APPLYING COMMUNITY OF PRACTICE PEER-TO-PEER LEARNING APPROACH IN RURAL KYRGYZSTAN SCALING-UP THE PEER-TO-PEER LEARNING IN PUBLIC FINANCE AT THE LOCAL SELF-GOVERNMENT LEVEL IN THE KYRGYZ REPUBLIC (SUPPL) PROJECT (P148471) маY 2018 Governance Global Practice Europe and Central Asia Region World Bank Europe and Central Asia  Knowledge Brief  Applying Community of Practice Peer‐To‐Peer  Learning approach in rural Kyrgyzstan   Scaling‐up the Peer‐to‐Peer Learning in Public Finance at the Local Self‐ Government level in the Kyrgyz Republic (SUPPL) Project (P148471) Lilia Saetova, Zhanybek Ybraiym Uulu and Gregory Kisunko  A briefing on good practices and lessons learned from the Europe and Central Asia region ECA PFM TF supported project  May 2018  Management  (PFM)  capacity  building  of  rural  KEY MESSAGES  municipal  servants  and  elected  officials,  and  showed a good fit with the innovative peer‐to‐ SUPPL is a unique project that covered all  peer  (PTP)  learning  approach.  To  satisfy  this  local self‐governments (LSG) of the country  unmet  demand,  the  Bank  jointly  with  the  (453) via Peer‐to‐Peer Learning platform; Kyrgyz  Republic  State  Agency  for  Local  Self‐ Government  and  Interethnic  Relations  The project established a platform for sharing  (SALSGIR)  and  with  support  from  the  Kyrgyz  knowledge, experiences and best practices in  Ministry  of  Finance  (MoF)  implemented  a  municipal public finance management and  project with US$1.1 million recipient executed  created an opportunity to unite the local self‐ grant  through  the  ECA  PFM  Trust  Fund.  The  governments (LSG) representatives to give a  project  envisaged  development  and  voice to their local concerns at the national  implementation of the PTP learning platform to  level.  engage all 453 rural LSG in the country.  INTRODUCTION  The main development objective of the SUPPL  project,  which  became  effective  on  June  19,  Lack of financial resources prompted many LSG  20151,  was  to  support  the  Government  in  to  seek  effective  ways  to  mobilize  and  utilize  establishing  countrywide  Communities  of  local  resources  to  improve  living  standards  of  Practice (COPs) of LSG financial officers, elected  the  population,  however,  there  was  no  heads  of  LSG  units  and  budget  committee  platform to share best practices with other LSG.  chairpersons  of  local  councils.    The  project  The  project  has  assisted  the  Government  in  supported  the  use  of  the  COP  platform  to  establishing  such  platform,  collecting  and  increase  capacity  of  the  respective  LSG  sharing best practices.  representatives  through  innovative  PTP  learning approach.  SUPPL – a demand‐driven, recipient‐executed  project designed based on successful pilots. An  earlier  pilot  project  confirmed  a  significant  unmet  demand  for  the  Public  Finance  1  The project closed on January 31, 2018  ESTABLISHING THE PLATFORM, COLLECTING AND The project also provided learning activities to  SHARING BEST PRACTICES improve  leadership,  communication  and  facilitation skills of the RPs. The first round of  Core SUPPL project implementation structures  the learning was organized at the beginning of  included  the  implementing  agency  (SALSGIR)  the implementation period and then repeated  and  the  Project  Implementation  at the request of the project beneficiaries.  Group/Secretariat  tasked  with  preparing  content  and  supporting  implementation  of  project learning activities.  The SALSGIR had no  experience  managing  a  donor‐funded  project.  To  support  and  promote  the  PTP  learning  approach  at  district  (rayon)  level,  the  project  initiated  elections  of  COP  leaders  ‐  Resource  Persons  (RPs)  ‐  in  each  of  the  country’s  forty  districts (120 people in total, or 40 per each of  the three COPs) ‐ responsible for leading rayon‐ level  learning  events.  The  project  design  The benefits for COP members came in various  envisioned  a  significant  number  of  financial  forms:  from  learning  new  information,  transactions  ‐  approximately  1497  for  each  designing  their  own  learning  agenda,  and  quarterly  round  of  learning  events;  to  avoid  having  access  to  the  best  expertise  of  delays procurement and financial management  government  practitioners,  but  also  from  an  of  the  project  was  outsourced  to  an  existing  opportunity  to  learn  from  and  through  Project Implementation Unit within the MoF.  experiences  of  their  colleagues.  In  addition,  a  COP as a group possesses a stronger voice, e.g.  The project team organized and conducted 10  when  requesting  additional  information  or  centralized  PTP  learning  events  for  the  RPs2  actions from higher levels of government. The  and 1040 rayon level events for COP members.  communication  platform  established  by  the  The topics for learning events were selected by  project  enabled  COP  members  to  accumulate  beneficiaries  based  on  their  knowledge  needs  questions  and  channel  them  directly  to  the  and challenges. Among them were: new public  concerned government authorities. Ministry of  procurement  procedures,  intergovernmental  Finance, Chamber of Accounts and the Central  relations,  accounting  and  financial  reporting,  Treasury  has  addressed  more  than  100  budget  classification,  local  resource  questions  directed  to  them  by  COPs.  The  mobilization and assets management, effective  answers received were posted on the project’s  budget  planning  and  execution,  budget  audit,  website  (www.suppl.kg)  and  included  in  the  prevention  of  corruption  in  PFM,  implications  handouts distributed to the COP members.  of  the  new Budget Code  (adopted on  January  1st,  2017)  on  local  budgets,  automated  COP members also successfully communicated  incentive grant management system and many  their  requests  for  action  to  the  MoF.  During  more (16 topics in total).    two rounds of rayon‐level events in December  2015  –  February  2016,  right  after  e‐ procurement  became  mandatory,  COP  2  For the COP of elected heads of LSG units and budget  committee chairpersons the project organized 8  centralized PTP learning events.  SUPPL Project in Numbers  The  work  of  two  COPs  was  affected  by  the    2016 local elections ‐ 62% of LSG heads, 75% of   3 COPs established in 40 rayons of the  budget  committee  chairmen  of  local  councils,  country.  and 15% ‐ financial officers changed (the latter    changed  because  some  of  newly  elected  LSG   120 Resource Persons elected  representing 3 CoPs in 40 districts.   heads  insisted  on  bringing  in  “own  team”).    Consequently,  23  out  of  40  RPs  (almost  58%)   10 centralized learning events  for the COP of LSG unit heads and local council  conducted for district RPs, to improve  members have changed.   knowledge and learn best practices of  Participants  applied  knowledge  to  increase  their peers.  local budget revenues. For example, Baltagulov     1040 rayon‐level learning events  Ayil Okmotu3 in Jalalabad oblast, received KGS  conducted, where the RPs shared the  726,000  in 2016 (almost 12% increase of own  gained knowledge and best practices  revenues) through a transparent auction of idle    municipal  land.  According  to  the  LSG  unit   Over 1,300 beneficiaries attended each  representative,  these  activities  were  made  of 8 rounds of rayon‐level events  possible  because  of  the  knowledge  gained  covering all 3 CoPs. Additional 2 rounds  through  the  project.  The  proceeds  were  used  of rayon events for LSG financial officers  for drilling and laying water pipelines in several  were attended by over 420 people each.  villages.  As  a  result,  934  households  received    access to drinking water.   Percentage of LSG submitting reports  and projections to the MoF from the  Ak‐Moyun Ayil Okmotu in Naryn oblast, carried  first attempt increased from 40% ‐45%  out  a  land  inventory.  The  inventory  revealed  in 2016 to 71% for 2017 nine‐month  that  significant  land  resources  were  used  by  budget reports and 55% for budget  residents  without  any  rental  fees.  Land  plots  projections. This was significantly more  were  recorded  and  rented  out  competitively.  than 5% annual increase targeted by the  The  local  budget  received  KGS185,300  from  project.  this  transaction  in  2016  (13%  increase  of  the    AO’s  own  revenues).  The  proceeds  were   Over 20 best practices were collected  and shared with the LSG representatives.  allocated  to  cover  local  school  renovation.   members  identified  limited  access  to  training  Another Naryn  oblast  AO  ‐  Jerge‐Tal  collected  and  consequential  lack  of  certified  public  almost  KGS220,000  (5%  increase  in  own  procurement  specialists  as  a  major  issue  and  revenue)  through  land  inventory  and  communicated  this  to  the  MoF  through  the  actualization  of  land  leasing  rates.  The  project. Starting early 2016, the MoF arranged  increased  revenue  allowed  for  co‐financing  of  off‐site  training  at  the  rayon  level  and  issued  kindergarten renovation.   certificates  to  successful  graduates,  almost  RP  from  the  COP  of  budget  committee  doubling  the  number  of  certificates  issued  to  chairpersons  of  the  Orozbekov  AO,  Kadamjai  LSG specialists compared to 2015 (489 and 950  rayon,  Batken  oblast,  used  the  knowledge  on  LSG  officials  passed  certification  in  2015  and  municipal  property  management  to  initiate  2016, respectively).   removal of ineligible fixed assets and movable                                                               3  Ayil Okmotu or in abbreviated form AO means “local    self‐government unit” in the Kyrgyz language.   properties  from  the  AO’s  municipal  asset  COP  as  part  of  a  new  initiative  (the  SUPPL  registry,  including  a  basin  for  distribution  of  project could not support this initiative due to  irrigation  water  and  three  mosques.  She  funding limitations).   initiated a local council session to remove these  assets  and  properties  from  the  AO  balance  KEY SUCCESS FACTORS AND LESSONS LEARNT  sheet and stop their maintenance through the  AO budget. The resulted savings of KGS74,000  Key success factors:  were used to repair the heating system.     1. Bringing  and  adjusting  to  local  realities,  Over 20 best practices on how the knowledge  international  best  practice  for  building  was  put  into  practice  were  documented,  COPs to fill in the knowledge gap at the LSG  shared among the RPs, and presented by them  level.    International  experts  facilitated  at rayon events to COP members as a practical  development  of  a  comprehensive  guide to improving efficiency.    leadership  curriculum  (PEMPAL4,    community  of  practice  and  leadership  building experts provided tutoring), laying a  solid  foundation  for  Peer  to  Peer  learning  network  (international  experts  and  Bank  supervision were funded separately).     2. Close collaboration with and support from  the  central  government  and  its  territorial  branches.  Continuous  engagement  (through  previous  grant  implementation)    and  joint  work  on  the  project  design  with  Throughout  its  lifetime,  the  project  enjoyed  the  SALSGIR  and  MoF  helped  secure  their  continuous support and commitment from the  support  and  active  involvement  in  Ministry  of  Finance.    The  Ministry  has  implementation.  Access  to  the  MoF  maintained close ties with the project team and  expertise  (in  addition  to  SALSGIR  own  was  generous  in  sharing  expertise  crucial  for  experts) and support of territorial branches  successful  project  implementation  (e.g.  of  the  government  was  crucial  for  the  providing  its  best  practitioners  as  trainers  at  project  success.  For  example,  MoF  and  learning events). The Ministry emphasized the  other state institutions provided 23 subject  importance the project played in improving the  matter  experts  free  of  charge  for  the  financial  literacy  of  the  local  government  centralized learning events; participation in  officials, and improving quality of budgeting at  the  centralized  and  rayon‐level  meetings  the  local  level.  Given  the  project  success,  in  couldn’t  happen  without  territorial  2016,  the  MoF  proposed  to  consider  an  government  support,  as  the  events  were  opportunity  to  establish  a  COP  for  their  happening during office hours.  regional (rayon) staff. The seventh Training of    Trainers (ToT) event was arranged for the three  3. Continuous  demand  for  learning  and  existing COPs and a group of 36 MoF regional  leadership  capacity  building  by  PRs  was  staff, which in the future could form the fourth  expeditiously  met  by  flexibly  designed                                                               4  Public Expenditure Management Peer Assisted  Learning initiative – see Pempal.org  learning  events.  Quarterly  centralized  Aiyl Okmotus (LSG units) and rayons, face‐ learning events designed around real‐time  to‐face  meetings,  is  the  only  knowledge needs of rural self‐governments  communication  channel  available  to  the  helped the RPs to maintain skill level. Rayon  COP members in the near future. MoF own  level learning events helped COP members  estimates  suggest  that  38%  of  LSG  units  to  stay  engaged  and  feel  that  the  (171 out of 453) either do not have internet  Government  addresses  their  needs.  or  have  speed  that  is  not  sufficient  for  Unfortunately,  while  there  is  still  a  strong  things  like  using  e‐procurement  portal.  A  demand  and  appetite  for  PFM  learning  at  survey of project beneficiaries carried out in  the  municipal  level,  since  the  project  mid‐2017  revealed  that  among  350  LSG  closure it remains largely unmet, due to lack  units that participated in the survey, 25% do  of  Government  resources  and  donors’  not have internet and 47% have unreliable  interest  to  continue  supporting  this  internet connection.   initiative.    EFFORTS OF BENEFICIARIES TO MAINTAIN ACTIVE  Main lessons:  COMMUNITIES OF PRACTICE     1. In  is  important  to  ensure  sustainable  At  the  project  closing  conference,  resource  funding  beyond  the  life  of  the  grant‐ persons  expressed  their  gratitude  to  the  funded  project.  In  the  medium  term,  it  project  for  bringing  them  together  as  would  be  very  difficult  for  the  COPs  at  communities  of  practice,  expressed  their  municipal  level  to  survive  without  donor  concerns  with  sustainability  of  the  COPs  support. Availability of funds to support the  without external financial support and pledged  peer‐to‐peer network, perhaps, is the most  to  put  their  own  efforts  into  maintain  serious  concern  voiced  by  beneficiaries.  achievements of the project by continuing with  Without  external  funding,  basic  elements  learning  activities  and  communicating  their  required for effective knowledge exchange  concerns  and  questions  as  organized  and experience sharing – travel and printing  communities of practice to government at the  of  materials  ‐  are  a  significant  burden  on  national level. These were not empty words:  COP members. Since AO financial resources   In  March  2018,  leaders  of  the  COP  of  are scarce and the republican budget is not  budget  committee  chairpersons  of  local  ready  to  cover  expenses,  the  well‐ councils  attended  a  meeting  with  the  established  and  functioning  network  is  Parliament representatives arranged at the  sinking  into  oblivion  due  to  the  lack  of  leaders’ request to raise the awareness and  financial support.  Incidentally, the PEMPAL  discuss  the  most  pressing  local  network,  which  is  over  10  years  old,  and  development issues.   was the best practice the SUPPL built on, is   In April 2018, leaders of the COP of heads  still  being  supported  by  donor  grants  to  of  local  self‐governments  also  met  connect officials from central PFM agencies  members  of  the  Parliament.  The  Union  of  in ECA.  Local  Self‐Governments  –  a  local  NGO    supported  by  the  several  donors  –  2. Internet connectivity is critical to the long‐ expressed  interest  in  supporting  this  COP  term  success  of  any  network  of  and plans to conduct a learning event in July  practitioners.  Due  to  unavailability  of  2018.  reliable internet connection in the  remote   In  September  2018,  the  COP  of  financial officers  plans  to  arrange  the  first  post‐ project learning activity for COP leaders in Talas  oblast.  Besides  discussing  issues  of common concern, the meeting agenda will include a study visit to Ak‐Dobo and Bakaiyr Ayil  Okmotus  in  Bakai‐Ata  and  Kara‐Buura rayons of Talas oblast, to exchange hands‐ on knowledge and experiences. About the Authors  Gregory Kisunko (gkisunko@worldbank.org),  Senior Public Sector Specialist, Zhanybek Ybraiym  uulu (zybraiymuulu@worldbank.org), Public Sector  Specialist, and Lilia Saetova  (lsaetova@worldbank.org), Consultant with the  Governance Global Practice, Europe and Central  Asia Region of the World Bank Group.