thuật ngữ “giao dịch với người có vị trí ảnh hưởng”. Trong Sổ tay này thống nhất sử dụng thuật ngữ “bên liên quan” và “giao dịch với bên liên quan”. Khi Sổ tay nhắc đến “hội đồng quản trị” hay “thành viên hội đồng quản trị” thì nội dung cũng áp dụng với các thành viên của Hội đồng thành viên của các ngân hàng, hoặc những người có trách nhiệm quản trị trong các ngân hàng nhà nước, hoặc các thành viên của Ban kiểm soát, và tất cả các thành viên HĐQT điều hành, không điều hành hoặc độc lập, thành viên HĐQT bổ nhiêm đại diện hoặc thành viên HĐQT sau cánh gà (shadow directors).7 5 Đoạn 27 Các Nguyên tắc quản trị doanh nghiệp trong ngành ngân hàng của BCBS, 7/2015. 6 Đoạn 80 đến 86 đưa ra các yêu cầu của BCBS liên quan tới Xung đột lợi ích. 7 Theo luật doanh nghiệp của Vương quốc Anh, Đạo Luật tập đoàn của Úc và Luật Công ty của Malaysia, ‘thành viên HĐQT sau cánh gà’ (“shadow director”) được định nghĩa là một người không được chính thức bổ nhiệm làm thành viên HĐQT nhưng hoạt động như một thành viên thực thụ và/hoặc là người mà mong muốn của họ sẽ được các thành viên HĐQT thực hiện. Ở những nước này, một thành viên HĐQT sau cánh gà khi đó có có trách nhiệm pháp lý như một thành viên HĐQT. - 13 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM 1.7. Các nguyên tắc chung đối với giao dịch với bên liên quan Kinh nghiệm đã nhiều lần cho thấy rằng GDBLQ có khả năng tạo ra sự không công bằng hoặc bị lạm dụng ở mức độ mà ở một số quốc gia, chúng bị quản lý chặt chẽ, hoặc bị xem xét một cách kỹ lưỡng đến mức, về mặt nguyên tắc, một bên liên quan sẽ chọn không tiến hành bất kỳ hoạt động kinh doanh nào với ngân hàng ngay cả khi được phép. Các tình huống xung đột lợi ích đặt ra những thách thức đối với khả năng của người ra quyết định trong việc phải hành động một cách khách quan nhất vì lợi ích của ngân hàng. Tất cả các bên có liên quan đến ngân hàng và giao dịch của họ với ngân hàng phải đúng mực và thậm chí nên tránh không để cho xung đột lợi ích xảy ra. Bởi vì khả năng có một bên kiểm soát hoặc chi phối đến giao dịch, GDBLQ luôn được xem là có khả năng xung đột lợi ích và vì lý do này cần chịu sự giám sát nghiêm ngặt nếu chúng được phê duyệt. Khuyến nghị 1 Giao dịch bên liên quan luôn được xem là tình huống có khả năng dẫn đến xung đột lợi ích và nên được xem xét chặt chẽ. Ở nhiều quốc gia, GDBLQ được xem là rất quan trọng đến mức các cơ quan quản lý đã cấm GDBLQ trong lĩnh vực ngân hàng và/hoặc các bên liên quan chọn giao dịch với những ngân hàng/tổ chức khác hơn là giao dịch với chính các ngân hàng của họ, theo đó họ sẽ không bị xét hỏi nếu họ gặp vấn đề về trả nợ. Một GDBLQ bị phân loại hoặc bị cơ cấu lại cho thấy tình trạng nhà dột từ nóc và trở thành ví dụ xấu cho các tổ chức tín dụng khác. Điều này cũng đặt ra nghi vấn về những ảnh hưởng luôn thường trực của các bên liên quan trong các ngân hàng. Bởi việc này sẽ làm giảm niềm tin của công chúng đối với các nhà lãnh đạo ngân hàng. Để bảo vệ ngân hàng, bảo vệ tài sản và các cổ đông và các bên có lợi ích liên quan của nó, GDBLQ được kỳ vọng sẽ thực hiện theo nguyên tắc thị trường độc lập (arm’s length terms), theo các điều kiện và điều khoản không ưu đãi hơn so với giao dịch các bên không liên quan trong điều kiện tương tự. Tất cả các GDBLQ nên được xác định và báo cáo hàng tháng cho hội đồng quản trị, hoặc ủy ban được chỉ định để rà soát. Tất cả các GDBLQ trọng yếu cần được rà soát cẩn thận và tuân thủ quy trình phê duyệt và công bố thông tin. Khuyến nghị 2 Tất cả các giao dịch với ngân hàng nên được thực hiện theo các điều khoản và điều kiện trên nguyên tắc nguyên tắc thị trường độc lập (arm’s length terms). Tất cả các GDBLQ nếu có nên được rà soát cẩn thận và tuân thủ quy trình phê duyệt và công bố thông tin. - 14 - Phần 1. Giới thiệu Ở châu Á, do có sự phổ biến về các chủ sở hữu có quyền quyết định bao gồm các cổ đông gia đình và nhà nước; đồng thời do bản chất của các hoạt động kinh doanh, nên GDBLQ có thể xuất hiện khá nhiều trong các ngân hàng. Người nắm quyền sở hữu và hội đồng quản trị của các ngân hàng trên toàn thế giới đã phải thắt chặt các yêu cầu liên quan đến việc xác định, phê duyệt và công bố thông tin liên quan đến GDBLQ và các cơ quan quản lý đã cấm GDBLQ trong một số loại giao dịch8. Các cơ quan quản lý đã thắt chặt việc thực thi các quy định liên quan đến GDBLQ và xung đột lợi ích. Bất kỳ GDBLQ nào được xếp hạng hoặc dẫn đến tổn thất cho các ngân hàng cũng sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho các bên liên quan và ảnh hưởng đến vai trò/vị trí của họ trong ngân hàng và dẫn đến việc đánh giá các yếu tố kiểm soát. Khuyến nghị 3 Bất kỳ giao dịch với các bên liên quan của ngân hàng cần được thực hiện đúng mực và nếu có thể thì nên tránh để xảy ra xung đột lợi ích. Nếu một GDBLQ bị phân loại là nợ xấu hoặc gây ra tổn thất, ngân hàng nên đánh giá các yếu tố kiểm soát, xem xét vai trò/vị trí của các bên liên quan trong ngân hàng và vị trí của ngân hàng đối với bản thân giao dịch đó. Nếu những người nắm quyền kiểm soát hoặc thành viên HĐQT/ban điều hành có vai trò nâng cao việc quản lý và công bố thông tin của GDBLQ thì đầu tiên họ cần phải phân tích thực trạng ngân hàng, lưu ý đến khoảng cách giữa thực tế đang diễn ra tại ngân hàng và các thông lệ triển khai GDBLQ tốt nhất từ đó xây dựng kế hoạch sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực hiện có và trình HĐQT phê duyệt. Kế hoạch nên bao gồm việc xây dựng một khuôn khổ mang tính hệ thống, gồm cơ cấu, chính sách, quy trình và kiểm soát GDBLQ trong ngân hàng. Khung nhằm mục đích quản lý minh bạch của các mối quan hệ và giao dịch có thể gây phương hại đến lợi ích của các ngân hàng. Các ngân hàng nên lập các quá trình xác định nội bộ, phê duyệt và giám sát, ngoài các yêu cầu quy định, và nên công bố thông tin về các thông lệ này trên trang web của mình. Khuyến nghị 4 Ngân hàng thương mại nên tiến hành phân tích khoảng cách giữa các thông lệ hiện hành của ngân hàng, các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam và các thông lệ tốt được trình bày trong các phần tiếp theo của sổ tay này, từ đó xây dựng kế hoạch để cải thiện quản trị ngân hàng theo các thông lệ tốt. Khung GDBLQ nên bao gồm hệ thống, cơ cấu, chính sách, quy trình và các biện pháp quản lý GDBLQ. Khung chính sách này phải được HĐQT phê duyệt, bố trí nguồn lực, công bố và thông báo cho các cổ đông và các bên có lợi ích liên quan (stakeholders). 8 Pháp cấm phê duyệt các khoản vay cho các thành viên HĐQT, người quản lý hoặc người bảo lãnh để phục vụ cho lợi ích riêng của họ. Quy định tương tự cũng được nêu tại Luật doanh nghiệp hoặc luật tương đương ở các nước như Ấn Độ, Malaysia, Singapore, Thái Lan và Hàn Quốc. - 15 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Phần 1 – Các câu hỏi thường gặp Câu 1.1 - Tại sao GDBLQ là vấn đề nhận được sự quan tâm sâu sắc của các cổ đông, các bên có lợi ích liên quan và HĐQT của các ngân hàng? Trả lời - Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng khi các ngân hàng có GDBLQ chiếm tỷ trọng cao thì biên lãi suất thường có lợi cho người đi vay (trong một số trường hợp nghiêm trọng, tỷ lệ này có thể lên đến 70% tổng giá trị) và rủi ro vỡ nợ của khoản vay đó cũng cao hơn so với các khoản vay cho bên không liên quan9. Ví dụ một nghiên cứu được thực hiện với các ngân hàng của Bangladesh sau khi cổ phần hóa chỉ ra rằng số lượng GDBLQ tăng lên đồng nghĩa với quản trị doanh nghiệp kém hơn và gian lận trong các ngân hàng cũng tăng lên10. Câu 1.2 - Sổ tay hướng dẫn này có thay thế cho bất kỳ quy định nào của pháp luật Việt Nam? Trả lời: Không. Tất cả các quy định của luật pháp Việt Nam vẫn tiếp tục được áp dụng. Sổ tay chỉ giới thiệu những thông lệ tốt đối với GDBLQ hiện nay và kỳ vọng sẽ hỗ trợ các ngân hàng trong quá trình kiểm soát và quản lý GDBLQ được minh bạch hơn. 9 Điều này được chỉ ra trong ấn phẩm: “Quản trị Công ty của các Ngân hàng: Thảo luận một cách tóm tắt về các khái niệm và bằng chứng”, R. Levine, Diễn đàn Quản trị doanh nghiệp toàn cầu, 2003. 10 MZ Sharkar, Sobhan và Sultana, mối liên hệ giữa Quản trị doanh nghiệp và GDBLQ: Một nghiên cứu được thực hiện tại các ngân hàng Bangladesh, 2007. - 16 - Phần 2. Các khuyến nghị chính Phần 2. CáC khuyến nGhị Chính Các khuyến nghị chính của Sổ tay được tóm tắt lại trong Bảng 2 dưới đây Bảng 2. Các khuyến nghị chính Nội dung Khuyến nghị Nguyên tắc Giao dịch bên liên quan luôn được xem là tình huống mở đầu cho khả 1 chung năng xảy ra xung đột lợi ích và nên được xem xét kỹ lưỡng. Tất cả các giao dịch với ngân hàng nên được thực hiện trên nguyên tắc Nguyên tắc thị trường độc lập (“arm’s length terms”). Tất cả các GDBLQ nếu có nên 2 chung được rà soát cẩn thận và tuân thủ quy trình phê duyệt và công bố thông tin Bất kỳ giao dịch với các bên liên quan của ngân hàng cần được thực hiện đúng mực và nếu có thể thì nên tránh để xảy ra xung đột lợi ích. Nếu một Nguyên tắc 3 GDBLQ không dẫn đến phân loại hoặc gây ra tổn thất, ngân hàng nên chung đánh giá các yếu tố kiểm soát, xem xét vai trò/vị trí của các bên liên quan trong ngân hàng và vị trí của ngân hàng đối với bản thân giao dịch đó. Ngân hàng thương mại nên tiến hành phân tích khoảng cách giữa các thông lệ hiện hành của ngân hàng, các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam và các thông lệ tốt được trình bày trong các phần tiếp theo của Nguyên tắc sổ tay này, từ đó xây dựng kế hoạch để cải thiện quản trị ngân hàng theo 4 chung các thông lệ tốt. Khung GDBLQ nên bao gồm hệ thống, cơ cấu, chính sách, quy trình và các biện pháp quản lý GDBLQ. Khung chính sách này phải được HĐQT phê duyệt, bố trí nguồn lực, công bố và thông báo cho các cổ đông và các bên có lợi ích liên quan (stakeholders). Tất cả các ngân hàng thương mại tại Việt Nam nên có định nghĩa riêng cho “bên liên quan”, mà tối thiểu cũng đảm bảo tuân thủ với các quy định pháp lý được nêu tại Luật Doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, các quy định về giao dịch chứng khoán và chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 24. Bên liên quan 5 Định nghĩa về bên liên quan nên nêu rõ cho từng người/tổ chức và mối quan tâm của họ với các đối tượng sau đây: i. Các thành viên HĐQT và thành viên Ban kiểm soát; ii. Các vị trí quản lý điều hành cao cấp; iii. Các cổ đông lớn; iv. Các đơn vị liên quan (bao gồm các công ty, quỹ tín thác,…); và - 17 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Nội dung Khuyến nghị v. Người thân trong gia đình và họ hàng của các thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát, các vị trí quản lý điều hành cao cấp và các cổ đông chính. Khi xem xét khái niệm bên liên quan, “thành viên HĐQT” nên bao gồm cả những người đang làm việc hoặc coi như là đang làm việc với tư cách Thành viên 6 một thành viên HĐQT, chủ động và có vai trò quan trọng đối với các HĐQT quyết định của HĐQT, cho dù thành viên này có được trả lương hay không, bao gồm cả thành viên Ban kiểm soát. Bên liên quan nên bao gồm các vị trí quản lý điều hành cao cấp, các nhân viên và những người có liên quan đến lợi ích của họ, là những người trên thực tế có khả năng kiểm soát, ảnh hưởng hoặc có quyền đưa ra quyết định, bao gồm: i. tất cả các vị trí quản lý điều hành báo cáo lên Tổng giám đốc, hoặc các ủy ban trực thuộc HĐQT; ii. tất cả các thành viên của Ban điều hành ngân hàng; Quản lý điều 7 iii. các chức danh cao cấp khác như thư ký công ty (hay chánh văn phòng hành cao cấp HĐQT, luật sư trưởng, giám đốc tài chính (CFO), giám đốc vận hành (COO), giám đốc Quản lý rủi ro (CRO), Trưởng phòng kiểm toán nội bộ; iv. Lãnh đạo các bộ phận kinh doanh (bao gồm giám đốc các chi nhánh cấp 1, cấp 2, và trưởng phòng giao dịch), trưởng phòng tín dụng, vốn, nhân sự, ngân quỹ, CNTT; và v. nhân viên có thẩm quyền/trách nhiệm phê duyệt các khoản tín dụng có giá trị lớn, bao gồm cả các thành viên của Ủy ban xét duyệt tín dụng. Các ngân hàng cần nhận ra rằng các bên liên quan thường là các cổ đông lớn hiện đang nắm giữ hoặc có khả năng chi phối đến ít nhất 5% cổ phần của ngân hàng trực tiếp hoặc gián tiếp. Để minh bạch thông tin, các cổ Các cổ đông lớn đông lớn hiện nắm giữ ít nhất 5% cổ phần nên được yêu cầu cung cấp và nhóm các 8 thông tin về bản thân họ và những bên có liên quan cho ngân hàng. cổ đông có Nhóm cổ đông có liên quan đang nắm giữ tối thiểu 5% cổ phần được xếp liên quan vào nhóm các cổ đông lớn. Các thông lệ quốc tế tập trung vào nhóm người có khả năng kiểm soát hoặc ảnh hưởng đến việc ra quyết định của doanh nghiệp. Các ngân hàng nên đưa vào khái niệm về các bên liên quan11 lẫn nhau bao gồm: i. công ty mẹ; Các tổ chức liên 9 ii. công ty con; quan iii. công ty kiểm soát (còn gọi là công ty liên kết, công ty liên doanh hoặc công ty chị em (sister company); iv. công ty đồng kiểm soát. 11 Tham khảo về định nghĩa “Các bên liên quan” theo IAS 24, phần 9b, Công bố về Bên liên quan, IASB2012, truy cập tại www.ifrs.org. - 18 - Phần 2. Các khuyến nghị chính Nội dung Khuyến nghị Thành viên HĐQT và các vị trí quản lý cấp cao của công ty mẹ cũng được xem là các bên liên quan. Thành viên HĐQT của các đơn vị liên quan cần phải được xem là các bên liên quan. Khái niệm bên liên quan nên bao gồm cả người thân trong gia đình của Thành viên 10 các thành viên HĐQT, thành viên Ban Kiểm soát và các vị trí quản lý cấp gia đình cao, và người thân trong phạm vi ba đời của các thành viên này. Tất cả các nhân viên ngân hàng và thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát nên tránh những tình huống làm nảy sinh hoặc có khả năng nảy sinh xung đột lợi ích. Bất kỳ thông tin nào có thể dẫn đến xung đột lợi ích, thông tin về các bên liên quan và quyền lợi của họ nên được công bố Xung đột lợi ích 11 hàng năm hoặc mỗi khi có thay đổi xảy ra. Các thành viên này không nên tham gia vào các cuộc thảo luận, đưa ra quyết định hoặc tham gia biểu quyết đối với những vấn đề mà họ có xung đột lợi ích. GDBLQ luôn được xem là gắn liền với xung đột lợi ích và nên được chủ động theo dõi và đặt dưới những quy định cụ thể. Tất cả thông tin về các bên liên quan và GDBLQ nên được báo cáo cho hội đồng quản trị. Quy định tối Các cơ quan quản lý (hoặc nếu chưa có quy định pháp lý thì ngân hàng) thiểu (de nên đặt ra quy định ở ngưỡng phê duyệt ở mức thấp (low ‘de minimis’) minimis) đối với đối với mỗi GDBLQ đơn lẻ hoặc tổng giá trị các GDBLQ với cùng một bên Giao dịch với 12 liên quan mà dưới mức này ban điều hành được phép phê duyệt trước bên liên quan sau đó báo cáo lên HĐQT xin phê duyệt tổng thể. Các ngân hàng nên tự không trọng đặt ra các ngưỡng tối thiểu của mình. Mức này có thể thấp hơn so với yếu quy định của cơ quan quản lý để thể hiện sự cam kết kiểm soát GDBLQ của mỗi ngân hàng. Các GDBLQ trọng yếu có giá trị lớn hơn, bằng hoặc vượt mức quy định GDBLQ trọng 13 ngưỡng tối thiểu, cần phải được xem xét chặt chẽ và cần trình Hội đồng yếu quản trị/cổ đông phê duyệt trước. (Xem Khuyến nghị 21). GDBLQ nên được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo áp dụng theo các nguyên Giao dịch trên tắc thị trường. GDBLQ nên được theo dõi để đảm bảo phù hợp với các nguyên tắc thị 14 điều khoản và điều kiện thị trường cạnh tranh trong suốt thời gian giao trường độc lập dịch. - 19 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Nội dung Khuyến nghị Mỗi ngân hàng nên ban hành và công bố trên website của mình các chính sách và quy định đối với GDBLQ bằng văn bản để xử lý các giao dịch bên liên quan và ít nhất chính sách đó cần bao gồm các yếu tố sau: i. Mục tiêu ii. Các định nghĩa iii. Người ban hành Chính sách iv. Đối tượng áp dụng Giao dịch với 15 v. Cách xác định các BLQ và GDBLQ, bao gồm các ngưỡng phê duyệt tại bên liên quan các cấp khác nhau và yêu cầu công bố thông tin vi. Thông báo, trách nhiệm giải trình về các bên liên quan và quy trình vii. Quy trình rà soát và phê duyệt viii. Kiểm soát GDBLQ ix. Minh bạch và công bố thông tin/báo cáo về GDBLQ x. Công khai và truyền thông về các chính sách. Hội đồng quản trị cần hiểu được vai trò của mình trong việc xử lý các giao dịch với bên liên quan, bao gồm: i. giám sát việc xây dựng, phê duyệt và tuyên truyền chính sách về các giao dịch với bên liên quan; ii. đảm bảo việc công bố các lợi ích và giao dịch với bên liên quan của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Ban điều hành cao cấp và các cổ đông chính; Vai trò của iii. giám sát việc kiểm tra và rà soát hiệu quả việc thực hiện chính sách HĐQT đối với về giao dịch với bên liên quan của tất cả các tổ chức, cổ đông chính, 16 Giao dịch với thành viên Hội đồng quản trị, Ban điều hành cao cấp và các bên liên bên liên quan quan của họ; iv. rà soát và phê duyệt/bác bỏ hoặc đưa ra khuyến nghị trước cho các cổ đông để phê duyệt hay không phê duyệt toàn bộ giao dịch với bên liên quan trọng yếu; và v. giám sát việc xây dựng các hệ thống nhằm đảm bảo quản lý và báo cáo phù hợp về các giao dịch với bên liên quan, bao gồm việc báo cáo tất cả các giao dịch với bên liên quan cho Ban Kiểm soát và kiểm toán bên ngoài Sự độc lập của thành viên Hội đồng quản trị phải được định nghĩa rõ ràng. Thành viên Hội đồng quản trị độc lập và không có xung đột lợi ích phải Vai trò của được xác định cũng như nhiệm vụ và quyền hạn của họ liên quan tới các thành viên giao dịch với bên liên quan nên được quy định trong điều lệ của ủy ban HĐQT độc lập 17 (trực thuộc HĐQT). Các thành viên HĐQT độc lập cần hỗ trợ giám sát việc đối với Giao thực hiện chính sách, quy trình rà soát và phê duyệt về các giao dịch với dịch với bên bên liên quan và có sự phối hợp chặt chẽ với bộ phận kiểm toán nội bộ liên quan và kiểm toán bên ngoài là những người đưa ra sự đảm bảo cho giao dịch với bên liên quan. - 20 - Phần 2. Các khuyến nghị chính Nội dung Khuyến nghị Ban điều hành phải thực hiện chính sách về giao dịch với bên liên quan do Hội đồng quản trị phê duyệt và đảm bảo các chính sách, thủ tục và công tác kiểm soát phù hợp được xây dựng để hỗ trợ thực thi chính sách. Vai trò của Ban điều hành có thể phê duyệt các giao dịch với bên liên quan dưới Ban điều hành ngưỡng (de minimis) trong phạm vi thẩm quyền được giao. Tất cả các đối với Giao 18 giao dịch với bên liên quan phải được báo cáo thường xuyên cho Hội dịch với bên đồng quản trị hoặc cho ủy ban trực thuộc Hội đồng quản trị thiết lập để liên quan thực hiện mục đích này. Một nhóm trong Ban điều hành nên được đề cử chịu trách nhiệm trong việc thực hiện chính sách về giao dịch với bên liên quan và báo cáo thường xuyên về việc thực hiện này cho Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị chỉ định một ủy ban bao gồm các thành viên HĐQT độc lập phối hợp chặt chẽ với: i. bộ phận tuân thủ nhằm đảm bảo các giao dịch với bên liên quan tuân thủ tất cả các yêu cầu về quy định và chính sách của ngân hàng; ii. bộ phận kiểm toán nội bộ đảm bảo các chính sách và quy trình về giao dịch với bên liên quan được rà soát, kiểm tra thường xuyên và Vai trò của Ủy hiệu quả, và ban trực thuộc 19 iii. kiểm toán bên ngoài nhằm đảm bảo sự hiệu quả của các chính sách HĐQT và quy trình về giao dịch với bên liên quan, theo đó ngân hàng xác định được tất cả các bên liên quan và giao dịch với bên liên quan được đề cập chính xác trong báo cáo tài chính. Mức độ tương tác cởi mở và hiệu quả giữa Ủy ban trực thuộc HĐQT phụ trách giám sát các giao dịch với bên liên quan với các bộ phận tuân thủ, kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài là yếu tố quan trọng để đảm bảo cho ngân hàng có một hệ thống giao dịch với bên liên quan vững chắc. Tất cả các bên liên quan phải được xác định và yêu cầu cung cấp công bố thông tin chi tiết về lợi ích của họ và lợi ích của các bên liên quan tới họ. Ngân hàng phải duy trì cơ sở dữ liệu hiện thời về các thông tin này. Thông tin phải ít nhất bao gồm: Thông tin về i. Tên của cá nhân hoặc bên liên quan mối quan hệ với 20 ii. Cá nhân hoặc tổ chức mà họ liên quan đến bên liên quan iii. Mô tả bản chất của mối quan hệ iv. Mô tả các lợi ích của họ v. Mô tả bất cứ giao dịch nào với ngân hàng vi. Ngày hoàn thành/cập nhật thông báo. Các ngân hàng phải xây dựng chính sách, ngưỡng giao dịch với bên liên Ngưỡng phê quan đối với: duyệt Giao dịch i. Các giao dịch với bên liên quan có ngưỡng tối thiểu mà dưới ngưỡng 21 với bên này cần có sự phê duyệt trước của ban điều hành nhưng không cần liên quan Hội đồng quản trị rà soát và phê duyệt trước; và vẫn cần báo cáo và phê duyệt sau đó của Hội đồng quản trị; - 21 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Nội dung Khuyến nghị ii. Ngưỡng giao dịch với bên liên quan đòi hỏi phải được Hội đồng quản trị phê duyệt/bác bỏ trước và được xác định trong khoảng tối thiểu đến mức phần trăm vốn (được khuyến nghị là đến 3.0% vốn chủ sở hữu theo báo cáo tài chính gần nhất đã được công ty kiểm toán rà soát hoặc kiểm toán); iii. Ngưỡng của các giao dịch với bên liên quan trọng yếu đòi hỏi phải được cổ đông phê duyệt/bác bỏ trước theo tỷ lệ phần trăm vốn (được khuyến nghị là từ 3% trở lên giá trị của vốn chủ sở hữu theo báo cáo tài chính gần nhất đã được công ty kiểm toán rà soát hoặc kiểm toán). Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan phải được xây dựng trên cơ sở xem xét các giao dịch không trọng yếu và giao dịch trọng yếu để Hội đồng quản trị phê duyệt và cũng dành cho việc phê duyệt và báo cáo cổ đông. Quy trình phê Quy trình cần được xây dựng bao gồm: duyệt Giao dịch 22 i. cơ chế phê duyệt; với bên liên ii. tổng giá trị các giao dịch; quan iii. các giao dịch lặp lại; và iv. kết hợp quy định về giới hạn của ngân hàng thương mại, bao gồm các quy định về xác định ngưỡng tổng cho phép đối với tất cả các giao dịch với bên liên quan. Chính sách về giao dịch với bên liên quan phải bao gồm các quy định về: i. Thông tin được công bố; ii. Việc lập hồ sơ về quy trình rà soát và phê duyệt. Tài liệu Giao dịch với bên 23 Xóa nợ hoặc tái cấu trúc hoặc thay đổi điều khoản và điều kiện của các liên quan giao dịch với bên liên quan là một vấn đề quan trọng. Cần phải quy định các biện pháp dự phòng đặc biệt chặt chẽ trong việc phê duyệt và thành viên Hội đồng quản trị độc lập phải rà soát và từ đó bản thân họ phải rà soát vai trò của bên liên quan. Quy trình phê Quy trình cho vay bên liên quan có chất lượng đòi hỏi việc áp dụng chính duyệt Giao dịch sách rủi ro tín dụng của ngân hàng bởi các bên không có mâu thuẫn lợi 24 cho vay bên ích và được hỗ trợ bởi các quy trình tạo hồ sơ, nộp đơn vay, thẩm định và liên quan phê duyệt của đội ngũ quản lý Chính sách cho Nên yêu cầu thêm các chính sách và thủ tục cụ thể để bảo vệ ngân hàng vay bên liên trong giao dịch tín dụng với bên liên quan. Những chính sách và thủ tục quan phù hợp 25 này nên gắn kết với các chính sách khác của ngân hàng và với chính sách với các chính và thủ tục chặt chẽ cho các bên liên quan và giao dịch với các bên liên sách khác quan. - 22 - Phần 2. Các khuyến nghị chính Nội dung Khuyến nghị Một ủy ban của Hội đồng quản trị nên rà soát và giám sát việc theo dõi các GDBLQ, BLQ và quản lý hiệu quả các GDBLQ, bao gồm cả các hoạt động liên quan đến bộ phận chức năng có liên quan bao gồm: i. chức năng tuân thủ; Giám sát các ii. chức năng quản lý rủi ro; giao dịch với 26 iii. chức năng kiểm toán nội bộ (báo cáo lên Ban kiểm soát) bên liên quan iv. chức năng cung cấp thông tin theo đường dây nóng; và v. kiểm toán bên ngoài. Tất cả các giao dịch với các bên liên quan cần phải được báo cáo cho Ban Kiểm Soát và Kiểm toán độc lập. Kiểm toán viên Ủy ban của hội đồng quản trị bao gồm các thành viên độc lập hoặc bên ngoài rà không có mâu thuẫn lợi ích nên rà soát cùng kiểm toán viên bên ngoài 27 soát các giao đối với các phát hiện của họ về chính sách và quy trình GDBLQ nhằm đưa dịch BLQ ra những cải tiến liên tục. Rà soát các giao Ủy ban của Hội đồng quản trị bao gồm các thành viên độc lập hoặc dịch không tuân 28 không có mâu thuẫn lợi ích nên rà soát mọi GDBLQ không tuân thủ các thủ chính sách chính sách của ngân hàng. Lưu giữ hồ sơ về Tất cả các bên liên quan và giao dịch với bên liên quan nên được lập hồ bên liên quan 29 sơ và hồ sơ phải được lưu trữ, cập nhật thường xuyên và dễ dàng truy và GDBLQ cập phục vụ cho các thủ tục kiểm tra giao dịch. Các ngân hàng cần đặt mục tiêu càng minh bạch càng tốt trong các chính sách và thủ tục về giao dịch với bên liên quan. Công bố thông tin có chất lượng về bên liên quan và giao dịch với bên liên quan phải thực chất, toàn diện và cụ thể cho các ngân hàng và từng bên liên quan. Các ngân hàng cần xây dựng và giám sát chính sách để báo cáo thường Minh bạch xuyên, đầy đủ cho ủy ban của hội đồng quản trị và cho hội đồng quản trị thông tin về 30 các thông tin về lợi ích, bên liên quan và giao dịch với bên liên quan. GDBLQ Việc lập báo cáo phải bao gồm các báo cáo cho ủy ban của hội đồng quản trị có liên quan, cho hội đồng quản trị, các cổ đông và công chúng về các bên liên quan và giao dịch với bên liên quan như khuyến nghị nêu trong Bảng 18. Đặc biệt, cổ đông cần nhận được thông tin đầy đủ để có thể đưa ra các quyết định phê duyệt các giao dịch với bên liên quan trọng yếu và trong Báo cáo thường niên về tất cả các giao dịch với bên liên quan. Các ngân hàng cần đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ cho NHNN và Báo cáo gửi cho phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Việc công bố thông tin về các giao dịch các cơ quan 31 với bên liên quan phải phù hợp với tất cả các quy định và chính sách của quản lý ngân hàng và cho phép có thể hiểu được tác động đầy đủ của các giao dịch với bên liên quan tới ngân hàng. - 23 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Phần 3. hướnG tới một khunG Chính SáCh ChunG / Chặt Chẽ dành Cho GdBLQ - áP dụnG CáC điều khoản Quan trọnG Các bước tiếp theo trong quá trình xây dựng một khung chính sách quản lý GDBLQ là: - định nghĩa các bên liên quan; - xác định các bên liên quan; - xác định giao dịch giữa các bên liên quan hoặc giữa ngân hàng và bên liên quan; - đảm bảo các giao dịch không gây tác động tiêu cực đến lợi ích của ngân hàng; - xây dựng quy trình xem xét / phê duyệt; và - minh bạch các GDBLQ bằng cách công bố toàn bộ các thông tin. Hiểu rõ mỗi bước nói trên là bắt buộc. 3.1. Bên liên quan (BLQ) là ai? Khái niệm bên liên quan được xác định là khá rộng để bao gồm trong đó tất cả những người, chủ thể kinh doanh và lợi ích kinh tế của họ có thể tạo ra xung đột lợi ích tiềm tàng hoặc trên thực tế đã phát sinh xung đột lợi ích. Bên liên quan cũng bao gồm những người có một số quyền lực, chức năng hay có ảnh hưởng một cách trực tiếp hoặc gián tiếp trong các giao dịch với ngân hàng mà có thể gây thiệt hại cho ngân hàng. Các bên liên quan có thể là một doanh nghiệp, chủ thể kinh tế khác, tổ chức hoặc cá nhân trong hai nhóm, những người đó là: i. liên quan đến ngân hàng hoặc tổ chức tài chính do mối quan hệ về sở hữu cổ phần; và ii. các mối liên quan khác, bao gồm thành viên HĐQT, cán bộ điều hành cấp cao, các thành viên trong gia đình và lợi ích kinh tế của họ, những người này cũng có thể có một số lợi ích khác trong ngân hàng. Khi đó, ngân hàng cần phải có thiết lập cơ chế để các bên liên quan hoặc các giao dịch của họ với ngân hàng chịu sự điều chỉnh của các quy định quy trình riêng và được giám sát độc lập bởi các bên không liên quan nhằm đảm bảo lợi ích của ngân hàng không bị ảnh hưởng. Định nghĩa về ‘các bên liên quan’ là khác nhau ở mỗi nước và theo nhiều tiêu chí khác nhau. Do đó, trong phạm vi của luật và các quy định hiện hành trong nước, mỗi ngân hàng nên có định nghĩa rõ ràng đối với bên liên quan để tất cả mọi người đều có thể nhận diện họ có phải là bên liên quan của ngân hàng đó hay không. Khái niệm bên liên quan ở mức độ tối thiểu - 24 - Phần 3. Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - áp dụng các điều khoản quan trọng được chấp nhận rộng rãi trên thế giới được nêu tại Chuẩn mực kế toán quốc tế số 24 về công bố bên liên quan. Chuẩn mực này không giống với chuẩn mực kế toán Việt Nam số 26 hoặc định nghĩa bên liên quan trong Luật Các tổ chức tín dụng; IAS 24 quy định chặt chẽ hơn. Trên toàn thế giới, việc áp dụng khái niệm bên liên quan của IAS 24 được coi là ở mức tối thiểu. Bên liên quan là một người hoặc tổ chức liên quan đến tổ chức đang chuẩn bị báo cáo tài chính (trong chuẩn mực này được gọi là " bên /tổ chức báo cáo”). (a) Một người hay một thành viên thân thiết trong gia đình của người đó được coi là liên quan đến tổ chức báo cáo nếu người đó: (i) nắm quyền kiểm soát hoặc đồng kiểm soát tổ chức báo cáo; (ii) có ảnh hưởng đáng kể đối với tổ chức báo cáo; hoặc là (iii) là một nhân sự quản lý chủ chốt của tổ chức báo cáo hoặc của công ty mẹ tổ chức báo cáo. (b) Một tổ chức liên quan đến tổ chức báo cáo nếu có các điều kiện sau: (i) tổ chức và tổ chức báo cáo là thành viên của cùng một tập đoàn (có nghĩa là công ty mẹ và các công ty con là liên quan đến nhau). (ii) Một tổ chức là liên doanh hoặc liên kết với một tổ chức khác (hoặc một liên kết hoặc liên doanh của một tổ chức khác trong cùng một tập đoàn). (iii) Cả hai tổ chức liên doanh với cùng một bên thứ ba. (iv) Một tổ chức là liên doanh với một bên thứ ba và một tổ chức khác là liên kết với bên thứ ba đó. (v) Tổ chức có kế hoạch trả tiền công cho người lao động sau khi nghỉ việc vì lợi ích của người lao động của tổ chức báo cáo hoặc tổ chức liên quan đến tổ chức báo cáo. Nếu tổ chức báo cáo đang sử dụng kế hoạch này thì người chủ doanh nghiệp là có liên quan đến tổ chức báo cáo đó. (vi) Tổ chức được kiểm soát hoặc đồng kiểm soát bởi một cá nhân được xác định ở mục (a) (vii) Một người được xác định ở phần (a) (i) có ảnh hưởng đáng kể đối với tổ chức hoặc là một cán bộ quản lý chủ chốt của tổ chức (hoặc của công ty mẹ của tổ chức). Giao dịch bên liên quan là chuyển giao nguồn lực, dịch vụ hoặc nghĩa vụ giữa tổ chức báo cáo và một bên liên quan, bất kể có tính chi phí hay không. Các thành viên thân thuộc trong gia đình của một người là những thành viên trong gia đình có thể sẽ ảnh hưởng, hoặc bị ảnh hưởng bởi người đó trong các giao dịch của họ với tổ chức, bao gồm: - 25 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM (a) con hoặc người có quan hệ vợ chồng của người đó; (b) con của vợ/chồng của người đó hoặc người có quan hệ vợ chồng; và (c) người phụ thuộc của người đó hoặc vợ/chồng của người đó hoặc người có quan hệ vợ chồng. Trích đoạn - IAS 24 công bố bên liên quan. Luật các tổ chức tín dụng của Việt Nam định nghĩa người có liên quan tại điều 4.28 như sau: là tổ chức, cá nhân có quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với tổ chức, cá nhân khác thuộc một trong các trường hợp sau đây: a) Công ty mẹ với công ty con và ngược lại; tổ chức tín dụng với công ty con của tổ chức tín dụng và ngược lại; các công ty con của cùng một công ty mẹ hoặc của cùng một tổ chức tín dụng với nhau; người quản lý, thành viên Ban kiểm soát của công ty mẹ hoặc của tổ chức tín dụng, cá nhân hoặc tổ chức có thẩm quyền bổ nhiệm những người này với công ty con và ngược lại; b) Công ty hoặc tổ chức tín dụng với người quản lý, thành viên Ban kiểm soát của công ty hoặc tổ chức tín dụng đó hoặc với công ty, tổ chức có thẩm quyền bổ nhiệm những người đó và ngược lại; c) Công ty hoặc tổ chức tín dụng với tổ chức, cá nhân sở hữu từ 5% vốn điều lệ hoặc vốn cổ phần có quyền biểu quyết trở lên tại công ty hoặc tổ chức tín dụng đó và ngược lại; d) Cá nhân với vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh, chị, em của người này; đ) Công ty hoặc tổ chức tín dụng với cá nhân theo quy định tại điểm d khoản này của người quản lý, thành viên Ban kiểm soát, thành viên góp vốn hoặc cổ đông sở hữu từ 5% vốn điều lệ hoặc vốn cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của công ty hoặc tổ chức tín dụng đó và ngược lại; e) Cá nhân được ủy quyền đại diện cho tổ chức, cá nhân quy định tại các điểm a, b, c, d và đ khoản này với tổ chức, cá nhân ủy quyền; các cá nhân được ủy quyền đại diện phần vốn góp của cùng một tổ chức với nhau. Ở Việt Nam, Luật Doanh nghiệp sửa đổi12 (Luật Doanh nghiệp) cũng đưa ra khái niệm về người có liên quan. Khái niệm này là không đồng nhất với khái niệm về bên liên quan được nêu trong Luật các tổ chức tín dụng nhưng nó bao gồm nhiều thành phần hơn, chẳng hạn như định 12 Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH-13. Trong luật này thì khái niệm người có liên quan được định nghĩa ở phần 4.17. - 26 - Phần 3. Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - áp dụng các điều khoản quan trọng nghĩa về các thành viên trong gia đình là rộng hơn và định nghĩa về người quản lý của doanh nghiệp là toàn diện hơn. Ngoài ra, khái niệm nêu tại Luật các tổ chức tín dụng cũng không nhất quán với khái niệm bên liên quan trong chuẩn mực kế toánVAS 2613 hiện đang được áp dụng tại Việt Nam. Để xử lý sự thiếu rõ ràng và không nhất quán này, các ngân hàng nên tự đưa ra định nghĩa riêng của họ về các bên liên quan sao cho đảm bảo phù hợp với quy định được nêu tại Luật các tổ chức tín dụng, Luật Doanh nghiệp, các quy định chứng khoán và chuẩn mực kế toán IAS 24. Hình 1. Các yếu tố cấu thành định nghĩa về bên liên quan các thành viên HĐQT và các mối quan hệ lợi ích các quản lý thành viên cấp cao và gia đình các mối và họ hàng quan hệ Bên lợi ích liên quan cổ đông lớn và các mối các đơn vị quan hệ liên quan lợi ích Nguồn: A. Molyneux, chuyển thể từ D. Risser, Nestoradvisors, 2015 Định nghĩa về bên liên quan nên ở mức độ bao quát và đủ rộng để nắm bắt toàn bộ các bên và các giao dịch phù hợp/có liên quan mà có thể gây ra nguy cơ trục lợi trong tiềm năng điều này không nên dễ dàng bỏ qua/là khó tránh khỏi và có thể được tăng cường/ thực thi một cách hiệu quả14. Danh sách các bên được giả định là ‘các bên liên quan’ không nên được xem là một bản danh sách đầy đủ bởi các bên liên quan khác có thể xuất hiện theo thời gian. Cuối cùng, việc xác định ‘bên liên quan’ được hoặc cần phải được xác định bằng năng lực hiện tại hoặc tương lai của một cá nhân hoặc tổ chức hoặc khả năng ảnh hưởng đến việc đưa ra các quyết định của các ngân hàng. 13 Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 26 về công bố thông tin bên liên quan là không đồng nhất với chuẩn mực kế toán quốc tế IAS số 24. 14 Nguồn: OECD, Hướng dẫn về chống vi phạm giao dịch bên liên quan ở châu Á, Paris, 2009. - 27 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Ở hầu hết các nước, thành viên HĐQT, bao gồm cả thành viên HĐQT không điều hành, thành viên ban kiểm soát, thành viên ban điều hành cấp cao, các cổ đông lớn và các thành viên trong gia đình của họ và bất cứ chủ thể kinh doanh nào liên quan đến những cá nhân này hoặc đến bản thân tổ chức đó đều được coi là "các bên liên quan". Cổ đông dù trực tiếp hay gián tiếp chi phối tối thiểu 5% cổ phần cũng được xem là các bên liên quan. Khuyến nghị 5 Tất cả các ngân hàng thương mại tại Việt Nam nên có định nghĩa riêng cho “bên liên quan”, mà tối thiểu cũng đảm bảo tuân thủ với các quy định pháp lý được nêu tại Luật Doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, các quy định về giao dịch chứng khoán và chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 24. Định nghĩa về bên liên quan nên nêu rõ cho từng người/tổ chức và mối quan tâm của họ với các đối tượng sau đây: i. Các thành viên HĐQT và thành viên Ban kiểm soát; ii. Các vị trí quản lý điều hành cao cấp; iii. Các cổ đông lớn; iv. Các đơn vị liên quan (bao gồm các công ty, quỹ tín thác,…); và Người thân trong gia đình và họ hàng của các thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát, các vị trí quản lý điều hành cao cấp và các cổ đông chính. Mỗi khái niệm trên cần được định nghĩa, lý giải cụ thể nhằm đem lại hiểu biết đầy đủ về các thông lệ quản trị doanh nghiệp tốt đối với các bên liên quan. i) Thành viên HĐQT Thành viên HĐQT (Directors) được kỳ vọng sẽ làm việc vì lợi ích của doanh nghiệp, luôn hành động đúng mực và tránh để xảy ra xung đột lợi ích. Vì vậy, khi định nghĩa bên liên quan thì khái niệm ‘thành viên HĐQT’ nên ở góc độ bao quát, đủ rộng và rõ ràng. Khái niệm thành viên HĐQTphải được định nghĩa đủ rộng để bao gồm trong đó các thành viên HĐQT của ngân hàng, thành viên ban kiểm soát, thành viên HĐQT dự khuyết và thành viên HĐQT ngầm, thành viên điều hành và không điều hành, thành viên của các công ty con hoặc của các đơn vị công ty mẹ và các bên liên quan khác, và các tổ chức công và tư. Khái niệm này cũng bao gồm tất cả những người đang làm việc với vai trò như một thành viên HĐQT, cho dù có được trả lương hay không. Định nghĩa về thành viên HĐQT nhằm xác định các bên liên quan nên bao gồm cả các chủ thể có liên quan đến lợi ích của thành viên HĐQT đó, hoặc lợi ích của đối tác, quản lý cấp cao, các vị trí quản lý quan trọng, đại lý, bên bảo lãnh hoặc cổ đông có tầm ảnh hưởng hoặc có khả năng kiểm soát. Thành viên HĐQT cần công khai với HĐQT của ngân hàng bất kỳ lợi ích nào - 28 - Phần 3. Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - áp dụng các điều khoản quan trọng nếu có liên quan đến các chủ thể và các giao dịch khác, bao gồm cả lợi ích và giao dịch với các bên liên quan, đồng thời không tham gia vào quá trình đưa ra các quyết định có liên quan đến lợi ích của họ. Khuyến nghị 6 Khi xem xét khái niệm bên liên quan, “thành viên HĐQT” nên bao gồm cả những người đang làm việc hoặc coi như là đang làm việc với tư cách một thành viên HĐQT, chủ động và có vai trò quan trọng đối với các quyết định của HĐQT, cho dù thành viên này có được trả lương hay không, bao gồm cả thành viên Ban kiểm soát. ii) Các thành viên Quản lý điều hành cấp cao Theo Luật các tổ chức tín dụng Việt Nam, khái niệm về quản lý điều hành cấp cao như là “quản lý chủ chốt” như sau: (được bao hàm trong định nghĩa về “người quản lý tổ chức tín dụng”: Người quản lý tổ chức tín dụng bao gồm Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị; Chủ tịch, thành viên Hội đồng thành viên; Tổng giám đốc (Giám đốc) và các chức danh quản lý khác15 theo quy định tại Điều lệ của tổ chức tín dụng Luật các TCTD, khoản 31 điều 4 Định nghĩa trên cũng bao gồm các thành viên thân thuộc trong gia đình (vợ/chồng, cha/ mẹ, con, anh chị em) của người quản lý TCTD. Định nghĩa của Luật Các tổ chức tín dụng là một khái niệm hẹp và cần được mở rộng trong thực tế để bao gồm các thành viên thân thuộc trong gia đình của những người quản lý TCTD trong vòng 3 thế hệ (tham khảo thêm phần về các thành viên thân thuộc trong gia đình ở Bảng 3 dưới đây). Định nghĩa của các bên liên quan "nên bao gồm tất cả các chức danh quản lý cấp cao và các thành viên gia đình của họ, nhằm có cái nhìn tổng quan về tất cả những người có khả năng kiểm soát hoặc ảnh hưởng đến việc ra quyết định của ngân hàng, dù là trực tiếp hay gián tiếp. Theo thông lệ quản trị quốc tế tốt hiện nay, các vị trí quản lý cấp cao dưới đây cũng là ‘các bên liên quan’: (i) tất cả các vị trí quản lý điều hành báo cáo lên Tổng giám đốc, hoặc các ủy ban trực thuộc HĐQT; ii. tất cả các thành viên của Ban điều hành ngân hàng; 15 “chức danh quản lý"bao gồm các trưởng bộ phận kinh doanh (ở Việt Nam, đó là các giám đốc chi nhánh cấp 1, cấp 2 hoặc trưởng phòng giao dịch của các NHTM), trưởng ban/phòng tín dụng, nguồn vốn, quan hệ khách hàng, chiến lược, CNTT. - 29 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM iii. các chức danh cao cấp khác như thư ký công ty (hay chánh văn phòng HĐQT, luật sư trưởng, giám đốc tài chính (CFO), giám đốc vận hành (COO), giám đốc Quản lý rủi ro (CRO), Trưởng phòng kiểm toán nội bộ; iv. lãnh đạo các bộ phận kinh doanh (bao gồm giám đốc các chi nhánh cấp 1, cấp 2, và trưởng phòng giao dịch), trưởng phòng tín dụng, vốn, nhân sự, chiến lược, CNTT; và v. nhân viên có thẩm quyền/trách nhiệm phê duyệt các khoản tín dụng có giá trị lớn, bao gồm cả các thành viên của Ủy ban xét duyệt tín dụng. Khái niệm về quản lý cấp cao cũng nên bao hàm cả những lợi ích có liên quan tới họ ở những tổ chức mà họ có vai trò kiểm soát hoặc có ảnh hưởng, một cách trực tiếp hoặc gián tiếp, hoặc họ có thể là những cổ đông được hưởng lợi cuối cùng. Tùy thuộc vào cơ cấu mỗi ngân hàng, có thể có những người khác được coi là “người quản lý chủ chốt/cao cấp” dựa trên khả năng ảnh hưởng đến các quyết định trong nội bộ ngân hàng, đặc biệt là xét đến những giao dịch quan trọng, trong đó việc xác định phương thức cho vay cũng là một tiêu chí quan trọng. Định nghĩa rộng về quản lý cấp cao và chức danh quản lý đang được áp dụng trên toàn thế giới16. Khuyến nghị 7 Bên liên quan nên bao gồm các vị trí quản lý điều hành cao cấp, các nhân viên và những người có liên quan đến lợi ích của họ, là những người trên thực tế có khả năng kiểm soát, ảnh hưởng hoặc có quyền đưa ra quyết định, bao gồm: (i) tất cả các vị trí quản lý điều hành báo cáo lên Tổng giám đốc, hoặc các ủy ban trực thuộc HĐQT; (ii) tất cả các thành viên của Ban điều hành ngân hàng; (iii) các chức danh cao cấp khác như thư ký công ty (hay chánh văn phòng HĐQT, luật sư trưởng, giám đốc tài chính (CFO), giám đốc vận hành (COO), giám đốc Quản lý rủi ro (CRO), Trưởng phòng kiểm toán nội bộ; (iv) lãnh đạo các bộ phận kinh doanh (bao gồm giám đốc các chi nhánh cấp 1, cấp 2, và trưởng phòng giao dịch), trưởng phòng tín dụng, vốn, nhân sự, chiến lược, CNTT; và v. nhân viên có thẩm quyền/trách nhiệm phê duyệt các khoản tín dụng có giá trị lớn, bao gồm cả các thành viên của Ủy ban xét duyệt tín dụng. 16 Singapore đưa ra định nghĩa về “quản lý cấp cao” tương đối rộng trong thông báo số 643 của Cơ quan quản lý tiền tệ Singapore. - 30 - Phần 3. Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - áp dụng các điều khoản quan trọng iii) Cổ đông lớn/chính Bên liên quan cũng là các cổ đông/nhóm cổ đông lớn căn cứ trên tỷ lệ sở hữu cổ phần. Luật Việt Nam quy định: Bên liên quan của một doanh nghiệp là tổ chức, cá nhân sở hữu đến mức chi phối việc ra quyết định của các cơ quan quản lý ở doanh nghiệp đó17. Luật Doanh nghiệp, khoản 17.g điều 4 Luật Doanh nghiệp không quy định cụ thể tỷ lệ nắm giữ cổ phần của cổ đông lớn và bên liên quan. Điều này không có gì là quá ngạc nhiên. Luật của Úc tương tự cũng không có ngưỡng quy định cụ thể đối với các cổ đông lớn mà chỉ nêu ra "lợi ích lớn" là lợi ích có khả năng chi phối việc ra quyết định/biểu quyết của thành viên HĐQT18. Trong những trường hợp này, mỗi ngân hàng nên tự đưa ra tỷ lệ phù hợp của mình căn cứ trên tình hình hiện tại của ngân hàng, và tỷ lệ này thường là khoảng 5% hoặc thấp hơn. Các cơ quan quản lý hoặc bản thân các ngân hàng khu vực Châu Á đưa ra mức nắm giữ 5% cổ phần đối với một cổ đông hoặc một nhóm cổ đông có liên quan như là ngưỡng xác định bên liên quan đối với các cổ đông lớn. Singapore đặt ra ngưỡng 5%. Luật công ty của Malaysia cũng đặt ra ngưỡng 5% cho các cổ đông lớn theo luật công ty của nước này. Luật Các tổ chức tín dụng của Việt Nam đặt ra quy định chặt hơn cho các ngân hàng so với Luật Doanh nghiệp, cụ thể là: Khoản 26 điều 4 quy định cổ đông lớn của tổ chức tín dụng cổ phần là cổ đông sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 5% vốn cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của tổ chức tín dụng cổ phần đó. Ngoài ra, khoản 28.c điều 4 quy định bên liên quan cũng bao gồm cổ đông sở hữu từ 5% vốn điều lệ trở lên tại công ty hoặc tổ chức tín dụng đó19. Nghị định 59/2009/NĐ-CP20 cũng quy định “mức cổ phần trọng yếu là mức cổ phần chiếm từ 5% vốn cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của ngân hàng”. Các ngân hàng Việt Nam được khuyến nghị áp dụng mức 5% theo Luật Các tổ chức tín dụng hoặc một tỷ lệ thấp hơn nếu thấy cổ đông đó có vai trò quan trọng. 17 Luật Doanh nghiệp, khoản 17.g điều 4. 18 Hướng dẫn số 76 của ASIC về giao dịch bên liên quan, RG 76.32, 2011. 19 Luật các TCTD, khoản 28.c điều 4. 20 Nghị định 59/2009/NĐ-CP khoản 11 điều 5. - 31 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Các ngân hàng có thể mong muốn áp dụng một ngưỡng thấp hơn so với quy định nếu họ tỏ ra thận trọng với việc tìm kiếm và xác định các bên liên quan. Một ngưỡng như vậy nên được xem xét trong tổng thể mối liên hệ với các cổ đông và nhóm cổ đông hiện hữu (bao gồm các cá nhân, các tổ chức) có liên quan hoặc có khả năng chi phối. Luật các tổ chức tín dụng tập trung vào mức độ sở hữu như là tiêu chí để xác định bên liên quan. Thực tế trên thế giới đang tập trung vào một khía cạnh rộng hơn đó là "khả năng kiểm soát và chi phối việc ra quyết định”. Các ngân hàng nên xem xét các cổ phần chi phối của công ty/ngân hàng mẹ và các công ty khác trong cùng tập đoàn khi tìm cách phân định rõ các cổ đông lớn bởi công ty mẹ có khả năng ảnh hưởng đáng kể đến các quyết định của công ty con. Bất kỳ chính sách nào liên quan đến GDBLQ cũng nên nêu ra tính minh bạch của các bên liên quan trong cấu trúc sở hữu phức tạp khi mà tình trạng sở hữu chéo luôn tồn tại. Trong hình 2 dưới đây, nhánh cổ đông 1 đại diện cho một mối quan hệ sở hữu tương đối phức tạp với một loạt các công ty mẹ. Điều quan trọng là khi xem xét các cổ đông lớn, mỗi tổ chức nên được xem xét trong mối quan hệ với công ty (nắm quyền) kiểm soát hoặc công ty con. Nhóm cổ đông 2 cho thấy một mối quan hệ đơn giản chỉ với một cổ đông lớn. Hình 2. Ví dụ về nhóm cổ đông lớn *Cổ đông lớn Theo nhánh cổ đông thứ 1 Theo nhánh cổ đông thứ 2 51% *Công ty 5% mẹ 51% *Công ty mẹ 51% *Công ty *Cổ đông mẹ 5% lớn Ngân *Cổ đông hàng 5% lớn *Cổ đông 5% lớn *Bao gồm các công ty (nắm quyền) kiểm soát và các công ty con (nếu có) Nguồn: Nestoradvisors, D. Risser, 2015. - 32 - Phần 3. Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - áp dụng các điều khoản quan trọng Ở Việt Nam, thông tin về cổ phần nắm giữ có xu hướng không rõ ràng. Trong việc xác định một cổ đông lớn hoặc cổ phần của một nhóm các công ty/tổ chức, mỗi cổ đông/tổ chức nên được xem xét cùng với các công ty (nắm quyền) kiểm soát, công ty con, công ty liên kết của họ và nên bao gồm cả những cổ phần được nắm giữ một cách trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các bên liên quan. Thiếu minh bạch về người hưởng lợi cuối cùng đồng nghĩa với việc các bên liên quan thực sự không dễ dàng được xác định. Ở nhiều nước21, cổ đông lớn (những người nắm giữ trên 5% cổ phần, bao gồm cả những cổ phần được nắm giữ thông qua các bên hoặc các tổ chức khác) được yêu cầu phải thông báo cho ngân hàng tổng số cổ phần của họ và của các bên liên quan đến họ. Để minh bạch thông tin, các ngân hàng có thể cung cấp cho toàn bộ các cổ đông theo định kỳ hàng năm thông tin về số cổ phần được cổ đông nắm giữ trực tiếp và gián tiếp. Trong chính sách dành cho GDBLQ, các ngân hàng có thể đưa ra yêu cầu các cổ đông phải công khai toàn bộ những cổ phần họ đang nắm giữ trực tiếp hoặc gián tiếp. Danh sách các cổ đông lớn nên được ngân hàng công bố trong báo cáo thường niên và trên website của mình. Ở nhiều quốc gia, trong đó có Thụy Sĩ, Na Uy, Anh, Thụy Điển, Hà Lan, In- donesia, yêu cầu công bố thông tin này và các thông tin liên quan như quỹ tín thác và các công ty trung gian của ngân hàng. Trung gian trong nước nắm giữ cổ phần cho một bên khác nên được pháp luật hoặc chính ngân hàng yêu cầu cung cấp thông tin này. Khuyến nghị 8 Các ngân hàng cần nhận ra rằng các bên liên quan thường là các cổ đông lớn hiện đang nắm giữ hoặc có khả năng chi phối đến ít nhất 5% cổ phần của ngân hàng một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Để minh bạch thông tin, các cổ đông lớn hiện nắm giữ ít nhất 5% cổ phần nên được yêu cầu cung cấp thông tin về bản thân họ và những bên có liên quan cho ngân hàng. Nhóm cổ đông có liên quan đang nắm giữ tối thiểu 5% cổ phần cũng nên được xếp vào nhóm các cổ đông lớn. Các thông lệ quốc tế tập trung vào nhóm người có khả năng kiểm soát hoặc chi phối việc ra quyết định của ngân hàng. iv) Công ty/tổ chức liên quan Theo thông lệ hiện nay, một tổ chức được coi là bên liên quan nếu là: • Công ty mẹ; • Công ty con; • Công ty (nắm quyền) kiểm soát (có thể dưới hình thức như công ty liên kết, công ty hợp danh, hoặc công ty chị em (sister or fellow company); • Công ty đồng kiểm soát. 21 Ireland, Na Uy, Anh, Thụy Điển, Ý, Hà Lan và Indonesia là một trong những nước có yêu cầu này. - 33 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Các tổ chức trong một nhóm liên quan đến nhau có thể dẫn tới nguy cơ lạm dụng giao dịch bên liên quan bởi mỗi tổ chức trong nhóm dù trực tiếp hay gián tiếp cũng sẽ có tác động chi phối đến các tổ chức còn lại trong nhóm. Mỗi tổ chức trong một nhóm, dù là công ty tài chính hoặc phi tài chính, công ty niêm yết hoặc không niêm yết, công ty đại chúng hoặc tư nhân, hoặc một loại hình tổ chức khác, đều được coi là có mối liên hệ với nhau. Ví dụ, nếu một tổ chức là thành viên của một tập đoàn thì có nghĩa là công ty mẹ, và các công ty con đều có liên quan đến nhau. Nếu một tổ chức là một công ty liên kết hoặc công ty liên doanh với một công ty khác hoặc với một công ty của 1 tập đoàn thì tất cả những công ty này đều được coi là có liên quan. Các đơn vị liên quan sẽ bao gồm bất kỳ chi nhánh, công ty đồng kiểm soát, công ty liên doanh, công ty liên kết của ngân hàng mà có khả năng kiểm soát hoặc chi phối đáng kể quá trình ra quyết định của ngân hàng. Thành viên HĐQT của các đơn vị liên quan này cũng được coi là các bên liên quan và quản lý cấp cao của công ty mẹ/tập đoàn cũng được xem là các bên liên quan nếu họ trực tiếp hoặc gián tiếp chịu trách nhiệm về các hoạt động của ngân hàng hoặc bất kỳ đơn vị nào khác hoạt động tại Việt Nam. Hình 3. các tổ chức liên quan Lớp thứ 1 Công ty mẹ/Tập đoàn sở hữu ngân hàng Các công ty con và công ty thuộc quyền kiểm soát của công ty mẹ/tập đoàn sở hữu Lớp thứ 2 ngân hàng Lớp thứ 3 Các công ty con và công ty thuộc quyền kiểm soát của ngân hàng Hình 4. các tổ chức liên quan Công ty mẹ của ngân hàng Lớp thứ 1 Công ty con và công ty (nắm quyền) Lớp thứ 2 kiểm soát công ty mẹ Ngân hàng Công ty con và Lớp thứ 3 công ty thuộc quyền kiểm soát của ngân hàng Nguồn: Nestoradvisors, D. Risser, 2015. - 34 - Phần 3. Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - áp dụng các điều khoản quan trọng Theo Luật các TCTD của Việt Nam, khoản 30 điều 4, Công ty con của tổ chức tín dụng là công ty thuộc một trong các trường hợp sau đây: a) Tổ chức tín dụng hoặc tổ chức tín dụng và người có liên quan của tổ chức tín dụng sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc trên 50% vốn cổ phần có quyền biểu quyết b) Tổ chức tín dụng có quyền trực tiếp hoặc gián tiếp bổ nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Tổng giám đốc (Giám đốc) của công ty con c) Tổ chức tín dụng có quyền sửa đổi, bổ sung điều lệ của công ty con d) Tổ chức tín dụng và người có liên quan của tổ chức tín dụng trực tiếp hay gián tiếp kiểm soát việc thông qua nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của công ty con. Luật các TCTD khoản 30 điều 4 Công ty liên kết được định nghĩa như sau: Công ty liên kết của tổ chức tín dụng là công ty trong đó tổ chức tín dụng hoặc tổ chức tín dụng và người có liên quan của tổ chức tín dụng sở hữu trên 11% vốn điều lệ hoặc trên 11% vốn cổ phần có quyền biểu quyết, nhưng không phải là công ty con của tổ chức tín dụng đó. Luật các TCTD khoản 29 điều 4 Ngưỡng xác định tỷ lệ sở hữu đối với công ty liên kết là khoảng từ 11% đến 50% cổ phần và đối với các công ty con là trên 50%. Các ngân hàng nên tự xác định liệu khái niệm về bên liên quan mà họ đưa ra đã bao gồm các công ty mà trong đó bản thân ngân hàng đang đóng vai trò là thành viên HĐQT, đối tác, thành viên ban điều hành, đại lý, hoặc bảo lãnh. Khái niệm này cũng có thể áp dụng cho khách hàng của ngân hàng, nhà cung cấp, hoặc đại lý nói chung mà các ngân hàng giao dịch/kinh doanh chỉ đơn thuần do có sự phụ thuộc về kinh tế. - 35 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Khuyến nghị 9 Khái niệm về ngân hàng nên bao gồm các bên liên quan và các tổ chức liên quan như: i. Tập đoàn/công ty mẹ; ii. Công ty con; iii. Công ty (nắm quyền) kiểm soát (còn gọi là công ty liên kết, công ty liên doanh hoặc công ty chị em (sister company); iv. Công ty đồng kiểm soát. Thành viên HĐQT và các vị trí quản lý cấp cao của công ty mẹ cũng được xem là các bên liên quan. Thành viên HĐQT của các đơn vị liên quan cần phải được xem là các bên liên quan. v) Các thành viên trong gia đình Một thành tố quan trọng của định nghĩa ‘bên liên quan’ là các mối quan hệ trong gia đình. Định nghĩa phải được xây dựng trên mối quan hệ rộng với các thế hệ trong gia đình của những người có vai trò chủ chốt (thành viên HĐQT, ban kiểm soát và các vị trí quản lý điều hành cấp cao). Định nghĩa sẽ bao gồm gia đình hiện tại, có cùng huyết thống và ngoài huyết thống, họ hàng thế hệ thứ hai trong gia đình (cô dì, chú bác, cháu trai và cháu gái, anh em họ, anh chị em dâu/rể) và họ hàng thế hệ thứ ba trong gia đình (ông bà, cháu nội/ngoại hoặc tương đương) và người thân của các thành viên trong gia đình của các thành viên HĐQT và quản lý cấp cao. Hướng dẫn của OECD năm 200922 cho thấy nên áp dụng các mối quan hệ gia đình trong vòng ba thế hệ. Bảng 3. Mối quan hệ giữa các thế hệ trong gia đình Vợ/chồng (hoặc người có quan hệ vợ chồng), anh chị em, bố mẹ, con (bao gồm con Thế hệ thứ 1 có giá thú và con ngoài giá thú) Thế hệ thứ 2 Anh em họ, anh chị em dâu rể, cô chú, cháu trai, cháu gái Thế hệ thứ 3 Ông bà, cháu nội ngoại và các mối quan hệ khác tương ứng Nguồn: trích từ D. Risser, Nestoradvisors, 2015. Định nghĩa về các thành viên gia đình trong Luật Các tổ chức tín dụng là hẹp và chỉ hạn chế với các thành viên gia đình thế hệ thứ nhất (vợ, chồng, cha mẹ, con cái và anh chị em ruột). Do đó có khả năng loại trừ nhiều bên liên quan, là những người có thể tạo ra các giao dịch mang 22 OECD (2009), Hướng dẫn về chống vi phạm giao dịch bên liên quan ở châu Á. - 36 - Phần 3. Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - áp dụng các điều khoản quan trọng tính tư lợi. Định nghĩa đầy đủ về các thành viên thân thuộc trong gia đình theo quy định tại IAS 24 đã không được phản ánh tại Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 26. Định nghĩa của IAS 24 sẽ là đầy đủ hơn, cụ thể: “các thành viên thân thuộc trong gia đình của một người là người có thể chi phối hoặc bị chi phối bởi người đấy trong các giao dịch của họ với tổ chức”. IAS 24 về công bố bên liên quan Yếu tố quan trọng để xác định một thành viên trong gia đình là dựa trên khả năng chi phối hoặc bị chi phối bởi mối quan hệ với thành viên HĐQT, Ban kiểm soát, các vị trí quản lý điều hành cấp cao hoặc cổ đông. IAS 24 đã đặt ra nền tảng cho việc xây dựng định nghĩa về bên liên quan và các thành viên gia đình và đã được áp dụng tại Hồng Kông, Singapore, Malaysia và Anh; đồng thời được khuyến cáo như là một tiêu chuẩn tối thiểu mang tính toàn cầu để xác định các bên liên quan và GDBLQ. Khuyến nghị 10 Khái niệm bên liên quan nên bao gồm cả người thân trong gia đình của các thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát và các vị trí quản lý cấp cao, và người thân trong phạm vi ba đời của các thành viên này. vi) Các thông lệ tốt khác trong việc xác định các bên liên quan Thông lệ thực hành tốt khác trong việc xác định các bên liên quan như: • HĐQT nắm quyền tuyên bố một cá nhân hay một tổ chức là bên liên quan của ngân hàng dựa trên quan điểm riêng của họ bởi sẽ khó có thể có một định nghĩa về bên liên quan đủ để bao gồm toàn bộ các bên liên quan hiện hữu và những bên có khả năng trở thành bên liên quan. • Các công ty liên doanh nên nằm trong định nghĩa bên liên quan. • Định nghĩa bên liên quan nên mở rộng cho các mối quan hệ có liên quan trong hiện tại và các mối quan hệ nào đó trong phạm vi các mối quan hệ đã được giới hạn trong định nghĩa và/hoặc đã có trong vòng một năm qua. 3.2. Xung đột lợi ích Không có một định nghĩa nào được cả thế giới thống nhất về “xung đột lợi ích”, tuy nhiên thuật ngữ này vẫn được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch thương mại và pháp lý và được thừa nhận trong bộ các quy tắc đạo đức kinh doanh như là một vấn đề luôn có thể xuất hiện vào - 37 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM bất cứ lúc nào. Xung đột lợi ích có thể được định nghĩa như là "hành vi theo đuổi lợi ích của một cá nhân hoặc tổ chức nhưng trên cơ sở chi phí lợi ích của người khác"23. Xung đột lợi ích đề cập đến tình huống mà các thành viên HĐQT, quản lý cấp cao, cổ đông, nhân viên hay những người có quyền lợi trực tiếp khác đấu tranh vì lợi ích của họ mà theo đó xung đột có hoặc có khả năng xảy ra hoặc có thể mâu thuẫn với vai trò/nhiệm vụ của người đó tại ngân hàng. Ví dụ, xung đột lợi ích có thể xảy ra nếu một thành viên HĐQT do một cổ đông đề cử và cổ đông này yêu cầu thành viên HĐQT làm việc vì lợi ích của cổ đông đó với chi phí được tính vào chi phí hoạt động của ngân hàng hoặc nếu lợi ích cá nhân của thành viên HĐQT mâu thuẫn với lợi ích của ngân hàng. Xung đột lợi ích là khi một người quan sát độc lập có thể nhận thấy một thành viên Hội đồng quản trị chủ động hoặc bị động hành động không phải vì lợi ích tốt nhất của công ty (không nhất thiết là do động cơ tài chính). Điều này là đúng ngay cả khi không có dấu hiệu nào cho thấy thành viên HĐQT sẽ hành động theo cách như vậy - chỉ cần luôn có ý thức về sự tồn tại của xung đột lợi ích là đủ. Giao dịch với bên liên quan là một phần cụ thể của xung đột lợi ích lớn và cần được chủ động kiểm soát và ngăn chặn. Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng đã nêu ra các nguyên tắc quản trị doanh nghiệp cho các ngân hàng, trong đó nêu rõ trách nhiệm của HĐQT liên quan đến xung đột lợi ích trong đoạn 83: "HĐQT nên có chính sách (bằng văn bản) đối với vấn đề xung đột lợi ích và có quy trình thực thi chính sách. Chính sách nên bao gồm: • trách nhiệm của mỗi thành viên, trong khả năng của mình,tránh để xảy ra các hoạt động có thể tạo ra hoặc có khả năng nảy sinh xung đột lợi ích; • ví dụ về tình huống nảy sinh xung đột lợi ích đối với thành viên HĐQT; • quy trình xem xét và phê duyệt nghiêm ngặt đối với các thành viên HĐQT trước khi họ tham gia vào các hoạt động nhất định (chẳng hạn như tham gia vào một HĐQT khác) để đảm bảo không tạo ra xung đột lợi ích từ các hoạt động đó; • trách nhiệm của mỗi thành viên phải thông báo kịp thời bất cứ vấn đề gì có thể dẫn đến, hoặc đã dẫn đến xung đột lợi ích; • trách nhiệm của một thành viên không tham gia bỏ phiếu cho bất kỳ vấn đề gì mà thành viên đó có thể nảy sinh xung đột lợi ích hoặc làm cho thành viên đó không thực hiện được đầy đủ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình đối với ngân hàng; • quy trình thực thi GDBLQ theo nguyên tắc thị trường độc lập; và • cách HĐQT xử lý vi phạm khi không tuân thủ chính sách. BCBS, nguyên tắc quản trị doanh nghiệp cho các ngân hàng, năm 2015. 23 IOSCO, Hướng dẫn quản lý hiệu quả Xung đột lợi ích ở các tổ chức trung gian thị trường, Madrid, tháng 10/2010. - 38 - Phần 3. Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - áp dụng các điều khoản quan trọng Trong quản trị doanh nghiệp, thành viên HĐQT và các thành viên ban điều hành, các vị trí quản lý cấp cao đặc biệt có nhiệm vụ trung thành với doanh nghiệp và không cho phép họ hoạt động hay tham gia vào một quyết định mà lợi ích của họ có thể mâu thuẫn với lợi ích của doanh nghiệp. Những cá nhân này sẽ luôn phải hành động vì lợi ích tốt nhất của doanh nghiệp và trong phạm vi có thể sẽ tránh không nảy sinh tư tưởng dẫn tới xung đột lợi ích. Ở Việt Nam, Nghị định 59/2009/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của ngân hàng thương mại đã chỉ rõ: “Nghĩa vụ của thành viên HĐQT, thành viên Ban Kiểm soát, người điều hành, Giám đốc chi nhánh, Giám đốc Sở Giao dịch, Giám đốc công ty trực thuộc, Giám đốc đơn vị sự nghiệp là trung thành với lợi ích của ngân hàng; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của ngân hàng, lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của ngân hàng để thu lợi cá nhân hoặc để phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác hoặc làm tổn hại tới lợi ích của ngân hàng”24. Xung đột lợi ích không được quy định tại Luật Các tổ chức tín dụng. Tuy nhiên, vấn đề này được đề cập đến trong một vài văn bản mà có thể làm nảy sinh tình huống xung đột lợi ích, các bên có thể tạo ra xung đột lợi ích (thành viên HĐQT, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc hoặc các vị trí quản lý khác) phải không được tham gia vào quá trình ra quyết định hoặc tham gia biểu quyết25 như là một quy định đương nhiên. Xung đột lợi ích có được nêu ra tại Thông tư 121/2012/TT-BTC (Chương V). Giao dịch với bên liên quan luôn có khả năng ẩn chứa xung đột lợi ích bởi 2 nội dung này có mối liên hệ khá mật thiết. 24 Nghị định 59/2009/NĐ-CP, khoản 3 điều 28. 25 Luật các tổ chức tín dụng, Điều 65.4 và Điều 67.2 (i) và Nghị định 59/2009 /NĐ-CP, Điều 48.7 và Điều 70.3.c loại trừ các thành viên này biểu quyết hoặc ra quyết định khi có xung đột lợi ích. Luật các TCTD Điều 34 đề cập đến một số tình huống mà việc đồng thời nắm giữ các chức danh bị cấm bởi việc này có thể nảy sinh xung đột lợi ích. - 39 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Hình 5. Mối quan hệ giữa xung đột lợi ích và GDBLQ Các tình huống GDBLQ khác có nảy sinh mâu thuẫn lợi ích các tình huống xung đột lợi ích Nguồn: D. Risser, Nestoradvisors, 2015. Để xác định khả năng xảy ra xung đột lợi ích và GDBLQ, thành viên HĐQT hoặc người nắm quyền kiểm soát khác và/hoặc chi phối đáng kể trong ngân hàng nên định kỳ hàng năm công bố các quyền lợi có liên quan của họ và bất cứ khi nào phát sinh thay đổi26. Ngoài ra, ngân hàng nên duy trì danh sách của các bên liên quan nhằm xác định/lưu ý đối với các giao dịch đòi hỏi có quy trình xử lý hoặc phê duyệt riêng. Một vài tình huống về xung đột lợi ích không liên quan đến GDBLQ có thể kể đến như: • ngân hàng đầu tư vốn ủy thác vào chính các sản phẩm của ngân hàng đó; • ngân hàng ưu tiên một khách hàng hơn một khách hàng khác và cả hai khách hàng đó đều không phải là bên liên quan; • ngân hàng đối xử không công bằng đối với các khách hàng hoặc thu phí không công khai, hoặc không được pháp luật cho phép, hoặc là không hợp lý; • thành viên HĐQT hoặc các thành viên quản lý cấp cao nhận quà của tổ chức đang đăng ký khoản vay thương mại với ngân hàng; • thành viên HĐQT nắm giữ các vị trí quản lý cấp cao hoặc đang tư vấn tại một ngân hàng khác đang là đối thủ cạnh tranh với ngân hàng mà họ đang là thành viên HĐQT; hoặc là 26 Luật các tổ chức tín dụng Điều 38.6, Luật Doanh nghiệp Điều 71.1.c . - 40 - Phần 3. Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - áp dụng các điều khoản quan trọng • nếu ngân hàng, thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát, cán bộ, nhân viên có các hành vi phi đạo đức, chẳng hạn như giao dịch cổ phiếu dựa trên các thông tin nhạy cảm và bí mật của ngân hàng. Khuyến nghị 11 Tất cả các nhân viên ngân hàng và thành viên HTQT, thành viên Ban kiểm soát nên tránh những tình huống làm nảy sinh hoặc có khả năng nảy sinh xung đột lợi ích. Bất kỳ thông tin nào có thể dẫn đến xung đột lợi ích, thông tin về các bên liên quan và quyền lợi của họ nên được công bố hàng năm hoặc mỗi khi có thay đổi xảy ra. Các thành viên này không nên tham gia vào các cuộc thảo luận, đưa ra quyết định hoặc tham gia biểu quyết đối với những vấn đề mà họ có xung đột lợi ích. GDBLQ luôn được xem là gắn liền với xung đột lợi ích và nên được chủ động theo dõi và có những quy định cụ thể. 3.3. Giao dịch bên liên quan (GDBLQ) Sau khi đã làm rõ thế nào là một bên liên quan thì bước tiếp theo là xác định các GDBLQ và đặt ra quy trình phê duyệt GDBLQ tương ứng. Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 26 - thông tin về các bên liên quan, theo đó điều 5 định nghĩa giao dịch của bên liên quan là: “Là việc chuyển giao các nguồn lực hay các nghĩa vụ giữa các bên liên quan, không xét đến việc có tính giá hay không”. Trong thực tế, định nghĩa về “một giao dịch” có nghĩa là bất kỳ giao dịch nào giữa một ngân hàng ở Việt Nam hay một công ty thuộc một tập đoàn ngân hàng, với bất kỳ bên liên quan nào của ngân hàng. GDBLQ trong ngân hàng có nghĩa là tất cả sự tiếp xúc hay giao dịch, bao gồm cả những giao dịch như hợp đồng dịch vụ, mua sắm tài sản, bán hàng, hợp đồng xây dựng, hợp đồng cho thuê tài chính, hợp đồng cho vay và xử lý rủi ro tín dụng. Danh sách đưa ra ở phần 4.4.1 cho thấy các giao dịch này có thể là GDBLQ trong các ngân hàng Việt Nam. Có thể còn có nhiều giao dịch khác cũng nên được coi như GDBLQ ngoài danh sách các giao dịch đã nêu ở phần 4.4.1. Các giao dịch này sẽ chiếm một lượng lớn các giao dịch nằm trong phạm vi của Sổ tay này và sẽ theo quy trình rà soát/phê duyệt được khuyến nghị tại sổ tay. Đặc biệt, GDBLQ trong ngân hàng sẽ bao gồm cả giao dịch cấp tín dụng, cung cấp dịch vụ thanh toán, cho vay, bao thanh toán và bảo lãnh ngân hàng. Để quản lý một lượng lớn các GDBLQ hiệu quả, đảm bảo minh bạch thông tin, cần phân chia GDBLQ theo tầm quan trọng và đặc điểm của mỗi GDBLQ. Trong một đánh giá của OECD về giao dịch bên liên quan, "tất cả các nền kinh tế được khảo sát đã chuyển từ việc kiểm soát các - 41 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM giao dịch sang việc tạo ra quy trình phê duyệt và công bố thông tin. Một phần của quy trình này là việc chia các GDBLQ thành những nhóm mà họ coi là an toàn"27, và ở một mức độ cao hơn là các giao dịch trọng yếu không thường xuyên. Việt Nam cũng được khuyến nghị nên theo mô hình này. Đó là thông lệ thực hành tốt đối với các cơ quan quản lý. Nếu ngân hàng không thực hiện tốt quy định này, các nhà quản lý nên xác lập ra một mức độ trọng yếu hoặc một ngưỡng tối thiểu (de minimis) mà dưới mức quy định đó thì các GDBLQ đơn lẻ hoặc một nhóm các GDBLQ được coi là phi trọng yếu, chiếm một lượng không đáng kể và không cần mất quá nhiều thời gian vào quy trình phê duyệt. Tuy nhiên, GDBLQ này nếu được phê duyệt vẫn phải được báo cáo cho ngân hàng và nằm trong kế hoạch phê duyệt tổng thể của HĐQT và được thể hiện trong các báo cáo tài chính. Các giao dịch tương tự với một cá nhân hay tổ chức cũng cần được tổng hợp lại để xác định liệu giao dịch đó có ở dưới ngưỡng tối thiểu không. Một số quốc gia đặt ra quy định về ngưỡng tối thiểu cho các GDBLQ. Theo đó các yêu cầu nghiêm ngặt của cơ quan quản lý là không bắt buộc mà họ chỉ kỳ vọng ngân hàng sẽ lưu tâm đến các yêu cầu này khi thực hiện các GDBLQ. Mỗi quốc gia đặt ra một ngưỡng tối thiểu riêng, tuy nhiên nhiều quốc gia đưa ra ngưỡng tối thiểu là khoảng 100.000 USD. Một số quốc gia khác lại căn cứ vào quy mô của giao dịch so với tổng vốn. Bảng 4. Ví dụ về ngưỡng tối thiểu Ngưỡng tối thiểu (quy Quốc gia Ngưỡng tối thiểu đổi sang USD) Hồng Kông Mỗi GDBLQ < 1.000.000 đô la Hồng Kông 125.000 Singapore Mỗi GDBLQ <100.000 đô la Singapore 73.000 Ireland Mỗi GDBLQ 25.000 Euro hoặc<0.5% vốn điều lệ 30.000 Mỗi GDBLQ ≤ 0.25% tổng tài sản, tổng lợi nhuận, Anh vốn hóa, tổng vốn Thái Lan Mỗi GDBLQ <5.000.000 Baht 150.000 Malaysia Mỗi GDBLQ <250.000 Ringit 76.000 Quy định của Việt Nam cho đến nay chưa đặt ra ngưỡng tối thiểu nào. Trong trường hợp chưa có quy định này, mỗi ngân hàng được khuyến cáo tự xác lập một ngưỡng tối thiểu riêng cho mỗi GDBLQ và ngưỡng tối thiểu cho toàn bộ các GDBLQ tương tự của cùng một bên, các GDBLQ có giá trị dưới ngưỡng tối thiểu này thì không cần trải qua quy trình phê duyệt của ngân hàng. Việc xác lập ra một ngưỡng giá trị cụ thể sẽ làm cho việc che dấu GDBLQ trở nên khó khăn hơn và cũng khó để lách khỏi các quy định của ngân hàng đối với GDBLQ. 27 OECD, giao dịch bên liên quan và quyền của các cổ đông nhỏ, Paris, 2012, trang 22. - 42 - Phần 3. Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - áp dụng các điều khoản quan trọng Ngưỡng tối thiểu nên đủ thấp để mỗi GDBLQ đều sẽ bị đặt dưới dự giám sát của hội đồng quản trị và tuân theo quy trình phê duyệt của ngân hàng. Các ngân hàng tư nhân sẽ được lựa chọn ngưỡng tối thiểu thấp hơn cho họ và thấp hơn so với bất kỳ quy định nào của nhà quản lý (nếu có) để thể hiện cam kết kiểm soát GDBLQ của ngân hàng. Khuyến nghị 12 Tất cả thông tin về các bên liên quan và GDBLQ nên được báo cáo cho hội đồng quản trị. Các cơ quan quản lý (hoặc nếu chưa có quy định pháp lý thì ngân hàng) nên đặt ra quy định ở ngưỡng phê duyệt ở mức thấp (low ‘de minimis’) đối với mỗi GDBLQ đơn lẻ hoặc tổng giá trị các GDBLQ với cùng một bên liên quan mà dưới mức này ban điều hành được phép phê duyệt trước sau đó báo cáo lên HĐQT xin phê duyệt tổng thể. Các ngân hàng nên tự đặt ra các ngưỡng tối thiểu của mình. Mức này có thể thấp hơn so với quy định của cơ quan quản lý để thể hiện sự cam kết kiểm soát GDBLQ của mỗi ngân hàng. Các giao dịch được coi là trọng yếu có giá trị trên mức tối thiểu, và việc thiết lập ngưỡng tối thiểu cho các giao dịch này cũng theo một cơ chế phê duyệt đa dạng. HĐQT có vai trò chính trong việc phê duyệt các GDBLQ này và đôi khi các cổ đông sẽ được yêu cầu tham gia vào quá trình phê duyệt. Tại khu vực MENA, sự xuất hiện của GDBLQ là phổ biến và đã có nhiều GDBLQ bị lạm dụng trong quá khứ, do vậy sự tham gia của các cổ đông vào quy trình phê duyệt đóng vai trò chính và ngưỡng tối thiểu cũng được quy định khá thấp. Ở các nước châu Á, ngưỡng tối thiểu cho các GDBLQ trọng yếu cần có sự đồng ý của cổ đông. Các GDBLQ trọng yếu như vậy sẽ có cơ chế phê duyệt và yêu cầu công bố thông tin riêng. Khuyến nghị 13 Các GDBLQ trọng yếu có giá trị lớn, bằng hoặc vượt mức quy định của ngưỡng tối thiểu, cần phải được xem xét chặt chẽ và cần trình HĐQT/cổ đông phê duyệt trước (xem Khuyến nghị 21). 3.4. Giao dịch trên nguyên tắc thị trường độc lập (arm’s length terms) Về cơ bản, tất cả các giao dịch với ngân hàng được kỳ vọng sẽ thực hiện trên nguyên tắc thị trường độc lập, có nghĩa là tất cả các bên tới giao dịch với ngân hàng đều nhận được những thông tin đầy đủ, giao dịch một cách tự nguyện và độc lập vì lợi ích tốt nhất của họ, mỗi bên đều cố gắng thương thảo để đạt được các điều khoản và điều kiện của hợp đồng là tốt nhất với họ. Nguyên tắc này áp dụng cho các giao dịch với các bên liên quan và cả các bên không liên quan và được kỳ vọng sẽ tạo ra một giá trị thị trường đúng và đem lại sự bình đẳng cho tất cả các bên và cho ngân hàng. - 43 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Đối với các GDBLQ, giao dịch không nên có điều khoản hoặc điều kiện nào thuận lợi hơn so với giao dịch của những người khác và các điều khoản này được kỳ vọng sẽ áp dụng chung cho các giao dịch tương tự trên thị trường mở. Việt Nam cũng nên kỳ vọng sẽ làm được việc này. Luật các TCTD, khoản 2 điều 134 nêu rõ: “Hợp đồng, giao dịch và quan hệ khác giữa công ty kiểm soát với công ty con, công ty liên kết đều phải được thiết lập và thực hiện độc lập, bình đẳng theo điều kiện áp dụng đối với các chủ thể pháp lý độc lập”. Trong khi quy định trên chỉ áp dụng đối với giao dịch giữa công ty kiểm soát và công ty con thì các giao dịch khác giữa các cá nhân/tổ chức có liên quan cần được thực hiện trên tinh thần tương tự, theo nguyên tắc thị trường độc lập (arm’s length terms) và theo các điều kiện của thị trường. Điều khoản và điều kiện của hợp đồng bao gồm một loạt các vấn đề có thể phát sinh và sẽ bao gồm, nhưng không giới hạn, yêu cầu đối với hồ sơ, lãi suất áp dụng, thời hạn vay, tài sản thế chấp và yêu cầu bảo lãnh, các giao ước vay, quy định về nợ xấu và xử lý nợ xấu, và lịch trả nợ. Tất cả các điều khoản và điều kiện như vậy sẽ không có ưu đãi/thuận lợi hơn so với các điều khoản và điều kiện áp dụng với bất kỳ khách hàng nào khác của ngân hàng đối với một khoản vay/giao dịch tương tự28. Các điều khoản và điều kiện thị trường công bằng cho các GDBLQ là một vấn đề có thể bị thao túng. Việc so sánh/xác định các điều kiện thị trường cần phải xem xét các yếu tố mang tính định tính và định lượng như liệt kê dưới đây dành cho các GDBLQ Bảng 5. Một số vấn đề cần xem xét - Điều kiện thị trường đối với GDBLQ Vấn đề Xem xét Đặc điểm / Xem xét khách hàng vay, đặc điểm, lịch sử giao dịch, khả năng hoàn trả Lịch sử khoản vay theo đúng kế hoạch Chất lượng thông tin là cơ sở để cấp khoản vay. Có thể có vấn đề với chất Chất lượng lượng và độ tin cậy của các thông tin tài chính được cung cấp. Do đó, cần Thông tin xem xét kỹ lưỡng hơn so với các giao dịch khác. Thông tin cần đáng tin cậy và cập nhật. 28 Các điều khoản và điều kiện theo thị trường sẽ thay đổi tùy theo điều kiện kinh tế tại thời điểm cấp khoản vay, theo ngành, lĩnh vực, lịch sử và năng lực của các khách hàng, vv Vì vậy, việc xác định này là khó khăn nhưng phải dưới sự giám sát chặt chẽ. - 44 - Phần 3. Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - áp dụng các điều khoản quan trọng Vấn đề Xem xét Tất cả các thông tin liên quan đến khoản vay luôn có sẵn, ví dụ như mục đích sử dụng, điều khoản trả nợ, nguồn trả nợ, quy trình phê duyệt thông Thông tin thường (không ưu tiên), lãi suất hiện hành và lãi suất áp dụng, chính sách đầy đủ lãi suất thay đổi (nếu có), các rủi ro đối với các khoản vay khác nhau (lãi suất đối với khoản vay để mua lại một tài sản vốn sẽ khác với khoản vay ngắn hạn để đáp ứng nhu cầu vốn lưu động). Tính chất và thời điểm của giao dịch có thể làm tăng chi phí của các khoản vay. Ví dụ, một khoản vay để xây dựng và phát triển đất có thể đem lại rủi ro hơn trong thời kỳ suy thoái kinh tế và vì vậy chi phí vay sẽ Các điều khoản cao hơn so với các khoản vay tương tự trong thời kỳ kinh tế tăng trưởng. và thời điểm GDBLQ nên được rà soát để đảm bảo các điều khoản và điều kiện không thuận lợi hơn so với các khách hàng khác của ngân hàng trong những tình huống tương tự. Tài sản bảo đảm cho các khoản vay có thể thay đổi về chất lượng, khả Tài sản bảo năng tiếp cận và các thông số của khoản vay. Tài sản bảo đảm nên được đảm định giá một cách độc lập, được xác minh và kiểm tra khả năng tiếp cận về pháp lý nếu cần thiết. Năng lực trả nợ của người vay nên được xem xét kỹ lưỡng. Khoản vay thương mại cần yêu cầu rà soát dòng tiền và khả năng biến động trong Trả nợ các môi trường kinh tế. Lãi suất có thể cao hơn đối với các khách hàng có xếp hạng tín dụng thấp, hoặc khoản vay trong các lĩnh vực rủi ro cao hơn. GDBLQ cũng không nên có sự đối xử khác biệt. Trong thời gian gần đây, ngành ngân hàng ở Việt Nam đã trải qua nhiều biến cố chỉ ra các tồn tại trong hoạt động tín dụng, chất lượng tín dụng, nợ xấu tăng cao và các vấn đề khi cho vay các bên liên quan. HĐQT cần đặt ra các thông lệ chung đối với GDBLQ và quy trình phê duyệt và đánh giá khoản vay độc lập riêng cho các GDBLQ (xem phần 5 của sổ tay) để đảm bảo phù hợp với các điều khoản và điều kiện của các giao dịch khác. Một số thông lệ tốt giúp đạt được các điều kiện và điều khoản mang tính thị trường có thể kể đến như: • Yêu cầu và kiểm tra chất lượng và sự đầy đủ của hồ sơ vay và đưa ra quyết định chủ yếu dựa trên các tài liệu đó; • Chuẩn hóa các tài liệu này và phân tích các GDBLQ tương tự như với các giao dịch khác đối với cùng một sản phẩm; - 45 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM • Duy trì dữ liệu chuẩn cho các sản phẩm và các giao dịch của ngân hàng để có thể so sánh với các sản phẩm và giao dịch tương tự; • Tách bạch vai trò/địa vị của khách hàng trong quá trình phân tích giao dịch để không làm ảnh hưởng đến quá trình phân tích khoản vay và đảm bảo quá trình rà soát các điều khoản là độc lập; • Đưa ra chính sách mà theo đó không có GDBLQ nào được phê duyệt bởi chỉ một cán bộ; tất cả các GDBLQ đều phải được xem xét bởi một người thứ hai có thẩm quyền; • Đôi khi GDBLQ có thể được thương thảo bởi một bên độc lập với ngân hàng hoặc bởi một tư vấn chuyên nghiệp bên ngoài; • Việc phân quyền phê duyệt cho thành viên ban điều hành, vị trí quản lý cấp cao (không có mâu thuẫn về lợi ích) đối với các GDBLQ phi trọng yếu hoặc cho các thành viên hội đồng quản trị độc lập (không có mâu thuẫn về lợi ích) hoặc các cổ đông đối với các GDBLQ trọng yếu; và • Việc rà soát tất cả các GDBLQ được tiến hành bởi một ủy ban bao gồm các thành viên không có lợi ích liên quan để đảm bảo tất cả các giao dịch được thực hiện theo chính sách của ngân hàng, của cơ quan quản lý và công bằng cho ngân hàng. Khuyến nghị 14 GDBLQ nên được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo áp dụng theo các nguyên tắc thị trường. GDBLQ nên được theo dõi để đảm bảo phù hợp với các điều khoản và điều kiện thị trường cạnh tranh trong suốt thời gian giao dịch. Phần 3 - Các câu hỏi thường gặp 3.1. Câu hỏi – Tại sao việc xác định các bên liên quan và giao dịch bên liên quan là quan trọng đối với ngân hàng? 3.1. Trả lời – Điều này là quan trọng bởi GDBLQ có khả năng gây ra sự không công bằng đối với ngân hàng và tất cả các cổ đông nếu GDBLQ đó không được thực hiện theo nguyên tắc thị trường độc lập theo các điều khoản và điều kiện giao dịch thông thường. Để quản lý tốt hơn các GDBLQ, ngân hàng cần phải biết cách nhận diện các BLQ và các thông tin này cần được các cán bộ ngân hàng công bố để giúp nhận diện khả năng tư lợi thông qua các GDBLQ. 3.2. Câu hỏi – Tại sao định nghĩa về BLQ theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 24 lại được khuyến khích áp dụng hơn so với các định nghĩa trong VAS 26 hay trong Luật Các tổ chức tín dụng? 3.2. Trả lời – Định nghĩa về bên liên quan trong IAS 24 là rộng hơn so với các quy định của Việt Nam và khái niệm về người thân trong gia đình là được mở rộng hơn. Theo đó, khái niệm này sẽ bao gồm cả cô dì, chú bác, anh em họ và thậm chí các thành viên khác trong gia đình, bên - 46 - Phần 3. Hướng tới một khung chính sách chung / chặt chẽ dành cho GDBLQ - áp dụng các điều khoản quan trọng cạnh đó định nghĩa còn mở rộng đến thế hệ thứ hai và thứ ba của gia đình bởi họ vẫn có mối quan hệ ruột thịt với nhau và có thể có sự chi phối hoặc bị tác động trong các quyết định của ngân hàng. 3.3. Câu hỏi – Cuốn sổ tay này chỉ áp dụng đối với các GDBLQ mà các bên giao dịch là ở trong lãnh thổ Việt Nam? 3.3. Trả lời – Không phải. Các nguyên tắc được nêu tại sổ tay là áp dụng cho tất cả các GDBLQ, không giới hạn địa điểm giao dịch và bên giao dịch, và áp dụng với cả những giao dịch ở bên ngoài lãnh thổ Việt Nam. 3.4. Câu hỏi – Cuốn sổ tay này chỉ áp dụng đối với những GDBLQ là giao dịch cho vay của ngân hàng cho các bên liên quan? 3.4. Trả lời – Không phải. Những nguyên tắc nêu tại sổ tay này được áp dụng cho tất cả các giao dịch với bên liên quan, cho dù đấy là các khoản vay, giao dịch vốn, cho thuê, đi thuê, nhận tiền gửi, mở tài khoản hay các giao dịch khác giữa ngân hàng và các bên liên quan. 3.5. Câu hỏi – Nếu ngân hàng có chung thành viên HĐQT với một tổ chức khác thì có phải là ngân hàng và tổ chức kia là liên quan đến nhau? 3.5. Trả lời – Không hẳn. Điều này còn phụ thuộc vào mối quan hệ chi phối hoặc kiểm soát giữa hai tổ chức. Nếu hai tổ chức có mối liên kết chặt chẽ với nhau và một tổ chức lâm vào tình trạng khó khăn về tài chính thì tổ chức kia cũng bị ảnh hưởng trong việc thanh toán cho giao dịch bên liên quan thì hai tổ chức này được coi là có liên quan đến nhau. - 47 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Phần 4. Quản trị CáC GdBLQ - Chính SáCh, yếu tố, vai trò Chính và xáC định CáC BLQ và CáC GdBLQ tronG Lĩnh vựC nGân hànG Một khuôn khổ chung về quản trị, quản lý tốt, phù hợp, và an toàn các bên có liên quan và các giao dịch với bên liên quan bao gồm: • xây dựng văn bản chính sách rõ ràng bao gồm việc xác định bên liên quan cùng những hạn mức nội bộ đối với việc xử lý các giao dịch với bên liên quan; • gắn kết vai trò và trách nhiệm trong việc đánh giá, quản lý và giám sát các giao dịch với bên liên quan; • theo dõi và rà soát thường xuyên hiệu quả của các thủ tục ngân hàng liên quan đến các giao dịch với bên liên quan; và • báo cáo các giao dịch với bên liên quan cho hội đồng quản trị, cổ đông, cơ quan quản lý và công chúng. Thủ thục giao dịch với bên liên quan cần được xây dựng để tất cả các giao dịch với bên liên quan có thể được xác định, báo cáo lên hội đồng quản trị và được phê duyệt phù hợp với các quy định chính sách. 4.1. Đề cương chính sách Tại hầu hết các quốc gia, các ngân hàng cần phải thiết lập một khuôn khổ và chính sách về giao dịch với bên liên quan. Trong Hướng dẫn về Các nguyên tắc quản trị doanh nghiệp29, Ủy ban Basel về ngân hàng hướng các quốc gia tới việc yêu cầu các hội đồng quản trị phải xây dựng, thực thi và kiểm soát văn bản chính sách chính thức về các xung đột lợi ích và các giao dịch với bên liên quan. Đây là một yêu cầu bắt buộc ở Úc theo Tiêu chuẩn An toàn SPS 521. Các chính sách về giao dịch với bên liên quan cũng được yêu cầu tại Ireland, Ý và Ấn Độ. Ngân hàng trung ương Mauritius yêu cầu phải tuân thủ một khuôn khổ cơ bản để quản lý rủi ro phù hợp liên quan đến các giao dịch với bên liên quan. Cơ quan tiền tệ Singapore (MAS) yêu cầu các tổ chức tài chính tín dụng phải xây dựng một chính sách về giao dịch với bên liên quan. 29 BCBS, Sổ tay Hướng dẫn – Các nguyên tắc quản trị doanh nghiệp đối với ngân hàng, NH Thanh toán quốc tế, 2015. - 48 - Phần 4. Quản trị các GDBLQ - chính sách, yếu tố, vai trò chính và xác định các BLQ và các GDBLQ trong lĩnh vực ngân hàng Mọi ngân hàng tại Singapore đều xây dựng chính sách về các giao dịch với bên có liên quan và có các thủ tục thích hợp để thực hiện chính sách đó, nếu ngân hàng đó hoặc bất cứ người nào trong hệ thống ngân hàng có thể tham gia vào giao dịch với bên liên quan hoặc xóa bỏ rủi ro đối với bất cứ bên liên quan nào của ngân hàng. Mọi ngân hàng tại Sin- gapore cần có các chính sách và thủ tục để thực hiện [các yêu cầu]. Thông báo 643 của MAS về các giao dịch với bên liên quan Một thông lệ đã được chấp nhận là một ngân hàng cần soạn thảo chính sách GDBLQ như một phần nằm trong khung quản trị của mình. Các yếu tố có thể áp dụng được đối với giao dịch với bên liên quan cần được bao gồm trong chính sách GDBLQ cụ thể của ngân hàng, và/hoặc các thỏa thuận cổ đông của ngân hàng. Sự khắt khe trong chính sách về giao dịch với bên liên quan của một ngân hàng và các thủ tục liên quan là một dấu hiệu trong cam kết của ngân hàng về việc không dính líu tới lạm dụng việc tự giao dịch. Điều đó đưa ra một thông điệp rõ ràng tới toàn bộ nhân viên ngân hàng và các bên liên quan của họ về các chính sách và quy trình xử lý các giao dịch với bên liên quan. Chính sách này cần xác định một cách có hệ thống các nguyên tắc và quy trình để phân biệt các giao dịch với bên liên quan trọng yếu và việc ngân hàng xử lý các giao dịch đó. Chính sách cần cho phép việc phân biệt các giao dịch với bên liên quan là các giao dịch bất thường và có khả năng lạm dụng. Mục tiêu là để tất cả các giao dịch với bên liên quan phải chịu sự nghiên cứu kỹ lưỡng và không phải là do ưu ái đặc biệt. Các chính sách về giao dịch với bên liên quan được kỳ vọng là khác nhau giữa các ngân hàng; các ngân hàng lớn hầu như có xu hướng có các chính sách toàn diện hơn. Ví dụ về các chính sách hay về giao dịch với bên liên quan có thể tham khảo tại các đường link sau đây: • http://www.group.intesasanpaolo.com/scriptIsir0/si09/contentData/view/20120906_Reg_ Parti_corr_Sogg_coll_UK.pdf?id=CNT-04-00000000BFA23&ct=application/pdf (http://www.group.intesasanpaolo.com/scriptIsir0/si09/contentData/view/20120906_Reg_Parti_corr_Sogg_coll_UK.pdf?id=CNT-04-00000000BFA23&ct=application/pdf ) • http://www.citigroup.com/citi/investor/data/relatedpartypol.pdf?ieNocache=32 Ví dụ đầu tiên là từ một ngân hàng ở Ý, nơi cơ quan quản lý có một chính sách nghiêm ngặt về các giao dịch với bên liên quan. Ví dụ thứ hai từ một tập đoàn ngân hàng toàn cầu hoạt động khắp khu vực Châu Á. - 49 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM CÁC GIAO DỊCH VỚI BÊN LIÊN QUAN Ngân hàng OCBC đã xây dựng các chính sách và thủ tục về các giao dịch với bên liên quan. Những chính sách và thủ tục này định nghĩa sự liên quan, những hạn chế được áp dụng, điều khoản giao dịch, cấp có thẩm quyền, thủ tục phê duyệt và theo dõi kiểm soát các giao dịch. Ủy ban Kiểm toán rà soát các giao dịch với bên liên quan trọng yếu nếu có và kịp thời thông báo cho Hội đồng quản trị về các giao dịch đó. Các biện pháp được áp dụng để đảm bảo các điều khoản và điều kiện đối với những khoản vay của bên liên quan không được ưu đãi hơn những điều khoản và điều kiện dành cho bên đi vay không có liên quan trong các tình huống tương tự. Ngân hàng cũng tuân thủ Sổ tay hướng dẫn niêm yết SGX- ST về các giao dịch với bên có lợi ích30. OCBC, www.ocbc.com Trong quá trình xây dựng chính sách về giao dịch với bên liên quan, cần phải xác định rõ mục tiêu, phạm vi áp dụng toàn diện và bao quát của chính sách đó để nắm bắt được hầu hết các bên liên quan và các giao dịch với bên liên quan mà với chúng các cá nhân hoặc tổ chức có thể xoay chuyển quyết định do quyền kiểm soát hay ảnh hưởng lớn của mình. Vì vậy việc đưa ra các định nghĩa rõ ràng là điều quan trọng nhất. Mục tiêu của chính sách về giao dịch với bên liên quan phải được xác định và gắn kết. Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về chính sách giao dịch với bên liên quan, cần phê duyệt nó và nên đảm bảo việc ban hành và áp dụng chính sách này. Chính sách phải chỉ ra người chịu trách nhiệm ban hành chính sách này trong ngân hàng. Người ban hành chính sách sẽ chịu trách nhiệm xây dựng và rà soát thường xuyên chính sách đó và là đầu mối xử lý trong nội bộ về các vấn đề liên quan đến chính sách đó. Chính sách về giao dịch với bên liên quan phải gắn kết rõ ràng vai trò và trách nhiệm trong việc rà soát, phê duyệt, kiểm soát và công bố các giao dịch với bên liên quan. Nên công khai chính sách trên website và trên mạng nội bộ của ngân hàng. Chính sách cũng cần được chuyển tới các công ty con thành viên chịu sự kiểm soát của ngân hàng để họ cùng áp dụng. Khuyến nghị 15 Mỗi ngân hàng nên ban hành và công bố trên website của mình các chính sách và quy định đối với GDBLQ bằng văn bản để xử lý các giao dịch bên liên quan và ít nhất chính sách đó cần bao gồm các yếu tố sau: i. Mục tiêu 30 Phần trích dẫn được lấy từ trang mạng của OCBC, trong đó mô tả các chính sách phục vụ cho mục đích quản trị của OCBC. - 50 - Phần 4. Quản trị các GDBLQ - chính sách, yếu tố, vai trò chính và xác định các BLQ và các GDBLQ trong lĩnh vực ngân hàng ii. Các định nghĩa iii. Người ban hành iv. Đối tượng áp dụng v. Cách xác định các BLQ và GDBLQ, bao gồm các ngưỡng phê duyệt tại các cấp khác nhau và yêu cầu công bố thông tin vi. Thông báo, trách nhiệm giải trình về các bên liên quan và quy trình vii. Quy trình rà soát và phê duyệt viii. Kiểm soát GDBLQ ix. Minh bạch và công bố thông tin/báo cáo về GDBLQ x. Công khai và truyền thông về các chính sách. 4.2. Vai trò trong giao dịch với bên liên quan 4.2.1. Trách nhiệm của ngân hàng Tất cả các doanh nghiệp ngân hàng phải đảm bảo rằng mọi giao dịch với bên liên quan được thực hiện trên cơ sở không có xung đột về lợi ích. Các điều khoản và điều kiện phải ở mức thông thường và tuân thủ luật pháp và quy định và chính sách của ngân hàng. Các ngân hàng phải xây dựng các chính sách cụ thể để đảm bảo việc xác định, rà soát, phê duyệt, kiểm soát các giao dịch với bên liên quan và quy trình và hệ thống phù hợp. Tất cả các giao dịch với bên liên quan phải được lập hồ sơ và ghi nhận. 4.2.2. Trách nhiệm của Hội đồng quản trị về các giao dịch với bên liên quan Trách nhiệm của các thành viên hội đồng quản trị được quy định trong Luật các TCTD, Luật Doanh nghiệp và Thông tư 121. Liên quan đến các giao dịch với bên liên quan, Hội đồng quản trị cần phải: Ban hành các quy định nội bộ liên quan đến tổ chức, quản trị và hoạt động của tổ chức tín dụng phù hợp với các quy định của Luật này và pháp luật có liên quan, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Ban kiểm soát hoặc của Đại hội đồng cổ đông Luật các TCTD, Điều 63.12 Thông tư 121 về quản trị doanh nghiệp cũng kiến nghị các tổ chức thực hiện các biện pháp phù hợp về các giao dịch với bên liên quan và các biện pháp bảo vệ lợi ích hợp pháp của các bên liên quan đến tổ chức đó. Thông tư 121 Điều 24 và 25 - 51 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Các quy định này phù hợp với trách nhiệm chung của các thành viên hội đồng quản trị là trung thành với ngân hàng, hành động với thiện ý để bảo vệ lợi ích của ngân hàng và để đưa ra các quyết định có lợi nhất cho ngân hàng. Theo thông lệ tốt, các thành viên HĐQT độc lập không có xung đột lợi ích có vai trò chủ đạo trong việc rà soát các giao dịch với bên liên quan, phê duyệt các giao dịch trọng yếu với bên liên quan và đảm bảo các giao dịch với bên liên quan được quản lý và công bố đầy đủ. Trách nhiệm này giúp phòng ngừa bất cứ thành viên hội đồng quản trị nào hành động khác đi và được phản ánh trong các Nguyên tắc quản trị doanh nghiệp đối với ngân hàng mới được Ủy ban Basel ban hành vào tháng 7/2015. Hội đồng quản trị phải đảm bảo các giao dịch với bên liên quan (bao gồm các giao dịch nội bộ giữa các đơn vị trong cùng một tập đoàn) phải được rà soát để đánh giá rủi ro và tuân thủ các giới hạn phù hợp (ví dụ, bằng việc yêu cầu các giao dịch đó phải được thực hiện theo các điều khoản thông thường) và các nguồn lực doanh nghiệp hay kinh doanh của ngân hàng không được bất hợp lý hay sử dụng sai. Các nguyên tắc quản trị doanh nghiệp đối với ngân hàng, BCBS, 2015 Trách nhiệm của Hội đồng quản trị trong việc xử lý các xung đột về lợi ích và các giao dịch với bên liên quan phải nhất quán và cụ thể trong quy định tại các ngân hàng ở Singapore, Malaysia, Hồng Kông và Đài Loan. Các nước khác như Canada, Anh và Úc có các điều khoản tương tự trong lĩnh vực này. Thách thức ở đây là làm sao đảm bảo Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm đối với các giao dịch với bên liên quan; phê duyệt trước các giao dịch với bên liên quan trọng yếu mà không làm cho hội đồng quản trị tham gia quá sâu hoặc hoạt động trong vai trò quản lý. Cách tiếp cận của Hội đồng quản trị tới các giao dịch với bên liên quan phải có tính chiến lược và theo thông lệ tốt nên bao gồm các hoạt động sau: Bảng 6. Vai trò của Hội đồng quản trị đối với các giao dịch với bên liên quan Vai trò của Hội đồng quản trị 1 Xây dựng và phê duyệt chính sách về xung đột lợi ích và giao dịch với bên liên quan. 2 Đảm bảo việc Ban điều hành đặt ra các thủ tục phù hợp để chính sách được thực hiện. Chỉ rõ thành viên nào hay nhóm nào trong đội ngũ cấp quản lý điều hành sẽ chịu trách nhiệm 3 về chính sách và việc thực hiện hiệu quả chính sách đó. Đảm bảo các quy trình phù hợp được thực hiện nhằm kiểm tra hiệu lực và hiệu quả của chính 4 sách và việc thực hiện chính sách. Đặt ra các tiêu chuẩn tối thiểu của chính sách đối với bất kỳ giao dịch với bên liên quan nào được đề xuất, bao gồm ngưỡng trọng yếu trong quy trình phê duyệt giao dịch và đảm bảo 5 việc xây dựng các thủ tục để rà soát và phê duyệt các giao dịch với bên liên quan trọng yếu và các giao dịch tín dụng lớn với bên liên quan. - 52 - Phần 4. Quản trị các GDBLQ - chính sách, yếu tố, vai trò chính và xác định các BLQ và các GDBLQ trong lĩnh vực ngân hàng Vai trò của Hội đồng quản trị Rà soát và phê duyệt trước các giao dịch với bên liên quan trọng yếu trên ngưỡng tối thiểu và 6 rà soát, khuyến nghị về các giao dịch với bên liên quan trọng yếu cần sự phê duyệt trước của cổ đông. Đảm bảo không có bên liên quan hay cá nhân, tổ chức nào có thể kiếm lợi từ một giao dịch 7 được tham gia vào việc đưa ra quyết định liên quan đến giao dịch đó. Yêu cầu các thành viên hội đồng quản trị, các cán bộ quản lý cấp cao và cổ đông chính công 8 bố cho Hội đồng quản trị về bất kỳ và toàn bộ các xung đột về lợi ích hoặc các trường hợp mà một cá nhân nào đó có thể nhận biết trước được xung đột lợi ích hoặc khi nó phát sinh. Ít nhất hàng năm phải rà soát chính sách nhằm đảm bảo chính sách đó còn phù hợp và đầy 9 đủ. Không lấn át trách nhiệm của ban điều hành trong tất cả các giao dịch, nhưng phải giám sát 10 quy trình giao dịch với bên liên quan lành mạnh. Giám sát việc báo cáo về tất cả các giao dịch với bên liên quan cho Ban Kiểm soát và kiểm 11 toán bên ngoài. Khuyến nghị 16 Hội đồng quản trị cần hiểu được vai trò của mình trong việc xử lý các giao dịch với bên liên quan, bao gồm: i. giám sát việc xây dựng, phê duyệt và tuyên truyền chính sách về các giao dịch với bên liên quan; ii. đảm bảo việc công bố các lợi ích và giao dịch với bên liên quan của thành viên Hội đồng quản trị, Ban điều hành cao cấp và các cổ đông chính; iii. giám sát việc kiểm tra và rà soát hiệu quả việc thực hiện chính sách về giao dịch với bên liên quan của tất cả các tổ chức, cổ đông chính, thành viên Hội đồng quản trị, Ban điều hành cao cấp và các bên liên quan của họ; iv. rà soát và phê duyệt/bác bỏ hoặc đưa ra khuyến nghị trước cho các cổ đông để phê duyệt toàn bộ giao dịch với bên liên quan trọng yếu; và v. giám sát việc xây dựng các hệ thống nhằm đảm bảo quản lý và báo cáo phù hợp về các giao dịch với bên liên quan, bao gồm việc báo cáo tất cả các giao dịch với bên liên quan cho Ban Kiểm soát và kiểm toán bên ngoài. - 53 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM 4.2.3. Vai trò của thành viên Hội đồng quản trị độc lập, không có xung đột lợi ích Thành viên Hội đồng quản trị độc lập31 có vai trò trung tâm trong việc hỗ trợ Hội đồng quản trị làm tròn chức năng giám sát các giao dịch với bên liên quan. Báo cáo rà soát liên kết chuyên đề của OECD tại 30 quốc gia với những rà soát chuyên sâu về thông lệ các giao dịch với bên liên quan của 6 quốc gia chỉ ra rằng: “tất cả các nền kinh tế được nghiên cứu trừ Pháp32 tận dụng triệt để các thành viên Hội đồng quản trị độc lập để phê duyệt các giao dịch (với bên liên quan), đôi khi có sự trợ giúp của các chuyên gia độc lập”.33 Định nghĩa về thành viên Hội đồng quản trị độc lập khác nhau đôi chút giữa các nước; tuy nhiên, các thành phần chính thì tương tự nhau. Nguyên tắc chung là thành viên Hội đồng quản trị độc lập không có quan hệ với Ban điều hành và Ban kiểm soát (cổ đông lớn hay cổ đông chính, gia đình hoặc cổ đông nhà nước, thành viên gia đình) và những người khác có thể gây ảnh hưởng tới phán quyết của họ. Họ phải có khả năng đưa ra phán quyết độc lập và khách quan. Ở Việt Nam, Luật các TCTD không định nghĩa về thành viên Hội đồng quản trị độc lập. Luật Doanh nghiệp cũng không định nghĩa về thành viên Hội đồng quản trị độc lập nhưng đã nhận biết được vai trò và năng lực của họ trong việc thực hiện chức năng giám sát và thực hiện kiểm soát công việc quản lý và hoạt động của công ty34. Khả năng đóng góp của thành viên Hội đồng quản trị độc lập được được ghi nhận trong Nghị định 5935 quy định cần có ít nhất 2 thành viên độc lập trong Hội đồng quản trị của ngân hàng và Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể là một thành viên độc lập. Ngoài ra Nghị định 59, Điều 22 nêu ra dưới đây đã quy định các điều kiện mà thành viên Hội đồng quản trị của một tổ chức tín dụng có thể được coi là thành viên độc lập. 31 Xem Phụ đính 1 về các định nghĩa thông dụng được chấp nhận về thành viên Hội đồng quản trị độc lập được quy định bởi Luật Quản trị doanh nghiệp của Vương quốc Anh và IFC. 32 Tại Pháp, vai trò này do kiểm toán bên ngoài đảm nhiệm. 33 OECD, các giao dịch với bên liên quan và Quyền cổ đông lớn, Paris 2012. 34 Luật doanh nghiệp, Điều 134.1.b. 35 Nghị định 59/2009/ND-CP Điều 16.2. - 54 - Phần 4. Quản trị các GDBLQ - chính sách, yếu tố, vai trò chính và xác định các BLQ và các GDBLQ trong lĩnh vực ngân hàng Tiêu chuẩn, điều kiện về tính độc lập của thành viên Hội đồng quản trị độc lập 1. Không phải là người đang làm việc cho ngân hàng hoặc công ty trực thuộc của ngân hàng hoặc đã làm việc cho ngân hàng hoặc công ty trực thuộc của ngân hàng bất kỳ thời gian nào trong 03 năm liền kề trước đó. 2. Không phải là người đang hưởng lương và thù lao, phụ cấp khác của ngân hàng ngoài những khoản được hưởng theo tiêu chuẩn thành viên Hội đồng quản trị. 3. Vợ, chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị, em ruột của người đó không thuộc một trong các trường hợp sau: sở hữu từ 5% vốn cổ phần có quyền biểu quyết trở lên đối với ngân hàng thương mại cổ phần; là người quản lý, thành viên Ban Kiểm soát của ngân hàng hoặc công ty trực thuộc của ngân hàng vào thời điểm hiện tại hoặc bất kỳ thời gian nào trong 03 năm liền kề trước đó. 4. Không phải là người quản lý, thành viên Ban Kiểm soát của ngân hàng tại bất kỳ thời điểm nào trong 05 năm liền kề trước đó; không trực tiếp hoặc đại diện sở hữu từ 1% vốn cổ phần có quyền biểu quyết trở lên đối với ngân hàng thương mại cổ phần. 5. Không cùng người có liên quan theo quy định tại khoản 11 Điều 5 Nghị định này sở hữu từ 5% vốn cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của ngân hàng thương mại cổ phần. Nghị định 59/2009/NĐ-CP, Điều 22. Nội dung này tương tự nhưng không giống hệt các tiêu chí trong Phụ đính 1. Ví dụ các yêu cầu từ Vương quốc Anh trong Phụ đính 1 thậm chí còn khắt khe hơn các quy định tại Điều 22 nêu trên và cần được xem xét nếu một ngân hàng mong muốn hướng tới thông lệ tốt nhất liên quan đến vấn đề này. Định nghĩa của Anh đưa ra yêu cầu chung là thành viên Hội đồng quản trị độc lập phải độc lập về tính cách và phán quyết và không bao gồm những người có quan hệ kinh doanh trọng yếu. Các thành viên độc lập trong Hội đồng quản trị và những người khác không có xung đột lợi ích trong một giao dịch đang được thương thảo hoặc là một bên liên quan tới giao dịch đó, thường thành lập một ủy ban trực thuộc Hội đồng quản trị để rà soát các giao dịch với bên liên quan hoặc sử dụng một ủy ban hiện có của Hội đồng quản trị với các thành viên độc lập, hoặc tăng vai trò của ủy ban kiểm toán nếu ngân hàng có ủy ban này, để rà soát giao dịch với bên liên quan. Ủy ban có liên quan này phải có trách nhiệm giám sát các giao dịch với bên liên quan được quy định trong điều lệ của Ủy ban và có quyền hạn cụ thể để thực hiện nhiệm vụ giám sát này. Những quyền hạn này bao gồm quyền yêu cầu và nhận được kịp thời các báo cáo bổ sung về các giao dịch với bên liên quan, các thông tin bổ sung liên quan đến các giao dịch với bên liên quan cụ thể, và quyền kiểm tra một giao dịch cụ thể. Ủy ban này có thể yêu cầu triệu tập họp thường xuyên để hoàn thành nhiệm vụ của mình liên quan đến các giao dịch với bên liên quan. - 55 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Bảng 7. Vai trò của các thành viên Hội đồng quản trị không có xung đột lợi ích và độc lập Vai trò của các thành viên Hội đồng quản trị không có xung đột lợi ích và độc lập giám sát các quy trình nhằm đảm bảo các xung đột lợi ích và giao dịch với bên liên quan được 1 thông báo tới Hội đồng quản trị rà soát các giao dịch với bên liên quan trọng yếu và không lặp lại và bất kỳ giao dịch nào không 2 theo điều khoản thị trường 3 có thể tham gia với vai trò là bên độc lập trong ủy ban về giao dịch với bên liên quan đưa ra ý kiến hợp lý bằng văn bản cho Hội đồng quản trị về lợi ích của ngân hàng trong các 4 giao dịch với bên liên quan trọng yếu, bao gồm những điều chỉnh quan trọng về điều khoản và điều kiện liên quan tới giao dịch với bên liên quan khuyến nghị việc (hay không) phê duyệt các giao dịch với bên liên quan cho Hội đồng quản 5 trị hoặc để Hội đồng quản trị khuyến nghị tới các cổ đông để các cổ đông không có lợi ích liên quan phê duyệt không bị chậm trễ giám sát việc kiểm tra thường niên về hiệu quả của các chính sách và quy trình về giao dịch 6 với bên liên quan là kênh liên lạc giữa kiểm toán bên ngoài và Hội đồng quản trị về kết quả rà soát của kiểm 7 toán đối với các giao dịch với bên liên quan, việc áp dụng các chính sách giao dịch với bên liên quan và công bố giao dịch với bên liên quan. Trong hệ thống Hội đồng quản trị 1 cấp phổ biến ở Anh, Mỹ, Ấn độ, Singapore và nhiều nước khác, vai trò của người rà soát độc lập các giao dịch với bên liên quan do Ban Kiểm toán của Hội đồng quản trị đảm nhận, bao gồm các thành viên Hội đồng quản trị độc lập. Trong hệ thống 2 cấp như ở Ý và Chi-lê thì Ban thành viên Hội đồng quản trị của các bên không có lợi ích liên quan giữ vai trò này. Điều cần thiết là mỗi thành viên của từng nhóm đảm nhận vai trò này trên thực tế thực sự độc lập và không bị tác động bởi bất kỳ sự kiểm soát hoặc ảnh hưởng lớn nào có thể làm ảnh hưởng tới quyết định của họ. Singapore đã xây dựng hướng dẫn cho thành viên Hội đồng quản trị về việc làm thế nào để quản lý các công việc của Ban kiểm toán đối với các giao dịch với bên liên quan. Chương 14 A Các quy tắc về Niêm yết của Hồng Kông cũng quy định khá cụ thể về trách nhiệm đối với các giao dịch liên kết trong nước. Ở Việt Nam, điều quan trọng là Hội đồng quản trị phải xác định việc giám sát các giao dịch với bên liên quan nên phân bổ cho một ủy ban riêng trực thuộc Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm về vấn đề này hay cho ủy ban kiểm toán của Hội đồng quản trị, như quy định tại Luật - 56 - Phần 4. Quản trị các GDBLQ - chính sách, yếu tố, vai trò chính và xác định các BLQ và các GDBLQ trong lĩnh vực ngân hàng Doanh nghiệp, cả hai ủy ban này nên bao gồm các thành viên không có xung đột lợi ích và độc lập. Điều này giúp HĐQT có thể đảm bảo phân bổ nhiệm vụ phù hợp trong việc giám sát các giao dịch với bên liên quan theo nhóm/ban riêng biệt và chịu trách nhiệm trong nội bộ và đồng thời giảm thiểu các xung đột lợi ích ở cấp HĐQT. Nhóm này phải tương tác với bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát và kiểm toán bên ngoài trong các vấn đề về giao dịch với bên liên quan. Ủy ban này cần có cơ chế thay thế tạm thời các thành viên của mình trong trường hợp phát sinh xung đột lợi ích của một thành viên trong ủy ban hoặc nếu có nhu cầu rà soát khẩn cấp một giao dịch với bên liên quan. Các thành viên Hội đồng quản trị có vay nợ với ngân hàng ở mức độ đáng kể sẽ không được xem là thành viên hội đồng quản trị độc lập hay không có xung đột lợi ích, do họ có thể bị ảnh hưởng bởi món nợ của mình. Hơn nữa, họ sẽ không tỏ ra là độc lập. Các thành viên Hội đồng quản trị không được xem là thành viên độc lập nhưng là người có thể không có xung đột lợi ích trong một giao dịch cụ thể có thể tham gia vào một ủy ban của Hội đồng quản trị để hỗ trợ việc rà soát các giao dịch cụ thể đó. Tư vấn độc lập cũng có thể hỗ trợ trong quy trình rà soát các giao dịch với bên liên quan chừng nào họ được coi là hoàn toàn độc lập. Không bên nào của giao dịch hoặc bất kỳ bên nào liên quan tới những người có lợi ích trong giao dịch được tham gia vào việc thảo luận giao dịch đó. Khuyến nghị 17 Sự độc lập của thành viên Hội đồng quản trị phải được định nghĩa rõ ràng. Thành viên Hội đồng quản trị độc lập và không có xung đột lợi ích phải được xác định cũng như nhiệm vụ và quyền hạn của họ liên quan tới các giao dịch với bên liên quan nên được quy định trong điều lệ của ủy ban (trực thuộc HĐQT). Các thành viên HĐQT độc lập cần hỗ trợ giám sát việc thực hiện chính sách, quy trình rà soát và phê duyệt về các giao dịch với bên liên quan và có sự phối hợp chặt chẽ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài là những người đưa ra sự đảm bảo cho giao dịch với bên liên quan. 4.2.4. Vai trò của Ban điều hành Không có một biện pháp đơn giản nào “giải quyết mọi vấn đề” để xử lý nhanh chóng các giao dịch với bên liên quan. Các giao dịch với bên liên quan đòi hỏi chính sách, sự kiểm soát có chất lượng và thông lệ tốt do Hội đồng quản trị và Ban điều hành thực hiện. Vai trò của Ban điều hành là đảm bảo xử lý phù hợp tất cả các giao dịch theo chính sách và thủ tục đã được phê duyệt của ngân hàng. Cụ thể, Ban điều hành phải làm tròn các vai trò cụ thể dưới đây. - 57 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Bảng 8. Vai trò của Ban điều hành trong các giao dịch với bên liên quan Vai trò của Ban điều hành trong các giao dịch với bên liên quan Đảm bảo chính sách về giao dịch với bên liên quan được Hội đồng quản trị xây dựng và phê 1 duyệt, được thực hiện và có kiểm soát nhằm đảm bảo hiệu quả của chính sách và các quy trình khác của ngân hàng phải phù hợp với chính sách đó và được tuân thủ. Thiết lập các thủ tục kiểm soát cụ thể nhằm đảm bảo việc lập hồ sơ đầy đủ về các giao dịch với bên liên quan, phân tích độc lập chặt chẽ về các giao dịch với bên liên quan, áp dụng phù 2 hợp các chính sách đánh giá về giao dịch với bên liên quan, và đưa ra quyết định và báo cáo minh bạch về các giao dịch với bên liên quan. Phê duyệt các giao dịch với bên liên quan trong ngưỡng tối thiểu thuộc cấp thẩm quyền của 3 mình. Chịu trách nhiệm về việc xác định tất cả các giao dịch với bên liên quan nhằm xử lý phù hợp 4 các giao dịch với bên liên quan, và chỉ ra các giao dịch bất thường và có vấn đề. Được yêu cầu báo cáo trực tiếp cho Ủy ban của Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát 5 giao dịch với bên liên quan, bất kỳ tác động phi pháp nào trong một giao dịch ngân hàng của thành viên Hội đồng quản trị, Ban điều hành cấp cao hay cổ đông lớn Tích cực hỗ trợ và tuyên truyền chính sách, thông lệ và việc kiểm soát các giao dịch với bên 6 liên quan tới tất cả cán bộ liên quan Ban điều hành cần thiết lập các thủ tục kiểm soát cụ thể nhằm đảm bảo việc lập hồ sơ đầy đủ về giao dịch với bên liên quan, phân tích chặt chẽ về giao dịch đó, hiệu chỉnh việc áp dụng các chính sách về đánh giá, đưa ra quyết định và báo cáo về các giao dịch với bên liên quan. Việc này phải bao gồm bằng chứng của việc đánh giá về giao dịch với bên liên quan dưới ngưỡng tối thiểu. Ban điều hành cấp cao cũng cần được đào tạo để hỗ trợ quy trình xác định, quản lý và thông báo về các xung đột lợi ích và giao dịch với bên liên quan. Trong ban điều hành của ngân hàng thường có một nhóm được phân công trách nhiệm quản lý chính sách, thực hiện chính sách đó và báo cáo về các giao dịch với bên liên quan. Bên (các bên) chịu trách nhiệm có thể là một trong các đối tượng sau đây: thư ký công ty, bộ phận pháp chế, bộ phận tuân thủ, nhóm công tác về quản trị doanh nghiệp hoặc nhóm công tác về đạo đức doanh nghiệp, bộ phận quản lý rủi ro hay giám đốc quản lý rủi ro. - 58 - Phần 4. Quản trị các GDBLQ - chính sách, yếu tố, vai trò chính và xác định các BLQ và các GDBLQ trong lĩnh vực ngân hàng Khuyến nghị 18 Ban điều hành phải thực hiện chính sách về giao dịch với bên liên quan do Hội đồng quản trị phê duyệt và đảm bảo các chính sách, thủ tục và công tác kiểm soát phù hợp được xây dựng để hỗ trợ thực thi chính sách. Ban điều hành có thể phê duyệt các giao dịch với bên liên quan dưới ngưỡng (de minimis) trong phạm vi thẩm quyền được giao. Tất cả các giao dịch với bên liên quan phải được báo cáo thường xuyên cho Hội đồng quản trị hoặc cho ủy ban trực thuộc Hội đồng quản trị thiết lập để thực hiện mục đích này. Một nhóm trong Ban điều hành nên được đề cử chịu trách nhiệm trong việc thực hiện chính sách về giao dịch với bên liên quan và báo cáo thường xuyên về việc thực hiện này cho Hội đồng quản trị. 4.2.5. Các vai trò khác – tuân thủ, kiểm toán nội bộ, kiểm toán bên ngoài Chức năng tuân thủ Chức năng tuân thủ của ngân hàng có vai trò trong quy trình giám sát các giao dịch với bên liên quan. Bộ phận này đảm bảo quy trình và các giao dịch phải tuân thủ các quy định và chính sách hiện hành của ngân hàng, được báo cáo cho Hội đồng quản trị và cơ quan quản lý theo yêu cầu. Bộ phận tuân thủ phải đảm bảo hệ thống vững chắc nhằm hỗ trợ việc ghi lại và theo dõi phù hợp các giao dịch với bên liên quan. Điều này đòi hỏi hệ thống tuân thủ hiện đại, cán bộ thực hiện chức năng tuân thủ có kỹ năng và được đào tạo tốt, nguồn lực đầy đủ và hệ thống CNTT chất lượng. Bộ phận tuân thủ phải báo cáo cho Hội đồng quản trị về sự tuân thủ các quy định và chính sách của ngân hàng về các giao dịch với bên liên quan. Kiểm toán nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ của ngân hàng đóng vai trò rà soát và kiểm tra thường xuyên các chính sách, công tác quản lý hành chính và quản lý các giao dịch với bên liên quan, và đảm bảo Ban thành viên Hội đồng quản trị độc lập chịu trách nhiệm giám sát các giao dịch với bên liên quan hoạt động hiệu quả theo chính sách về giao dịch với bên liên quan. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải báo cáo trực tiếp về hiệu quả của chính sách giao dịch với bên liên quan và việc kiểm soát chính sách đó cho thành viên Hội đồng quản trị độc lập chịu trách nhiệm giám sát giao dịch với bên liên quan. Bất cứ ngoại lệ nào trong việc áp dụng chính sách đều phải được thông báo ngay lập tức và trực tiếp cho Ủy ban chịu trách nhiệm của HĐQT cùng với Ban điều hành của ngân hàng. Ở một số quốc gia, Ban điều hành được quy định phải báo cáo mọi giao dịch với bên liên quan cho kiểm toán bên ngoài, người sau đó sẽ đánh giá các giao dịch và báo cáo cho Hội đồng quản trị. Kiểm toán bên ngoài Theo Các chuẩn mực Kiểm toán quốc tế (ISAs), kiểm toán độc lập bên ngoài (hay còn gọi là công ty kiểm toán) đưa ra các yêu cầu nghiêm ngặt về giao dịch với bên liên quan và phải rà soát đặc biệt các giao dịch với bên liên quan khi thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính và khẳng - 59 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM định với ngân hàng các quy trình về giao dịch với bên liên quan là hiệu quả. Sự đảm bảo này bao gồm các giao dịch với bên liên quan được xác định, xử lý phù hợp và được đề cập trong báo cáo tài chính. Tại 12 quốc gia ở khu vực Trung Đông và Bắc Phi (MENA), kiểm toán bên ngoài được yêu cầu phải rà soát các giao dịch với bên liên quan trước khi các giao dịch này được thông báo tới cổ đông tại Hội nghị cổ đông thường niên. Trường hợp này cũng phổ biến tại nhiều quốc gia ở Châu Á như Singapore, Malaysia, Hồng Kông, Đài Loan và các nước khác. Các chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA), cũng như Các chuẩn mực Kiểm toán của Việt Nam (VSA) được áp dụng tại Việt Nam36. Kiểm toán bên ngoài chịu trách nhiệm rà soát các giao dịch với bên liên quan và không được hoàn thành kiểm toán đến khi họ đã hài lòng với các giao dịch với bên liên quan đã được đưa vào báo cáo tài chính. ISA 550 quy định: Kiểm toán viên có trách nhiệm thực hiện các thủ tục kiểm toán để xác định, đánh giá và đưa ra biện pháp xử lý đối với các rủi ro về sai sót trọng yếu phát sinh từ việc đơn vị được kiểm toán không thể hạch toán hoặc công bố thông tin phù hợp về các mối quan hệ, giao dịch hoặc số dư với các bên liên quan theo các khuôn khổ lập và trình bày báo cáo tài chính. Thậm chí nếu khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính quy định rất ít hoặc không có quy định nào về các bên liên quan, kiểm toán viên vẫn cần phải hiểu đầy đủ về các mối quan hệ và giao dịch với bên liên quan của đơn vị được kiểm toán để có thể kết luận liệu báo cáo tài chính có thể bị ảnh hưởng do các mối quan hệ và các giao dịch đó: (a) Đã được trình bày trung thực (theo khuôn khổ về trình bày hợp lý); hoặc (b) Không đưa ra thông tin sai lệch (theo khuôn khổ về tuân thủ). ISA 550 – Các bên liên quan Kiểm toán bên ngoài có thể cung cấp những vấn đề nội tại có giá trị cho Hội đồng quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán về những hệ thống cần thiết để duy trì việc giám sát vững chắc giao dịch với bên liên quan và có thể tư vấn về việc làm thế nào để xây dựng và phát triển quy trình giám sát giao dịch với bên liên quan. 36 Thông tư 39 cũng làm rõ khuôn khổ kiểm toán chung đối với tổ chức tín dụng và ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam. Thông tư 39 quy định nếu một ngân hàng nhận được “không chấp nhận toàn phần” hoặc báo cáo kiểm toán có ý kiến ngoại trừ, có thể đối với một giao dịch với bên liên quan bất thường, khi đó ngân hàng cần lựa chọn công ty kiểm toán khác để kiểm toán lại vấn đề. Theo thông lệ quốc tế, việc này không phổ biến. Công ty kiểm toán bên ngoài đầu tiên phải chịu trách nhiệm đảm bảo các giao dịch với bên liên quan và không được hoàn thành kiểm toán đến khi họ hài lòng. - 60 - Phần 4. Quản trị các GDBLQ - chính sách, yếu tố, vai trò chính và xác định các BLQ và các GDBLQ trong lĩnh vực ngân hàng Khuyến nghị 19 Hội đồng quản trị chỉ định một ủy ban bao gồm các thành viên HĐQT độc lập phối hợp chặt chẽ với: i. bộ phận tuân thủ nhằm đảm bảo các giao dịch với bên liên quan tuân thủ tất cả các yêu cầu về quy định và chính sách của ngân hàng; ii. bộ phận kiểm toán nội bộ đảm bảo các chính sách và quy trình về giao dịch với bên liên quan được rà soát, kiểm tra thường xuyên và hiệu quả, và iii. kiểm toán bên ngoài nhằm đảm bảo sự hiệu quả của các chính sách và quy trình về giao dịch với bên liên quan, theo đó ngân hàng xác định được tất cả các bên liên quan và giao dịch với bên liên quan được đề cập chính xác trong báo cáo tài chính. Mức độ tương tác cởi mở và hiệu quả giữa Ủy ban trực thuộc HĐQT phụ trách giám sát các giao dịch với bên liên quan với các bộ phận tuân thủ, kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài là yếu tố quan trọng để đảm bảo cho ngân hàng có một hệ thống giao dịch với bên liên quan vững chắc. 4.3. Thông tin về các bên liên quan 4.3.1. Xác định các bên liên quan Điều quan trọng là các bên liên quan mà chính sách áp dụng được định nghĩa và xác định rõ ràng. Mỗi định nghĩa đều đề cập trong phần đầu của cuốn sách hướng dẫn này (xem Phần 3) phải được áp dụng theo thứ tự và là cơ sở xác định các bên liên quan. Các thuật ngữ sau đây phải được định nghĩa: • các thành viên của Hội đồng quản trị; • các thành viên trong ban kiểm soát; • các thành viên Ban điều hành; • các cán bộ quản lý có vai trò đưa ra quyết định; • cổ đông lớn hoặc quan trọng nắm giữ 5% cổ phiếu hoặc nhiều hơn; • các tổ chức liên quan đến ngân hàng và các tổ chức liên quan đến cổ đông; và • các cá nhân liên quan khác và thành viên ruột thịt trong gia đình của tất cả các cá nhân được coi là bên liên quan. - 61 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Các bên này phải được: • xác định thông qua tên gọi, lợi ích, cổ phần nắm giữ và các lợi ích xác định khác của họ; • cần được công bố hàng năm tới ngân hàng; • khai theo mẫu cụ thể của ngân hàng; và • thông báo ngay cho người làm chính sách và Hội đồng quản trị khi có thay đổi trong việc công bố thông tin về các bên liên quan hoặc những lợi ích này. Các cá nhân phải chịu trách nhiệm thông báo cho ngân hàng những thay đổi trong công bố thông tin về lợi ích của mình và của các thành viên ruột thịt trong gia đình mà họ biết được. Đại diện pháp lý của bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào khác phải công bố cho ngân hàng về thay đổi đối với lợi ích của mình. Ngân hàng cần duy trì cơ sở dữ liệu hiện thời về tất cả các bên liên quan và lợi ích của họ. Khi thực hiện một giao dịch tiềm năng, đơn vị kinh doanh liên quan của ngân hàng phải kiểm tra cơ sở dữ liệu đó. Điều 39. Trách nhiệm công khai các lợi ích liên quan 1. Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc), Phó Tổng giám đốc (Phó giám đốc) và các chức danh tương đương của tổ chức tín dụng phải công khai với tổ chức tín dụng các thông tin sau đây: a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế mà mình và người có liên quan đứng tên sở hữu phần vốn góp, cổ phần hoặc ủy quyền, ủy thác cho cá nhân, tổ chức khác đứng tên từ 5% vốn điều lệ trở lên; b) Tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp mà mình và người có liên quan đang là thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc). 2. Việc công khai thông tin quy định tại khoản 1 Điều này và việc thay đổi thông tin liên quan phải được thực hiện bằng văn bản trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày phát sinh hoặc có thay đổi thông tin. 3. Tổ chức tín dụng (cũng) phải công khai thông tin quy định tại khoản 1 Điều này định kỳ hằng năm cho Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên của tổ chức tín dụng và được niêm yết, lưu giữ tại trụ sở chính của tổ chức tín dụng. Luật Tổ chức tín dụng Điều 39 - 62 - Phần 4. Quản trị các GDBLQ - chính sách, yếu tố, vai trò chính và xác định các BLQ và các GDBLQ trong lĩnh vực ngân hàng Tất cả các ngân hàng phải xây dựng chính sách và thủ tục để ghi nhận các tuyên bố về lợi ích của thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, các vị trí quản lý điều hành cao cấp, cổ đông chính và các bên liên quan của họ. Mọi thay đổi về lợi ích của các bên theo chính sách về giao dịch với bên liên quan phải được thông báo ngay khi thay đổi đó xảy ra và trong vòng 7 ngày theo quy định. Một số quốc gia yêu cầu phải thông báo trong vòng 2 ngày. Khuyến nghị 20 Tất cả các bên liên quan phải được xác định và yêu cầu cung cấp công bố thông tin chi tiết về lợi ích của họ và lợi ích của các bên liên quan tới họ. Ngân hàng phải duy trì cơ sở dữ liệu hiện thời về các thông tin này. Thông tin phải ít nhất bao gồm: i. Tên của cá nhân hoặc bên liên quan ii. Cá nhân hoặc tổ chức mà họ liên quan đến iii. Mô tả bản chất của mối quan hệ iv. Mô tả các lợi ích của họ v. Mô tả bất cứ giao dịch nào với ngân hàng vi. Ngày hoàn thành/cập nhật thông báo. 4.4. Các giao dịch với bên liên quan trong lĩnh vực ngân hàng 4.4.1. Các loại giao dịch với bên liên quan trong lĩnh vực ngân hàng Phạm vi của các giao dịch theo quy định về giao dịch với bên liên quan phải rộng. Phạm vi đó cần phải bao gồm tất cả rủi ro hay các giao dịch. Phạm vi đó phải bao gồm các hợp đồng dịch vụ, mua và bán tài sản, hợp đồng xây dựng, hợp đồng thuê, vay mượn và xóa nợ, các hợp động này có được thực hiện theo phương thức kinh doanh thông thường hay không, hoặc được thực hiện trực tiếp hay gián tiếp. VAS 26.19 bao gồm danh sách các ví dụ về giao dịch với bên liên quan. Danh sách chỉ ra, nhưng không nhất thiết phải toàn bộ, về các giao dịch của ngân hàng được cung cấp dưới đây. Bảng 9. Các giao dịch với bên liên quan có thể xảy ra trong lĩnh vực ngân hàng • Cấp tín dụng hoặc bất kỳ giao dịch • Nhận tiền gửi nào tương tự hình thức cấp tín • Mua bán tài sản dụng • Các thỏa thuận mua lại tài sản • Cung cấp bảo lãnh cho các bên liên • Bán, cho hoặc cho thuê tài sản cho bên liên quan quan • Đầu tư vốn cổ phần hoặc chứng khoán khác của bên • Chấp thuận, can thiệp do tuân thủ liên quan các quy định về bên liên quan • Các sản phẩm phái sinh như hợp đồng hoán đổi, kỳ hạn, • Nhận khoản vay do bên thứ ba cho quyền chọn, tương lai, khoản vay hợp vốn các bên liên quan vay - 63 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM • Sử dụng chứng khoán làm tài sản • Bao tiêu chứng khoán37 đảm bảo trong việc cấp tín dụng • Các thỏa thuận cho thuê tài sản • Tiền gửi, hợp đồng bán hàng có • Thỏa thuận bán hàng có điều kiện điều kiện, thỏa thuận mua lại, và • Hợp đồng xây dựng bất cứ thỏa thuận nào được thực • Hợp đồng dịch vụ hiện để có được khoản tín dụng • Thành lập các tổ chức liên doanh • Hợp đồng dịch vụ tư vấn hoặc chuyên ngành (ví dụ: thuê cán bộ quản lý cao cấp hoặc nhân viên trong ngân hàng) Lấy từ nguồn: Nestoradvisors, D. Risser năm 2015. Mục đích nhằm xác định tất cả các giao dịch của ngân hàng mà là giao dịch với bên liên quan và từ đó đảm bảo các giao dịch đó không bị lạm dụng hay gây thiệt hại cho ngân hàng. Hệ thống các giao dịch trong ngân hàng phải được xây dựng nhằm chỉ ra mối liên hệ giữa các cá nhân, bên liên quan đã được xác định của họ với các tổ chức có giao dịch liên quan mà họ hay tổ chức của họ có thể thực hiện. Bảng 10. Một số chỉ số về các giao dịch với bên liên quan có khả năng bị lạm dụng Các chỉ số về giao dịch với bên liên quan có khả năng bị lạm dụng Vay và cho vay trên cơ sở lãi suất bằng không hoặc lãi suất thấp hoặc ở mức chênh lệch lớn 1 so với lãi suất đang áp dụng tại thời điểm giao dịch 2 Bán hoặc mua bất động sản ở mức giá khác biệt quá lớn so với giá trị thẩm định 3 Đổi tài sản với một tài sản tương tự trong một giao dịch phi tiền tệ Cung cấp khoản vay không có điều khoản cụ thể về thời gian hoặc cách thức nguồn vốn sẽ 4 được hoàn trả 5 Định giá tài sản bảo đảm phi thực tế 6 Thỏa thuận giữa các bên liên quan vòng quanh hoặc phức tạp Giao dịch có “môi giới không cần thiết” hoặc giao dịch có độ phức tạp cao hoặc giao dịch với 7 các tổ chức có cơ cấu tổ chức quá phức tạp 37 Các ngân hàng ở Việt Nam KHÔNG được phép bao tiêu chứng khoán. Tuy nhiên, hoạt động này có thể được thực hiện bởi công ty chứng khoán có liên quan của ngân hàng và do đó cần kiểm tra rộng hơn. - 64 - Phần 4. Quản trị các GDBLQ - chính sách, yếu tố, vai trò chính và xác định các BLQ và các GDBLQ trong lĩnh vực ngân hàng Các chỉ số về giao dịch với bên liên quan có khả năng bị lạm dụng 8 Thanh toán dịch vụ với mức giá bị thổi phồng Các giao dịch diễn ra nhưng không ghi nhận được trong hệ thống kế toán và trong các giao 9 dịch bất thường tại thời điểm cuối quý hoặc cuối năm 10 Khoản vay cho các bên dường như không có năng lực trả nợ Khoản vay được tạm ứng có vẻ cho một mục đích kinh doanh phù hợp và sau đó được xóa nợ 11 do không thu hồi được 12 Các giao dịch với bên liên quan trọng yếu tại thời điểm kết thúc kỳ báo cáo Các giao dịch vốn với ngân hàng do một số bên liên quan câu kết với nhau hoặc câu kết với 13 một cổ đông lớn Việc tồn tại các giao dịch với bên liên quan không được sự phê duyệt theo quy định tại Luật 14 các TCTD, Luật Doanh nghiệp hoặc Điều lệ ngân hàng hay chính sách về giao dịch với bên liên quan Các giao dịch liên ngân hàng là một phần hoạt động thông thường của lĩnh vực ngân hàng. Tuy nhiên, qua thời gian các giao dịch đó có thể dẫn tới việc ngân hàng gặp phải các giao dịch với bên liên quan do sự gần gũi của các mối quan hệ giữa các ngân hàng hoặc giữa các nhân viên ngân hàng cụ thể. Những giao dịch này phải được kiểm soát tương tự như các giao dịch với bên liên quan. Phần 4 – câu hỏi thường gặp 4.1. Câu hỏi – Hoạt động cho vay nào phải tuân thủ các khuyến nghị trong Sổ tay hướng dẫn này? 4.1. Trả lời – Sổ tay hướng dẫn bao trùm các khoản vay, cho vay trả nợ và bất kỳ giao dịch tín dụng nào dẫn đến rủi ro hoặc rủi ro tiềm năng, bao gồm cả hoạt động bảo lãnh. 4.2. Câu hỏi – Các giao dịch với bên liên quan có bao gồm nợ và thấu chi thẻ tín dụng ngân hàng không? 4.2. Trả lời – Có. 4.3. Câu hỏi – Kiểm toán bên ngoài có được coi là bên liên quan hay không? 4.3. Trả lời – Không. Kiểm toán bên ngoài không được coi là “bên liên quan” vì theo chuẩn mực và quy định về chuyên môn kiểm toán, kiểm toán viên bị cấm nắm giữ bất kỳ quyền lợi tài chính đáng kể nào (bao gồm các khoản vay) với tổ chức mà họ thực hiện kiểm toán. - 65 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Phần 5. Quy trình rà Soát và Phê duyệt Giao dịCh với Bên Liên Quan 5.1. Các vấn đề ban đầu về giao dịch với bên liên quan Trước khi phê duyệt giao dịch với bên liên quan, phải rà soát và đánh giá từng giao dịch nhằm bảo vệ tài sản và lợi ích của ngân hàng. Danh sách các thông tin được yêu cầu trong Bảng 11 dưới đây không thể bao quát toàn diện nhưng có đủ thông tin giúp xác định những vấn đề có thể bị lạm dụng trong các giao dịch với bên liên quan. 5.1.1. Lập hồ sơ Tất cả các giao dịch với bên liên quan phải được lập hồ sơ đầy đủ. Chuẩn mực Kế toán Quốc tế IAS 24 – Công bố về các bên liên quan quy định những thông tin nhất định phải được công bố trên thị trường khi một giao dịch với bên liên quan phát sinh và là điểm khởi đầu cho các thông tin về giao dịch với bên liên quan. Bảng 11 tóm tắt các thông tin tối thiểu phải được cung cấp để phục vụ quá trình rà soát và trước khi phê duyệt. Bảng 11. Thông tin về các giao dịch với bên liên quan Thông tin yêu cầu đối với các giao dịch với bên liên quan 1 Tất cả các quy định trong Điều 39, Luật TCTD – xem phần 5.4.1 2 Tên của bên/các bên thực hiện giao dịch 3 Tên của các bên liên quan và tổ chức liên quan 4 Mô tả mối quan hệ Ngày giao dịch với bên liên quan được rà soát và phê duyệt và tên của người phê duyệt giao 5 dịch đó 6 Mục đích và sự cần thiết của giao dịch 7 Loại rủi ro 8 Giá trị giao dịch được phê duyệt 9 Tổng số dư giá trị giao dịch hiện tại với bên này - 66 - Phần 5. Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan Thông tin yêu cầu đối với các giao dịch với bên liên quan 10 Số dư hoặc giá trị đang thực hiện Điều khoản và điều kiện, bao gồm mọi thay đổi về điều khoản và điều kiện của giao dịch với 11 bên liên quan 12 Đảm bảo, giá trị đảm bảo và khả năng tiếp cận 13 Lập hồ sơ 5.1.2. Các bên trong giao dịch Việc xác định các bên của giao dịch là rất quan trọng. Trong các giao dịch với bên liên quan với các tổ chức có thỏa thuận nắm giữ cổ phần phức tạp, cần xác định tất cả chi tiết trong các mối quan hệ đa công ty hay sở hữu chéo. Việc xác định các cổ đông chi phối tối cao và chi tiết về đơn vị phụ thuộc ở nước ngoài hoặc các bên của giao dịch là cần thiết. Điều quan trọng là phải xem xét liệu tất cả các bên có xung đột lợi ích có được xác định và đảm bảo họ không tham gia vào giao dịch, không tư vấn hay bỏ phiếu cho giao dịch đó. Điều này có thể cần phải điều tra về các mối quan hệ trong gia đình, kinh doanh, và các tổ chức tư nhân. 5.1.3. Coi tài sản là một phần của giao dịch Tài sản có thể được coi là một phần của giao dịch dưới dạng tài sản đảm bảo hoặc liên quan đến một khoản vay. Cần hiểu được bản chất, tình trạng, vị trí và khả năng chuyển nhượng của tài sản. Cần rà soát chi tiết về các bên sở hữu tài sản, bao gồm bản sao chứng thực quyền sở hữu. Cần làm rõ việc liệu ngân hàng có thể tiếp cận tài sản đảm bảo đó một cách hợp pháp và dễ dàng không. Nếu tài sản là một phần của giao dịch, giá trị tài sản phải được định giá độc lập theo phương pháp định giá của ngân hàng. Tài sản và vốn cổ phần có thể khó định giá được. Giấy ủy nhiệm của người định giá phải được xem xét kỹ lưỡng và ghi chép cẩn thận. Các điều kiện và giá cả thị trường hiện thời phải được sử dụng làm yếu tố so sánh khi vận dụng các điều khoản và điều kiện thị trường. 5.2. Các ngưỡng trong quy trình rà soát/phê duyệt Rà soát và phê duyệt các giao dịch với bên liên quan vẫn là một vấn đề quan trọng về bảo vệ cổ đông. Các phương pháp tiếp cận của mỗi cơ quan quản lý chức năng trên thế giới tương đối khác nhau (như đã đề cập ở phần 3.3 của Sổ tay này). Tuy nhiên, việc đưa ra quyết định phê duyệt giao dịch với bên liên quan phải được trình bày rõ ràng. Ở hầu hết các quốc gia, Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm đưa ra quyết định liên quan đến các giao dịch với bên liên quan trọng yếu. Những khu vực có nhiều giao dịch với bên liên quan xảy ra ở một tổ chức nơi - 67 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM cổ đông lớn có khả năng kiểm soát đối với Hội đồng quản trị (loại hình cổ đông gia đình hoặc cổ đông nhà nước); hoặc ở những khu vực đã có lịch sử giao dịch với bên liên quan gây ra khối lượng lớn nợ xấu; hoặc ở những nơi mà việc kiểm soát và cưỡng chế thực thi pháp luật không chặt chẽ, để các ngân hàng có thể áp dụng các thông lệ tốt thì rất cần phải thiết lập nên phương pháp và cơ chế quy định có tính đến tính trọng yếu và điều kiện của các giao dịch. Tại Châu Á, Singapore, Malaysia, Hồng Kông và Thái Lan đã áp dụng phương pháp này. Như đã mô tả ở phần 3.3, các giao dịch với bên liên quan có thể được phân biệt giữa các giao dịch không trọng yếu và có tác động tương đối không đáng kể với các giao dịch trọng yếu, quan trọng và tác động lớn hơn đối với ngân hàng. Đối với các giao dịch không trọng yếu, quy trình phê duyệt và báo cáo có thể được giản lược. Có thể quy định các giao dịch dưới ngưỡng tối thiểu được phê duyệt theo quy trình quản lý thông thường của ngân hàng, phù hợp với chính sách, quy trình và thẩm quyền phê duyệt theo từng cấp, báo cáo tổng thể hàng tháng cho Hội đồng quản trị để tái phê duyệt và báo cáo thường niên cho cổ đông trong báo cáo tài chính. 5.2.1. Xây dựng ngưỡng rà soát/phê duyệt – các giao dịch trọng yếu Ở Việt Nam, Luật các TCTD quy định trách nhiệm và quyền hạn của hội đồng quản trị như sau: Phê duyệt các hợp đồng của tổ chức tín dụng với công ty con, công ty liên kết của tổ chức tín dụng; các hợp đồng của tổ chức tín dụng với thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc), cổ đông lớn, người có liên quan của họ có giá trị bằng hoặc nhỏ hơn 20% vốn điều lệ của tổ chức tín dụng ghi trong báo cáo tài chính đã được kiểm toán gần nhất hoặc tỷ lệ khác nhỏ hơn do Điều lệ của tổ chức tín dụng quy định. Trong trường hợp này, thành viên có liên quan không có quyền biểu quyết. Luật các TCTD Điều 63.10 Các cổ đông có quyền khác để quyết định các hợp đồng thương mại như sau: Quyết định các hợp đồng giao dịch của ngân hàng không thuộc phạm vi, đối tượng điều chỉnh cấm hoặc hạn chế theo quy định của Luật các Tổ chức tín dụng, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các Tổ chức tín dụng và văn bản hướng dẫn dưới các Luật này với thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc, cổ đông sở hữu mức cổ phần trọng yếu và người có liên quan của họ có giá trị bằng hoặc nhỏ hơn 20% vốn tự có của ngân hàng hoặc một tỷ lệ cụ thể khác nhỏ hơn do Điều lệ ngân hàng quy định. Trong trường hợp này, thành viên có liên quan không có quyền biểu quyết. Nghị định 59/2009/NĐ-CP, Điều 46.9 - 68 - Phần 5. Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan Trong các quy định nêu ở trên, phần in đậm do tác giả bổ sung nhằm tạo sự chú ý về thực tế là từng ngân hàng có thể đưa ra ngưỡng thấp hơn so với quy định của luật trong chính sách phê duyệt giao dịch với bên liên quan của Hội đồng quản trị hay cổ đông của ngân hàng. Các ngưỡng trọng yếu tương ứng quy định trong Luật các TCTD và Nghị định 59 liên quan đến thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị và thẩm quyền phê duyệt của cổ đông là khá cao so với ngưỡng quy định ở các nước khác, và chúng tôi khuyến nghị quy định ngưỡng phê duyệt các giao dịch với bên liên quan ở mức thấp hơn. Một ngân hàng cần chủ động quy định ngưỡng phê duyệt thấp hơn trong chính sách giao dịch với bên liên quan. Luật Doanh nghiệp cũng quy định rằng: Hợp đồng, giao dịch giữa công ty với các đối tượng sau đây phải được Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận: a) Cổ đông, người đại diện ủy quyền của cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và những người có liên quan của họ; b) Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người có liên quan của họ; c) Doanh nghiệp quy định tại khoản 2 Điều 159 Luật này. Luật Doanh nghiệp, Điều 162.1 Trong bất cứ trường hợp nào ở Việt Nam, một hợp đồng hoặc một giao dịch với thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, các bên liên quan của họ và các tổ chức có liên quan được phê duyệt bởi Hội đồng quản trị. Các giao dịch cần được Hội đồng quản trị phê duyệt phải là những giao dịch trong khoảng từ một ngưỡng tối thiểu quy định bởi ngân hàng (de minimis) và dưới mức giá trị phần trăm vốn nhất định, [mà nếu cao hơn mức này phải có sự phê duyệt (hay bác bỏ) của cổ đông]. Ngân hàng cần xác định ngưỡng tương ứng với rủi ro đối với một tổ chức cụ thể và các rủi ro phát sinh từ bản chất, phạm vi, tần suất và giá trị của các giao dịch với bên liên quan. Khi xây dựng các ngưỡng cụ thể, các ngân hàng cũng cần phải cân nhắc các thông lệ quốc tế tốt và mức độ mà họ mong muốn bảo vệ lợi ích cổ đông của mình. - 69 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Bảng 12. Các ví dụ về ngưỡng giao dịch trọng yếu với bên liên quan do Hội đồng quản trị và Cổ đông phê duyệt38 Ngưỡng Tối thiểu HĐQT phê duyệt Cổ đông phê duyệt Nước Tất cả các giao dịch với bên liên quan đều Trên 10% doanh thu phải do Ủy ban kiểm toán thuộc Hội Ấn Độ Không có hợp nhất hàng năm đồng quản trị phê duyệt, trừ các giao của ngân hàng dịch yêu cầu sự phê duyệt của cổ đông Nếu tổng giá trị giao dịch rủi ro đối với Canada nhóm bên liên quan bất kỳ >2% vốn pháp định của ngân hàng Mỗi giao dịch với bên Nằm trong khoảng 5,000,000 Bạt đến 5% Thái Lan 5% vốn hoặc cao hơn liên quan vốn < 5,000,000 Bạt Mỗi giao dịch Giao dịch < 0.5% vốn hoặc nằm trong với bên liên Singapore khoảng 100,000 - 2 triệu đô la Singapore, 5% vốn hoặc cao hơn quan < 100,000 bất cứ giá trị nào thấp hơn đô la Singapore Mỗi giao dịch Tất cả các giao dịch trọng yếu với bên liên với bên liên quan bao gồm tất cả các giao dịch hoặc Malaysia quan < 250,000 5% vốn hoặc cao hơn hợp đồng vượt quá 250,000 Ringgit hoặc Ringgit hoặc 1% vốn, bất cứ giá trị nào thấp hơn 1% vốn Tất cả các giao dịch Ngân hàng Tất cả các giao dịch trọng yếu với bên liên trọng yếu với bên liên toàn cầu quan dưới mức 2% vốn quan từ mức 2% vốn Philippines trở lên Quy định của Singapore đưa ra các ngưỡng tối đa. Với ngưỡng này, các ngân hàng cần xác định giới hạn ngưỡng cho quy trình phê duyệt các giao dịch với bên liên quan và thông báo các ngưỡng này cho cơ quan quản lý (xem quy định MAS 643 dưới đây). Singapore phân biệt chi tiết giới hạn rủi ro của giao dịch với bên liên quan đối với một nhóm bên liên quan cụ thể, ví dụ các giao dịch với bên liên quan đem lại rủi ro tổng thể cho nhóm bên liên quan ở mức 2% vốn hoặc cao hơn phải được Hội đồng quản trị phê duyệt. 38 Nhìn chung, các ngân hàng và các tổ chức tín dụng thì thường đặt ra các mức ngưỡng phê duyệt khác với các công ty niêm yết nằm ngoài ngành ngân hàng. Các ngân hàng thường dùng tỷ lệ "% vốn" hoặc "% vốn chủ sở hữu" trong khi các công ty ngoài ngành ngân hàng sẽ dùng một tỷ lệ "% tài sản" hoặc "% doanh thu". - 70 - Phần 5. Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan 13. Một ngân hàng tại Singapore phải (a) xác định ngưỡng trọng yếu riêng biệt trên cơ sở ngưỡng tổng đối với từng loại giao dịch với bên liên quan khi có rủi ro phát sinh (ví dụ, thế chấp, cho vay và kinh doanh các công cụ tài chính không có bảo đảm) với từng nhóm liên quan; (b) xem xét bản chất, phạm vi, tần suất, giá trị và rủi ro của các giao dịch với bên liên quan trong việc xác định ngưỡng trọng yếu đã đề cập ở trên; (c) báo cáo ngưỡng trọng yếu được xác định, và bất kỳ thay đổi nào cho Cơ quan Tiền tệ Singapore trong phần “Thông tin bổ sung” trong báo cáo tài chính được đệ trình hàng quý theo quy định tại Thông báo 639A của MAS về “Rủi ro và Hợp đồng tín dụng với những quan ngại liên quan”; và (d) khi vượt quá ngưỡng trọng yếu, báo cáo ngay lập tức về thực trạng ngưỡng đã bị vượt quá cho Hội đồng quản trị hoặc (trong trường hợp ngân hàng báo cáo hợp nhất hoạt động ngoài lãnh thổ Singapore) cho người có thẩm quyền. Một ngân hàng ở Singapore phải thông báo thẩm quyền điều chỉnh các ngưỡng trọng yếu theo quy định tại đoạn 13(a) cho MAS khi có yêu cầu của MAS. MAS có thể chỉ đạo một ngân hàng ở Singapore giảm ngưỡng trọng yếu nếu thấy ngưỡng này không phù hợp trên cơ sở xem xét các yếu tố quy định tại đoạn 10 (a). Trích từ Thông báo 643 của Cơ quan Tiền tệ Singapore Kiến nghị đối với Việt Nam là thành viên Hội đồng quản trị độc lập hay những người không có xung đột lợi ích trong Hội đồng quản trị của ngân hàng cần rà soát các thông lệ hiện hành về giao dịch với bên liên quan và kiến nghị tới Hội đồng quản trị để đưa các ngưỡng vào chính sách về giao dịch với bên liên quan phục vụ cho việc phê duyệt giao dịch, trong đó bao gồm ngưỡng đối với các giao dịch với bên liên quan do các thành viên Hội đồng quản trị không có xung đột lợi ích phê duyệt. Gợi ý đưa ra là ngưỡng để Hội đồng quản trị phê duyệt đối với tất cả các giao dịch với bên liên quan lên mức tối đa là 3.0% giá trị vốn chủ sở hữu39. Các giao dịch tương tự với một bên liên quan riêng lẻ hoặc các bên liên quan với bên đó phải được cộng dồn khi áp dụng mức 3.0% do Hội đồng quản trị phê duyệt. Hội đồng quản trị cũng có thể đặt ra ngưỡng rủi ro tổng đối với các nhóm bên liên quan trên mức phê duyệt thông thường theo thẩm quyền của Hội đồng quản trị. Khuyến nghị đối với tất cả các giao dịch với bên liên quan có ngưỡng 3% vốn chủ sở hữu hoặc cao hơn và những giao dịch được quy định trong luật/quy định phải được Hội đồng quản trị rà soát và cho ý kiến trước khi có sự phê duyệt/bác bỏ của đa số các cổ đông không hưởng lợi. Ngưỡng 3.0% vốn chủ sở hữu đã được khuyến nghị cho Việt Nam trên cơ sở các vấn đề và phạm vi ảnh hưởng liên quan đến các giao dịch với bên liên quan thực tế ở Việt Nam, mức độ 39 Giá trị vốn chủ sở hữu được lấy trên báo cáo tài chinh gần nhất đã được công ty kiểm toán rà soát hoặc kiểm toán. - 71 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM và chất lượng kiểm soát của ngân hàng xung quanh việc đánh giá tín dụng và thẩm định chi tiết, sau khi xem xét mức vốn hóa trung bình của các ngân hàng Việt Nam, quy mô tương quan của các giao dịch với bên liên quan có thể phát sinh và cần được phê duyệt thông qua quy trình chính thức của Hội đồng quản trị hoặc cổ đông, và các rủi ro có liên quan tới các nhóm bên liên quan ở Việt Nam nhằm bảo vệ lợi ích của ngân hàng và cổ đông nhỏ. Các giao dịch với bên liên quan do Hội đồng quản trị phê duyệt phải bổ sung yêu cầu phê duyệt của cổ đông. Việc phê duyệt của cổ đông thường được giới hạn cho cả những giao dịch với bên liên quan do cổ đông phê duyệt theo luật và các quy định hiện hành khác, như tất cả các giao dịch giữa ngân hàng và một thành viên Hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc, và tất cả các giao dịch lớn. Để cho rõ ràng, tất cả các ngân hàng ở Việt Nam cần xác định ngưỡng trên mức mà ngân hàng quyết định đối với một giao dịch với bên liên quan được xem là trọng yếu và vì vậy cần được phê duyệt bởi các cổ đông không hưởng lợi và không có xung đột lợi ích. Ngưỡng này được khuyến nghị là là ở mức 3% vốn chủ sở hữu hoặc cao hơn. Khái niệm về tính trọng yếu để xác định ngưỡng cho giao dịch với bên liên quan trong quy trình phê duyệt không chỉ xem xét đến việc xác định con số ngưỡng mà còn phải tính đến tình trạng của các giao dịch với bên liên quan. Mặc dù một số giao dịch với bên liên quan có thể chỉ ở mức thấp hơn một ngưỡng nhất định, nhưng qua kiểm tra tính trọng yếu có thể cho thấy các giao dịch đó là trọng yếu đối với một hoặc nhiều bên liên quan và như vậy phải được đệ trình lên cả Hội đồng quản trị và cổ đông để phê duyệt. Thông thường, người ta xem thông tin là trọng yếu nếu việc bỏ sót hoặc trình bày sai thông tin đó có thể gây ảnh hưởng tới những quyết định mang lại lợi ích của người sử dụng thông tin đó. Khuyến nghị 21 Các ngân hàng phải xây dựng chính sách, ngưỡng giao dịch với bên liên quan đối với: i. Các giao dịch với bên liên quan có ngưỡng tối thiểu mà dưới ngưỡng này cần có sự phê duyệt trước của ban điều hành nhưng không cần Hội đồng quản trị rà soát và phê duyệt trước; và vẫn cần báo cáo và phê duyệt sau đó của Hội đồng quản trị; ii. Ngưỡng giao dịch với bên liên quan đòi hỏi phải được Hội đồng quản trị phê duyệt/bác bỏ trước và được xác định trong khoảng từ ngưỡng tối thiểu đến mức phần trăm vốn (được khuyến nghị là đến 3.0% vốn chủ sở hữu theo báo cáo tài chính gần nhất đã được công ty kiểm toán rà soát hoặc kiểm toán);40 iii. Ngưỡng của các giao dịch với bên liên quan trọng yếu đòi hỏi phải được cổ đông phê duyệt/bác bỏ trước theo tỷ lệ phần trăm vốn (được khuyến nghị là từ 3% trở lên giá trị của vốn chủ sở hữu theo báo cáo tài chính gần nhất đã được công ty kiểm toán rà soát hoặc kiểm toán). 40 Mức ngưỡng này được khuyến nghị trên cơ sở xem xét mức vốn hóa trung bình của các ngân hàng thương mại tiêu biểu của Việt Nam, ngoài ra nên cân nhắc đến mức độ các giao dịch của ngân hàng và mức độ kiểm soát mong muốn đối với các GDBLQ và bảo đảm minh bạch thông tin. Các ngân hàng luôn có thể đưa ra ngưỡng thậm chí còn thấp hơn mức khuyến nghị này. - 72 - Phần 5. Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan Theo thông lệ tốt về tính minh bạch, ngưỡng do ngân hàng đặt ra trong chính sách về giao dịch với bên liên quan phải được báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN) và được công khai trên website của ngân hàng. NHNNVN có thể yêu cầu ngân hàng điều chỉnh các cấp ngưỡng do ngân hàng đặt ra. 5.2.2. Các giao dịch nhỏ – dưới mức tối thiểu Cần xác định giá trị tối thiểu cho các giao dịch nhỏ, kể cả các giao dịch đơn lẻ và tổng các giao dịch với một bên liên quan. Các giao dịch dưới mức tối thiểu phải được Ban điều hành phê duyệt trước, sau đó được ghi chép, theo dõi và báo cáo hàng tháng lên để Hội đồng quản trị xem xét và tái phê duyệt. Xem thêm phần 3.3. Hội đồng quản trị có thể giao cho các bên không có xung đột lợi ích trong ban điều hành cao cấp, như ban rà soát tín dụng, quyền phê duyệt các giao dịch với bên liên quan có giá trị dưới mức tối thiểu. Tuy nhiên, tất cả các thông tin liên quan phải được cung cấp cho người đưa ra quyết định (xem Bảng 11). Mọi quy trình phê duyệt đều phải bao gồm việc cung cấp hồ sơ đầy đủ, rà soát các điều khoản và điều kiện của giao dịch liên quan đến thời hạn khoản vay, lãi suất, phí, tài sản đảm bảo nếu cần, và bất kỳ chính sách xóa nợ nào liên quan đến giao dịch với bên liên quan. Ban điều hành phê duyệt các giao dịch với bên liên quan phải được kiểm tra định kỳ bởi một ủy ban độc lập của Hội đồng quản trị để giám sát giao dịch với bên liên quan. Hội đồng quản trị hoặc ủy ban của Hội đồng quản trị phải nhận được báo cáo đều đặn hàng tháng về các giao dịch với bên liên quan và sau đó phê duyệt các giao dịch này nhằm đảm bảo trách nhiệm giải trình của Hội đồng quản trị đối với tất cả các giao dịch với bên liên quan. Tình trạng và tổng rủi ro tín dụng đối với mỗi bên liên quan và việc xóa nợ đối với các giao dịch với bên liên quan nếu xảy ra đều phải được kiểm soát. Trong chính sách về giao dịch với bên liên quan của mình, các ngân hàng cũng cần phải đặt ra các giới hạn về tổng mức rủi ro đối với từng bên liên quan hoặc nhóm các bên liên quan, kể cả trong 1 giao dịch lẫn tổng các giao dịch (xem phần 5.2.6). 5.2.3. Quy trình phê duyệt các giao dịch trọng yếu của Hội đồng quản trị Các giao dịch với bên liên quan trọng yếu phải được cả Hội đồng quản trị và cổ đông rà soát và phê duyệt trước, và tuân theo các yêu cầu về báo cáo bổ sung. Bất cứ ai có xung đột về lợi ích hoặc là người tham gia hay thụ hưởng từ giao dịch với bên liên quan, không được tham gia vào việc thảo luận hoặc mọi quyết định liên quan đến giao dịch và không được biểu quyết trong việc quyết định giao dịch đó. Việc phê duyệt các giao dịch trọng yếu với bên liên quan của Hội đồng quản trị được thực hiện sau khi giao dịch được rà soát bởi một ủy ban độc lập của Hội đồng quản trị, có thể là ủy ban kiểm toán có trách nhiệm rà soát giao dịch với bên liên quan. 65% các quốc gia mà OECD41 đã rà soát về các thông lệ giao dịch với bên liên quan, việc phê duyệt của Hội đồng quản trị thường được thực hiện sau khi có khuyến nghị của ủy ban với các thành viên không có lợi ích và độc lập chịu trách nhiệm nghiên cứu kỹ lưỡng các giao dịch. Ủy ban này phải rà soát tất cả 41 Cuốn Quản trị doanh nghiệp của OECD, Paris, 2015. - 73 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM hồ sơ và điều khoản, điều kiện của giao dịch với bên liên quan và đưa ra khuyến nghị rõ ràng cho Hội đồng quản trị để phê duyệt hay bác bỏ. Ở Việt Nam, khi việc thành lập một ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị là không phổ biến trong khối ngân hàng, quy trình rà soát sơ bộ bởi các bên không có lợi ích để Hội đồng quản trị đưa ra quyết định phải được giao cho một ủy ban được thành lập với các thành viên Hội đồng quản trị độc lập và/hoặc không hưởng lợi. Nhóm này được giao nhiệm vụ rà soát và kiến nghị về giao dịch với bên liên quan phải bao gồm các thành viên có năng lực và kỹ năng, có đủ thời gian để rà soát toàn diện các giao dịch với bên liên quan, và là những người thể hiện là độc lập và không có xung đột về lợi ích. 5.2.4. Các giao dịch trọng yếu do cổ đông phê duyệt Việt Nam quy định cổ đông rà soát và phê duyệt các giao dịch với bên liên quan có giá trị trên mức 20% vốn điều lệ tại Đại hội đồng cổ đông. Khuyến nghị tại cuốn sách hướng dẫn này (phần 5.2.1 và khuyến nghị 21) là cần đặt ra một ngưỡng thấp hơn nhiều trong chính sách về giao dịch với bên liên quan do cổ đông phê duyệt. Các quy định trong luật và quy định về các giao dịch với bên liên quan do cổ đông phê duyệt cũng được quy định cho các giao dịch được phê duyệt bởi thành viên hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc và các vị trí quản lý điều hành cao cấp. Quy định tại Luật TCTD Điều 59.2.q về Đại hội đồng cổ đông: Thông qua các hợp đồng có giá trị trên 20% vốn điều lệ của tổ chức tín dụng ghi trong báo cáo tài chính đã được kiểm toán gần nhất hoặc một tỷ lệ khác thấp hơn theo quy định tại Điều lệ của tổ chức tín dụng giữa tổ chức tín dụng với thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc), cổ đông lớn, người có liên quan của người quản lý, thành viên Ban kiểm soát, cổ đông lớn của tổ chức tín dụng; công ty con, công ty liên kết của tổ chức tín dụng Luật TCTD Điều 59.2.q Quy định tại Nghị định Điều 41.2.l (m) về Đại hội đồng cổ đông: Quyết định các hợp đồng giao dịch của ngân hàng không thuộc phạm vi, đối tượng điều chỉnh cấm hoặc hạn chế theo quy định của Luật các Tổ chức tín dụng, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các Tổ chức tín dụng và văn bản hướng dẫn các Luật này với thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc, cổ đông sở hữu mức cổ phần trọng yếu và người có liên quan của họ có giá trị lớn hơn 20% vốn tự có của ngân hàng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ ngân hàng. Trong trường hợp này, các cổ đông có liên quan không có quyền biểu quyết. Hợp đồng hoặc giao dịch được chấp thuận khi có số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết còn lại đồng ý. - 74 - Phần 5. Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan Điều 23.4 trong Thông tư 121 về quản trị doanh nghiệp cũng quy định rằng Đại hội đồng cổ đông sẽ quyết định việc cấp các khoản vay hoặc bảo lãnh cho các thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành, cán bộ quản lý khác. Để kiểm soát tốt hơn các giao dịch với bên liên quan ở Việt Nam, từng ngân hàng phải đặt ra một ngưỡng thấp hơn đối với giao dịch với bên liên quan trọng yếu do cổ đông phê duyệt trước, thấp hơn 20% vốn điều lệ như quy định tại Luật TCTD42. Ngưỡng khuyến nghị đối với các giao dịch với bên liên quan do cổ đông phê duyệt phải được xác định mở mức thấp, khoảng 3% hoặc cao hơn vốn chủ sở hữu. Ở Việt Nam, việc phê duyệt các giao dịch với bên liên quan của cổ đông đòi hỏi biểu quyết của 65% cổ đông đối với các giao dịch có giá trị trên 20% vốn điều lệ. Việc phê duyệt của cổ đông phải được thực hiện trước khi thông qua giao dịch. Nếu cổ đông biểu quyết để phê duyệt giao dịch với bên liên quan, các bên liên quan hoặc các bên có lợi ích/xung đột lợi ích không được biểu quyết. Các cổ đông nếu có trách nhiệm phê duyệt các giao dịch với bên liên quan phải có đầy đủ thông tin để đưa ra quyết định phê duyệt. Theo thông lệ tốt, thông tin (xem thêm phần Lập hồ sơ trong mục 5.4.2) để đưa ra quyết định phải toàn diện và bao gồm: i. Tất cả các thông tin quy định trong quy trình phê duyệt; ii. Cung cấp đầy đủ bằng văn bản kịp thời cho tất cả các cổ đông để đánh giá; iii. Bản rà soát và khuyến nghị của các thành viên độc lập và không xung đột lợi ích của Hội đồng quản trị; và iv. Ý kiến độc lập công bằng về giao dịch với bên liên quan cho ngân hàng. Theo đó, tóm tắt về cơ chế báo cáo và phê duyệt rõ ràng có thể áp dụng theo bảng dưới đây. Bảng 13. Tóm tắt khuyến nghị về việc phê duyệt và báo cáo ngưỡng của các giao dịch với bên liên quan đối với Việt Nam Ngưỡng Phê duyệt Báo cáo Do Ban điều hành không có Có – báo cáo tổng thể hàng xung đột lợi ích được ủy quyền tháng cho Hội đồng quản dưới ngưỡng tối thiểu phê duyệt và sau đó Hội đồng trị theo tên riêng biệt và quản trị rà soát và phê duyệt báo cáo thường niên cho cổ tổng thể đông Hội đồng quản trị phê duyệt Có – báo cáo cho Hội đồng trước, sau đó Ủy ban chuyên quản trị về từng giao dịch từ ngưỡng tối thiểu đến dưới mức trách bao gồm các thành viên trọng yếu với bên liên quan 3.0% vốn chủ sở hữu. Hội đồng quản trị độc lập rà Có – báo cáo thường niên soát và khuyến nghị cho cổ đông 42 Luật các TCTD, Điều 63.10, Điều 59.2.q và Điều 67.2.k. - 75 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Ngưỡng Phê duyệt Báo cáo Có – báo cáo cho cổ đông Cổ đông không hưởng lợi phê ở mức 3.0% vốn chủ sở hữu hoặc về từng giao dịch trọng yếu duyệt trước. Hội đồng quản trị cao hơn với bên liên quan có giá trị rà soát và đưa ra khuyến nghị trên ngưỡng Tất cả các giao dịch khác quy định trong luật và tất cả các giao dịch không phải là khoản vay43 của giám Thành viên Hội đồng quản trị Có - báo cáo cho cổ đông - đốc và Tổng giám đốc và các bên hoặc cổ đông không hưởng lợi không áp dụng ngưỡng liên quan của họ; phê duyệt trước Tất cả các giao dịch với cổ đông nắm giữ ≥ 10% cổ phiếu phổ thông Sơ đồ 6. Quy trình phê duyệt giao dịch với bên liên quan Giao dịch với bên liên quan Các giao dịch nhỏ có giá trị đến mức Giao dịch trọng yếu tối thiểu Ở mức/trên mức tối Ở mức 3.0% vốn Ban điều hành thiểu và < 3.0% vốn điều lệ hoặc cao hơn phê duyệt trước điều lệ theo quy định Ủy ban chuyên trách Ủy ban chuyên trach Ủy ban chuyên trach của Hội đồng quản trị của Hội đồng quản trị của Hội đồng quản trị rà soát sau rà soát trước rà soát trước Hội đồng quản trị phê Hội đồng quản trị phê Hội đồng quản trị duyệt tổng thể sau duyệt trước khuyến nghị trước Cổ đông phê duyệt trước 43 Không được phép cho vay thành viên HĐQT, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc và thành viên ruột thịt trong gia đình họ theo Luật các TCTD Điều 126. - 76 - Phần 5. Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan Sơ đồ 6 ở trên cho thấy tất cả các giao dịch với bên liên quan cần được Hội đồng quản trị phê duyệt hoặc khuyến nghị cả trước và sau. Một số giao dịch lớn hơn và trọng yếu hơn phải do cổ đông phê duyệt. 5.2.5. Tổng hợp các giao dịch Các giao dịch tương tự với một bên liên quan và/hoặc một tổ chức liên quan phải được tổng hợp và xử lý như một giao dịch khi áp dụng ngưỡng trọng yếu, mặc dù từng giao dịch ở dưới ngưỡng tối thiểu. Quy định này được áp dụng nhằm ngăn chặn việc các cá nhân và tổ chức chia các giao dịch với bên liên quan thành một loạt các giao dịch nhỏ. Ở một số quốc gia, tất cả các giao dịch với một bên liên quan thực hiện qua 1 năm phải được tính gộp lại. Thông tin để thực hiện việc tổng hợp các giao dịch với bên liên quan đòi hỏi việc nhập các số liệu chất lượng vào hệ thống giao dịch và tổng hợp vững chắc, như vậy mới có thể thực hiện được việc rà soát chức năng tuân thủ và sự minh bạch của các giao dịch với bên liên quan. 5.2.6. Tổng hạn mức đối với các giao dịch với bên liên quan Tuy ngưỡng tối thiểu và ngưỡng trọng yếu được quy định trong chính sách về giao dịch với bên liên quan, nhưng các ngân hàng cũng thường đưa ra hạn mức về cung cấp tín dụng mà ngân hàng có thể cung cấp cho một đối tác và các bên liên quan của họ. Ở Việt Nam, Luật các TCTD quy định: Giới hạn cấp tín dụng Tổng mức dư nợ cấp tín dụng đối với một khách hàng không được vượt quá 15% vốn tự có của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, quỹ tín dụng nhân dân, tổ chức tài chính vi mô; tổng mức dư nợ cấp tín dụng đối với một khách hàng và người có liên quan không được vượt quá 25% vốn tự có của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, quỹ tín dụng nhân dân, tổ chức tài chính vi mô Luật các TCTD, Điều 128.1 Tóm tắt khuyến nghị đối với các ngân hàng thương mại ở Việt Nam: • Tổng mức dư nợ cấp tín dụng đối với một khách hàng không vượt quá 15% vốn tự có của ngân hàng; • Tổng mức dư nợ cấp tín dụng đối với một khách hàng và người có liên quan không vượt qua 25% vốn tự có của ngân hàng. Cách quy định của Việt Nam tương tự với thông lệ ở các quốc gia khác. Tuy nhiên, chưa có quy định phòng ngừa việc ngân hàng trong chính sách về giao dịch với bên liên quan của mình quyết định một tổng hạn mức cam kết thấp hơn cho một bên liên quan nếu ngân hàng đó - 77 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM mong muốn thận trọng hơn. Ngân hàng đó cũng có thể lựa chọn quyết định tổng hạn mức đối với tất cả các giao dịch với bên liên quan mà ngân hàng thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào. Ở Malaysia, giới hạn bổ sung đối với rủi ro tổng của các bên liên quan là các rủi ro của các bên liên quan không được vượt quá 100% vốn tự có của ngân hàng hoặc là 25% rủi ro tổng dư nợ tín dụng, sử dụng mức nào thấp hơn. Ở Ireland, giới hạn bổ sung đối với các giao dịch với bên liên quan quy định rằng tổng tất cả các GDBLQ với tất cả các bên liên quan, cá nhân và tổ chức, không được vượt quá 15% tổng vốn của ngân hàng. Khuyến nghị 22 Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan phải được xây dựng trên cơ sở xem xét các giao dịch không trọng yếu và giao dịch trọng yếu để Hội đồng quản trị phê duyệt và cũng dành cho việc phê duyệt và báo cáo cổ đông. Quy trình cần được xây dựng bao gồm: i. cơ chế phê duyệt; ii. tổng giá trị các giao dịch; iii. phê duyệt các giao dịch lặp lại; và iv. kết hợp quy định về giới hạn của ngân hàng thương mại, bao gồm các quy định về xác định ngưỡng tổng cho phép đối với tất cả các giao dịch với bên liên quan. 5.3. Tiêu chí phê duyệt Trong quy trình phê duyệt trước, Ban điều hành phải đảm bảo giải quyết các vấn đề sau. Quy trình rà soát phải quy định các giao dịch với bên liên quan phải: i. là lợi ích của bản thân ngân hàng và có lợi cho ngân hàng; ii. có mục đích kinh doanh lành mạnh với bên liên quan và là hoạt động kinh doanh thông thường của ngân hàng; iii. xác định rõ đối tác, bao gồm thách thức phát sinh thông qua sở hữu chéo và hành động mờ ám của cổ đông hưởng lợi; iv. với một bên (bên liên quan) có năng lực chi trả cho khoản nợ đã được cơ cấu và thỏa thuận; v. có điều khoản và điều kiện không ưu đãi hơn bất cứ một giao dịch tương tự nào khác trong cùng hoàn cảnh điều kiện, phù hợp và thực sự chính xác, bao gồm tất cả các điều khoản hợp đồng liên quan đến phí, giải ngân, tài sản bảo đảm và xóa nợ; - 78 - Phần 5. Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan vi. nếu là một phần của các giao dịch phức tạp hơn, phải có mục đích kinh doanh lành mạnh và lợi ích của ngân hàng không bị ảnh hưởng bởi sự phức tạp của tập hợp các giao dịch; vii. được lập hồ sơ và thẩm định đầy đủ bởi cán bộ ngân hàng không có lợi ích liên quan; viii. được xác định giá trị, dự toán tài chính và kiểm tra nghiêm ngặt một cách độc lập; ix. là kết quả của việc giám sát thực sự và độc lập của ngân hàng để bảo vệ lợi ích của ngân hàng; x. nhận biết quy mô và tác động của tất cả lợi ích của bên liên quan trong giao dịch; xi. dự phòng, giới hạn, mọi bảo lãnh và tài sản đảm bảo phải phù hợp để bảo vệ ngân hàng; xii. tác động xuyên biên giới trong giao dịch được điều tra và am hiểu một cách toàn diện; xiii. nhận biết tác động của giao dịch với bên liên quan đối với ngân hàng và tác động thuộc mong muốn và khuôn khổ rủi ro của ngân hàng; xiv. được xác định và phân loại chính xác là giao dịch nhỏ hay trọng yếu; xv. tuân thủ tất cả các chính sách, quy trình của ngân hàng và các quy định pháp lý hiện hành; và xvi. khuyến nghị cuối cùng là phải lành mạnh, hợp lý và hợp pháp trên cơ sở toàn bộ tình hình thực tế. 5.4. Quy trình thông tin, lập hồ sơ để phê duyệt và xóa nợ cho giao dịch với bên liên quan Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm xây dựng các chính sách hiệu quả về thông tin, lập hồ sơ, phê duyệt và mọi quyết định xóa nợ đặc biệt nhằm bảo vệ lợi ích cao nhất cho ngân hàng. Tất cả quyết định xóa nợ đối với giao dịch với bên liên quan phải được nghiên cứu kỹ lưỡng và được do Hội đồng quản trị phê duyệt, do các thành viên Hội đồng quản trị độc lập không hưởng lợi quyết định. (Xem thêm vai trò của thành viên hội đồng quản trị độc lập trong phần 4.2.3). Việc tái cơ cấu hay xóa nợ phải được rà soát về tình trạng giữa bên liên quan với ngân hàng. 5.4.1. Quy định về thông tin Luật các TCTD và Chuẩn mực kiểm toán quốc tế IAS 24 (xem Bảng 11) đều quy định thông tin về các bên liên quan và các giao dịch với bên liên quan phải được cung cấp cho ngân hàng và được công bố, hoặc phải được cung cấp cho cổ đông. - 79 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Trách nhiệm công khai các lợi ích liên quan 1. Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc), Phó Tổng giám đốc (Phó giám đốc) và các chức danh tương đương của tổ chức tín dụng phải công khai với tổ chức tín dụng các thông tin sau đây: a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế mà mình và người có liên quan đứng tên sở hữu phần vốn góp, cổ phần hoặc ủy quyền, ủy thác cho cá nhân, tổ chức khác đứng tên từ 5% vốn điều lệ trở lên; b) Tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp mà mình và người có liên quan đang là thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc). 2. Việc công khai thông tin quy định tại khoản 1 Điều này và việc thay đổi thông tin liên quan phải được thực hiện bằng văn bản trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày phát sinh hoặc có thay đổi thông tin. 3. Tổ chức tín dụng phải công khai thông tin quy định tại khoản 1 Điều này định kỳ hằng năm cho Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên của tổ chức tín dụng và được niêm yết, lưu giữ tại trụ sở chính của tổ chức tín dụng. Luật các TCTD Điều 39 Đây là phạm vi thông tin cần được quản lý, các ngân hàng phải phát triển và duy trì cơ sở dữ liệu của tất cả các bên liên quan, lợi ích, các bên liên quan và các giao dịch của họ với ngân hàng. Thông tin quy định tại Điều 39 Luật các TCTD cũng đòi hỏi những thay đổi về thông tin: i. phải được công khai trong thời hạn 07 ngày làm việc. Thông lệ tốt khuyến nghị công bố thông qua thông cáo báo chí đồng thời với đăng tải trên website của ngân hàng; ii. phải được cung cấp cho Đại hội đồng cổ đông; và iii. được lưu giữ tại trụ sở chính của ngân hàng. 5.4.2. Quy trình Lập hồ sơ rà soát/phê duyệt các giao dịch với bên liên quan Thông lệ tốt khuyến nghị việc phê duyệt/bác bỏ các giao dịch với bên liên quan phải dưới dạng văn bản và bao gồm các ghi chép về: - 80 - Phần 5. Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan i. Người phê duyệt/bác bỏ giao dịch với bên liên quan tại mỗi bước trong quy trình; mọi ý kiến phản đối tại bất cứ bước nào cũng phải được rà soát bởi ban thành viên hội đồng quản trị độc lập; ii. Danh sách hồ sơ đưa ra; iii. Mô tả về giao dịch, đưa ra các lý do mang lại lợi ích cho giao dịch và cho lợi ích của ngân hàng trong giao dịch; iv. Xác định các bên liên quan và các mối quan hệ; v. Đặc điểm và chi tiết tài chính của các giao dịch với bên liên quan, bao gồm các cấu phần về tiền mặt của khoản phải trả, giá trị hợp lý của các công cụ tài chính, giá trị tối đa có thể giải ngân, giá trị tối đa được bảo lãnh; vi. Ghi chép về hoạt động đàm phán và kết quả đàm phán; vii. Trình bày rõ ràng về giao dịch với bên liên quan thực hiện theo điều khoản và điều kiện thị trường, bao gồm thông tin về tiêu chuẩn được áp dụng và phản ánh việc xem xét tính hợp lý của giao dịch; viii. Sự cần thiết và bằng chứng, nếu cần, đối với bất cứ sai lệch nào về điều khoản và điều kiện thị trường; ix. Trình bày các nhược điểm trong cả quy trình và hồ sơ do người phê duyệt cuối cùng phát hiện ra; và x. Trình bày rõ ràng về khuyến nghị, phê duyệt. 5.4.3. Xóa nợ hoặc thay đổi trong các các điều khoản và điều kiện hiện tại Mọi hành động xóa nợ hay tái cấu trúc các giao dịch với bên liên quan phải KHÔNG được coi như một phần của “hoạt động kinh doanh thông thường” do việc này tạo ra thông lệ xấu và làm mất lòng tin của công chúng. Quả thực như vậy, bất cứ hành động xóa nợ hay tái cấu trúc một giao dịch với bên liên quan nào đều đặt ra yêu cầu phải rà soát thực trạng của bên liên quan trong nội bộ ngân hàng. Bất kỳ rủi ro hoặc làm tăng rủi ro hay thay đổi nào trong điều khoản và điều kiện của các giao dịch với bên liên quan trọng yếu cũng phải được báo cáo ngay lập tức cho Hội đồng quản trị và được rà soát bởi Ban thành viên Hội đồng quản trị độc lập (xem phần 5.2.3). Những thay đổi trong điều khoản và điều kiện phải được lập hồ sơ, ghi chép và phê duyệt đầy đủ bởi cả Hội đồng quản trị và cổ đông, tùy thuộc vào mức độ trọng yếu của giao dịch. Những thay đổi về điều khoản và điều kiện đó thường phụ thuộc vào biểu quyết của 75% thành viên độc lập trong Hội đồng quản trị, các thành viên không có lợi ích hoặc biểu quyết đa số đặc biệt của 75% cổ đông không có lợi ích và không có xung đột lợi ích. Singapore áp dụng các quy định này đối với việc xóa nợ, tăng hoặc thay đổi các điều khoản và điều kiện của các giao dịch với bên liên quan. Biểu quyết đa số đặc biệt thường cao hơn biểu quyết ban đầu của 65% các bên không có lợi ích và không có xung đột lợi ích. - 81 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Khuyến nghị 23 Chính sách về giao dịch với bên liên quan phải bao gồm các quy định về: iii. Thông tin được công bố; iv. Việc lập hồ sơ về quy trình rà soát và phê duyệt. Xóa nợ hoặc tái cấu trúc hoặc thay đổi điều khoản và điều kiện của các giao dịch với bên liên quan là một vấn đề quan trọng. Cần phải quy định các biện pháp dự phòng đặc biệt nghiêm khắc trong việc phê duyệt và thành viên Hội đồng quản trị độc lập phải rà soát và từ đó bản thân họ phải rà soát vai trò của bên liên quan. 5.5. Các thông lệ cho vay GDBLQ 5.5.1. Tổng quan – quy trình xét duyệt tín dụng đối với bên liên quan Một ngân hàng nên xây dựng các thủ tục đầy đủ và chi tiết về quy trình xét duyệt tín dụng cho bên liên quan. Những thủ tục này cần được được hiểu và áp dụng trong quá trình xét duyệt tín dụng. Những thủ tục này cần phải được thường xuyên rà soát và cập nhật. Đặc biệt quan trọng là việc quá trình cấp / phê duyệt tín dụng mà có thể được chuẩn hóa đối với một số loại tín dụng, ví dụ, đối với một số các sản phẩm cụ thể hoặc nó có thể là dành riêng cho những khách hàng vay đặc biệt hoặc các khoản vay lớn hơn. Trong cả hai trường hợp, quy trình xét duyệt cần được giải thích qua chính sách và áp dụng cho tất cả các khoản tín dụng có liên quan được cấp, bao gồm GDBLQ. Quy trình riêng nên chịu sự rà soát của ít nhất hai người không có xung đột lợi ích (chính sách “bốn mắt”) để đảm bảo tất cả đều tuân theo các chính sách đã được đề ra. Tất cả GDBLQ nên tuân theo các điều khoản và điều kiện thị trường, bất kỳ giao dịch bất thường nào, như các khoản vay với điều khoản bất thường hoặc với hoạt động hoặc thay đổi giao dịch bất thường, nên đi qua một hệ thống rà soát và xét duyệt đặc biệt. Cuối cùng, sau khi trải qua quy trình thẩm định tín dụng thông thường, một giao dịch trọng yếu nên được ủy ban của hội đồng quản trị về GDBLQ phê duyệt trước (hoặc kiến nghị tới các cổ đông). 5.5.2. Thẩm định tín dụng Giai đoạn thẩm định tín dụng có thể cân nhắc các quy trình thẩm định khác nhau cho các loại khách hàng vay khác nhau và sẽ thay đổi giữa người yêu cầu tín dụng doanh nghiệp và khách hàng tín dụng cá nhân. Thẩm định tín dụng của bên liên quan cần được áp dụng quy trình thích hợp theo chính sách và thủ tục áp dụng cho một giao dịch GDBLQ. Người yêu cầu tín dụng, nên cung cấp các báo cáo tài chính được kiểm toán gần đây nhằm hỗ trợ việc nộp đơn của họ. (Xem mục 5.2.2, 5.2.3 và 5.2.4). Ở mức tối thiểu, quy trình thẩm định nên kiểm tra các yếu tố được cung cấp trong Bảng 14 dưới đây. Bảng 14 cho thấy một tổng quan về quy trình thẩm định tín dụng. Mỗi bước trong quy trình này nên được lưu hồ sơ, giải thích đầy đủ và tuân thủ bởi tất cả nhân viên tín dụng. - 82 - Phần 5. Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan Bảng 14. Các yêu cầu thẩm định tín dụng Các yêu cầu về quy trình thẩm định tín dụng 1 Số tiền, mục đích và cơ cấu của khoản vay; 2 Cơ sở cho việc cấp khoản vay cho một bên liên quan, nêu rõ các đảm bảo cần có; Một sự hiểu biết thấu đáo về khách hàng vay, bao gồm phân tích rủi ro tín dụng của khách 3 hàng vay, sự chính trực của người vay, uy tín về lịch sử tín dụng và thông tin về việc trả nợ tín dụng cho ngân hàng trước đây; có thể cũng cần một kiểm tra độc lập về việc phân loại rủi ro; Hồ sơ rủi ro bao gồm tổng rủi ro của khách hàng vay và độ nhạy cảm của lĩnh vực với các điều 4 kiện kinh tế, bao gồm cả môi trường hoạt động hiện tại và dự báo của khách hàng vay; Một mô tả về cách lãi suất được cố định có tính đến mức lãi suất phi rủi ro thị trường và rủi ro 5 tín dụng của khách hàng vay; một bản so sánh lãi suất trên khoản vay với các áp dụng tương tự khác trên thị trường, giải thích bất kỳ lý do nào cho sự khác biệt; Khả năng trả nợ và nguồn trả nợ, một bản rà soát kế hoạch kinh doanh, phân tích dòng tiền 6 dự kiến và các kịch bản, bao gồm đánh giá tính thanh khoản tài chính và mức độ nợ; Kiểm tra thực tế tại cơ sở của khách hàng vay để hiểu được việc kinh doanh và kích thước và 7 độ phức tạp của nó và việc áp dụng các nguồn vốn tín dụng; 8 Giá trị và tính thực thi của tài sản thế chấp hoặc bảo lãnh; 9 Năng lực quản lý của khách hàng vay; và 10 Thông tin cơ bản về cổ đông và chủ sở hữu được hưởng lợi và các thành viên HĐQT. Trong một số ngân hàng, các quy trình đăng ký vay vốn tốt tập trung vào "5C" - năng lực (capacity) của một khách hàng vay để trả nợ tín dụng; tài sản thế chấp (collateral) là đầy đủ và khả năng tiếp cận các tài sản đảm bảo mà ngân hàng quản lý nếu người vay không trả được nợ; và đặc tính riêng (character) của khách hàng vay bao gồm cả chất lượng và uy tín của người hoặc đội ngũ quản lý của đơn vị vay vốn, kế hoạch sử dụng vốn và cam kết trả nợ khoản vay. Một vị thế vốn tốt (capital position) của tổ chức và một mức độ nợ tương đối thấp hơn cho thấy một khả năng trả nợ khoản vay tốt hơn. Giao ước (covenants) trong đó xác định các hành động mà một khách hàng vay không thể thực hiện, chẳng hạn như giới hạn về đòn bẩy tài chính, khả năng thanh toán lãi suất và vốn lưu động, có thể được thêm vào các điều kiện khoản vay. Quy trình phê duyệt tín dụng nên được phân đoạn để không có một cá nhân nào có khả năng quyết định một khoản tín dụng một mình. Ví dụ như giám đốc một chi nhánh ngân hàng nhận được yêu cầu tín dụng và có liên hệ với khách hàng vay tiềm năng, người này nên khởi tạo hồ sơ liên quan đến khoản vay, nhưng không nên phân tích đề xuất, kiến nghị hoặc phê duyệt nó. Các cơ quan phê duyệt cần phải được thiết lập, tương xứng với vị trí và chuyên môn của - 83 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM các cá nhân trong hệ thống phân cấp quản lý và liên quan đến quy mô và độ phức tạp của các giao dịch được xem xét. Giới hạn thẩm quyền phải được sự chấp thuận của hội đồng quản trị, giữ lại cho hội đồng quản trị việc phê duyệt các rủi ro tín dụng lớn vượt một loạt giới hạn quy định và những giao dịch theo quy định hoặc chính sách của ngân hàng. Thiết kế của quy trình phê duyệt tín dụng nên là một thiết kế có kiểm soát và cân bằng và nên được có ngay từ lần yêu cầu đầu tiên của khách hàng. Tài liệu ngân hàng cần giải thích từng bước liên quan trong quy trình từ khi bắt đầu tới lúc qua bộ phận kinh doanh rồi tới bộ phận hỗ trợ để phê duyệt. Nó cần xác định các nhân sự chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn và các hành động và hồ sơ cần thiết. Mục tiêu là nhằm áp dụng một quy tắc đánh giá và xếp hạng mạnh mẽ nhất quán với các đề xuất vay vốn và giống nhau cho tất cả các khoản vay của bên liên quan. Trong mọi trường hợp, toàn bộ quy trình cần phải dẫn đến một sự hiểu biết thấu đáo về khách hàng vay, mục đích và cấu trúc của khoản vay, nguồn trả nợ, rủi ro cho ngân hàng và rủi ro phù hợp với Chính sách Rủi ro Tín dụng của ngân hàng như thế nào. Khuyến nghị 24 Quy trình cho vay bên liên quan có chất lượng đòi hỏi việc áp dụng chính sách rủi ro tín dụng của ngân hàng bởi các bên không có mâu thuẫn lợi ích và được hỗ trợ bởi các quy trình tạo hồ sơ, nộp đơn vay, thẩm định và phê duyệt của đội ngũ quản lý. 5.5.3. Các giao dịch tín dụng với các bên liên quan - những vấn đề đặc biệt Các vấn đề cần chú ý trong việc phát triển và thiết kế một Chính sách Rủi ro Tín dụng và thủ tục rủi ro tín dụng cho các giao dịch với bên liên quan nói riêng cần bao gồm: i. Một mô tả các loại giao dịch tín dụng và rủi ro tín dụng cần áp dụng thủ tục; ii. Sự minh bạch đối với các bên liên quan bị ảnh hưởng bởi thủ tục; iii. Một yêu cầu nêu rõ các GDBLQ phải tuân thủ các chính sách và thủ tục ngân hàng khác áp dụng với các giao dịch tín dụng; iv. Hạn mức tín dụng với các GDBLQ cho cá nhân / tổ chức phải được thiết lập và giới hạn cũng nên được thiết lập cho các giao dịch với cùng một cá nhân / tổ chức về tổng mức vay; v. Không bên nào có lợi ích trong giao dịch được tham gia thảo luận, đưa ra quyết định hoặc quản lý việc thu hồi khoản vay; vi. Uy tín tín dụng cần được kiểm tra cẩn thận để đảm bảo nó không ít hơn so với yêu cầu bình thường của các người, các bên hoặc nhóm các bên khác; vii. Các điều khoản và điều kiện không nên được thuận lợi hơn so với các đối tác khác trong hoàn cảnh tương tự; và - 84 - Phần 5. Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan viii. Khoản vay cần tuân thủ tất cả các chính sách và thủ tục ngân hàng, bao gồm các chính sách và thủ tục quản lý rủi ro và chính sách và thủ tục giao dịch với bên liên quan của ngân hàng. Bảng 15. Các vấn đề rà soát đặc biệt đối với các khoản vay bên liên quan Vấn đề 1 Rà soát đặc biệt nhằm đảm bảo giao dịch là vì lợi ích của ngân hàng 2 Các giao dịch phải được sự chấp thuận của hội đồng quản trị hoặc cổ đông, nếu là trọng yếu Nếu giao dịch tín dụng là dưới một mức tối thiểu mà ngân hàng đặt ra trong chính sách 3 GDBLQ, việc phê duyệt/không phê duyệt nên do ít nhất hai cán bộ không có mâu thuẫn lợi ích được đặc biệt giao phó Việc giám sát các giao dịch tín dụng của bên liên quan nên được thực hiện bởi các bên không có mâu thuẫn lợi ích độc lập, nên liên tục và các kết quả rà soát được báo cáo trực tiếp cho cả 4 hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán của hội đồng quản trị hoặc ủy ban của hội đồng quản trị chịu trách nhiệm Điều kiện thị trường cho khoản vay nên được xác định, giải thích, đặc biệt là các tiêu chí chuẩn 5 được sử dụng để thiết lập lãi suất, tài sản thế chấp hoặc bảo lãnh Ở giai đoạn thẩm định của bất kỳ giao dịch ngân hàng nào, nhân viên phải kiểm tra với hệ 6 thống CNTT để đảm bảo không ai trong số các bên tham gia giao dịch là bên liên quan Các GDBLQ, hiện trạng của chúng và rủi ro tổng hợp cho các cá nhân hoặc nhóm BLQ cụ thể, 7 chẳng hạn như giám đốc, nên thường xuyên được báo cáo cho hội đồng quản trị Các miễn trừ khỏi quy trình phê duyệt đơn vay thông thường cho các bên liên quan phải là tối 8 thiểu và mọi miễn trừ phải được giải thích, biện minh và ghi chú trong hồ sơ của khoản vay Hồ sơ liên quan đến rủi ro tín dụng GDBLQ nên được lưu lại, duy trì, cập nhật thường xuyên 9 và sẵn sàng cho việc kiểm tra của cơ quan giám sát ngân hàng và kiểm toán bên ngoài Tất cả các giao dịch bất thường hoặc có vấn đề cần được đưa đến một cấp thẩm quyền cao 10 hơn để rà soát. Khuyến nghị 25 Nên yêu cầu thêm các chính sách và thủ tục cụ thể để bảo vệ các ngân hàng trong giao dịch tín dụng với bên liên quan. Những chính sách và thủ tục này nên gắn kết với các chính sách ngân hàng khác và với chính sách và thủ tục cho các bên liên quan và giao dịch với các bên liên quan. - 85 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM 5.5.4. Các lời khuyên khác trong Quy trình tín dụng Lập hồ sơ Lập hồ sơ là một phần thiết yếu của quy trình tín dụng và các GDBLQ không phải ngoại lệ. Toàn bộ hồ sơ của tất cả các bước trong giao dịch với bên liên quan nên được yêu cầu và lưu giữ cho các bước sau đây: i. nộp đơn vay vốn ii. phân tích tín dụng iii. phê duyệt tín dụng iv. giám sát tín dụng v. xác định giá trị tài sản thế chấp vi. thẩm định giá trị tài sản và vii. bán tài sản đảm bảo. Hồ sơ nên được tiêu chuẩn hóa cho các giao dịch tương tự, đầy đủ cho tất cả các đề xuất, có xác nhận của nhân viên thích hợp, được duy trì, cập nhật và lập chỉ mục để dễ truy cập. Quản lý tín dụng Quy trình quản lý tín dụng bên liên quan không nên khác biệt so với quy trình quản lý khoản vay thông thường. Tuy nhiên, khuyến khích các ngân hàng quản lý một cách cẩn trọng hơn. Danh mục tín dụng cần được quản lý thỏa đáng, các hợp đồng vay cần được chuẩn bị tốt, các thông báo gia hạn cần được gửi bằng hệ thống và các hồ sơ tín dụng cần được cập nhật thường xuyên. Giá trị tài sản thế chấp nên được theo dõi và cập nhật hồ sơ theo yêu cầu. Việc quản lý cần đảm bảo rằng khách hàng vay đang thực hiện trả nợ đúng hạn theo thỏa thuận và đáp ứng bất kỳ yêu cầu vay vốn nào của ngân hàng như bảo hiểm và hồ sơ trước khi khoản tín dụng được giải ngân. Quy trình / hệ thống giám sát cho việc quản lý các khoản tín dụng / vay có vấn đề Các lạm dụng vay của bên liên quan làm nổi bật tầm quan trọng của quy trình giám sát cho vay tốt và liên tục. Để bảo vệ chống lại thiệt hại tiềm năng, các khoản tín dụng có vấn đề cần phải được xác định sớm để các hành động khắc phục có thể kịp thời được thực hiện. Các hệ thống cảnh báo sớm là một phần của việc giám sát các khoản tín dụng có vấn đề. Ngân hàng cần đưa ra tiêu chí cho việc xác định và báo cáo các khoản tín dụng có vấn đề và xây dựng một hệ thống các dấu hiệu cảnh báo cho các khách hàng vay cá nhân, ví dụ như không trả lãi hoặc trả nợ gốc và cho từng lĩnh vực rủi ro tín dụng lớn. Ví dụ đối với lĩnh vực bất động sản thương mại, kiểm tra đối với mật độ rủi ro nên bao gồm các hoạt động liên quan trong xây dựng, phát triển đất đai và các khoản vay liên quan khác cho tài sản nhà ở. Rủi ro với cho vay thế chấp nhà ở có thể yêu cầu các ngân hàng đưa ra các đòi hỏi bảo thủ về tỷ lệ cho vay theo giá trị (LTV) và tỷ lệ nợ theo thu nhập (DTI). Hệ thống cảnh báo sớm cũng cần phải có - 86 - Phần 5. Quy trình rà soát và phê duyệt giao dịch với bên liên quan thủ tục nhắc nhở để theo dõi việc không trả được nợ và nó kích hoạt các quy trình quản lý rủi ro trong thời gian phù hợp. Những người được giao nhiệm vụ giám sát yêu cầu kỹ năng phân tích chất lượng cao, đôi khi khó tìm. Thẩm định thường xuyên xung quanh giới hạn giám sát và sự leo thang của hành vi vi phạm đang trở nên phổ biến. Danh sách các đối tác, các ngành công nghiệp và các tổ chức đang gặp vấn đề có thể được phát triển và xây dựng thành hệ thống giám sát. Các rủi ro lớn với các thị trường cụ thể đòi hỏi có các chính sách ngân hàng thận trọng và cụ thể. Các cá nhân cụ thể nên được giao nhiệm vụ giám sát chất lượng tín dụng và nên được yêu cầu để chuyển thông tin đến những người chịu trách nhiệm về xếp hạng rủi ro nội bộ cho khoản tín dụng. Rà soát định kỳ là một phần tất yếu của giám sát cũng như các rà soát được thực hiện tại các lần gia hạn và nên được nhập vào trong chương trình giám sát. Các yêu cầu về hệ thống CNTT Trong số nhiều điều khác, quy trình lưu giữ và quản lý hồ sơ tín dụng và giám sát tín dụng đòi hỏi phải có nguồn lực tốt, hệ thống thông tin quản lý tinh vi với các mẫu tổng hợp và báo cáo được xác định trước đó có thể cung cấp các dấu hiệu sớm cho việc rà soát thêm. Dung lượng hệ thống thông tin thường là một thách thức đối với ngân hàng. Các ngân hàng cần đảm bảo rằng họ phát triển công nghệ cho việc thực hiện kinh doanh ngân hàng thích hợp, rằng các hệ thống được tích hợp và kiểm toán nhằm đảm bảo quản lý tốt các hoạt động và giám sát hiệu quả. Phần 5 - Câu hỏi thường gặp 5.1. Khi Uỷ ban GDBLQ của hội đồng quản trị đang xem xét một khoản vay bên liên quan dự kiến, các loại câu hỏi mà họ cần phải hỏi là gì? 5.1. Trả lời – Họ nên xem lại các điều khoản và điều kiện của giao dịch để đảm bảo chúng dựa trên điều kiện thị trường và chuẩn, bao gồm các vấn đề được nêu trong mục 5.3 ở trên và các câu hỏi nên về: • mục đích của giao dịch và tác động môi trường kinh tế hiện hành tới giao dịch • thiện ý của người hưởng lợi giao dịch, khả năng người đó trả nợ khoản vay và các giao dịch khác mà người thụ hưởng có thể đã có với ngân hàng; • lãi suất đề xuất cho khoản vay để kiểm tra xem nó có tương đương với lãi suất thị trường cho các tổ chức có độ rủi ro và xếp hạng tín dụng tương tự; • tài sản thế chấp cho khoản vay và nếu nó đã được định giá bên ngoài bởi một nhà định giá độc lập và các giả định của nhà định giá độc lập là gì; và • lịch trình nào được đề xuất cho việc trả nợ khoản vay - 87 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Phần 6. Giám Sát CáC BLQ và GdBLQ Thay đổi liên quan đến xung đột về lợi ích, các bên liên quan và giao dịch với bên liên quan có thể xảy ra bất cứ lúc nào, do đó cần giám sát liên tục. Bổn phận của bất kỳ bên nào biết về những thay đổi này là báo cáo thông tin đó cho một đơn vị hoặc người chịu trách nhiệm trong ngân hàng. Đơn vị / người chịu trách nhiệm của các ngân hàng có thể khác nhau. Nó có thể là ban trực thuộc hội đồng quản trị được giao chịu trách nhiệm giám sát GDBLQ, bộ phận tuân thủ của ngân hàng, ban thư ký của công ty hoặc bộ phận kiểm toán nội bộ. Vai trò của mỗi đơn vị này cần được nêu rõ trong chính sách GDBLQ để các thay đổi có thể được báo cáo dễ dàng và ghi lại một cách hệ thống. Tất cả những thay đổi về BLQ và GDBLQ cần được giám sát bởi các đơn vị nghiệp vụ của ngân hàng, được thông báo cho bộ phận tuân thủ và được báo cáo cho ủy ban của hội đồng quản trị. Ủy ban quản lý tín dụng ngân hàng nên rà soát lại tất cả các GDBLQ có vấn đề và chuyển chúng cho ủy ban hội đồng và hội đồng quản trị xem xét. Tất cả GDBLQ phải được báo cáo cho Ban Kiểm soát và Kiểm toán bên ngoài. 6.1. Hội đồng quản trị và hoạt động giám sát của ủy ban thuộc hội đồng Trách nhiệm quản lý giám sát việc GDBLQ thuộc về hội đồng quản trị và ủy ban hội đồng chịu trách nhiệm về GDBLQ. Hội đồng quản trị và ủy ban hội đồng phải thường xuyên nhận được các báo cáo về GDBLQ từ ban quản lý. Các đơn vị nghiệp vụ có liên quan cần chuyển ngay lập tức các thay đổi về các bên liên quan, trong cổ phần, trong điều khoản, điều kiện và các rủi ro của tất cả GDBLQ đến hội đồng quản trị, ủy ban hội đồng và báo cáo với bộ phận tuân thủ. Ủy ban của hội đồng nên khuyến nghị bất kỳ biện pháp khắc phục nào cho các GDBLQ có vấn đề. 6.2. Giám sát chức năng tuân thủ Các hoạt động của chức năng tuân thủ đảm bảo rằng ngân hàng và các bên liên quan tuân theo pháp luật, quy định và chính sách của ngân hàng. Vai trò của bộ phận tuân thủ trong GDBLQ là thực hiện kiểm tra thường xuyên và báo cáo về sự tồn tại, mức độ duy trì hiệu quả và độ tin cậy của thủ tục và mức độ phù hợp của hệ thống nhằm đảm bảo tuân thủ với chính sách GDBLQ, các yêu cầu nội bộ và các quy định khác bên ngoài. Bộ phận này có thể là điểm khởi đầu của việc báo cáo các BLQ, GDBLQ và thay đổi đối với GDBLQ và thường chịu trách nhiệm lưu giữ tất cả các hồ sơ, thông báo về lợi ích, thông báo về GDBLQ và các thay đổi về thông báo liên quan tới GDBLQ một cách kịp thời, thường thì sửa đổi hồ sơ trong vòng hai ngày. Ví dụ bộ phận này cần kiểm tra chặt chẽ và đầy đủ việc công bố thông tin về BLQ theo như ngân hàng đã được yêu cầu và yêu cầu thêm thông tin và xác nhận, nếu cần thiết. Bộ phận tuân thủ nên có sẵn các biện pháp giám sát cụ thể cho tất cả các GDBLQ, đặc biệt khi điều khoản và điều kiện thay đổi. - 88 - Phần 6. Giám sát các BQL và GDBLQ 6.3. Giám sát chức năng quản lý rủi ro Việc vai trò của các bộ phận chức năng quản lý rủi ro và tuân thủ không chồng chéo lên nhau hay để lại những sơ hở là rất quan trọng. Hai mảng chức năng này cần thiết phải phối hợp chặt chẽ. Bộ phận quản lý rủi ro và Giám đốc quản lý rủi ro (CRO) cần đảm bảo rằng tất cả các đơn vị nghiệp vụ có liên quan xác định rõ các mối quan hệ với các bên liên quan. Quản lý rủi ro phải đảm bảo rằng quy trình chuẩn cho các hoạt động ngân hàng có bao gồm hoạt động kiểm tra BLQ như là một phần của thủ tục phê duyệt giao dịch bình thường. Một số phòng có thể được giao nhiệm vụ cụ thể giám sát các nhóm công ty hoặc các cổ đông quan trọng nhằm giám sát các khoản rủi ro GDBLQ lớn. Trong phạm vi quyền hạn được giao, bộ phận quản lý rủi ro cũng cần đánh giá, các giao dịch cho vay nhằm đảm bảo các điều kiện áp dụng cho một khoản vay GDBLQ là thích hợp, bình thường và dựa trên các điều khoản và điều kiện thị trường thông thường. Bộ phận này cũng có thể giữ vai trò bảo đảm hồ sơ và quy trình đầy đủ cho việc tổng hợp các GDBLQ. Ngoài ra, đơn vị quản lý rủi ro cần phải giám sát việc đo lường rủi ro tiềm ẩn trong những mối quan hệ với các bên liên quan, kiểm tra việc tuân thủ với các giới hạn được thiết lập đã áp dụng cho các đơn vị hoạt động và đơn vị điều hành khác nhau, và kiểm tra các hoạt động được thực hiện bởi mỗi đơn vị nghiệp vụ, bao gồm cả các GDBLQ, là phù hợp với khẩu vị rủi ro đã đặt ra trong các chính sách nội bộ. Chức năng quản lý rủi ro hoạt động để hỗ trợ cho quản lý GDBLQ có chất lượng. 6.4. Giám sát kiểm toán nội bộ Chức năng kiểm toán nội bộ của một ngân hàng (xem 4.2.5) cần bao gồm việc xem xét việc đưa vào sử dụng và tính hiệu quả của chính sách GDBLQ trong kế hoạch kiểm toán, theo phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro. Bộ phận này cần thường xuyên rà soát các BLQ, GDBLQ, quy trình phê duyệt GDBLQ và đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi về GDBLQ nào đều được ghi lại. Kiểm toán nội bộ cần xem xét việc áp dụng hiệu quả và thích hợp đối với các ngưỡng. Một đánh giá kiểm toán nội bộ thường xuyên về các khoản nợ xấu, chi phí duy trì khoản vay và dự phòng sẽ hỗ trợ sự minh bạch và công khai. Mọi nợ xấu thuộc GDBLQ đều được coi là bất thường nhất, phải được kiểm soát đặc biệt, và cần phải được báo cáo cụ thể, thường xuyên cho hội đồng quản trị / ban ủy viên độc lập trực thuộc hội đồng quản trị và từ đó đặt các câu hỏi liên quan đến vai trò hiện tại của BLQ trong ngân hàng. Kiểm toán nội bộ phải báo cáo những vấn đề này trực tiếp với ủy ban hội đồng độc lập giám sát các GDBLQ, Ban kiểm soát và trực tiếp đến hội đồng quản trị về bất kỳ mối lo ngại nghiêm trọng nào, chẳng hạn như phân loại rủi ro BLQ tiềm năng hoặc thực tế hoặc xóa nợ. 6.5. Cung cấp thông tin nội bộ Cung cấp thông tin nội bộ để chỉ ra sai phạm là một cơ chế nhằm cung cấp cho nhân viên, nhà thầu hoặc nhà cung cấp, một cách thức để báo cáo sai phạm nghi ngờ tại ngân hàng, ví dụ chỉ ra sai phạm một cách bí mật vì lợi ích chung. Một ví dụ về chính sách cung cấp thông tin nội bộ của ngân hàng được cung cấp tại Phụ đính 5. - 89 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Một chính sách cung cấp thông tin nội bộ thường khuyến khích nhân viên nói lên các mối quan ngại thật sự liên quan đến các hành vi kinh doanh không hợp pháp và đạo đức, thủ tục kiểm toán và kế toán hoặc các vấn đề liên quan. Thông thường chính sách này cũng được đặt ra để bảo vệ những người trao đổi các mối quan ngại chân chính tránh bất kỳ sự trả đũa nào do báo cáo việc này. Ngân hàng cần đảm bảo các cơ chế bảo mật và ẩn danh như một đường dây nóng bảo mật hoặc bố trí một nhân viên chuyên trách nhận thông tin và nên mô tả rõ trong chính sách GDBLQ. Nó có thể là ban thư ký, hoặc một người được chỉ định trong ủy ban hội đồng độc lập chịu trách nhiệm giám sát GDBLQ chuyên nhận các thông tin quan ngại. Việc sử dụng cáo cáo ẩn danh không nhằm mục đích phục vụ các cá nhân tự kiểm điểm việc mình có khả năng tham gia vào xung đột lợi ích hoặc một hành vi thiếu đạo đức hoặc sai phạm pháp lý. Người chịu trách nhiệm về chính sách thường là người đón nhận những thông tin như vậy hoặc một thành viên được đề cử của hội đồng quản trị, thường là một ủy viên hội đồng quản trị độc lập. Khuyến nghị 26 Một ủy ban của Hội đồng quản trị nên rà soát và giám sát việc theo dõi các GDBLQ, BLQ và quản lý hiệu quả các GDBLQ, bao gồm cả các hoạt động liên quan đến bộ phận chức năng có liên quan bao gồm: i. chức năng tuân thủ; ii. chức năng quản lý rủi ro; iii. chức năng kiểm toán nội bộ (báo cáo lên Ban kiểm soát) iv. chức năng cung cấp thông tin theo đường dây nóng; và v. kiểm toán bên ngoài. 6.6. Sự xác nhận của Kiểm toán viên bên ngoài về chính sách và thủ tục GDBLQ Kiểm toán viên bên ngoài (xem thêm 4.2.5) có thể hỗ trợ sự minh bạch và công bố thông tin chất lượng về các GDBLQ thông qua vai trò của họ trong việc soát xét báo cáo tài chính của ngân hàng. Chuẩn mực kiểm toán quốc tế, ISA 550 yêu cầu kiểm toán viên thực hiện các thủ tục để xác định, đánh giá và đưa ra ý kiến với các rủi ro về sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính phát sinh từ việc một tổ chức đã không báo cáo thích hợp hoặc công khai các mối quan hệ, giao dịch hoặc số dư nợ của các bên liên quan. VSA 500 là bản được áp dụng trong nước tương đương với ISA 550. Kiểm toán viên bên ngoài thường truyền đạt các phát hiện của mình về các bên liên quan và các GDBLQ khi chúng ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính tới ủy ban kiểm toán, nếu có, và tới các thành viên hội đồng quản trị có liên quan, các ủy ban của hội đồng quản trị, hoặc Ủy ban kiểm soát. Ngoài ra, kiểm toán viên bên ngoài có thể xác nhận sự phù hợp tổng thể của chính sách và thủ tục GDBLQ và có thể chỉ ra bất cứ điểm yếu nào mà họ thấy trong chính sách này. - 90 - Phần 6. Giám sát các BQL và GDBLQ Ủy ban của hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát các GDBLQ cần coi kiểm toán viên bên ngoài là một trợ thủ trong việc kiểm tra các GDBLQ có khả năng bị lạm dụng vì kiểm toán viên bên ngoài có thể: • Cảnh báo ngân hàng về các giao dịch bất thường; • Nêu lên các mối lo ngại về các chính sách hoặc quy trình cụ thể và hiệu quả của chúng; • Hiểu được các cấu trúc phức tạp mà có thể dẫn tới lạm dụng; và • Áp dụng kỹ năng của họ để hỗ trợ các thông lệ GDBLQ chất lượng. Khuyến nghị 27 Ủy ban của hội đồng quản trị bao gồm các thành viên độc lập hoặc không có mâu thuẫn lợi ích nên rà soát cùng kiểm toán viên bên ngoài đối với các phát hiện của họ về chính sách và quy trình GDBLQ nhằm đưa ra những cải tiến liên tục. 6.7. Các GDBLQ – không được báo cáo hoặc phê duyệt Nếu các giao dịch bị phát hiện là chưa được báo cáo thông qua các kênh thích hợp hoặc với những người thích hợp, hoặc được phê duyệt theo yêu cầu của pháp luật, quy định hoặc chính sách cụ thể của ngân hàng, thì cần có biện pháp hiệu quả nhằm xử lý các giao dịch này và / hoặc để các cổ đông có được sự sửa đổi hợp pháp nếu cần thiết. Ở một số nước, như Ấn Độ và Singapore, bản thân ngân hàng có thể hủy các giao dịch mà ngân hàng thấy đã không tuân thủ pháp luật, quy định hoặc các chính sách doanh nghiệp. Singapore cho phép các ngân hàng hủy một giao dịch, hoặc các điều khoản và điều kiện của giao dịch, mà không bị phạt nếu giao dịch không tuân thủ các quy trình phê duyệt đã quy định. Ấn Độ yêu cầu rằng nếu một ngân hàng thấy một GDBLQ không được báo cáo với hội đồng quản trị, thì ủy ban độc lập của các thành viên không có mâu thuẫn của hội đồng quản trị có thể xem xét, phê chuẩn, sửa đổi hoặc chấm dứt giao dịch này sau đó. Trong các thông lệ tốt, tất cả các GDBLQ trọng yếu ban đầu không được báo cáo với hội đồng quản trị hoặc được phê duyệt/không phê duyệt theo quy trình bình thường là xem xét trước, cần được rà soát bởi ủy ban của các thành viên hội đồng quản trị độc lập, bởi hội đồng quản trị và được báo cáo cho các cổ đông. Nhiều quốc gia đã sửa đổi Luật Doanh nghiệp nhằm đảm bảo bồi thường cho cổ đông có hiệu quả. Trung Quốc và Indonesia đã sửa đổi các luật doanh nghiệp tương ứng nhằm đảm bảo quyền lợi của cổ đông thực thi một cách kín đáo trong những tình huống như vậy. Luật Doanh nghiệp của Việt Nam không cho phép những sửa đổi hợp pháp như vậy. - 91 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Cổ đông hoặc một nhóm cổ đông sở hữu ít nhất một phần trăm số cổ phần phổ thông liên tục trong thời hạn sau tháng có quyền tự mình hoặc nhân danh công ty khởi kiện trách nhiệm dân sự đối với thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong các trường hợp sau đây: (c) thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao trái với quy định của pháp luật, Điều lệ công ty hoặc Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông; (d) Sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty để tư lợi riêng hoặc phục vụ cho tổ chức, cá nhân khác; (đ) sử dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của công ty để tư lợi riêng hoặc phục vụ cho tổ chức, cá nhân khác. Điều 161.1 Luật Doanh nghiệp Khuyến nghị 28 Ủy ban của Hội đồng quản trị bao gồm các thành viên độc lập hoặc không có mâu thuẫn lợi ích nên rà soát mọi GDBLQ không tuân thủ các chính sách của ngân hàng. Phần 6 – Các câu hỏi thường gặp 6.1. Tại sao việc chủ động theo dõi các giao dịch với GDBLQ lại quan trọng? 6.1. Trả lời - Điều kiện kinh tế hoặc điều kiện cá nhân thay đổi theo thời gian, có thể dẫn tới các vấn đề hoặc không trả được nợ. Việc tái cấu trúc hoặc xóa nợ cho các GDBLQ ảnh hưởng xấu tới danh tiếng của ngân hàng, cần được coi là rất đáng quan ngại và dẫn tới một rà soát về vị thế của BLQ với ngân hàng. 6.2. Tại sao việc ủy ban rà soát GDBLQ hoặc Ủy ban kiểm toán của hội đồng quản trị hợp tác với kiểm toán viên bên ngoài về GDBLQ lại quan trọng? 6.2. Trả lời - Các kiểm toán viên bên ngoài, theo tiêu chuẩn nghề nghiệp được yêu cầu cụ thể cần thấy rằng các GDBLQ được bao gồm trong báo cáo tài chính của ngân hàng. Trong khi kiểm tra điều này, kiểm toán viên bên ngoài có thể tìm ra các giao dịch bất thường cần được các ngân hàng quan tâm hay một lĩnh vực mà kiểm tra còn yếu kém. Thông tin này có thể giúp ủy ban rà soát BLQ thực hiện vai trò của mình. 6.3. Tại sao chức năng cung cấp thông tin chỉ báo sai phạm nên được khuyến nghị? 6.3. Trả lời - Hầu hết các giao dịch gian lận được phát hiện trong nội bộ thông qua kiểm soát của công ty, phân tích nội bộ và bản tin nội bộ44. Cơ chế cung cấp thông tin nội bộ chỉ báo sai phạm cho phép thông tin này được chuyển nhanh lên hội đồng quản trị. 44 PWC, Đánh giá Tội phạm kinh tế thế giới 2014 cho thấy 48% của sai phạm được phát hiện theo ba cách này. - 92 - Phần 7. Sự minh bạch và công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan Phần 7. Sự minh BạCh và CônG Bố thônG tin về CáC Giao dịCh với Bên Liên Quan 7.1. Các nguyên tắc chung về minh bạch và công bố thông tin Ủy ban Basel về Giám sát Ngân hàng (BCBS) nhấn mạnh tầm quan trọng của sự minh bạch và công bố thông tin. Hướng dẫn của BCBS, Nguyên tắc Quản trị doanh nghiệp, Nguyên tắc số 12 nêu: “hoạt động quản trị của ngân hàng cần được minh bạch thỏa đáng cho cổ đông, người gửi tiền, các bên liên quan và thành viên thị trường khác”.45 Như đã nhấn mạnh trong hướng dẫn hiện hành của BCBS về sự minh bạch của ngân hàng, rất khó để cổ đông, người gửi tiền, các bên liên quan và thành viên thị trường khác giám sát hiệu quả và yêu cầu hội đồng quản trị và ban quản lý cấp cao chịu trách nhiệm khi thông tin không đủ minh bạch. Vì thế, mục tiêu của minh bạch trong lĩnh vực quản trị công ty là cung cấp cho các bên những thông tin cần thiết để giúp họ đánh giá sự hiệu quả hoạt động của hội đồng quản trị và ban quản lý cấp cao. Một chế độ công bố thông tin minh bạch và rộng rãi là một đặc điểm quan trọng của thị trường hiệu quả và cho phép các nhà đầu tư đưa ra quyết định mua hoặc bán của mình và quan trọng là để các bên liên quan buộc ngân hàng và ban quản lý cấp cao chịu trách nhiệm. Sự minh bạch và công bố thông tin xây dựng tín nhiệm và lòng tin của các nhà đầu tư và người gửi tiền và giúp thu hút vốn. Kỳ vọng toàn cầu là tất cả ngân hàng, kể cả những ngân hàng theo những yêu cầu khác về công bố thông tin vì họ không niêm yết, cần công bố thông tin liên quan và hữu ích, không phải thông tin chung mà là thông tin cụ thể của ngân hàng. 45 Ủy ban Basel về Giám sát Ngân hàng (BCBS), Nguyên tắc Quản trị Công ty cho Ngân hàng, Tháng 7, 2015, Basel. - 93 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Bảng16. Thông lệ tốt về công bố thông tin và phê duyệt giao dịch với bên liên quan Thông lệ tốt Tất cả các giao dịch với bên liên quan cần được thông báo cho hội đồng quản trị và các cổ 1 đông và được tổng hợp vào báo cáo tài chính. Tất cả các giao dịch với bên liên quan cần được xét duyệt bởi hội đồng quản trị hoặc do hội 2 đồng quản trị khuyến nghị tới các cổ đông. Một số giao dịch với bên liên quan nhỏ, không đáng kể có thể được rà soát, ban đầu bởi ban 3 điều hành, và sau đó được báo cáo và phê duyệt bởi hội đồng quản trị. Tất cả các giao dịch trọng yếu cần được phê duyệt trước, bởi hội đồng quản trị hoặc các cổ đông. Tối thiểu là tất cả các giao dịch với bên liên quan cần được báo cáo tổng hợp cho cổ đông 4 hàng năm. Công bố thông tin bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các thông tin trọng yếu về mục tiêu, cơ cấu và chính sách tổ chức, quản trị của ngân hàng (đặc biệt là nội dung về bất kỳ hoạt động quản trị doanh nghiệp hoặc nguyên tắc hay chính sách và quy trình trả thù lao nào mà ngân hàng đã thực hiện), các phần sở hữu cổ phần lớn, quyền biểu quyết và các giao dịch với bên liên quan. Ngân hàng cũng nên công bố những điểm chính liên quan đến rủi ro và chiến lược quản lý rủi ro mà không vi phạm nguyên tắc bảo mật cần thiết. Thông tin công bố phải chính xác, rõ ràng và được trình bày làm sao để các cổ đông, người gửi tiền, các bên liên quan và thành viên thị trường khác có thể tham khảo thông tin một cách dễ dàng. Các ngân hàng nên công khai thông tin kịp thời trên trang mạng của mình, trong các báo cáo tài chính thường niên và định kỳ, hoặc bằng các phương thức thích hợp khác. BCBS, Các Nguyên tắc Quản trị doanh nghiệp cho Ngân hàng, 2015. 7.1.2. Công bố thông tin trọng yếu và không trọng yếu Việc công bố thông tin phải bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các thông tin trọng yếu về mục tiêu, cơ cấu và chính sách về tổ chức và quản trị của ngân hàng (đặc biệt là các nội dung về bất kỳ hoạt động quản trị doanh nghiệp hoặc nguyên tắc hay chính sách và quy trình trả thù lao nào mà ngân hàng thực hiện), sở hữu cổ phần lớn, quyền biểu quyết và các giao dịch với bên liên quan. BCBS, Các Nguyên tắc Quản trị doanh nghiệp cho Ngân hàng, 2015. - 94 - Phần 7. Sự minh bạch và công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan Trọng yếu có thể là một thuật ngữ trừu tượng được định nghĩa hơi khác nhau ở các quốc gia khác nhau. Vì vậy liên quan tới các giao dịch với bên liên quan, thông lệ tốt nhất cho cơ quan quản lý, hoặc nếu không được thì cho một ngân hàng là xác định rõ những giao dịch không trọng yếu mà có thể được coi là nhỏ. Đây là căn cứ để xác định mức tối thiểu cho các giao dịch với bên liên quan. Tất cả các giao dịch ở mức này trở lên được coi là "trọng yếu" và vì vậy cần tuân thủ quy đình về công bố thông tin. 7.1.3. Thời điểm công bố thông tin – tiếp diễn, liên tục và ngay lập tức, hàng quý, thường niên Để thông tin có ích, thông tin đó nó cần phải kịp thời. Ví dụ, các sự kiện có thể yêu cầu công bố thông tin ngay lập tức như thông báo sáp nhập hoặc mua lại, mua bán cổ phiếu ngân hàng của các thành viên hội đồng quản trị, mua lại hoặc mất một hợp đồng quan trọng, hiện tượng vỡ nợ phát sinh cho một hợp đồng vay, thay đổi đáng kể về lợi ích của cổ đông và thành viên hội đồng quản trị và các giao dịch với bên liên quan. Các ngân hàng cần công khai kịp thời trên trang mạng công khai của mình, trong báo cáo thường niên, trong các báo cáo định kỳ hoặc thông cáo báo chí, công bố thông tin trên sàn giao dịch chứng khoán hoặc cơ quan quản lý hoặc bằng các phương thức khác. Ở Việt Nam, Thông tư 121 Điều 23.3 chỉ ra tính cấp thiết của thông tin và yêu cầu công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan trọng yếu trong vòng 24 giờ sau khi giao dịch được phê duyệt trên trang web của ngân hàng và tới cơ quan quản lý chứng khoán. Ở hầu hết các nước, bộ phận phát hành của ngân hàng đưa ra quy định công bố thông tin liên tục hoặc tiếp diễn mà các quy định đó đòi hỏi ngân hàng phải công bố những thông tin có thể ảnh hưởng lớn đến giá hoặc giá trị chứng khoán của ngân hàng hoặc những thông tin cần thiết để tránh việc làm giá cổ phiếu. Quy định như vậy về tính kịp thời của thông tin về các giao dịch với bên liên quan cần được áp dụng cho tất cả các ngân hàng niêm yết và không niêm yết vì các hoạt động ngân hàng có ảnh hưởng đến cổ đông, người gửi tiền, nhà đầu tư, các bên liên quan khác, và cơ quan quản lý. 7.1.4. Sắp xếp và độ an toàn của việc thông tin công bố. Sự tín nhiệm và lòng tin vào một ngân hàng chỉ được tạo dựng khi ngân hàng cung cấp thông tin thường xuyên, chất lượng và dễ tiếp cận cho các đối tác bên ngoài, nhà đầu tư tiềm năng và hiện tại, cơ quan quản lý trên trang web ngân hàng, trong báo cáo thường niên và tại Đại hội đồng cổ đông. Điều cần thiết là một ngân hàng công bố đầy đủ thông tin về tất cả các giao dịch với bên liên quan trọng yếu thị trường và giải thích tại sao các giao dịch đó có được coi là giao dịch có liên quan hay không. 7.2. Lập hồ sơ giao dịch với bên liên quan Tất cả các ngân hàng cần tạo lập và lưu giữ hồ sơ đầy đủ về các bên liên quan và lợi ích có liên quan cũng như chi tiết về các giao dịch của họ với ngân hàng. Những hồ sơ này phải được cập nhật thường xuyên bởi các cá nhân có liên quan theo quy định. - 95 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Ở Việt Nam, Luật các TCTD chỉ ra tầm quan trọng của thông tin đáng tin cậy có chất lượng đối với hoạt động kinh doanh của ngân hàng và yêu cầu các ngân hàng: Bảo đảm lưu trữ hồ sơ của tổ chức tín dụng để cung cấp được các số liệu phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành, kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức tín dụng, hoạt động thanh tra, giám sát, và kiểm tra của Ngân hàng Nhà nước. Điều 38.4 Luật các tổ chức tín dụng Vì vậy, khuyến nghị đưa ra là các thông lệ quốc tế tốt cần được áp dụng trong quản lý thông tin nhằm đảm bảo: i. cung cấp thông tin liên quan kịp thời trong nội bộ và với bên ngoài; ii. truy cập thông tin liên quan bình đẳng, kịp thời và hiệu quả về chi phí; iii. công nghệ thông tin được áp dụng để tối đa hóa việc phổ biến thông tin; và iv. một trang web tốt với các thông tin cập nhật cần được quy định trong các chính sách của ngân hàng, thông cáo báo chí, báo cáo thường niên, các báo cáo tóm tắt khác, báo cáo giao dịch, sơ đồ tổ chức ngân hàng, và danh sách các cổ đông lớn. 7.2.1. Trách nhiệm về thông tin – cơ sở dữ liệu Cần xây dựng một cơ sở dữ liệu thông tin về công bố lợi ích của các bên liên quan và giao dịch với bên liên quan. Cơ sở đó phải bao gồm các đề mục lĩnh vực cụ thể cho tất cả các yêu cầu thông tin về các bên xung đột lợi ích, bên liên quan và giao dịch với bên liên quan. Việc đăng ký thông tin nên là trách nhiệm được giao cho một cá nhân, ví dụ, luật sư trưởng của ngân hàng hoặc người đứng đầu của bộ phận tuân thủ, và cần được kiểm tra bởi kiểm toán nội bộ ít nhất hàng năm để đảm bảo sự hoàn thiện và tính chính xác của các thông tin công bố nội bộ cho ngân hàng, hội đồng quản trị và các đối tượng bên ngoài khác liên quan đến các bên liên quan và giao dịch với bên liên quan. Kiểm toán bên ngoài cũng nên truy cập hệ thống để đánh giá các giao dịch với bên liên quan khi phát hành báo cáo kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Cơ sở dữ liệu thông tin cần được cập nhật thường xuyên và ngay khi thông tin mới phát sinh hoặc được cung cấp và cán độ được đề cử phải rà soát và đảm bảo độ cập nhật và tính chính xác của thông tin với hội đồng quản trị và kiểm toán viên bên ngoài ít nhất hàng năm năm. 7.2.2. Trách nhiệm về thông tin – thành viên hội đồng quản trị, ban quản lý cấp cao, và cổ đông lớn Từng thành viên hội đồng quản trị, ban quản lý cấp cao và cổ đông lớn cần có trách nhiệm trong việc cung cấp thông tin chính xác và cập nhật ngay khi nó phát sinh hoặc như thông lệ tốt ít nhất là trong vòng 7 ngày kể từ ngày thay đổi. - 96 - Phần 7. Sự minh bạch và công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan Thành viên hội đồng quản trị và ban quản lý cấp cao cần thường xuyên cập nhật thông tin hàng năm bằng cách kê khai chính thức các lợi ích liên quan, tối thiểu là công bố phần lợi ích, và các bên liên quan, bao gồm cả các thành viên trong gia đình, các tổ chức có liên quan (theo tên) và các giao dịch với các bên liên quan còn đang có hiệu lực (như thoả thuận, hợp đồng tín dụng v.v). Tất cả các thông tin được cung cấp như vậy phải được kiểm tra và cập nhật trong cơ sở dữ liệu thông tin. Bảng 17 cung cấp danh sách các thông tin cần có trong cơ sở dữ liệu. Bảng 17. Các yêu cầu hồ sơ cơ sở dữ liệu về các bên liên quan và giao dịch với bên liên quan Chi tiết hồ sơ Tên của bên liên quan, cá nhân hoặc tổ chức (thành viên hội đồng quản trị, quản lý cấp cao, 1 cổ đông lớn) 2 Vị trí, lợi ích cụ thể trong ngân hàng và các lợi ích khác Tên của các bên liên quan của người/ tổ chức được nêu trong dòng 1, và mô tả về mối quan 3 hệ của họ với mỗi bên liên quan, 4 Miêu tả về giao dịch với bên liên quan 5 Tên của bên giao dịch 6 Tên của bên liên quan 7 Mối quan hệ trong ngân hàng 8 Ngày tháng giao dịch với bên liên quan được rà soát và phê duyệt và do ai thực hiện 9 Mục đích/sự cần thiết của giao dịch 10 Loại rủi ro 11 Giá trị của giao dịch được phê duyệt 12 Dư nợ hoặc số ghi sổ Điều khoản và điều kiện, bao gồm mọi thay đổi về điều khoản và điều kiện của giao dịch với 13 bên liên quan 14 Mô tả về mức độ lợi ích mà các bên liên quan có thể nhận được từ giao dịch 15 Thay đổi các điều khoản và điều kiện của giao dịch với bên liên quan 16 Tài sản bảo đảm 17 Biên bản hoàn thành - 97 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Hồ sơ về lợi ích và các giao dịch với bên liên quan nên có sẵn để NHNNVN và kiểm toán bên ngoài của các ngân hàng có thể kiểm tra bất cứ lúc nào. Khuyến nghị 29 Tất cả các bên liên quan và giao dịch với bên liên quan nên được lập hồ sơ và hồ sơ phải được lưu trữ, cập nhật thường xuyên và dễ dàng truy cập phục vụ cho các thủ tục kiểm tra giao dịch 7.3. Công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan Các yêu cầu về công bố thông tin về giao dịch với bên liên quan ở mỗi nước là khác nhau và phụ thuộc vào các quy định hiện hành, bản chất và quy mô giao dịch và người nhận báo cáo. Các hình thức báo cáo phổ biến nhất là: • cho hội đồng quản trị và ban giám sát giao dịch với bên liên quan trực thuộc hội đồng quản trị ; • cho hội đồng cổ đông; • trong Báo cáo thường niên, phần báo cáo quản trị doanh nghiệp (xem Phụ đính 2); • trong Báo cáo thường niên, phần Báo cáo tài chính (xem Phụ đính 3 và 4); • cho cơ quan quản lý (xem Phụ đính 6 và 7); và • cho cổ đông và công chúng trên trang web công ty và trong các tài liệu khác. Các báo cáo khác về giao dịch với bên liên quan thường được yêu cầu báo cáo bởi cơ quan quản lý, có thể là ủy ban chứng khoán, cơ quan thanh tra giám sát ngân hàng hay cơ quan thuế để lập hồ sơ định kỳ và thông báo đột xuất. Ở Việt Nam có rất nhiều luật, quy định, nghị định, thông tư, hướng dẫn đưa ra tất cả các quy định hiện hành về công bố đầy đủ thông tin về các bên liên quan và các giao dịch với bên liên quan. Các quy định có những điều khoản khác nhau và có thể không được hài hòa lắm (Xem bảng 18). Tuy nhiên, khi thực hiện đồng thời, các quy định khuyến khích việc công bố đầy đủ và hoàn chỉnh về những vấn đề này. Trong tình huống này, ngân hàng và người có trách nhiệm của ngân hàng cần xem xét xem tối đa họ có thể công bố bao nhiêu thông tin về lĩnh vực này chứ không phải là mức độ tối thiểu cần công bố. Danh tính của các bên liên quan cần được công bố và các chi tiết cụ thể được công bố về bản chất và mục đích của các giao dịch với bên liên quan trọng yếu và tên của bên liên quan cụ thể tham gia. - 98 - Phần 7. Sự minh bạch và công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan Bảng 18: Các quy định pháp lý chính về việc công bố thông tin các giao dịch với bên liên quan ở Việt Nam Điều 38.6 yêu cầu ngân hàng và người quản lý tổ chức tín dụng, bao gồm giám đốc, quản lý cấp cao, người điều hành công bố thông tin về lợi ích và Luật các tổ chức xung đột lợi ích. tín dụng Ngân hàng phải tự đảm bảo thu thập và công khai đầy đủ thông tin về các bên liên quan và lợi ích liên quan trong ngân hàng và tới cổ đông tại Đại hội đồng cổ đông (Điều 39 Luật các tổ chức tín dụng). Luật Doanh nghiệp yêu cầu việc công khai lợi ích liên quan của các công ty cổ phần trong trường hợp điều lệ ngân hàng không có các quy định khác chặt chẽ hơn (Điều 159 Luật Doanh nghiệp). Các quy định bao gồm: Luật Doanh nghiệp Báo cáo về danh sách những người có liên quan và những giao dịch liên quan giữa họ và công ty cho GMS; bản kê khai lợi ích của thành viên hội đồng quản trị, ủy ban giám sát, giám đốc điều hành và các nhà quản lý khác. Toàn bộ VAS 26 là về công bố thông tin của GDBLQ. Đây là phiên bản sửa đổi Công bố thông tin của IAS 24. Định nghĩa VAS 26 về các bên liên quan không được đầy đủ như về các bên liên phiên bản IAS 24. Cần khuyến nghị việc áp dụng phiên bản sửa đổi của IAS quan VAS 26 24 một cách toàn bộ trong phần chú giải của báo cáo tài chính. Cho rằng tất cả các công ty đại chúng và các thành viên có liên quan, hội đồng quản trị, quản lý và người quản lý khác nên tránh xung đột lợi ích và có Thông tư 121 về những biện pháp cụ thể về các bên liên quan và giao dịch với các bên liên Quản trị công ty quan (Điều 23 và Điều 28 của Thông tư 121). Các biện pháp này bao gồm các yêu cầu về công bố thông tin tại đại hội đồng cổ đông, cho hội đồng quản trị, trong các báo cáo thường niên và báo cáo giữa niên độ. Cơ quan thuế Yêu cầu thông tin về GDBLQ trong Mẫu 03/07. Việt Nam Mỗi ngân hàng nên xem xét và làm tất cả các công bố thông tin theo quy Ngân hàng định tại Điều lệ của ngân hàng hoặc theo yêu cầu trong một thỏa thuận cổ đông. Với tất cả những khuyến khích về sự minh bạch và công bố thông tin về các xung đột lợi ích, các bên liên quan và giao dịch với bên liên quan, việc xây dựng các quy tắc bằng văn bản đơn giản nhằm xác định các thông lệ quốc tế tốt liên quan đến người công bố, công bố cái gì, công bố cho ai và công bố như thế nào, trở nên dễ dàng hơn. Nguyên tắc chung là các ngân hàng cần minh bạch tối đa do ảnh hưởng quan trọng của ngân hàng đối với ổn định tài chính, bao gồm cả đối với các giao dịch với bên liên quan để những người khác có thể hiểu được bản chất của mối quan hệ trong ngân hàng và với các bên khác bên ngoài ngân hàng và họ có thể đánh giá sự ảnh hưởng của các lợi ích và giao dịch đó đối với hoạt động và kết quả của ngân hàng. Trong khi các công ty trách nhiệm hữu hạn không - 99 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM phải thực hiện những quy định cao nhất về công bố thông tin, thì tất cả các ngân hàng, bao gồm cả ngân hàng trách nhiệm hữu hạn, phải tuân theo những quy định tương tự do tầm quan trọng của họ đối với sự ổn định tài chính quốc gia. 7.4. Công bố thông tin tới hội đồng quản trị, các ban trực thuộc hội đồng quản trị và cổ đông Cần công bố thông tin thường xuyên về các bên liên quan, lợi ích của họ và giao dịch với bên liên quan tới hội đồng quản trị và/hoặc các ban hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát giao dịch với bên liên quan và tới người ban hành chính sách GDBLQ hoặc bộ phận tuân thủ. Cũng cần có công bố thông tin đáng kể cho các cổ đông để họ có thể hiểu được tầm quan trọng và tác động của giao dịch với bên liên quan tới ngân hàng. Đó là tầm quan trọng và sự phức tạp trong các quy định báo cáo về giao dịch với bên liên quan, hệ thống thông tin tinh vi nên được sử dụng để lưu trữ, tổng hợp và báo cáo các thông tin đó. 7.4.1. Chất lượng của thông tin công bố về GDBLQ Công bố thông tin tốt về giao dịch với bên liên quan phải thực chất, toàn diện và cụ thể cho các ngân hàng, đặc biệt đối với một ngân hàng cụ thể và cách tiếp cận cụ thể để giám sát giao dịch với bên liên quan và các cá nhân cụ thể tham gia vào giao dịch với bên liên quan. Một khảo sát về thông lệ tốt về báo cáo giao dịch với bên liên quan đã được thực hiện bởi các cán bộ của Ủy ban Chứng khoán Ontario46. Các ví dụ dưới đây được chuyển thể từ đó và phản ánh những phát hiện của họ. Ví dụ, một công bố chung chung và không có nhiều thông tin mô tả về hoạt động quản lý của ngân hàng đối với giao dịch với bên liên quan trong Báo cáo thường niên như sau. Ban kiểm toán rà soát và phê duyệt tất cả các giao dịch với bên liên quan trọng yếu mà ngân hàng có liên quan hoặc ngân hàng đề xuất tham gia. Cách công bố tốt hơn phải như sau: Đội ngũ quản lý của ngân hàng đã thảo luận tất cả các giao dịch với bên liên quan. Khi xem xét giao dịch với bên liên quan, đội ngũ quản lý sẽ đánh giá mức độ trọng yếu của giao dịch với bên liên quan theo từng trường hợp theo cả khía cạnh định tính và định lượng các giao dịch với bên các liên quan được đề xuất. Các giao dịch với bên liên quan thông thường phải tuân theo quy trình và kiểm tra tương tự như các giao dịch khác, nghĩa là, chúng phải tuân theo thủ tục phê duyệt và giám sát quản lý tiêu chuẩn, nhưng cũng sẽ được xem xét bởi đội ngũ quản lý về sự hợp lý so với giá trị đúng. Các giao dịch với bên liên quan được xem là trọng yếu cần được rà soát và phê duyệt bởi ban kiểm toán của ngân hàng bao gồm các thành viên hội đồng quản trị độc lập. 46 Ủy ban Chứng khoán Ontario, Thông báo nhân viên 51-723, Tháng 1 năm 2015. - 100 - Phần 7. Sự minh bạch và công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan Công bố chung chung và không có nhiều thông tin về một giao dịch với bên liên quan cụ thể như sau. Trong năm, ngân hàng đã trả 120.000 đô la Mỹ cho một thành viên hội đồng quản trị để thanh toán tiền cho thuê. Đến ngày 31 tháng 12 năm 2014, dư nợ cho thành viên hội đồng quản trị này là 10.000 đô la Mỹ. Cách công bố tốt hơn phải như sau: Trong năm, ngân hàng đã trả 120.000 đô la Mỹ cho ông Nguyễn Điệp Bảo, một thành viên hội đồng quản trị của ngân hàng để thanh toán tiền thuê địa điểm làm kho lưu trữ thông tin của ngân hàng. Hợp đồng cho thuê hiện tại hết hạn vào ngày 31 tháng 12, năm 2015. Các điều khoản cho thuê đã được các thành viên không có liên quan đến Hội đồng quản trị rà soát, và được cho là tương đương với điều kiện thị trường. Hợp đồng cho thuê được các thành viên không có lợi ích của Hội đồng quản trị rà soát hai năm một lần và được gia hạn với điều kiện là các điều khoản tương đương với, hoặc ưu đãi hơn, điều kiện thị trường. Đến ngày 31 tháng 12 năm 2014, dư nợ của ông Nguyễn Điệp Bảo là 10.000 đô la Mỹ, thể hiện cho số tiền cho thuê một tháng. 7.4.2. Các nguồn, người nhận và nội dung công bố thông tin được khuyến nghị Bản tóm tắt dưới đây phác thảo báo cáo về giao dịch với bên liên quan: i. thực hiện công bố thông tin mang tính chất thường xuyên hơn; ii. báo cáo nội bộ cho hội đồng quản trị; iii. báo cáo của hội đồng quản trị tới cổ đông; và iv. báo cáo tới công chúng về các giao dịch với bên liên quan trọng yếu. - 101 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Bảng 19. Tóm tắt các thông lệ tốt về công bố thông tin giao dịch với bên liên quan – Hội đồng quản trị, các ban của Hội đồng Quản trị và cổ đông Báo cáo bởi Báo cáo cho Nội dung chi tiết Tần suất Công bố thông tin thường xuyên về lợi ích và quản lý chính sách giao dịch với bên liên quan Thành viên hội Người ban hành • Công bố thông tin về lợi ích Báo cáo thường đồng quản trị, ban chính sách về • Các bên liên quan, bao gồm tên, tổ niên hoặc đột quản lý cấp cao và giao dịch với bên chức liên quan và bản chất của mối xuất khi phát bên liên quan, cổ liên quan hoặc quan hệ sinh thay đổi đông lớn bộ phận tuân thủ Người ban hành Ban thành viên • Rà soát và kiến nghị thay đổi đối với Thường niên chính sách về giao hội đồng quản trị chính sách về giao dịch với bên liên dịch với bên liên độc lập của Hội quan quan có thể là cán đồng quản trị • Báo cáo chẩn đoán về giao dịch với Thường niên bộ tuân thủ hoặc bên liên quan – trạng thái, cấp độ kiểm toán nội bộ hoạt động Công bố thông tin nội bộ tới cấp hội đồng quản trị về các giao dịch với bên liên quan Thành viên hội Người ban hành • Tất cả giao dịch với bên liên quan bao Thời điểm sớm đồng quản trị, ban chính sách về gồm tên của bên liên quan, bản chất nhất thích hợp quản lý cấp cao và giao dịch với bên và giá trị giao dịch, điều khoản và (trong vòng 24 bên liên quan, cổ liên quan hoặc điều kiện giao dịch, sự cần thiết của giờ) đông lớn bộ phận tuân thủ giao dịch. Tất cả điều khoản và điều hoặc ban của hội kiện cần bao gồm thời hạn khoản đồng quản trị vay, lãi suất, phí, thông tin tài sản thế chấp v.v. và các thay đổi về điều khoản và điều kiện Đội ngũ quản lý, có Ban của hội đồng • Báo cáo về tất cả giao dịch với bên Sau mỗi buổi thể là ban tín dụng quản trị liên quan được phê duyệt với hạn họp của ban tín mức tối thiểu bao gồm chi tiết về: dụng - Tên bên liên quan; - Miêu tả về giao dịch với bên liên quan (điều khoản, điều kiện, giá trị) Ban thành viên hội Hội đồng quản • Báo cáo tổng kết về tất cả các giao Hàng tháng hoặc đồng quản trị độc trị dịch với bên liên quan tối thiểu để hội tại mỗi buổi họp lập của Hội đồng đồng quản trị phê duyệt hàng tháng hội đồng quản trị quản trị • Báo cáo tổng kết về tất cả các giao Hàng tháng hoặc dịch với bên liên quan trọng yếu tại mỗi buổi họp được rà soát để hội đồng quản trị phê hội đồng quản trị - 102 - Phần 7. Sự minh bạch và công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan Báo cáo bởi Báo cáo cho Nội dung chi tiết Tần suất duyệt bao gồm tên của bên liên quan, bản chất, giá trị, các điều khoản và điều kiện của giao dịch với bên liên quan và các kiến nghị của ban • Báo cáo tổng kết về tất cả các giao dịch với bên liên quan trọng yếu để hội đồng quản trị rà soát và kiến nghị cho cổ đông phê duyệt bao gồm tên của bên liên quan, bản chất, giá trị, các điều khoản và điều kiện của Thường niên giao dịch với bên liên quan và các kiến nghị hoặc đột xuất của ban. Báo cáo này phải bao gồm các khuyến nghị để các cổ đông phê duyệt về bất kỳ thay đổi trong điều khoản và điều kiện nào của giao dịch với bên liên quan gốc • Báo cáo tổng kết về chi tiết mọi hạn mức Hàng tháng vượt ngưỡng trọng yếu, mọi giao dịch với hoặc tại mỗi bên liên quan bị phát hiện không được báo buổi họp hội cáo , bao gồm việc xử lý và/hoặc phê duyệt đồng quản trị đối với bất kỳ giao dịch với bên liên quan nào do ngân hàng kiến nghị chấm dứt /hủy bỏ và bất kỳ giao dịch với bên liên quan nào có vấn đề nào Ban thành viên Hội đồng quản Báo cáo hợp nhất về các giao dịch với bên liên Tất cả các hạng hội đồng quản trị quan bao gồm: mục được báo trị độc lập của • Hiện trạng của giao dịch với bên liên quan; cáo hàng quý Hội đồng quản • Tổng rủi ro đối với bên liên quan / nhóm bên và hàng năm trị liên quan; • Tổng rủi ro đối với các giao dịch với bên liên quan; • Các rủi ro liên quan tới giao dịch với bên liên quan; • Chi tiết về cá giao dịch với bên liên quan được phê duyệt theo nguyên tắc tối thiểu trong chính sách về giao dịch với bên liên quan; • Hiện trạng của các giao dịch với bên liên quan lặp lại được phê duyệt theo hướng dẫn của Hội đồng quản trị; Lập danh sách hàng năm về các giao dịch với bên liên quan lặp lại, bao gồm các bên liên quan, bản chất, tổng giá trị, các điều khoản và điều kiện, sự cần thiết. - 103 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Báo cáo bởi Báo cáo cho Nội dung chi tiết Tần suất Công bố thông tin cho các cổ đông Hội đồng Cổ đông • Chính sách về giao dịch với bên liên quan và Cố định và quản trị nội dung của các giao dịch thường xuyên cập nhật Hội đồng Cổ đông phê • Báo cáo toàn diện và chi tiết về các giao dịch Hàng năm hoặc quản trị duyệt các giao với bên liên quan trọng yếu để cổ đông phê đột xuất theo yêu dịch cụ thể duyệt bao gồm: cầu - tên của bên liên quan; - miêu tả về lợi ích của các bên liên quan; - bản chất, mục đích và giá trị của giao dịch với bên liên quan; - các điều khoản và điều kiện về giao dịch với bên liên quan; - mọi đánh giá độc lập về giao dịch; và - tuyên bố từ hội đồng quản trị đề xuất về giao dịch với bên liên quan và khẳng định giao dịch với bên liên quan tuân theo các điều khoản và điều kiện thị trường. Hội đồng Các cổ đông • Báo cáo về những vấn đề cần lưu ý trong Bán niên và quản trị trong báo cáo Báo cáo Tài chính về tất cả các giao dịch với thường niên (các thường niên bên liên quan đề cập trong báo cáo tài chính ví dụ trong Phụ theo IAS 24 đính 3 và 4) Hội đồng Các cổ đông • Báo cáo trong Báo cáo quản trị doanh Thường niên (các quản trị trong báo cáo nghiệp, một phần của báo cáo thường niên, ví dụ được cung thường niên về khuôn khổ, chính sách và quy trình và cấp trong Phụ việc áp dụng các giao dịch với bên liên quan đính 2, Phụ đính trong ngân hàng 6) Công bố thông tin cho cổ đông và thị trường Hội đồng Các cổ đông và • Báo cáo về từng và tất cả các giao dịch với Theo yêu cầu quản trị thị trường bên liên quan trọng yếu để cổ đông phê duyệt bao gồm thông tin toàn diện, đặc biệt Thông báo công là tên của bên liên quan, mô tả về bên liên khai ngay lập tức quan hay lợi ích của thành viên hội đồng về các giao dịch quản trị trong giao dịch, bản chất, giá trị, các với bên liên quan điều khoản và điều kiện của giao dịch với trọng yếu trên bên liên quan và kiến nghị của hội đồng trang web, tới thị quản trị với kiến nghị của ban độc lập trường và tới các cơ quan quản lý - 104 - Phần 7. Sự minh bạch và công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan Các ngân hàng được khuyến nghị về việc cần công bố các chính sách của ngân hàng về giao dịch với bên liên quan, báo cáo thường niên và thông báo về bên liên quan và giao dịch với bên liên quan cho công chúng trên trang mạng của ngân hàng. Nhà đầu tư tiềm năng qua đó có thể thấy được cam kết của ngân hàng về tính minh bạch đối với các giao dịch với bên liên quan, có thể hiểu được tác động của các giao dịch với bên liên quan đối với ngân hàng và cảm thấy hài lòng với các chính sách và thủ tục mà ngân hàng đang thực hiện để xác định các rủi ro liên quan. Khuyến nghị 30 Các ngân hàng cần đặt mục tiêu càng minh bạch càng tốt trong các chính sách và thủ tục về giao dịch với bên liên quan. Công bố thông tin có chất lượng về bên liên quan và giao dịch với bên liên quan phải thực chất, toàn diện và cụ thể cho các ngân hàng và từng bên liên quan. Các ngân hàng cần xây dựng và giám sát chính sách để báo cáo thường xuyên, đầy đủ cho ủy ban của hội đồng quản trị và cho hội đồng quản trị các thông tin về lợi ích, bên liên quan và giao dịch với bên liên quan. Việc lập báo cáo phải bao gồm các báo cáo cho ủy ban của hội đồng quản trị có liên quan, cho hội đồng quản trị, các cổ đông và công chúng về các bên liên quan và giao dịch với bên liên quan như khuyến nghị nêu trong Bảng 18. Đặc biệt, cổ đông cần nhận được thông tin đầy đủ để có thể đưa các quyết định phê duyệt các giao dịch với bên liên quan trọng yếu và trong Báo cáo thường niên về tất cả các giao dịch với bên liên quan. 7.5. Báo cáo cho cơ quan quản lý Mỗi ngân hàng phải thường xuyên báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước theo quy định, nhằm cho phép giám sát đầy đủ các vấn đề của ngân hàng. Điều 13.2 Luật các TCTD quy định các tổ chức tín dụng tại Việt Nam phải cung cấp cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình. Cơ quan quản lý quan tâm đặc biệt tới tất cả các bên liên quan và sự tham gia của họ trong ngân hàng. Do đó, NHNN yêu cầu những thông tin cụ thể cần báo cáo cho NHNN và hình thức, mẫu biểu cho việc báo cáo này. Trong công văn số 1054/NHNN-DBTK ngày 14 tháng 2 năm 2015, NHNN đặt ra các quy định mới bao quát về việc báo cáo, áp dụng từ tháng 2 năm 2015 trở đi. Các mẫu thông tin và định dạng báo cáo cụ thể được quy định. Các tài liệu chính của NHNN liên quan đến các giao dịch với bên liên quan được liệt kê dưới đây. Mẫu biểu số 4 có thể được xem tại Phụ đính 7. Tất cả các mẫu biểu có thể được truy cập tại www.sbv.gov.vn - 105 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Bảng 20. Các mẫu biểu liên quan của NHNN áp dụng theo Công văn số 1054/NHNN-DBTK Số mẫu Nội dung Yêu cầu Báo cáo về việc cấp tín dụng cho một khách hàng, một khách hàng và Hàng Mẫu 04 các bên liên quan của họ tháng Báo cáo về việc cấp tín dụng cho các cá nhân / tổ chức bị giới hạn cấp tín Hàng Mẫu 05 dụng và về việc cấp tín dụng cho việc cùng đầu tư và thương mại tháng Hàng Mẫu 07 Báo cáo về các cổ đông cá nhân người Việt Nam tháng Hàng Mẫu 08 Báo cáo về các cổ đông cá nhân người nước ngoài tháng Hàng Mẫu 09 Báo cáo về các cổ đông là tổ chức tháng Báo cáo về việc nắm giữ cổ phiếu của tổ chức tín dụng ‘khác’ và bên liên Hàng Mẫu 10 quan tại các tổ chức tín dụng tháng Hàng Mẫu 11 Báo cáo về việc sở hữu cổ phần của một nhóm các bên liên quan tháng Báo cáo về việc sở hữu cổ phần của các cổ đông là các bên liên quan của Hàng Mẫu 12 thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát và ban điều hành của tổ chức tháng tín dụng Báo cáo về sở hữu chéo giữa tổ chức tín dụng và cổ đông tổ chức và các Hàng Mẫu 13 bên liên quan của nó tháng Báo cáo về đóng góp vốn, mua cổ phần giữa tổ chức tín dụng, các công Hàng Mẫu 17 ty con và chi nhánh của tổ chức đó tháng Báo cáo về việc góp vốn, mua cổ phần của tổ chức tín dụng trong các Hàng Mẫu 18 doanh nghiệp tháng Mối quan hệ tài chính giữa tổ chức tín dụng với mỗi công ty con và chi Mẫu 21 Hàng quý nhánh trong nước của tổ chức đó Mối quan hệ tài chính giữa tổ chức tín dụng và mỗi chi nhánh, công ty Mẫu 23 Hàng quý con, hoạt động ở nước ngoài - 106 - Phần 7. Sự minh bạch và công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan 7.5.1. Chứng nhận báo cáo về giao dịch với bên liên quan cho NHNN. Thông lệ tốt là tất cả báo cáo cho NHNN về giao dịch với bên liên quan nên được chứng nhận bởi hai giám đốc điều hành cấp cao của ngân hàng và kiểm toán bên ngoài. Nếu một báo cáo riêng lẻ do một bên liên quan cá nhân thực hiện thì nó phải được xác nhận bởi cá nhân đó; nếu bên liên quan là một pháp nhân khác thực hiện việc lập thông tin, thì báo cáo đó phải được xác nhận bởi hai giám đốc điều hành từ pháp nhân đó. Cũng theo thông lệ bình thường, mà mọi lỗi sai sót được phát hiện trong các thông tin về giao dịch với bên liên quan đã được nộp cho ngân hàng trung ương, ngân hàng trung ương cần được thông báo càng sớm càng tốt và ít nhất trong vòng năm ngày và các thông tin phải được chỉnh sửa. 7.5.2. Đề xuất loại hình và nội dung báo cáo Thông tin về các bên liên quan. Thông lệ tốt yêu cầu cơ quan quản lý phải được thông báo về chính sách và thủ tục hiện hành của ngân hàng để xác định các bên liên quan, giao dịch với bên liên quan, cách thức quản lý và đánh giá của họ khi chúng phát sinh, bao gồm cả các quy trình ngân hàng chủ định kiểm soát giao dịch với bên liên quan, các ngưỡng mà ngân hàng thiết lập để xác định giao dịch với bên liên quan trọng yếu, quy trình phê duyệt, và giám sát. Sau đó cơ quan quản lý có thể đánh giá sự phù hợp của chính sách và quy trình của ngân hàng để kiểm soát các giao dịch với bên liên quan. Cơ quan quản lý ngân hàng quy định về việc cung cấp thông tin định kỳ về các bên liên quan bao gồm họ tên, thông tin liên lạc đầy đủ, mối quan hệ với ngân hàng, dù là cá nhân hay pháp nhân, kiểm soát hoặc ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp, kiểm soát riêng lẻ hay liên kết và về các giao dịch tín dụng với các bên liên quan. Ngoài ra các báo cáo định kỳ về giao dịch với bên liên quan được phê duyệt cần được cung cấp cho cơ quan quản lý một cách tổng hợp, chỉ ra các loại hình giao dịch với bên liên quan, bao gồm cả việc cấp tín dụng; mua, bán hoặc chuyển nhượng tài sản; phí quản lý hoặc phí dịch vụ. Đối với mỗi giao dịch, các chi tiết được báo cáo bao gồm bản chất, giá trị, sự cần thiết của của giao dịch, các bên liên quan trong giao dịch, xác định rõ mối quan hệ của bên đó với ngân hàng và quyền lợi và lợi íchcủa họ trong giao dịch. Bất kỳ thay đổi về các điều khoản và điều kiện của giao dịch với bên liên quan trọng yếu đều phải được báo cáo. Các ngân hàng cần giữ lại để cơ quan quản lý ngân hàng rà soát tất cả các hồ sơ liên quan đến giao dịch với bên liên quan. Lưu giữ tài liệu/thông tin về các ngân hàng niêm yết là mười năm theo quy định của Luật Chứng khoán, Chương 2, Điều 7.1.4. Tất cả các ngân hàng, niêm yết hoặc chưa niêm yết, phải giữ lại các tài liệu và thông tin trong khoảng thời gian tương tự. Thông tin về cơ cấu tổ chức ngân hàng Cơ cấu tổ chức của ngân hàng, các tổ chức liên kết và các cổ đông lớn hoặc chi phối phải được báo cáo cho cơ quan quản lý ngân hàng trên cơ sở thông tin minh bạch về các cổ đông lớn và chi phối của ngân hàng, hoạt động quản lý, kiểm soát và quản lý chủ chốt đối với các công ty con của ngân hàng và các quyền lợi khác. Công văn số 1054 yêu cầu thông tin về: - 107 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM i. cổ đông cá nhân, cả người Việt Nam và nước ngoài; ii. cổ đông tổ chức; iii. sở hữu cổ phần của hội đồng quản trị, ban kiểm soát, ban quản lý cấp cao và các bên liên quan của họ; iv. sở hữu chéo; v. góp vốn; và vi. mối quan hệ tài chính giữa công ty con và các công ty liên kết. Thông tin về thay đổi cơ cấu tổ chức ngân hàng và thay đổi nhân sự Ngân hàng phải báo cáo định kỳ cho NHNN về việc thay đổi thông tin liên hệ, cơ cấu ngân hàng, các công ty liên kết và các cổ đông chi phối, thành viên hội đồng quản trị và cán bộ ban điều hành chủ chốt và những thay đổi về nhân sự, và ngày của kỳ báo cáo trong báo cáo để NHNN có thể nắm được thông tin về các bên liên quan và giao dịch với bên liên quan của từng ngân hàng. Khuyến nghị 31 Các ngân hàng cần đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ cho NHNN và phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Việc công bố thông tin về các giao dịch với bên liên quan phải phù hợp với tất cả các quy định và chính sách của ngân hàng và cho phép có thể hiểu được tác động đầy đủ của các giao dịch với bên liên quan tới ngân hàng. Phần 7 – Các câu hỏi thường gặp 7.1. Tại sao công bố thông tin về giao dịch với bên liên quan là cốt yếu đối với cơ quan quản lý và cổ đông? 7.1. Trả lời – Công bố thông tin là vô cùng quan trọng đối với giao dịch với bên liên quan. Công bố thông tin như vậy giúp các cơ quan quản lý hiểu rõ hơn về các rủi ro cụ thể của một ngân hàng và nó cho phép các cổ đông xác định các giao dịch với bên liên quan và bên liên quan và hỗ trợ cổ đông bằng cách giảm bớt và phân tán rủi ro của các giao dịch bất hợp lý với các cổ đông kiểm soát. 7.2 Một tổ chức tín dụng có cần nộp một báo cáo về các giao dịch với bên liên quan cho NHNN kể cả khi không có một giao dịch với bên liên quan nào không? 7.2. Trả lời – Có. Báo cáo được yêu cầu ngay cả khi thông tin báo cáo được nhận chỉ là "Không có". Báo cáo phải theo mẫu và hình thức quy định tại Công văn số 1054/NHNN-DBTK (Tháng 2/2015). - 108 - Tài liệu tham khảo Tài liệu tham khảo Pháp luật các quy định và các công cụ pháp luật khác của Việt Nam đã được trích dẫn trong toàn bộ tài liệu và được coi là tài liệu tham khảo cơ sở cho sách hướng dẫn này. Các tài liệu tham khảo khác là: Quy định, hướng dẫn và tư vấn từ cơ quan quản lý Toàn cầu • Ngân hàng Thanh toán quốc tế, Nguyên tắc quản trị doanh nghiệp cho các ngân hàng - tài liệu tư vấn, Tháng 10 năm 2014. – www.bis.org • Ngân hàng Thanh toán quốc tế, Phát triển trong quản lý rủi ro tín dụng trên mọi lĩnh vực: thông lệ hiện hành và kiến nghị - tài liệu tư vấn, Basel, Tháng 2 năm 2015 - trang web như trên • Ngân hàng Thanh toán quốc tế, Hướng dẫn về kế toán cho các khoản mất tín dụng dự kiến, tài liệu tư vấn, Basel, Tháng 2 năm 2015 - trang web như trên Úc • APRA Tiêu chuẩn An toàn SPS 521 – Xung đột lợi ích, Tháng 7 năm 2013. – www.apra.gov.au • ASIC, Hướng dẫn quản lý 76, Giao dịch với bên liên quan, Tháng 3 năm 2011. - www.asic.gov.au Canada • Quy định về bên liên quan, Tháng 12 năm 2012. – www.laws.justice.gc.ca • OSC Thông báo nhân viên 51-723, Báo cáo rà soát nhân viên về Công bố thông tin GDBLQ và hướng dẫn các thông lệ tốt nhất, Tháng 1 năm 2015. – www.osfi-bsif.gc.ca Hồng Kông • Quy tắc niêm yết Hồng Kông, Chương 14A, Giao dịch vốn cổ phần, Giao dịch có liên quan, 2013. – www.hkex.com.hk • SFA,Tài liệu tham vấn về một đánh giá đối với quy tắc giao dịch liên quan, Tháng 4 năm 2013.–trang web như trên • SFA, Hướng dẫn về Quy tắc giao dịch liên quan, 2014. – trang web như trên Ấn Độ • Điều 49 (Chính sách về giao dịch với bên liên quan) của Hợp đồng niêm yết vốn cổ phần và các sửa đổi, 2014. – www.sebi.gov.in - 109 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM • Ngân hàng Trung ương Ấn Độ, Chính sách về giao dịch với bên liên quan, 2014. – www.centralbankofindia.co.in Ireland • Ngân hàng Trung ương Ireland, Quy tắc thực hiện về cho vay các bên liên quan, 2013 – www.centralbank.ie • Ngân hàng Trung ương Ireland, Quy định, 3.28-3.36, Xung đột lợi ích, 2013. – trang web như trên • Ngân hàng Trung ương Ireland, Cho vay bên liên quan – Các câu hỏi thường gặp, Tháng 7 năm 2013. – trang web như trên Italy • CONSOB, Điều khoản quy định số 17221 và sửa đổi số 17389 về giao dịch với các bên liên quan, Tháng 6 năm 2010. – www.consob.it • CONSOB, Bianchi et al., Quản lý và tự quản lý giao dịch với các bên liên quan ở Ý, Tháng 1 năm 2014. – trang web như trên Malaysia • Ngân hàng Trung ương Malaysia, Giao dịch với các bên liên quan, BNM/RH/GL 018-6 June 3013. – www.bnm.gov.my • Ngân hàng Trung ương Malaysia, Quản trị rủi ro, March 2013. – trang web như trên • Ngân hàng Trung ương Malaysia, Hướng dẫn về giao dịch tín dụng với các bên liên quan, July 2014. – trang web như trên Mauritius • Ngân hàng Trung ương Mauritius, Hướng dẫn về Quản trị công ty, Tháng 8 năm 2012. – www.bom.mu • Ngân hàng Trung ương Mauritius, Hướng dẫn về quản lý rủi ro tín dụng, Tháng 12 năm 2003. – trang web như trên • Ngân hàng Trung ương Mauritius, , Hướng dẫn về Giao dịch với bên liên quan, Tháng 9 năm 2012. – trang web như trên Singapore • Hướng dẫn về giải quyết xung đột lợi ích, SFA 04-G06, Tháng 4 năm 2013. – www.mas.gov.sg - 110 - Tài liệu tham khảo • MAS Thông báo 643 về giao dịch GDBLQ, và được sửa đổi, Tháng 6 năm 2014. - trang web như trên • Yêu cầu về giao dịch với bên liên quan đối với ngân hàng - một Tài liệu tham vấn, Tháng 12 năm 2012. - trang web như trên Thái Lan • Thông báo của Ngân hàng Trung ương Thái Lan, 36/2551, Hướng dẫn về thực hiện giao dịch với các cổ đông lớn hoặc Doanh nghiệp với lợi ích được hưởng lợi (cho vay liên quan), Tháng 8 năm 2008. - www.bot.or.th • Thông báo của Ngân hàng Trung ương Thái Lan, 54/2008, Hướng dẫn về Tính toán rủi ro tín dụng cho các Ngân hàng thương mại, 2008. - trang web như trên. - 111 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Phần 8. Phụ đính Phụ đính 1 – Định nghĩa về Ủy viên hội đồng quản trị Độc lập Tiêu chuẩn Quản trị Công ty của Vương quốc Anh, Tháng 9 năm 2014 (tại B.1.1): Trong báo cáo thường niên, Hội đồng quản trị cần chỉ rõ những ủy viên hội đồng quản tri không điều hành được coi là độc lập. Hội đồng quản trị cần xác định ủy viên hội đồng quản trị đó có độc lập về bản chất và phán quyết hay không, và liệu có những mối quan hệ hoặc hoàn cảnh có khả năng ảnh hưởng, hoặc có vẻ như ảnh hưởng, tới đến quyết định của ủy viên hội đồng quản trị đó hay không. Hội đồng quản trị cần nêu rõ lý do nếu xác định một ủy viên hội đồng quản trị là độc lập mặc dù có tồn tại những mối quan hệ hoặc hoàn cảnh có vẻ liên quan đến quyết định của người này, bao gồm nếu người ủy viên hội đồng quản trị này: • là nhân viên của công ty hoặc tập đoàn trong vòng năm năm qua; • đang có, hoặc trong vòng ba năm vừa qua đã từng có mối quan hệ kinh doanh trọng yếu với công ty dù là trực tiếp hay là đối tác, là cổ đông, ủy viên hội đồng quản trị hay là nhân viên cao cấp của tổ chức có liên quan tới công ty. • đã nhận hoặc đang nhận thù lao khác từ công ty ngoài phần phí cho ủy viên hội đồng quản trị, tham gia vào chương trình quyền chọn mua cổ phiếu của công ty hoặc cổ phiếu thưởng liên quan tới hiệu quả công việc. • trích đóng quỹ hưu, hoặc là thành viên của chế độ lương hưu của công ty; • có quan hệ gia đình gần gũi với bất kỳ cố vấn, hội đồng quản trị hoặc nhân viên cao cấp nào của công ty; • tham gia chéo vào hội đồng quản trị của công ty khác hoặc có liên hệ mật thiết với các ủy viên hội đồng quản trị khác thông qua việc tham gia vào các công ty hoặc tổ chức khác; • đại diện cho một cổ đông lớn; hoặc • làm việc cho hội đồng quản trị trên chín năm tính từ ngày đầu tiên tham gia hội đồng quản trị. - 112 - Phần 8. Phụ đính Phụ đính 2: Ví dụ – Công khai Giao dịch với Bên liên quan trong Báo cáo quản trị Trích từ Báo cáo Thường niên của DBS Singapore năm 2014 Giao dịch bên liên quan Tập đoàn đã áp dụng quy trình tuân thủ tất cả các quy định về giao dịch bên liên quan, bao gồm Luật Ngân hàng, Chỉ thị MAS và các Quy định niêm yết SGX. Luật Ngân hàng và Chỉ thị MAS giới hạn rủi ro tín dụng của Tập đoàn đối với các đối tượng và bên liên quan nhất định, trong khi Quy định niêm yết SGX quy định chung về giao dịch với người có lợi ích. Tất cả các ủy viên hội đồng quản trị mới đều được báo cáo tóm tắt về các quy định liên quan ảnh hưởng đến họ. Nếu cần thiết, các phương thức tín dụng hiện có đối với các bên liên quan sẽ được điều chỉnh trước khi chỉ định ủy viên hội đồng quản trị, và tất cả các phương thức tín dụng đối với bên liên quan được giám sát liên tục. Việc kiểm tra được thực hiện trước khi Tập đoàn thực hiện khoản tín dụng hoặc giao dịch khác với bên liên quan nhằm đảm bảo tuân thủ đúng các quy định. Sau đây là các chi tiết về giao dịch với người có lợi ích trong năm 2014 được yêu cầu theo Quy định niêm yết SGX: Tổng giá trị giao dịch với người có lợi ích Tên của người có lợi ích trong năm 2014 (bao gồm các giao dịch dưới 100.000 SGD) Tập đoàn TNHNN Quản lý Chứng khoán Aetos 1.531.488 Tập đoàn TNHH CapitaLand 332.400 Tập đoàn TNHH Chứng khoán Certis CISCO 29.585.530 Tập đoàn TNHH MediaCorp 259.000 Tập đoàn TNHH Công nghiệp Sembcorp 2.647.200 Tập đoàn Hàng không Singapore 451.848 Tập đoàn Viễn thông Singapore 61.627.166 Tập đoàn SMRT Corporation 3.885.646 Tập đoàn StarHub 5.422.033 Tập đoàn Dịch vụ Quản lý Temasek 288.896 Tổng Giao dịch của người có lợi ích (SGD) 106.028.207 Hợp đồng trọng yếu Kể từ khi kết thúc năm tài chính trước, không có hợp đồng trọng yếu nào liên quan tới lợi ích của bất cứ thành viên hội đồng quản trị hoặc cổ đông có quyền kiểm soát của Tập đoàn mà Tập đoàn hoặc bất kỳ công ty con nào đã tham gia vào, và không hợp đồng trọng yếu nào còn hiệu lực tại thời điểm ngày 31/12/2014, được công bố thông qua SGXNET. - 113 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Kinh doanh Chứng khoán Phù hợp với chính sách “tạm ngừng giao dịch” được nêu tại Quy định niêm yết SGX, các giám đốc và nhân viên của tập đoàn bị cấm giao dịch chứng khoán của Tập đoàn một tháng trước ngày công bố kết quả năm và hai tuần trước khi công bố kết quả quý một, hai và ba. Hơn nữa, các đơn vị kinh doanh và các công ty con thực hiện tự doanh bị cấm giao dịch cổ phiếu của Tập đoạn trong giai đoạn tạm ngừng giao dịch. Trước khi bắt đầu giai đoạn tạm ngừng giao dịch, Ban thư kí tập đoàn sẽ gửi thư điện tử cho tất cả các giám đốc và nhân viên để thông báo cho họ về thời hạn của giai đoạn đó. Hơn nữa, các thành viên của Ủy ban Quản lý của tập đoàn chỉ được phép giao dịch cổ phiếu của Tập đoàn trong các giai đoạn cửa sổ cụ thể (15 ngày thị trường ngay sau ngày kết thúc mỗi giai đoạn tạm ngừng giao dịch). Có hiệu lực từ tháng Hai năm 2015, các thành viên của Ủy ban Quản lý của Tập đoàn cũng được yêu cầu phải được CEO thông qua trước khi bán cổ phiếu của Tập đoàn. Tương tự, CEO phải được yêu cầu được Chủ tịch thông qua trước khi bán cổ phiếu của Tập đoàn. CEO được kỳ vọng sẽ gây dựng và nắm giữ lượng cổ phần tương đương tối thiểu ba lần mức lương cơ sở hằng năm như là một cam kết quản trị tốt và nguyên tắc sở hữu cổ phần của đội ngũ quản lý cấp cao. - 114 - Phần 8. Phụ đính Phụ đính 3 – Ví dụ - Công khai Giao dịch với bên liên quan trong các Báo cáo tài chính. Trích từ Báo cáo thường niên năm 2014 của DBS Singapore – www.dbs.com 39. GIAO DỊCH VỚI BÊN LIÊN QUAN 39.1. Giao dịch giữa công ty và các công ty con bao gồm các công ty được thành lập cho mục đích đặc biệt, là các bên liên quan của công ty, đã được loại bỏ khi tổng hợp và không được công khai trong báo cáo này. 39.2. Trong năm tài chính, Tập đoàn đã giao dịch ngân hàng với các bên liên quan, bao gồm các bên liên kết, các liên doanh và các cán bộ quản lý chủ chốt của Tập đoàn. Các giao dịch này bao gồm nhận tiền gửi, gia hạn thẻ tín dụng và các công cụ vay nợ khác. Các giao dịch này được thực hiện theo phương thức kinh doanh thông thường, theo các điều khoản thương mại thông thường và không phải giao dịch trọng yếu. Ngoài ra, các cán bộ quản lý chủ chốt được trả thù lao cho các dịch vụ trong năm tài chính. Các cán bộ này cũng nhận được các khoản thưởng không bằng tiền mặt bao gồm cổ phiếu thưởng dựa trên hiệu quả hoạt động. 39.3. Tổng chế độ lương và đãi ngộ và phí cho các cán bộ quản lý chủ chốt(a) như sau: Tập đoàn Triệu $ 2014 2013 Phúc lợi ngắn hạn(b) 44 42 Thanh toán bằng cổ phiếu(c) 23 20 Tổng 67 62 Trong đó: Thù lao và phí cho giám đốc công ty 14 12 (a) Bao gồm các ủy viên hội đồng quản trị và thành viên của ban Giám đốc - những người có quyền và trách nhiệm trong lập kế hoạch hoạt động và phương hướng cho tập đoàn. Thành phần và số lượng thành viên viên của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc mỗi năm có thể khác nhau. (b) Bao gồm thưởng bằng tiền mặt dựa trên số lượng phát sinh trong năm, sẽ được trả vào năm tiếp theo. (c) Thanh toán bằng cổ phiếu được chi trả trong giai đoạn hưởng thưởng theo đúng chuẩn mực FRST02. - 115 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Phụ đính 4: Ví dụ – Công khai về Giao dịch với bên liên quan trong Báo cáo Tài chính Trích từ Báo cáo Thường niên của Ngân hàng Nedbank Limited, Nam Phi, năm 2013 – www.nedbank.co.za Chú thích BÁO CÁO TÀI CHÍNH (tiếp) CÁC BÊN LIÊN QUAN 50.1. Mối quan hệ với công ty mẹ, bên nắm quyền kiểm soát cuối cùng và nhà đầu tư Công ty mẹ của tập đoàn là Tập đoàn Nedbank nắm giữ 100% (2012: 100%) cổ phiếu phổ thông của ngân hàng Nedbank. Bên nắm quyền kiểm soát cuối cùng là công ty Old Mutual plc, được thành lập tại Anh. Các công ty con của tập đoàn được nêu tại đoạn 52, các công ty liên kết và liên doanh với tập đoàn được nêu tại đoạn 51. 50.2. Chế độ lương và đãi ngộ cho cán bộ lãnh đạo chủ chốt Cán bộ lãnh đạo chủ chốt là những người có quyền và trách nhiệm lập kế hoạch, định hướng và kiểm soát các hoạt động của tập đoàn, trực tiếp và gián tiếp, bao gồm tất cả các giám đốc công ty con và công ty mẹ, cũng như các thành viên Ủy ban điều hành là những người không phải là ủy viên hội đồng quản trị, cũng như các thành viên trong gia đình của những cá nhân này. Chi tiết về các khoản lương và đãi ngộ chi trả cho Hội đồng quản trị, cán bộ có thẩm quyền như giám đốc và chi tiết về tỷ lệ nắm giữ cổ phần trong công ty được công bố trong Báo cáo Thù lao. Các khoản lương và đãi ngộ trả cho Hội đồng quản trị và các khoản lương và đãi ngộ trả cho các cán bộ quản lý chủ chốt khác, cũng như số quyền chọn mua cổ phiếu và các công cụ tài chính khác đang nắm giữ được trình bày dưới đây: - 116 - Phần 8. Phụ đính Hội đồng Nhân sự quản Thù lao Tổng quản trị lý chủ chốt Chế độ lương và đãi ngộ 2013 Lương thưởng cho Hội đồng quản trị 11 11 Thù lao – chi trả bởi các công ty con 78 151 229 Phúc lợi ngắn hạn cho nhân viên 43 118 161 Chi trả cho việc thực hiện quyền chọn mua cổ phiếu 35 33 68 89 151 240 2012 Phí cho Hội đồng quản trị 12 12 Thù lao – chi trả bởi các công ty con 78 141 219 Phúc lợi ngắn hạn cho nhân viên 39 104 143 Chi trả cho việc thực hiện quyền chọn mua cổ phiếu 39 37 66 90 141 231 Số quyền chọn mua cổ phiếu và các công cụ tài chính 2013 Số dư đầu năm 641 194 1 686 127 2 331 321 Đã cấp 165 168 441 334 606 502 Không thực hiện (11 541) (11 541) Đã thực hiện (238 648) (449 627) (688 275) Số dư cuối năm 574 714 1 666 293 2 238 007 2012 Số dư đầu năm 1 008 974 1 724 046 2 733 020 Đã cấp 185 799 492 998 678 797 Không thực hiện (221 040) (302 190) (523 320) Đã thực hiện (328 539) (228 727) (557 266) Số dư cuối năm 641 194 1 686 127 2 331 321 - 117 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM 50.3. Giao dịch với bên liên quan Giao dịch giữa Nedbank và các công ty con là các bên liên quan, đã bị loại bỏ trong quá trình hợp nhất và không được công bố trong báo cáo này. Giao dịch giữa Nedbank và các bên liên quan được thể hiện sau đây. Tất cả các giao dịch được thực hiện theo phương thức kinh doanh thông thường Số dư nợ Phải thu/(phải trả) (Triệu R) 2013 2012 Công ty mẹ/ Bên kiểm soát cuối cùng Tiền gửi của công ty Bảo hiểm Old Mutual Life (SA) (749) (13) Tài khoản ngân hàng của tập đoàn Nedbank (482) (487) Dư nợ ngân hàng phải trả cho công ty Old Mutual Life Assurance(SA) (5 970) (4 966) Khoản phải trả cho công ty Old Mutual plc (1) (6) Các công ty con Khoản vay phải thu công ty Old Mutual Asset Managers (SA) (Pty) Khoản vay phải thu công ty chứng khoán tập đoàn Nedgroup Securities 7 141 2 973 (Pty) Khoản vay phải trả công ty Nedbank Malawi Ltd (60) (66) Khoản vay phải thu các công ty con khác 2 326 1 182 Tiền gửi của công ty Old Mutual Asset Managers (SA) (Pty) Ltd (60) (100) Dư nợ ngân hàng phải trả công ty Old Mutual Asset Managers (SA) (Pty) (5) (5) Ltd - 118 - Phần 8. Phụ đính Số dư nợ Phải thu/(phải trả) (Triệu R) 2013 2012 Tiền gửi của công ty Nedgroup Securities (Pty) Ltd 1 339 Tiền gửi của công ty Syfrets Securities Ltd 1 881 1 613 Tiền gửi của các công ty con khác 194 (213) Dư nợ ngân hàng phải trả các công ty con khác (1 212) (861) Phái sinh cổ phiếu với các công ty con (6) (10) Hợp đồng lãi suất với các công ty con khác nhau 7 11 Các công ty liên kết Khoản vay phải thu các công ty liên kết 1 492 585 Tiền gửi của các công ty liên kết (12) (10) Dư nợ ngân hàng phải trả các công ty liên kết (9) (5) Cán bộ Lãnh đạo chủ chốt Trái phiếu thế chấp phải trả lãnh đạo chủ chốt 32 48 Tiền gửi của cán bộ lãnh đạo chủ chốt (33) (30) Tiền gửi của các đối tượng chịu ảnh hưởng của cán bộ lãnh đạo chủ chốt (1 398) (826) Dư nợ ngân hàng phải trả lãnh đạo chủ chốt tại ngân hàng 4 3 Dư nợ ngân hàng phải thu lãnh đạo chủ chốt tại ngân hàng (40) (30) - 119 - SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Số dư nợ Phải thu/(phải trả) (Triệu R) 2013 2012 Dư nợ ngân hàng phải trả các đối tượng chịu ảnh hưởng của cán bộ lãnh 35 1 đạo chủ chốt Dư nợ ngân hàng phải thu các đối tượng chịu ảnh hưởng của cán bộ lãnh (362) (289) đạo chủ chốt Liên doanh WIPHOLD và Brimstone và Aka Capital (Pty) Ltd là các bên liên quan, vì một số lãnh đạo chủ chốt của công ty có ảnh hưởng đáng kể đến các công ty này. Các công ty này là thành viên của đề án Nedbank Eyethu BEE và dự trữ cho các khoản chi trả dựa trên cổ phiếu được dành cho các công ty này và cán bộ lãnh đạo chủ chốt được nêu chi tiết dưới đây: Tập đoàn WIPHOLD (108) (108) Tập đoàn Brimstone (107) (107) Lãnh đạo chủ chốt–hội đồng quản trị (48) (40) Lãnh đạo chủ chốt–khác (113) (88) Quỹ cho các khoản chi trả dựa trên cổ phiếu (376) (343) Kế hoạch phúc lợi dài hạn cho nhân viên Dư nợ ngân hàng phải trả Quỹ viện trợ Y tế Nedgroup (4) Dư nợ ngân hàng phải trả Quỹ hưu Nedgroup (64) (99) Dư nợ ngân hàng và tiền gửi phải trả các quỹ khác (275) (308) - 120 - Phần 8. Phụ đính Phụ lục 5. Ví dụ về một chính sách đường dây nóng (tiết lộ sai phạm) Trích từ trang mạng của Ngân hàng Commonwealth Australia (www.commbank.com.au), truy cập ngày 03/5/2015 Chúng tôi cam kết giữ văn hóa ‘khuyến khích nói’. Đường dây nóng cung cấp thông tin nội bộ của chúng tôi dành cho bất cứ nhân viên nào muốn nói lên điều họ lo ngại. Giữ văn hóa ‘khuyến khích nói’ Để đạt được tầm nhìn của tập đoàn, chúng tôi cam kết giữ một môi trường làm việc có đạo đức và giữ văn hóa ‘khuyến khích nói’. Chúng tôi không chấp nhận bất cứ hành động nào có thể cấu thành gian lận, hối lội, tham nhũng, và vi phạm luật pháp hoặc chính sách nội bộ. Đường dây nóng cung cấp thông tin nội bộ dành cho bất cứ nhân viên nào muốn nói lên điều họ lo ngại. Các báo cáo được thực hiện bí mật và không lo bị trả thù thông qua một số điện thoại chuyên dụng hoặc địa chỉ email. Tất cả báo cáo sẽ được đưa ra xem xét nghiêm túc và điều tra đầy đủ nếu phù hợp. Không nhân viên nào bị phân biệt đối xử trên bất kỳ phương diện nào vì đã báo cáo mối lo ngại một cách thiện ý. Chính sách Bảo vệ Người cung cấp thông tin (tiết lộ sai phạm) của Tập đoàn Những người tiết lộ thường lo ngại về sự bảo mật của thông tin họ tiết lộ, cách thức xử lý những điều được tiết lộ này, và lo sợ về những hậu quả phát sinh từ việc tiết lộ này. Chính sách và thủ tục Bảo vệ Người cung cấp thông tin nội bộ đảm bảo rằng các báo cáo được xử lý một cách phù hợp và nhân viên nói lên lo ngại của mình được bảo vệ. Chính sách Bảo vệ Người cung cấp thông tin nội bộ nhấn mạnh thông điệp từ đội ngũ quản lý cấp cao của Tập đoàn và Hội đồng quản trị rằng những người tiết lộ thông tin có thể tin tưởng rằng vấn đề họ nói ra sẽ được xử lý một cách trung thực, chuyên nghiệp và được bảo mật. Chính sách này phù hợp với Tiêu chuẩn Úc AS 8004-2003 –Chương trình Bảo vệ Người cung cấp thông tin tiết lộ sai phạm cho các tổ chức, và đảm bảo rằng bất cứ người nào tiết lộ thông tin sẽ không bị bất lợi hay phân biệt đối xử. Chính sách này áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp trong Tập đoàn ở Úc và ở nước ngoài, bao gồm các công ty con và công ty liên doanh mà tập đoàn kiểm soát. Nó được áp dụng cho tất cả giám đốc, nhân viên, nhân viên tạm thời, nhà thầu, nhà cung cấp và các nhà cung cấp dịch vụ. Nhân viên được khuyến khích báo cáo bất cứ sự cố thực tế về hành vi gian lận hoặc phi đạo đức, hoặc bất kỳ sự nghi ngờ về sự cố như vậy thông qua hệ thống thông tin liên lạc và đào tạo nội bộ thường xuyên. Nhà cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp và nhân viên của họ được lựa chọn báo cáo các thông tin liên quan đến bất kì hành vi gian lận nội bộ hay hành vi phi đạo đức của nhân viên Ngân hàng Commonwealth theo những cách sau đây: • Đường dây nóng Người cung cấp thông tin nội bộ:1800 222 789 • Gọi từ nước ngoài do người nhận trả tiền qua số +61 2 8841 6666 • Email thông tin vào địa chỉ hộp thư whistleblower@cba.com.au Giám sát tuân thủ Ban an ninh của Tập đoàn có trách nhiệm điều tra sự cố được báo cáo thông qua chương trình Người cung cấp thông tin nội bộ và báo cáo cho Ủy ban Kiểm toán định kỳ theo quy trình Người cung cấp thông tin nội bộ. Chính sách bảo vệ Người cung cấp thông tin tiết lộ sai phạm của Tập đoàn được đánh giá hàng năm. - 121 - Phụ lục 6. Thông tin về GDBLQ được quy định tại Thông tư 52-2012-TT-BTC của Việt Nam Sau đây là một đoạn trích từ Phụ lục III – Mẫu Báo cáo Quản trị Doanh nghiệp III. Thay đổi trong danh sách những người liên quan của công ty đại chúng tuân theo quy định tại Điều 6.34 của Luật Chứng khoán (báo cáo 6 tháng / thường năm): Tài khoản Thẻ căn Ngày cấp thẻ Nơi cấp thẻ Thời điểm Thời điểm giao dịch Vị trí công Tên tổ chức / cước /Số căn cước căn cước trở thành không còn TT chứng việc tại công Địa chỉ Lý do cá nhân đăng kí kinh /đăng kí kinh /đăng kí bên liên là bên liên khoán ty (nếu có) doanh. doanh kinh doanh quan quan (nếu có) - 122 - IV.Giao dịch của cổ đông nội bộ và người có liên quan (báo cáo 6 tháng / năm): Danh sách cổ đông nội bộ và người liên quan SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Tài khoản Thẻ căn Ngày cấp thẻ Nơi cấp thẻ Tỉ lệ nắm Vị trí công Số cổ Tên tổ chức / giao dịch cổ cước /Số căn cước căn cước giữ cổ TT việc tại công Địa chỉ phần nắm Ghi chú cá nhân phiếu đăng kí kinh /đăng kí kinh /đăng kí phiếu cuối ty (nếu có) giữ cuối kỳ (nếu có) doanh doanh kinh doanh kỳ Phụ lục 7: Mẫu báo cáo về cấp tín dụng cho một khách hàng và bên liên quan theo yêu cầu của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam – Mẫu 4 Đối tượng báo cáo....................................................................................... Vốn tự có ......................................................................................................... Vốn điều lệ/ vốn thực góp ........................................................................ BÁO CÁO CẤP TÍN DỤNG CHO MỘT KHÁCH HÀNG, MỘT KHÁCH HÀNG VÀ BÊN LIÊN QUAN (Tháng…….Năm……) Cấp tín dụng để đầu tư và Cấp tín dụng giao dịch cổ phiếu Hạn mức Thời hạn Số công Loại hình tín dụng hạn mức văn phê Tiêu Số căn Tỉ lệ tổng dư Dư nợ tín vượt tín dụng duyệt chí/Tên cước/ nợ tín dụng Số dụng cho ngưỡng vượt hạn mức Lưu ý khách mã số cho đầu tư và - 123 - Chiết Bảo lãnh và Tổng giá trị đầu tư và đã được ngưỡng tín dụng hàng thuế Đầu tư Các hình Tỉ lệ tổng kinh doanh cổ Tổng cân khấu/Tái Bao hình thức tài sản bảo kinh phê được phê vượt Cho thuê vào trái Thẻ tín thức cấp dư nợ tín phiếu trên vốn đối tín Nợ chiết thanh ủy quyền đảm cho doanh cổ duyệt duyệt ngưỡng tài chính phiếu dụng tín dụng dụng trên điều lệ, vốn dụng khấu Giấy toán cấp tín dự nợ tín phiếu công ty khác vốn tự có thực góp tờ có giá dụng khác dụng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) I. Tín dụng vượt ngưỡng cho một khách hàng/ hoặc cho một khách hàng và bên liên quan TỔNG TÍN DỤNG ĐÃ CẤP CHO MỘT KHÁCH HÀNG VÀ BÊN LIÊN QUAN TRONG MỤC III Phần 8. Phụ đính Áp dụng cho: tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài (trừ các Quỹ tín dụng nhân dân và tổ chức tài chính vi mô) Thời hạn báo cáo: muộn nhất là ngày 12 của tháng tiếp theo tháng được báo cáo Thể thức báo cáo: báo cáo điện tử Cơ quan nhận báo cáo: Cơ quan thanh tra giám sát Hướng dẫn chuẩn bị báo cáo: Tổ chức tín dụng nên dựa trên hạn mức tín dụng đã được quy định tại Thông tư số 36/2014/TT-NHNN ngày 20/11/2014 quy định các giới hạn, tỷ lệ bảo đảm an toàn của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài. Tín dụng bằng ngoại tệ nên được quy đổi sang VND, căn cứ tỉ giá bình quân liên ngân hàng vào ngày làm việc cuối cùng của tháng được báo cáo đã được thông báo bởi NHNN hoặc áp dụng tỉ giá của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài nếu NHNN chưa công bố tỉ giá ngoại tệ bình quân liên ngân hàng. Mục I: cung cấp số liệu thống kê về tín dụng theo phân loại từ cột (5) đến (12) cho một khách hàng và bên liên quan mà đã vượt hạn mức, và tín dụng cho đầu tư và kinh doanh chứng khoán tại cột (15) (nếu có).Cho mỗi khách hàng và/hoặc mỗi khách hàng và bên liên quan với hạn mức tín dụng đã được phê duyệt cho phép vượt ngưỡng: nêu cụ thể phần hạn mức tín dụng vượt ngưỡng được cấp phép tại cột (17); thời hạn cho hạn mức tín dụng vượt ngưỡng đã được phê duyệt cần được nêu cụ thể tại cột (18); số công văn mà hạn mức tín dụng - 124 - vượt ngưỡng đã được phê duyệt cần được nêu cụ thể tại cột (19). Mục II: cung cấp số liệu thống kê về tín dụng theo phân loại từ cột (5) - (12) cho một khách hàng và bên liên quan đã được NHNN phê duyệt hạn mức tín dụng vượt ngưỡng, nhưng tín dụng thực tế cấp chưa vượt ngưỡng, và tín dụng cho đầu tư và kinh doanh chứng khoán tại cột (15) (nếu có).với mỗi khách hàng và/hoặc mỗi khách hàng và bên liên quan với hạn mức tín dụng đã được phê duyệt cho phép vượt ngưỡng: nêu cụ thể phần hạn mức tín dụng vượt ngưỡng được cấp phép tại cột (17); ); thời hạn cho hạn mức tín dụng vượt ngưỡng SỔ TAY HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VIỆT NAM đã được phê duyệt cần được nêu cụ thể tại cột (18); số công văn mà hạn mức tín dụng vượt ngưỡng đã được phê duyệt cần được nêu cụ thể tại cột (19). Mục III: cung cấp số liệu thống kê về tín dụng theo phân loại từ cột (5) - (12) cho một khách hàng và bên liên quan (ngoài những khách hàng vượt ngưỡng trong mục I và những khách hàng được phê duyệt hạn mức tín dụng vượt ngưỡng, nhưng tín dụng thực tế cấp chưa vượt ngưỡng ở mục II), và về tín dụng cho đầu tư và kinh doanh cổ phiểu ở cột (15) (nếu có). Ghi chú: đối với mục I, II, và III, chỉ yêu cầu làm báo cáo nếu bên liên quan có dư nợ tín dụng với đối tượng báo cáo. Cột 4 = cột 5 + cột 6 + cột 7 + cột 8 + cột 9 + cột 10 + cột 11 + cột 12. Cột 13 = cột 14 * 100/ vốn chủ sở hữu của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài (chỉ ghi số tuyệt đối, không ghi %; ví dụ: 50% sẽ được viết là 50, 0.5% sẽ được viết là 0.5) và Cột 16 = cột 15 * 100/ vốn điều lệ hoặc vốn góp (chỉ ghi số tuyệt đối, không ghi %; ví dụ: 50% được viết là 50, 0.5% được viết là 0.5). Số đăng ký xuất bản: 259-2015/CXBIPH/64-01/GTVT. Số Quyết định xuất bản: 237/QĐ-GTVT, cấp ngày 31 tháng 12 năm 2015 In 400 cuốn, khổ 18.5x25cm, tại Công ty Cổ phần Công nghệ Truyền thông Hoàng Minh © Copyright 2015. Bản quyền được bảo hộ THÁNG 12/2015