Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR RÉPUBLIQUE CENTRAFRICAINE ------------------------------------- PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE ------------------------------------- UNITE D’EXECUTION DU PROGRAMME NATIONAL DE DESARMEMENT, DEMOBILISATION, REINTEGRATION, ET RAPATRIEMENT (UEPNDDRR) ------------------------------------- RAPPORT DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTRÖLE INTERNE --------------- PERIODE ALLANT DU 1ER SEPTEMBRE 2017 AU 31 DECEMBRE 2018 --------------- VERSION DEFINTIVE --------------- FINANCEMENT: FONDS CEMAC Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 MAI 2019 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 1 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR SOMMAIRE RAPPORT DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTRÖLE INTERNE ______________________ 1 1. POINTS DES INVESTIGATIONS SPÉCIFIQUES DE LA MISSION ____________________ 5 1.1 COMMENTAIRES ET OBSERVATIONS SUR LES ENREGISTREMENTS COMPTABLES, LES SYSTÈMES ET LES CONTRÔLES EXAMINÉS DURANT L’AUDIT ___________________________ 6 1.2 DEGRÉ DE CONFORMITÉ AVEC CHAQUE ENGAGEMENT FINANCIER CONTENU DANS LE DOCUMENT D’EVALUATION DU FINANCEMENT FONDS CEMAC ____________________ 6 1.3 PROBLÈMES IDENTIFIÉS DURANT L’AUDIT SUSCEPTIBLES D’AVOIR UN IMPACT SIGNIFICATIF SUR LA PÉRENNITÉ DU PROGRAMME __________________________________ 6 2. RECOMMANDATIONS SUR LE CONTRÔLE INTERNE ___________________________ 8 NOTE 1 : INSUFFISANCES DANS LE CADRE D’EXECUTION DU PROGRAMME ____________ 9 NOTE 2 : INSUFFISANCES DANS LA GESTION DES IMMOBILISATIONS _________________ 11 NOTE 3 : ABSENCE DE PUBLICATION DES MARCHES SIGNES _________________________ 13 Note 4 : NON RESPECT DU DELAI D’ATTENTE _______________________________________ 15 Note 5 : INSUFFISANCES DANS LES MENTIONS DE LA NOTIFICATION D’INTENTION D’ATTRIBUTION DE MARCHE/CONTRAT ____________________________________________ 17 Note 6 : INSUFFISANCES DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES DANS LE MANUEL D’EXECUTION DU PROGRAMME _________________________________________ 19 Note 7 : INSUFFISANCES DANS LA GESTION DES CONTRATS _________________________ 21 Note 8 : FAIBLESSE DU SYSTEME D’ARCHIVAGE ____________________________________ 23 ANNEXE 1 : LISTE DES MARCHES CONSULTES ______________________________________ 25 Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 2 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR Monsieur le Coordonnateur Général UNITE D’EXECUTION DU PROGRAMME NATIONAL DE DESARMEMENT, DEMOBILISATION, REINTEGRATION ET RAPATRIEMENT Sise sur le site de la MAMICA au PK4, Avenue BOGANDA, Bangui – R.C.A. Objet : Rapport de recommandations sur le contrôle interne de l’UEPNDDRR - Fonds CEMAC pour le DDRR (Périodes allant du 01er septembre 2017 au 31 décembre 2017 et du 01er janvier 2018 au 31 Décembre 2018) Monsieur le Coordonnateur Général, Dans le cadre de l’examen des comptes du Programme National de Démobilisation, Désarmement, Réintégration et Rapatriement (PNDDRR ) sur financement du Fonds CEMAC pour le DDRR couvrant la période allant du 01er septembre 2017 au 31 décembre 2017 et du 01er janvier 2018 au 31 Décembre 2018, nous avons procédé à l’évaluation du système de contrôle interne en vigueur à un degré jugé suffisant. Le PNDDRR est responsable de l’établissement et du maintien d’un système de contrôle interne adéquat. Dans cette perspective, il doit estimer et juger les résultats attendus du système par rapport à son coût. Les objectifs du système de contrôle interne sont de donner à l ’Unité d’Exécution du Programme, une assurance raisonnable mais pas absolue que les actifs sont protégés contre toute utilisation non autorisée ou frauduleuse, et que les opérations sont exécutées conformément à leurs instructions et comptabilisées correctement pour permettre la tenue des comptes sur la base des principes acceptables. Cependant, à cause des limites inhérentes à tout système de contrôle interne, des déviations résultant d’une mauvaise compréhension des instructions, d’erreurs de jugement, de négligence ou d’autres facteurs humains, peuvent se produire et passer inaperçues. Expert-Comptable DPLE Les procédures de contrôle dont l’efficacité est fonction de l’adé quation Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala du degré de séparation des tâches conflictuelles, peuvent être Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 circonvenues par des actes de complicité. RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 3 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR Une projection, dans le temps, de l’évaluation du système de contrôle interne peut se heurter à une inadéquation des procédures ; cette inadéquation peut être occasionnée par des changements intervenus ou en raison du fait que le degré de fiabilité se soit détérioré. Conformément aux termes de référence, nous avons procédé à l’étude et à l’évaluation du système de contrôle interne dans le seul but de déterminer la nature et l’étendue de nos procédés de révision, pour être en mesure d’exprimer une opinion sur les comptes du PNDDRR. Aussi, nos recommandations n’incluent pas toutes les améliorations possibles qu’une étude destinée uniquement au renforcement des procédures pourrait faire apparaître, mais seulement les lacunes révélées par notre examen où des améliorations primordiales et une attention particulière devraient être apportées. Le présent rapport, bien qu’il soit de nature critique, a un but constructif et ne vise aucun des membres du personnel du Programme que nous remercions par ailleurs pour l’aide qu’ils nous ont apportée dans l’exécution de nos travaux. Les points faisant l’objet de nos recommandations sont présentés ci-après. Nous restons à votre disposition pour toute précision que vous jugerez utile et vous prions d’agréer, Monsieur le Coordonnateur général, l’expression de notre considération distinguée. Douala, le 17 mai 2019 Lazare TCHOUAGA Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala L’associé-Gérant Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 Expert-Comptable Diplômé NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Commissaire aux Comptes Membre ONECCA ECP 61 Inscrit au Tableau de l’Ordre Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 4 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR 1. POINTS DES INVESTIGATIONS SPÉCIFIQUES DE LA MISSION Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 5 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR 1.1 COMMENTAIRES ET OBSERVATIONS SUR LES ENREGISTREMENTS COMPTABLES, LES SYSTÈMES ET LES CONTRÔLES EXAMINÉS DURANT L’AUDIT Le système comptable du Programme est basé sur la tenue d’une comptabilité d’engagement qui intègre en amont la comptabilité générale, analytique et budgétaire sous TOM 2 PRO. Il est établi sur les règles et les principes du Système Comptable du Droit comptable OHADA. Au cours de nos missions, nous nous sommes assurés que le système comptable mis en place par la Cellule chargée du Suivi des Réformes Economiques et Financières (CS-REF) en charge de la gestion fiduciaire du Programme est fiable. Nous n’avons pas d’observation à formuler. 1.2 DEGRÉ DE CONFORMITÉ AVEC CHAQUE ENGAGEMENT FINANCIER CONTENU DANS LE DOCUMENT D’EVALUATION DU FINANCEMENT FONDS CEMAC Nous avions pour objectif de nous assurer que les dispositions de la Résolution de la Conférence des Chefs d’Etats de la Communauté Economique et Monétaire de l’Afrique Centrale (CEMAC) approuvant la mise à disposition d’une Dotation de FCFA Quatre (04) Milliards au Programme National de Désarmement, Démobilisation, Réintégration et Rapatriement (PNDDRR) et son utilisation dans ce cadre sont respectées dans leur globalité. Nous avons notamment vérifié la conformité des engagements contenus dans le document d’évaluation du financement fonds CEMAC. Au 31 décembre 2018, seule la moitié de la dotation CEMAC a été effectivement mise à disposition par deux Etats ; il subsiste donc un reliquat de FCFA deux (02) milliards à verser par les deux autres Etats de la CEMAC. 1.3 PROBLÈMES IDENTIFIÉS DURANT L’AUDIT SUSCEPTIBLES D’AVOIR UN Expert-Comptable DPLE IMPACT SIGNIFICATIF SUR LA PÉRENNITÉ DU PROGRAMME Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 Nous avons au cours de notre mission vérifié s’il existe des insuffisances ou RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S des constats susceptibles de ralentir la réalisation des objectifs du Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Programme. Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 6 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR A l’issue de nos travaux, nous avons relevé que le cadre d’exécution des activités à financer par la dotation des Etats CEMAC tel que prévu dans le document d’évaluation du PNDDRR –Fonds CEMAC n’a pas été respecté. Les changements apportés n’ont pas été documentés et formalisés. Il en a résulté un taux de décaissement relativement bas sur la dotation des Etats CEMAC déjà disponible. Celui-ci est de 32.55% au 31 décembre 2018. Cette situation n’est pas de nature à garantir l’atteinte des objectifs du Programme. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 7 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR 2. RECOMMANDATIONS SUR LE CONTRÔLE INTERNE Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 8 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR NOTE 1 : INSUFFISANCES DANS LE CADRE D’EXECUTION DU PROGRAMME 1.1 PRINCIPES La conférence des Chefs d’Etat de la CEMAC a résolu d’accorder une dotation de 4 milliards de FCFA à la République Centrafricaine en vue de l’appuyer dans ses efforts de pacification de l’espace social via le Programme National de Désarmement, Démobilisation, Réintégration et Rapatriement (PNDDRR). L’objectif assigné à ce programme était de démarrer une partie des opérations préparatoires au DDRR, comprenant les activités de communication, sensibilisation et de gestion du programme. Le document d’évaluation du Programme décline les activités à financer par le Fond CEMAC et notamment sur la composante 2 ; les activités d’opérationnalisation de l’UEPNDDRR, l’appui logistique, l’acquisition de matériel et le recrutement du personnel. Ces activités essentielles visaient à faire de l’UEPNDDRR une structure rodée au moment du démarrage effectif du volet des activités de DDRR sur financement IDA. 1.2 CONSTATS Nous avons constaté qu’au titre de la période sous revue, le PNDDRR a exécuté ses activités sur financement des fonds CEMAC en l’absence d’un programme de travail et d’un budget annuel (PTBA) calibré suivant le document d’évaluation du Programme et ayant reçu la non objection des instances compétentes. Nous avons constaté qu’au titre de la période sous revue, de toutes les activités prévues par le document d’évaluation du programme sur financement CEMAC, seuls l’acquisition de trois (03) véhicul es et le recrutement du Coordonnateur et du Spécialiste en Gestion des Système d’information et quelques dépenses de fonctionnement sont effectifs au titre des activités de la composante 2. Suivant le document d’évaluation du financement des Etats de la Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes CEMAC, l’activité principale à financer par cette ressource portait sur le Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 volet sensibilisation et communication (Composante 1). Toutefois nous Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 avons relevé que le cahier de charge assigné aux partenaires NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 d’exécution est axé pour l’essentiel sur l’appui à l’intégration qui est une activité relevant du volet réinsertion. Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 9 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR 1.3 RISQUES Les insuffisances relevées sont de nature à favoriser : - le découragement des acteurs impliqués dans le processus au vu de la lenteur dans le déploiement des activités de DDRR, - la faible motivation des Etats de la CEMAC à mobiliser la tranche restante de FCFA deux milliards promise pour le financement des activités de DDRR, - la mauvaise évaluation de la performance de l’Unité d’Exécution du Programme, - la non-atteinte des objectifs assignés au PNDDRR sur financement des fonds CEMAC. 1.4 RECOMMANDATIONS Il serait souhaitable pour l’UEPNDDRR de prendre les mesures correctives appropriées. 1.5 RESPONSABILITÉ DE LA MISE EN OEUVRE - Coordonnateur ; - Chargé des Opérations. 1.6 COMMENTAIRES DE L’UEP/CS-REF Les activités de communication et de sensibilisation sont financées en grande partie par le budget national (plus d’un milliard de franc CFA). Les partenaires d’exécution sont recrutés pour la phase de réinsertion des ex- combattants démobilisés pendant la phase de sensibilisation. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 10 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR NOTE 2 : INSUFFISANCES DANS LA GESTION DES IMMOBILISATIONS 2.1 PRINCIPES Tous les véhicules du programme doivent être dotés de l’équipement nécessaire pour la prévention routière lors de leur mise en circulation. Ce matériel doit être renouvelé en cas de besoin. La tenue d’un carnet de bord renseignant sur les mouvements, la consommation et l’entretien est obligatoire pour tous les véhicules de l’UEPNDDRR ; il est tenu par le chauffeur ou le conducteur qui le met à jour après chaque déplacement. Les agents de l’Unité ou autre personne transportés doivent apposer leur décharge dans le carnet de bord après leur course. Les véhicules du Programme doivent faire l’objet d’une révision périodique pour prévenir au maximum la survenue des pannes pendant les déplacements des véhicules à l’intérieur du pays. Toutes les pannes doivent faire l’objet d’un traitement diligent pour garantir la disponibilité permanente de tous les véhicules du Programme en bon état de fonctionnement. L’état de fonctionnement des véhicules du Programme doit être reporté avec exactitude sur le procès-verbal d’inventaire, pour permettre le cas échéant, la prise de mesures préventives appropriées. 2.2 CONSTATS Nous avons relevé l’absence de l’équipement nécessaire pour la prévention routière dans les véhicules de l’UEPNDDRR (boîte à pharmacie, triangle de sécurité, extincteur, gilet fluorescent, corde de remorquage). Nous avons relevé l’absence de carnet de bord dans les véhicules de l’UEPNDDRR. Nous avons constaté la longue durée d’immobilisation de certains Expert-Comptable DPLE véhicules suite à des pannes enregistrées, sans qu’une solution efficace ait été apportée. Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 11 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR 2.3 RISQUES Ces insuffisances relevées sont de nature à favoriser : - une mitigation insuffisante des dégâts humains et matériels en cas de sinistre ; - des cas d’abus dans l’utilisation des biens du Programme ; - des retards dans la mise en œuvre des activités du Programme ; - un faible temps de réaction dans la maintenance des véhicules. 2.4 RECOMMANDATIONS Nous recommandons la prise de mesures appropriées par les responsables de l’UEPNDDRR. 2.5 RESPONSABILITÉ DE LA MISE EN OEUVRE - Coordonnateur ; - Responsable de la gestion fiduciaire 2.6 COMMENTAIRES DE L’UEP/CS-REF L’UEPNDDRR prend acte de ce manquement et prendra les dispositions nécessaires pour l’entretien régulier des véhicules et leur dotation en équipements de bord. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 12 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR NOTE 3 : ABSENCE DE PUBLICATION DES MARCHES SIGNES 3.1 PRINCIPES Le paragraphe 5.93 du Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant un financement de projet d’investissement (Le Règlement) dispose que pour tous les marchés/contrats, qu’ils soient soumis à l’examen préalable ou à l’examen a posteriori de la Banque, l’Emprunteur publie un avis public d’attribution de marché/contrat (l’avis d’attribution de marché/contrat) dans un délai de dix (10) jours ouvrables à compter de sa notification d’attribution du marché/contrat au Soumissionnaire, Proposant ou Consultant retenu. Le paragraphe 5.95 du Règlement précise que l’avis d’attribution de marché/contrat est placé sur un site internet à libre accès de l’Emprunteur, et en l’absence d’un tel site, est publié dans au moins un journal à diffusion nationale ou au journal officiel du pays de l’Emprunteur. Pour les marchés soumis à examen préalable, la Banque se charge de le placer sur son site Internet public à la réception d’une copie conforme du contrat signé que lui aura adressé l’Emprunteur. 3.2 CONSTATS La revue des dossiers de marchés a permis de constater que les attributions des marchés et des contrats n’ont pas fait l’objet de publication par l’Unité d’Exécution du Programme. L’absence de publicité prive les candidats d’user de leur droit de recours. 3.3 RISQUES Cette insuffisance est de nature à : - biaiser la sincérité du processus d’acquisition des biens ou prestations de service concernés, - décourager les candidats qui se sentiraient éventuellement lésés à soumissionner à l’avenir, - instaurer un climat de défiance à l’encontre de L’UEPNDDRR de la part des prestataires opérant sur le marché. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 13 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR 3.4 RECOMMANDATIONS L’UEP devrait systématiquement publier un avis public d’attribution des marchés/contrats. 3.5 RESPONSABILITÉ DE LA MISE EN OEUVRE - Coordonnateur ; - Spécialiste en Passation des Marchés 3.6 COMMENTAIRES DE L’UEP/CS-REF L’UEP notifie à chaque candidat et le bénéficiaire du marché le résultat d’analyse. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 14 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR NOTE 4 : NON RESPECT DU DELAI D’ATTENTE 4.1 PRINCIPES Le paragraphe 5.78 du Règlement dispose que pour donner aux Soumissionnaires/Proposants/Consultants le temps d’examiner la notification d’intention d’attribution/contrat et de déterminer s’il y a lieu de déposer une plainte, un Délai d’Attente s’applique, sauf dans les cas visés au paragraphe 5.80. Le paragraphe 5.79 du Règlement indique que la transmission de la notification d’intention d’attribuer le marché/contrat émise par l’Emprunteur (ou dans le cas d’un Accord Cadre (AC), de la notification d’intention de conclure l’AC) marque le début du Délai d’Attente, qui court au moins dix (10) Jours Ouvrables à compter de cette date, sauf prolongation dans les conditions visées au paragraphe 5.82. Le marché ou le contrat ne peut être attribué avant ou pendant le délai d’attente. 4.2 CONSTAT L’examen des dossiers de marchés a permis de relever que l’Unité d’Exécution du Programme a attribué des marchés/contrats pendant le délai d’attente. Le non-respect de la période d’attente prive les soumissionnaires d’user de leur droit de recours. 4.3 RISQUES Cette insuffisance constitue un frein à la transparence de la procédure de passation des marchés. La violation du délai d’attente dans le cadre d’un marché peut être considérée comme une passation non conforme. 4.4 RECOMMANDATIONS L’UEP devrait, avant d’attribuer un marché, observer un délai d’attente Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes d’au moins dix (10) jours ouvrables à compter de la transmission de la Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 notification de l’intention d’attribution de marché/contrat. Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 15 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR 4.5 RESPONSABILITE DE MISE EN OEUVRE - Coordonnateur ; - Spécialiste en Passation des Marchés 4.6 COMMENTAIRES DE L’UEP/CS-REF Dans la plus part des cas, les candidats prennent acte de la notification du résultat d’analyse et aucune plainte n’a été enregistrée par l’UEP. Toutefois, il est nécessaire de se conformer aux dispositions réglementaires. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 16 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR NOTE 5 : INSUFFISANCES DANS LES MENTIONS DE LA NOTIFICATION D’INTENTION D’ATTRIBUTION DE MARCHE/CONTRAT 5.1 PRINCIPES Les paragraphes 5.74 et 5.77 du Règlement énumèrent les informations minimales à fournir à chacun de ses destinataires dans la notification d’intention d’attribution de marché émise par l’emprunteur ; parmi lesquelles : i) les instructions nécessaires pour demander un débriefing et/ou déposer une plainte pendant le délai d’attente, dans les conditions prévues par le dossier d’appel d’offres/à propositions et conformément aux dispositions de l’annexe III, Plaintes relatives à la passation des marchés ; et ii) la date à laquelle le délai d’attente doit prendre fin. 5.2 CONSTATS La revue des dossiers de marchés a permis de relever que les notifications d'intention d'attribution adressées aux soumissionnaires dont les offres n'ont pas été retenues, ne leur donne pas la possibilité de demander un débriefing ou de déposer une plainte dans le délai d'attente. Cette insuffisance prive les soumissionnaires d’user de leur droit de recours. 5.3 RISQUES Cette insuffisance constitue un frein à la transparence de la procédure de passation des marchés. La violation du délai d’attente dans le cadre d’un marché peut être considérée comme une passation non conforme et entrainer l’annulation du marché sur la demande de toute partie estimant ses droits lésés. 5.4 RECOMMANDATIONS L’UEP devrait prendre les mesures correctives appropriées. Expert-Comptable DPLE 5.5 RESPONSABILITÉ DE LA MISE EN OEUVRE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Coordonnateur ; Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 - NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 - Responsable en Passation des Marchés Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 17 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR 5.6 COMMENTAIRES DE L’UEP/CS-REF L’UEP se conformera dorénavant à la nouvelle disposition. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 18 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR NOTE 6 : INSUFFISANCES DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES DANS LE MANUEL D’EXECUTION DU PROGRAMME 6.1 PRINCIPES Les Procédures de Passation des marchés ont pour objectifs : - de guider les acteurs de la mise en œuvre du programme conformément aux politiques et principes de l’IDA en la matière à traiter les opérations d’acquisition de fournitures, de travaux et de services (autres que les services de consultants) d’une part, et les opérations de sélection et d’emploi de Consultants d’autre part, qui sont prévues sur les ressources financières du programme ; - de décrire les modalités pratiques des processus nécessaires ; - de préciser les responsabilités des acteurs concernés par ces processus. Les procédures de passation des marchés du programme doivent être en phase avec les dispositions du « Règlement de passation des marchés pour les Emprunteurs sollicitant de la Banque Mondiale le financement des projets d’investissement ». 6.2 CONSTATS L’examen du manuel d’exécution du programme, notamment les sections sur les procédures de passation des marchés a mis en exergue l’absence de dispositions sur : - la période d’attente ; - la gestion des plaintes ; - l’archivage et le classement des dossiers de passation des marchés. En effet, la non-objection de la Banque Mondiale sur les TDRs de cette activité avait instruit la prise en compte des questions relatives à la période d’attente et la gestion des plaintes. Nonobstant l’absence de ces dispositions dans la mouture finale du manuel, la Banque Mondiale a approuvé le manuel d’exécution du programme. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes 6.3 RISQUES Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Ces insuffisances pourraient favoriser la passation des marchés non Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 conformes et l’archivage inadéquat des dossiers de passation des marchés. Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 19 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR 6.4 RECOMMANDATIONS L’UEP devrait prendre les mesures correctives appropriées. 6.5 RESPONSABILITÉ DE LA MISE EN OEUVRE - Coordonnateur ; - Responsable en Passation des Marchés 6.6 COMMENTAIRES DE L’UEP/CS-REF Les commentaires de la Banque Mondiale qui sont généralement justifiés sont acceptés dans le manuel d’exécution. Toutefois, le manuel est susceptible de modification et est appelé à évoluer. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 20 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR NOTE 7 : INSUFFISANCES DANS LA GESTION DES CONTRATS 7.1 PRINCIPES Selon le paragraphe 5.97 du Règlement, l’administration des marchés et des contrats est une activité qui vise à s’assurer que toutes les parties s’acquittent de leurs obligations. Il appartient à l’Emprunteur de les gérer activement pendant toute leur durée de vie pour s’assurer que la performance de l’adjudicataire est satisfaisante, que les acteurs concernés sont informés et que toutes les obligations contractuelles sont respectées. 7.2 CONSTATS Les travaux de suivi de l’exécution des contrats ont permis de constater les insuffisances ci-après : - Contrat d’acquisition de trois (03) véhicules pour l’UEPNDDRR attribué à la société GACOA, Montant FCFA 58 500 000 L’UEP n’a pas réclamé l’application de la clause de garantie prévue à l’article 8 du marché à la suite de la panne survenue sur le véhicule immatriculé TT 642 BG courant le mois de septembre 2018. En effet, le véhicule ayant été réceptionné définitivement le 21 novembre 2017, le délai de garantie de 12 mois courait jusqu’au 21 novembre 2018. - Contrat pour l’Appui à la réintégration des personnes désarmées et démobilisées à Bangui, Bambari, Bouar et Koui en République Centrafricaine attribué par entente directe à l’ONG Internationale ACTED, montant FCFA 560 843 321 Le délai d’achèvement contractuel était fixé au 31 juillet 2018, toutefois à la date du 31 décembre 2018, le contrat n’est pas encore totalement exécuté. L’avenant N°2 à ce contrat relatif à la prorogation du délai d’exécution au 31 mars 2019 n’a été signé que le 28 mars 2019. Par ailleurs la période courant à compter du 1er avril n’est pas couverte bien que les activités de l’ONG ont continué au-delà de cette date. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 21 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR 7.3 RISQUES Ces insuffisances peuvent donner lieu à des pertes de ressources financières pour le programme, et/ou des litiges avec le partenaire d’exécution. Le contrat non exécuté dans les délais contractuels pourrait être déclaré non éligible au financement CEMAC. 7.4 RECOMMANDATIONS L’UEP devrait prendre les mesures correctives appropriées. 7.5 RESPONSABILITÉ DE LA MISE EN OEUVRE - Coordonnateur ; - Responsable en Passation des Marchés 7.6 COMMENTAIRES DE L’UEP/CS-REF RAS Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 22 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR NOTE 8 : FAIBLESSE DU SYSTEME D’ARCHIVAGE 8.1 PRINCIPES Le paragraphe 5.98 du Règlement prévoit que l ’Emprunteur conserve les pièces relatives à toutes les procédures du Processus de Passation des Marchés, conformément aux dispositions de l’Accord Juridique. 8.2 CONSTATS Nos travaux ont permis de constater l’absence, dans les dossiers de marchés, de l’avis de non objection de la Banque Mondiale sur deux contrats attribués par entente directe à l’Organisation Internationale pour la Migration (OIM), à savoir :  Appui à la Réintégration des Ex-combattants de PAOUA, avec un contrat de base n°CF1A070 d’un montant de USD 299,121 du 19 avril 2018 et son avenant n°CF1A070 d’un montant de USD 403,398 du 24 août 2018 ;  Appui à la Réintégration des Ex-combattants de KAGA BANDORO, avec un contrat de base n°CF1A071 d’un montant de USD 299,121 du 19 avril 2018 et son avenant N° 2 CF1A071 du 28 mars 2019 ; L’avenant N° 1 au contrat N° CF1A071 d’un montant d’USD 403,398 du 24 août 2018 n’a pas été retrouvé dans le dossier. Ces faiblesses ne garantissent pas l’implication du Spécialiste en Passation des Marchés dans le processus de négociation des avenants 8.3 RISQUES Les insuffisances relevées pourrait donner lieu à : - la déclaration d’inéligibilité des sommes versées sur la base des avenants pour causes de vices de procédures décelées dans le processus de négociation - au non-respect des conditions d’économie et d’efficience dans le cadre de la signature des avenants. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala 8.4 RECOMMANDATIONS Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 L’UEP devrait prendre les mesures correctives appropriées. NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 23 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR 8.5 RESPONSABILITÉ DE LA MISE EN OEUVRE - Coordonnateur ; - Chargé des opérations ; - Responsable en Passation des Marchés. 8.6 COMMENTAIRES DE L’UEP/CS-REF Le Chargé du projet a donné son avis de non-objection sur les différents contrats qui n’ont malheureusement pas été archivés par l’UEP. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 24 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR ANNEXE 1 : LISTE DES MARCHES CONSULTES Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 25 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR Méthode de Objet Numéro contrat titulaire sélection/ Montant passatio n CONSULTANTS Recrutement d’un chargé de N°001/PNDDRR/ SENA Jean Pierre Régis 3 163 333 systèmes d’information a l’Unité CEMAC/17 Tél : (00236) FCFA d’Exécution du Programme 75278959/72545560/770 CI National du DDRR 88295/70975320Email : (UEPNDDRR). regisjpsena@gmail.com Appui à la réintégration des N°002a/PNDDR Agence pour la 560 843 321 personnes désarmées et R/CEMAC/17 Coopération Technique et FCFA. démobilisées à Bangui, le Développement ED Bambari, Bouar et Koui en (ACTED) sise avenue République Centrafricaine (ONG Boganda, Bangui. Internationale ACTED) recrutement d’un coordonnateur N°002/PNDDRR/ SELESSON Noël Tél : 4 455 667 pour l’Unité d’Exécution du CEMAC/17 (+236) 75 50 79 78 // 72 FCFA Programme National du DDRR 19 54 42 Email : CI (UEPNDDRR). noelselesson@yahoo.fr service d’un cabinet pour N°003/PNDDRR/ Groupement 15 600 000 l’élaboration du manuel CEMAC/17 KPMC&PYRAMIS FCFA d’exécution de l’Unité Immeuble Mali créances d’Exécution du Programme ACI 2000, BP E1925, National du DDRR Hamdallaye ACI 2000, SFQC (UEPNDDRR) Bamako, Mali Tél : +223 20 29 06 80/66 74 16 26 E-mail : contact@pyramis-ac.com Appui à la Réintégration des Ex- N°004/PNDDRR/ Organisation 299 121 USD combattants de Paoua, RCA CEMAC/18 Internationale pour les (ONG Internationale OIM) Migrations (OIM). Sise ED Avenue de l’Indépendance, en face de l’Hôtel Ledger, Bangui. Appui à la Réintégration des Ex- N°005/PNDDRR/ Organisation 299 121 USD combattants de KagaBandoro, CEMAC/18 Internationale pour les RCA (ONG Internationale OIM) Migrations (OIM). Sise ED Avenue de l’Indépendance, en face Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 de l’Hôtel Ledger, Bangui. RC : N° 30 815 Service d’une Organisation Non N°006/PNDDRR/ l’ONG - NDA, 112 297 420 Fax : (237)233-42-33-06 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142Gouvernementale (ONG) NDA CEMAC/18 Membre ONECCA ECP 61 Représentée par Mr. ED FCFA pour un appui a la réintégration ADAM HASSAN, Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 26 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PNDDRR des personnes désarmées et Président, sis Avenue B. démobilisées à BIRAO et BRIA Boganda face à la en République Centrafricaine. C.N.S.S. Tél. : +236.72.50.84.97 / 75.03.84.97 E-mail :ongnda_15@yahoo.fr FOURNITURES Acquisition de trois (03) N°001/UEPNDD Société GACOA SIV, 58 500 000 véhicules Pick-up 4x4 double RR/17 Représentée par Mr. FCFA. cabines pour l’UEPNDDRR Robert NGOKI, Président Directeur Général de GACOA-SIV, Tél : 21 61 CF 56 40/21 61 23 01, Email : gacoasiv@gmail.com Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercices 2017- 2018 - VERSION DEFINITIVE 27